Operations Manager là gì? Mô tả 4 công việc chính của Operation Manager

1. Operation Manager là gì? 

Operation Manager (Giám đốc vận hành) được hiểu là một chuyên gia về mọi hoạt động trong vận hành một doanh nghiệp, còn được gọi là Quản trị Vận hành hay Trưởng phòng Vận hành. Cơ hội nghề nghiệp cao hơn của Operation Manager là có thể thăng tiến đến vị trí Operation Director – Giám đốc vận hành.

Operation Manager trong kinh doanh là người chịu trách nhiệm quản trị nhân sự (kể cả nhân sự cấp cao), theo sát các chính sách của doanh nghiệp dựa trên luật pháp hiện hành, quản lý mọi cơ sở và hoạt động của doanh nghiệp.

2. Mô tả 4 công việc chính của Quản lý vận hành (Operation Manager)

Quản lý nhân sự

Operation Manager có trách nhiệm quản trị nhân sự bao gồm quản lý và điều phối nhân sự để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng, hướng dẫn, đào tạo trong công việc, quản lý lương thưởng, các vấn đề về hợp đồng, phúc lợi,... của nhân viên trong công ty.

Operation Manager phải đảm bảo đội ngũ nhân viên được phân công đúng với vai trò và có đủ năng lực để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Việc quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của tổ chức và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng

Operation Manager cần giám sát, đảm bảo nguồn cung ứng của doanh nghiệp vận hành với chi phí hợp lý. Công việc quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng rất quan trọng để đảm bảo sản phẩm được cung cấp đúng thời điểm, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, chi phí hợp lý.

Kiểm soát số lượng hàng tồn để có phương án giải quyết phù hợp, lên kế hoạch đẩy hàng đi nếu bị tồn quá nhiều.

Quản lý ngân sách, tài chính

Operation Manager cần xây dựng kế hoạch tài chính, điều phối các hoạt động liên quan đến quản lý ngân sách, tài chính của tổ chức. Việc này nhằm đảm bảo tổ chức có đủ nguồn lực để vận hành, các khoản tiền được dùng với mục đích hợp lý, tiết kiệm.

Bên cạnh đó, Operation Manager cũng cần quản lý các quy trình liên quan đến tài chính như hạch toán, kiểm soát chi phí, lập báo cáo tài chính, đánh giá hiệu quả đầu tư và nâng cao hiệu suất tài chính của tổ chức. Việc quản lý ngân sách và tài chính đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định, phát triển bền vững của tổ chức.

Quản lý hoạt động chung của doanh nghiệp 

Operation Manager có trách nhiệm quản lý các hoạt động diễn ra trong tổ chức như các hoạt động sản xuất, Marketing, đánh giá chiến lược, cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng,...

Trên thực tế tại các tập đoàn lớn, Operation Manager có thể chịu trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Chằng hạn như chuyên về phát triển sản phẩm sẽ chịu trách nhiệm về quy trình sản xuất, giám sát, kiểm soát, điều chỉnh quá trình làm sản phẩm.

>> Việc làm Giám đốc vận hành đang tuyển dụng

3. Những kỹ năng, tố chất cần có của một Quản lý vận hành

Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ 

Trong quá trình làm việc, bất kể ở ngành nghề nào bạn cũng cần trang bị vững vàng kiến thức chuyên môn cho bản thân. Đặc biệt, vị trí Operation Management càng đòi hỏi bạn có bằng cử nhân chuyên ngành Kinh tế/Kinh doanh.

Bên cạnh đó, trong tương lai, với mong muốn làm việc và thăng tiến trở thành Trưởng phòng vận hành, bạn cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương.

Chính vì vậy, phần lớn Operation Management đều có bằng thạc sĩ kinh doanh hoặc các chứng chỉ liên quan đến quản lý như CFA, FIA, v.v.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Vị trí Operation Manager là người đảm nhiệm công việc quan trọng như thuyết trình và đàm phán. Để làm tốt công việc này, bận nhất định phải thành thạo kỹ năng giao tiếp. Operation Manager càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy.

Đây cũng là một trong những kỹ năng bắt buộc phải có ở một Operation Manager. Kỹ năng giao tiếp khôn khéo của một Operation Manager không chỉ được bộc lộ ở nội bộ mà còn phát huy khi họ thiết lập các mối quan hệ bên ngoài, từ đó giúp doanh nghiệp có được các đối tác chiến lược phát triển bền vững.

Kỹ năng lãnh đạo

Ngày từ cái tên Operation Management (Trưởng phòng vận hành), ta đã thấy công việc này phải chịu trách nhiệm điều phối mọi hoạt động trong công ty. Vì thế, họ không thể thiếu kỹ năng lãnh đạo để quản lý, giám sát nhân viên hiệu quả.

Bạn là người đại diện của nhiều đầu việc, chịu trách nhiệm đứng mũi chịu sào nên khả năng lãnh đạo của bạn cũng quyết định thành bại của một doanh nghiệp. Thường xuyên bổ sung kiến thức và năng lực lãnh đạo cho bản thân giúp củng cố vị thế, niềm tin đối với nhân viên trong doanh nghiệp.

Kỹ năng xây dựng chiến lược thông minh 

Operation Manager là người xây dựng chiến lược vận hành cho doanh nghiệp, theo sát các phòng ban vận hành công việc chuyên môn. Vì vậy, công việc của Operation Manager là cần có kỹ năng tư duy chiến lược một cách thông minh để tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo hiệu quả vận hành công việc cho doanh nghiệp.

Từ công việc của Operation Manager là tư duy xây dựng kế hoạch này, bạn sẽ phân chia cho cấp dưới những nhiệm vụ cụ thể. Kỹ năng xây dựng kế hoạch càng giỏi, kế hoạch càng dễ dàng thành công, doanh nghiệp càng nhanh chóng phát triển.

Kỹ năng làm việc nhóm

Operation Manager là người đóng vai trò quản lý, theo dõi, giám sát hoạt động giữa các phòng ban, giữa mọi bộ phận, giữa tất cả các nhân viên. Là “cầu nối” các mắt xích của doanh nghiệp nên Operation Manager cần trang bị kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.

Việc thành thạo kỹ năng này, đồng thời có khả năng kết nối, truyền cảm hứng và sắp xếp sử dụng nguồn nhân lực phù hợp sẽ thúc đẩy quá trình làm việc của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng, suôn sẻ, dễ dàng và hiệu quả hơn.

Kỹ năng quản lý rủi ro, giải quyết vấn đề

Trong quá trình vận hành, bất kể dự án hoặc doanh nghiệp nào cũng sẽ có nhiều vấn đề phát sinh. Operation Manager chính là người trực tiếp đứng ra giải quyết những phát sinh ấy. Trong những tình huống cấp bách ấy, Operation Management cần có kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng để giảm tối thiểu rủi ro xảy đến với doanh nghiệp.

Vì vậy, Operation Management cần một cái đầu lạnh, bản lĩnh và ý chí để giải quyết vấn đề một cách tỉnh táo và hiệu quả nhất.

Đọc thêm: Campaign là gì? Quy trình tạo nên một campaign hiệu quả

4. Phân biệt Operation Manager và Operation Director 

Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, Operation Manager cần phải quan tâm và linh hoạt với công nghệ để có thể thiết kế các quy trình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Operation Manager được xem là một vị trí quản lý rất quan trọng trong tổ chức với nhiều trách nhiệm và thách thức, vị trí này đòi hỏi họ phải nắm vững các kiến thức về quản trị. Như vậy 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về Operation Manager . Hy vọng bạn hiểu rõ và thực hành hiệu quả.