Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
• Manage agendas, travel plans and appointments for upper management/ staff
• Manage emails, letters, packages, phone calls and other forms of correspondence
• Manage third-party services, such as security, cleaning...
• Making monthly payments related GA
• Manage office facility, request maintenance/ repairing when needed
• Support bookkeeping and budgeting procedures for the office
• Create and update databases and records for financial information, personnel and other data
• Track and replace office supplies as necessary to avoid interruptions
• Submit reports and prepare proposals and presentations as needed
• Other tasks as assigned by Head of GA/ Compliance Division
Yêu cầu công việc
• General office administration, document management, travel arrangement, interfacing with local authorities, and be aware of changes in local laws in terms of ensuring compliance
Requirements:
• Education: Bachelor's degree
• Experience: at least 2 years of experience working as relevant positions (General Affairs/ Administration).
• Be fluent in English (all 4 skills)
• Excellent knowledge of MS Office and Workflow management system
• Effective interpersonal communication, negotiation, and presentation skills
• Strong problem-solving abilities
• Analytical and reporting capabilities
• Cooperative with strong teamwork spirit
• High attention to detail and accuracy
Benefits:
- Working hours: from Mon to Fri (8:00- 17:00).
- Annual leaves: 15 days per year.
- Sick leaves: 4 days per year.
- Covid leaves: no limited.
- SI-HI-UI according to the law
- Performance Appraisal: once per year.
- Bonus of 13th and Performance salary based on company policy.
- Others: annual health checkup, general medical insurance (BIC insurance)
Quyền lợi được hưởng
Thưởng tháng 13, tháng 14 theo hiệu quả công việc
Chăm sóc sức khoẻ
Bảo hiểm sức khỏe BIC toàn diện
Máy tính xách tay
Máy tính xách tay
Công ty TNHH Dinh dưỡng Otsuka Thang được thành lập từ năm 1921 là đơn vị kinh doanh các sản phẩm tốt cho sức khỏe (dinh dưỡng, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm) của Tập đoàn Dược phẩm Otsuka.
Kể từ khi thành lập, công ty và nhân viên luôn tuân theo triết lý của công ty là "Người Otsuka tạo ra những sản phẩm mới vì sức khỏe tốt hơn trên toàn thế giới".
TỔNG CÔNG TY DƯỢC PHẨM HÀNG ĐẦU NHẬT BẢN
Otsuka được thành lập vào năm 1921 với tư cách là nhà sản xuất nguyên liệu hóa học thô và hiện là Tập đoàn Dược phẩm Otsuka, chúng tôi cam kết thực hiện cách tiếp cận toàn diện đối với sức khỏe và hạnh phúc của con người và đang nỗ lực tạo ra các sản phẩm dược phẩm và tốt cho sức khỏe có tính sáng tạo, nguyên bản.
Công việc của Quản lý Văn phòng là gì?
Quản lý Văn phòng là một vai trò quan trọng trong môi trường văn phòng và tổ chức. Người Quản lý Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của văn phòng. Công việc của họ bao gồm quản lý lịch trình, thực hiện các nhiệm vụ hành chính, xử lý thư tín, quản lý tài liệu và thông tin, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng, và duy trì sự giao tiếp trong tổ chức. Trong lĩnh vực này cơ hội việc làm với các công việc liên quan như Nhân viên văn phòng, Nhân viên tổng vụ cũng rất đa dạng.
Mô tả công việc của vị trí Quản lý Văn phòng
Quản lý nhân sự
Công tác theo dõi chuyên cần, quy định đặt ra cho nhân viên, chấm công cho nhân viên công ty. Quản lý hồ sơ, theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Trực tiếp trả lời các thắc mắc hoặc chịu trách nhiệm cầu nối liên hệ đơn vị liên quan giải đáp các yêu cầu về quyền lợi của nhân viên.
Xử lý công việc hành chính
Công việc này bao gồm việc làm các biểu mẫu, thực hiện các thủ tục về tài chính và quản lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng hoặc hồ sơ nhân viên. Họ thường phải quản lý lịch làm việc của quản lý hoặc nhóm làm việc, đặt lịch họp, và đảm bảo rằng mọi người tham dự đúng giờ.
Điều phối các hoạt động văn phòng
Họ cũng có thể chịu trách nhiệm về việc duyệt chỗ ngồi, quản lý vật liệu văn phòng, và đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng. Đảm nhiệm chức năng chuyên môn, áp dụng những nghiệp vụ, kiến thức chuyên môn của mình để có thể giúp doanh nghiệp phát triển, đạt được mục tiêu kinh doanh chung.
Tham mưu cho lãnh đạo
Chức năng tham mưu cho ban lãnh đạo, ban giám đốc để có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh, phát triển. Đảm nhiệm vai trò kết nối với bộ phận chuyên môn, giữa bộ phận chuyên môn và bộ phận khác để đảm bảo hoàn thành được nhiệm vụ riêng và mục tiêu chung.
Quản lý Văn phòng có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
156 - 325 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Quản lý Văn phòng
Tìm hiểu cách trở thành Quản lý Văn phòng, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Quản lý Văn phòng?
Yêu cầu tuyển dụng của Quản lý Văn phòng
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Quản lý Văn phòng cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Trình độ học vấn: Ứng viên cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Kinh tế, hoặc các ngành học tương tự. Bằng cấp này cung cấp nền tảng cơ bản về quản lý tổ chức, quy trình hành chính và các kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc.
-
Kiến thức quản lý văn phòng: Người được tuyển dụng cần có kiến thức về cách quản lý một văn phòng hoặc môi trường làm việc văn phòng. Điều này bao gồm việc hiểu về quy trình vận hành văn phòng, cách tổ chức công việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, và có khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm Quản lý Văn phòng
-
Kiến thức về hệ thống và quy trình văn phòng: Cần phải hiểu về cách hoạt động của các hệ thống và quy trình văn phòng, bao gồm việc quản lý lịch làm việc, xử lý thư từ và email, quản lý danh bạ, và hỗ trợ trong việc tổ chức họp và sự kiện.
-
Kiến thức về quản lý nhân sự: Nếu vị trí yêu cầu quản lý nhân sự, kiến thức về quản lý nhân sự cũng là một yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm việc hiểu về các quy tắc liên quan đến quyền lợi của nhân viên, quản lý thời gian làm việc, và giải quyết xung đột.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả: Trong môi trường doanh nghiệp, bất kể bạn đang ở vị trí nào, bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng khác nhau: đồng nghiệp, sếp, đối tác,…Chính vì thế, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt là nền tảng vô cùng quan trọng nơi công sở.
-
Kỹ năng tổ chức: Quản lý Văn phòng phải là người có đầu óc tổ chức khoa học và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả vì họ là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhân sự của toàn công ty, quản lý và giám sát công tác tuyển dụng, xây dựng và hoàn thiện sơ đồ tổ chức của công ty cũng như từng phòng ban.
-
Kỹ năng quản lý: Có thể nói Quản lý Văn phòng là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, răn đe, kỷ luật đối với những người vô kỷ luật, thiếu trách nhiệm. Trong môi trường làm việc, kỹ năng quản lý là quan trọng nhất là với vị trí trưởng phòng, bạn cần quản lý được khối lượng công việc và cả nhân viên.
Yêu cầu khác
-
Phẩm chất cá nhân: Ứng viên cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ, với tinh thần trách nhiệm cao. Sự chủ động trong công việc, khả năng làm việc dưới áp lực và tinh thần hợp tác là những yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò này. Thái độ tích cực và sự cầu tiến trong công việc sẽ giúp ứng viên nổi bật và đạt được thành công lâu dài.
Lộ trình thăng tiến của Quản lý Văn phòng
Lộ trình thăng tiến của Quản lý Văn phòng có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.
1. Nhân viên hỗ trợ văn phòng
Mức lương: 7 - 9 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên hỗ trợ văn phòng có những công việc bao gồm quản lý tài liệu, thực hiện các hoạt động văn phòng, trả lời điện thoại, quản lý lịch làm việc và điều hành các dự án, chỉ đạo công việc của các thành viên khác trong công ty. Hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh, quản lý và tổ chức của một công ty.
>> Đánh giá: Vị trí Nhân viên hỗ trợ văn phòng là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng.
Đọc thêm: Việc làm Nhân viên hỗ trợ văn phòng đang tuyển dụng
2. Quản lý Văn phòng
Mức lương: 12 - 30 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Quản lý Văn phòng là một vai trò quan trọng trong môi trường văn phòng và tổ chức. Người Quản lý Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của văn phòng. Công việc của họ bao gồm quản lý lịch trình, thực hiện các nhiệm vụ hành chính, xử lý thư tín, quản lý tài liệu và thông tin, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng, và duy trì sự giao tiếp trong tổ chức.
>> Đánh giá: Vị trí Quản lý Văn phòng là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức.
Đọc thêm: Việc làm Quản lý Văn phòng mới tuyển dụng
5 bước giúp Quản lý Văn phòng thăng tiến nhanh trong trong công việc
Quản lý xung đột và giải quyết vấn đề
Trong một tổ chức, không phải tất cả mọi người đều hòa hợp với nhau, dù là trong tính cách hay tác phong làm việc. Trong khi đó, muốn hiệu suất làm việc cao luôn đòi hỏi mọi người phối hợp và hỗ trợ nhau trong công việc. Trách nhiệm của Quản lý Văn phòng là hòa hợp các cá thể thành một tập thể đoàn kết và giảm thiểu mâu thuẫn. Để trở thành một Quản lý Văn phòng giỏi trước tiên bạn phải là một nhân viên nhân sự tốt, tích lũy và rèn luyện cho mình nhiều kỹ năng cần thiết để hoàn thành được tốt công việc được giao.
Làm việc đa nhiệm
Bạn có thể thấy Quản lý Văn phòng cần quản lý lượng công việc khổng lồ. Một số người lầm tưởng rằng làm quản lý chỉ việc chỉ tay năm ngón là có nhân viên làm thay, thực tế thì không phải như vậy. Họ phải theo sát quá trình làm việc của nhân viên vì kết quả cuối cùng, trưởng phòng mới là người chịu trách nhiệm trước Công ty và Ban lãnh đạo, chưa kể đến có những công việc đích thân họ phải thực hiện.
Phát triển kỹ năng quản lý
Yêu cầu của một nhà quản lý tốt là khả điều phối được công việc, nhiệm vụ và các hoạt động của bộ phận mình một cách tốt nhất nhất. Để có thể làm được điều đó nhà quản lý cần biết kết hợp nhuần nhuyễn và bài bản những kỹ năng quản để tạo năng lượng cũng như nhiệt huyết cho nhân viên dưới quyền mình làm việc đạt hiệu quả cao nhất.
Truyền thông và tạo động lực
Kỹ năng truyền thông và tạo động lực của nhà quản lý được yêu cầu phải đủ tiêu chuẩn vì chính nó là tiền đề cho sự hăng hái và nhiệt huyết của nhân viên để thúc đẩy hiệu quả công việc cao nhất có thể. Một nhà quản lý biết cách tạo động lực hiệu quả sẽ giúp nhân viên của mình có được một tâm thế lao động thoải mái và hăng say nhất, từ đó chắc chắn tiến độ và hiệu quả công việc được nâng lên rõ ràng.
Đào tạo nhân sự giỏi
Khả năng đào tạo con người là một trong những yếu tố quan trọng, nó ảnh hưởng đến từng thành viên hoạt động trong tổ chức. Những trưởng phòng, quản lý bộ phận sở hữu kỹ năng đào tạo, trainning người mới càng tốt bao nhiêu sẽ giúp doanh nghiệp, bộ phận rút ngắn thời gian làm quen công việc mà trực tiếp đi vào hoạt động bấy nhiêu. Đây có thể được xem là một trong những căn cứ để đánh giá mức hạng thành công và chiêu mộ nhân tài của chính nhà lãnh đạo ấy.
Đọc thêm: