Sale Admin là gì ? Mô tả công việc vị trí Sale Admin

1. Vị trí Sale Admin là gì?

Sale Admin (Sales Administrator) là vị trí trợ lý hoặc thư ký cho bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp. Sale Admin có nhiệm vụ chính là phối hợp với các bộ phận khác trong công ty giúp thúc đẩy bán hàng, nâng cao doanh số kinh doanh. Đây là một vị trí quan trọng trong bộ phận kinh doanh của công ty, doanh nghiệp hiện nay. Mức lương cho nhân viên ở vị trí này phụ thuộc vào kỹ năng, kinh nghiệm của người nhân viên.

Sự thành bại của doanh nghiệp có sự đóng góp rất lớn của bộ phận kinh doanh và Sale Admin là mắt xích quan trọng trong bộ phận ấy. Doanh thu của doanh nghiệp có được cải thiện hay không đều trông chờ vào hiệu suất công việc của họ. Sale Admin làm việc, thảo luận, làm báo cáo,… đều xoay quanh vấn đề doanh số mà thôi. Họ cũng là người nhận chỉ đạo trực tiếp từ trưởng bộ phận, hoặc giám đốc kinh doanh.

2. Mô tả công việc vị trí Sale Admin

Đề xuất xây dựng kế hoạch kinh doanh

Sale Admin không chỉ đảm nhiệm các công việc liên quan tới đơn hàng, khách hàng, đối tác hay báo cáo, quản lý mà còn trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh. Bởi Sale Admin là người giữ liên hệ với khách hàng, tiếp nhận và xử lý các vấn đề, phản hồi, thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty, nên Sale Admin chính là người nắm rất rõ những điểm mạnh, điểm yếu cần cải thiện. Họ ghi nhận những ý kiến thu được, từ đó đề xuất, tư vấn cho phòng kinh doanh xây dựng các kế hoạch, chiến lược mới để thúc đẩy bán hàng. 

Soạn thảo giấy tờ và hợp đồng

Bên cạnh các công việc kinh doanh, tiếp xúc khách hàng, Sale Admin còn làm các công việc liên quan tới giấy tờ, soạn thảo. Sale Admin là người soạn thảo các văn bản hành chính trong công ty như báo cáo, hợp đồng, tài chính, tiến độ kế hoạch, đánh giá,... 

Tư vấn bán hàng

Sale Admin tham gia vào các hoạt động liên quan trực tiếp tới khách hàng như tư vấn bán hàng: báo giá, tư vấn, giới thiệu sản phẩm, cung cấp thông tin về thời gian, dịch vụ vận chuyển, tư vấn về các ưu đãi, chính sách của công ty,...

Xử lý đơn hàng

Khi nhận được thông tin đơn đặt hàng của khách hàng từ các kênh bán hàng, hệ thống nội bộ của công ty, Sale Admin sẽ kiểm tra thông tin, tình trạng đơn hàng, đảm bảo các thông tin cần thiết được cung cấp đầy đủ, chính xác. Nếu có sự thiếu sót hay sai thông tin hoặc có nội dung chưa hiểu rõ về đơn hàng, Sale Admin sẽ là người trực tiếp liên hệ và xác minh lại thông tin đơn hàng đó. 

Quản lý hồ sơ khách hàng

Toàn bộ các thông tin liên quan tới khách hàng, đối tác hiện có của công ty sẽ do Sale Admin quản lý, chỉnh lý. Sale Admin đảm nhiệm việc duy trì liên hệ với các khách hàng cũ và tạo hồ sơ, ghi chú các thông tin về khách hàng mới. Sale Admin cần duy trì việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết, cẩn thận và luôn cập nhật. Điều này giúp quá trình tư vấn, tham gia xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh và theo dõi sự phát triển, hiệu quả bán hàng của công ty được hiệu quả hơn. 

Báo cáo số liệu kinh doanh hàng tuần

Từ các thông tin thu được về đơn đặt hàng, hồ sơ khách hàng và tiến độ thực hiện kế hoạch, Sale Admin sẽ tổng hợp, phân tích và đánh giá và báo cáo lên cấp trên về tình hình kinh doanh theo mỗi tuần. Việc này giúp công ty có thể sát sao, kiểm soát và kịp thời thay đổi, cải tiến các lỗ hổng trong quy trình kinh doanh, đảm bảo doanh thu và thúc đẩy bán hàng.

Đọc thêm: Tìm hiểu về biên bản nghiệm thu [Kèm mẫu biên bản phổ biến]

3. Triển vọng tương lai cho Sales Admin

Mức lương

Thu nhập hàng tháng của Sale Admin không chỉ bao gồm mức lương cố định mà còn bao gồm cả tiền thưởng tùy theo kết quả công việc, một số nơi còn tính cả tiền hoa hồng dựa trên mỗi dự án thành công. Có thể nói, Sale Admin là một ngành không có giới hạn mức thu nhập, số tiền bạn kiếm được sẽ dựa trên năng lực, khả năng trong công việc của bạn.

Mức lương trung bình chung của Sale Admin hiện tại nằm trong khoảng từ 8,1 đến 12,2 triệu đồng/tháng, cao nhất có thể đạt tới 40,6 triệu đồng/tháng. Theo khảo sát thu được, mức lương trung bình của nhân sự Sale Admin có dưới 1 năm kinh nghiệm là khoảng 8,7 triệu đồng/tháng, từ 1 - 4 năm kinh nghiệm khoảng 10 triệu đồng/tháng. Mức lương này có thể thay đổi theo số năm kinh nghiệm hoặc theo cấp bậc.

Lộ trình thăng tiến

Là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp nên lộ trình thăng tiến của Sales Admin rất rộng mở. Cụ thể:

• Sau 1- 3 năm tích lũy kinh nghiệm: Sale Admin có thể được cất nhắc lên vị trí Sales Supervisor hay Giám sát bán hàng. Lúc này, họ sẽ đảm nhiệm các công việc như xây dựng kế hoạch kinh doanh, đảm bảo độ bao phủ, cung ứng, doanh số và đào tạo đội ngũ nhân viên. Mức lương cứng từ 10 – 16 triệu/tháng, chưa bao gồm thưởng và khoản hoa hồng.
• Từ sau khoảng 3 đến 5 năm: nếu được cất nhắc, ứng viên có thể tiếp tục tiến đến vị trí Sale Admin Manager. Lúc này, họ sẽ phụ trách chỉ đạo, giám sát mọi hoạt động của nhóm và nhân viên trong bộ phận Sales Admin. Hỗ trợ quản lý khu vực hay tham gia tư vấn, hỗ trợ giám đốc kinh doanh trong việc phát triển sản phẩm. Mức lương Sale Admin Manager có thể lên tới 20 – 35 triệu/tháng.

4. Kỹ năng cần có đối với Sales Admin

Kỹ năng tin học văn phòng 

Với vai trò như một thư ký hay trợ lý kinh doanh, Sale Administrator cần phối hợp thường xuyên với các bộ phận khác để thực hiện tốt nhất các hoạt động kinh doanh, triển khai công việc, làm báo cáo cho giám đốc kinh doanh hoặc trưởng bộ phận. Theo đó, công việc của họ đòi hỏi cần phải làm việc thường xuyên trên máy tính, thực hiện các thao tác chính xác, nhanh gọn. 

Do đó, tin học văn phòng chính là kỹ năng quan trọng đầu tiên mà một Sales Admin cần có. Cụ thể đó là vững vàng trong việc sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản có liên quan đến công việc như viết báo cáo, làm bài thuyết trình, viết thư ngỏ, làm hồ sơ, soạn hợp đồng,...  

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Đây là kỹ năng cần thiết với phần lớn các ngành nghề hiện nay, đặc biệt là Sale Admin. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp Sales Admin tìm kiếm được nhiều khách hàng, từ đó nâng cao doanh số hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Đối với một Sales Admin, kỹ năng giao tiếp bao gồm tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, sau đó bắt đầu tư vấn, đàm phán, thương lượng để ký được hợp đồng, cân bằng tối ưu giữa lợi ích của khách hàng và doanh nghiệp. 
Bên cạnh đó, Sales Admin cũng cần giao tiếp tốt với cấp trên cũng như các đồng nghiệp để có thể phối hợp làm việc hiệu quả nhất. 

Kỹ năng quản lý, sắp xếp khoa học

Với một khối lượng công việc không hề nhỏ, Sale Admin sẽ không thể nắm vững, kiểm soát và hoàn thành tốt mọi công việc nếu không biết cách sắp xếp, quản lý chúng một cách khoa học. Vì vậy, đây cũng được đánh giá là một kỹ năng quan trọng, cần thiết khi muốn trở thành Sales Admin. 

Kỹ năng thuyết trình, làm việc nhóm

Trong quá trình làm việc, vì đặc thù công việc mà ở một số doanh nghiệp, Sale Admin sẽ đảm nhận vai trò thuyết trình với đối tác, khách hàng. Do đó, để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, thuyết phục được khách hàng tin tưởng, lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp thì Sales Admin cần có kỹ năng thuyết trình tốt, tự tin, khéo léo và lôi cuốn.

Bên cạnh đó, Sale Admin cũng cần phối hợp làm việc thường xuyên với phòng kinh doanh hay các bộ phận khác có liên quan nên kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng. Điều này sẽ giúp tạo nên một tập thể làm việc ăn ý, đoàn kết, luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc để mang lại một kết quả cao nhất.  

Kỹ năng giải quyết vấn đề, chịu được áp lực

Một trong các vấn đề mà các Sales Admin cần phải đối mặt thường xuyên nhất chính là áp lực công việc. Do đó, nếu muốn theo đuổi công việc này, bạn cần rèn luyện khả năng chịu áp lực tốt, có thể giữ bình tĩnh trước mọi vấn đề, áp lực để giải quyết tốt, thông suốt các công việc được giao. Kể cả trong trường hợp rơi vào bế tắc hay phải đối diện với những phản hồi không tốt từ khách hàng, bạn cũng cần phải giữ vững tâm lý, đưa ra cách giải quyết vấn đề có lợi nhất cho công ty. 

5. Kinh nghiệm cho Sale Admin

Sale Admin sẽ không phải chịu quá nhiều áp lực như nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải cố gắng để hỗ trợ các bộ phận còn lại để công việc được tối ưu, mang đến hiệu quả cao nhất.

Kiểm soát công nợ hiệu quả

Bạn cần phải kiểm soát công nợ của khách hàng một cách hiệu quả để công việc được diễn ra suôn sẻ. Hãy lên những kế hoạch triển khai hợp lý để giữ hạn mức tín dụng của khách hàng luôn trong mức an toàn.

Nếu như có bất kỳ tình huống nào ngoài tầm kiểm soát, bạn phải báo cáo với cấp trên và không được tự ý giải quyết.

Kiềm chế cảm xúc cá nhân và giữ thái độ đúng mực với khách hàng

Hãy học cách kiềm chế cảm xúc của bản thân và luôn có thái độ nhã nhặn, đúng mực đối với khách hàng. Việc lắng nghe những thắc mắc cũng như các góp ý của khách hàng sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn các vấn đề khách hàng đang gặp phải và đề xuất hướng giải quyết kịp thời.

Xây dựng mối quan hệ hòa nhã với mọi người

Bạn nên xây dựng các mối quan hệ tốt trong công ty để có được sự hỗ trợ và phối hợp từ mọi người.

Hãy luôn quan niệm rằng bất cứ việc làm nào cũng cần phải mang về kết quả tốt, đóng góp vào sự phát triển của công ty. Từ đó, cấp trên sẽ có được cách nhìn tích cực từ bạn và dễ dàng giúp đỡ bạn khi bạn cần.

Cẩn trọng trong khâu giấy tờ, số liệu

Đối với giấy tờ trong công việc, bạn đặc biệt phải cẩn trọng kiểm tra và xử lý. Bạn tuyệt đối không được để xảy ra bất kỳ sai sót nào hoặc làm đi làm lại giấy tờ nhiều lần, gây mất thời gian cho đôi bên. Điều này sẽ làm cho đối tác có cảm giác không chuyên nghiệp khi làm việc với bạn.

Nhân viên sale là một ngành nghề chưa bao giờ hết hot trên thị trường vì luôn cần thiết đối với mọi loại hình kinh doanh và bạn cũng phải luôn trau dồi, nâng cấp bản thân chờ cơ hôi đến.  Như vậy, trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về chức năng của Sale Admin. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của Sale Admin và thực hành hiệu quả.

Đọc thêm: Interpersonal skills là gì? 10 kỹ năng quan trọng cần rèn luyện

Brand Marketing là gì? Kỹ năng cần có để làm Brand Marketing

Việc làm dành cho sinh viên:

Việc làm thực tập sinh Marketing mới nhất

Việc làm gia sư các môn cập nhật theo ngày mới nhất

Việc làm thêm nhân viên phục vụ nhà hàng/ quán cafe dành cho sinh viên

Việc làm thực tập sinh sale admin mới nhất

Mức lương của thực tập sinh sale admin là bao nhiêu?