Truy lĩnh lương là gì? Cách tính truy lĩnh lương theo quy định

1. Truy Lĩnh Lương Là Gì?

Truy lĩnh lương (hay còn gọi là truy thu lương) là việc người sử dụng lao động thực hiện thanh toán bù đắp phần tiền lương còn thiếu cho người lao động do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan. Nói một cách đơn giản, đây là khoản tiền lương mà người lao động đáng lẽ phải được nhận trong một khoảng thời gian nhất định nhưng vì lý do nào đó chưa được chi trả đầy đủ.

2. Cơ Sở Pháp Lý Quy Định Về Truy Lĩnh Lương Tại Việt Nam

Mặc dù không có một điều khoản cụ thể nào trong Bộ luật Lao động 2019 định nghĩa trực tiếp về "truy lĩnh lương", nhưng các quy định liên quan đến quyền được trả lương đầy đủ và đúng thời hạn của người lao động là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc thực hiện truy lĩnh lương. Cụ thể:

• Điều 94 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về nguyên tắc trả lương, trong đó nhấn mạnh việc người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng thời hạn cho người lao động.
• Điều 95 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về hình thức trả lương, bao gồm cả tiền mặt và chuyển khoản.
• Điều 96 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về kỳ hạn trả lương, đảm bảo người lao động được nhận lương định kỳ.
• Điều 127 Bộ luật Lao động 2019: Quy định về thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động cá nhân, trong đó có các tranh chấp liên quan đến tiền lương. Thời hiệu này là 02 năm kể từ ngày phát hiện ra hành vi xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Điều này ngầm hiểu rằng người lao động có quyền yêu cầu truy lĩnh lương trong vòng 02 năm kể từ thời điểm phát sinh sự việc.

Ngoài ra, các văn bản pháp luật khác như Nghị định hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động cũng có thể chứa đựng các quy định chi tiết hơn liên quan đến việc trả lương và các khoản chế độ khác.

2. Các trường hợp dẫn đến truy lĩnh lương (không được quy định cụ thể thành điều khoản riêng mà xuất phát từ các nguyên tắc chung):

• Điều chỉnh tiền lương có hiệu lực hồi tố: Khi có quyết định tăng lương, điều chỉnh hệ số lương, hoặc thay đổi các khoản phụ cấp mà thời điểm có hiệu lực được lùi về trước đó.
• Sai sót trong quá trình tính toán lương: Lỗi từ bộ phận kế toán hoặc nhân sự dẫn đến việc người lao động bị trả thiếu lương trong các kỳ thanh toán trước.
• Chậm trễ trong việc thực hiện chính sách lương thưởng: Doanh nghiệp chậm trễ áp dụng các chính sách lương thưởng mới đã được ban hành, dẫn đến việc cần phải thanh toán bù phần chênh lệch cho người lao động.
• Kết thúc thời gian thử việc hoặc học việc (nếu có thỏa thuận): Trong một số trường hợp, sau khi người lao động hoàn thành thử việc hoặc học việc và ký hợp đồng chính thức, có thể có thỏa thuận về việc truy lĩnh phần lương đã bị khấu trừ trong giai đoạn này.
• Quyết định của cơ quan có thẩm quyền: Các kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp phải truy trả phần lương còn thiếu cho người lao động.

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tính Truy Lĩnh Lương Theo Quy Định

Cách tính truy lĩnh lương sẽ phụ thuộc vào nguyên nhân và thời điểm phát sinh việc trả thiếu lương. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến và cách tính tương ứng:

3.1. Truy lĩnh do điều chỉnh mức lương (tăng lương, điều chỉnh hệ số lương, phụ cấp có hiệu lực hồi tố)

• Bước 1: Xác định thời gian được truy lĩnh: Đây là khoảng thời gian mà quyết định điều chỉnh lương có hiệu lực hồi tố.
• Bước 2: Xác định mức lương cũ và mức lương mới: So sánh mức lương (bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp liên quan) mà người lao động đã nhận với mức lương mới theo quyết định điều chỉnh.
• Bước 3: Tính phần chênh lệch lương hàng tháng: Lấy mức lương mới trừ đi mức lương cũ cho từng tháng trong thời gian được truy lĩnh.
• Bước 4: Tính tổng số tiền truy lĩnh: Cộng tất cả các khoản chênh lệch lương của từng tháng lại.

Ví dụ:

Công ty A quyết định tăng lương cơ bản cho nhân viên từ ngày 01/01/2025, nhưng đến tháng 03/2025 quyết định này mới được ban hành. Mức lương cơ bản cũ của nhân viên B là 8.000.000 VNĐ/tháng, mức lương cơ bản mới là 9.000.000 VNĐ/tháng.

• Thời gian được truy lĩnh: 01/01/2025 - 28/02/2025 (2 tháng)
• Mức lương cũ: 8.000.000 VNĐ/tháng
• Mức lương mới: 9.000.000 VNĐ/tháng
• Phần chênh lệch lương hàng tháng: 9.000.000 - 8.000.000 = 1.000.000 VNĐ/tháng
• Tổng số tiền truy lĩnh: 1.000.000 VNĐ/tháng * 2 tháng = 2.000.000 VNĐ

3.2. Truy Lĩnh Lương Tính Theo Số Giờ Làm Việc

Nếu công ty chưa trả đầy đủ lương cho các giờ làm việc của người lao động, bạn cần phải tính lại số giờ làm việc thực tế mà người lao động đã làm.

Lương theo giờ: Lương truy lĩnh sẽ dựa trên số giờ mà người lao động đã làm, nhân với mức lương theo giờ mà công ty đã thỏa thuận.

Công thức:

LƯƠNG TRUY LĨNH = SỐ GIỜ LÀM VIỆC THỰC TẾ x MỨC LƯƠNG THEO GIỜ

Ví dụ:

• Mức lương theo giờ: 50,000 VND/giờ
• Số giờ làm việc thực tế: 40 giờ
• Lương truy lĩnh: 50,000 VND/giờ x 40 giờ = 2,000,000 VND

3.2. Truy Lĩnh Lương Cho Ngày Lễ, Cuối Tuần

Nếu người lao động làm việc vào ngày lễ, cuối tuần hoặc các ngày nghỉ đặc biệt và không được trả thêm lương theo quy định, bạn cần tính lại theo mức lương được quy định trong hợp đồng lao động. Các công ty thường có chính sách trả lương cao hơn vào những thời điểm này.

Mức lương trả thêm: Mức lương làm việc vào ngày lễ hoặc cuối tuần thường sẽ từ 150% đến 300% so với lương cơ bản, tùy theo quy định của công ty.

Công thức tính lương truy lĩnh vào ngày lễ/cuối tuần:

LƯƠNG TRUY LĨNH= SỐ GIỜ LÀM VIỆC TRONG NGÀY LỄ/ CUỐI TUẦN x MỨC LƯƠNG THEO GIỜ X TỶ LỆ TĂNG CA

Ví dụ:

• Mức lương theo giờ: 50,000 VND
• Số giờ làm việc vào cuối tuần: 8 giờ
• Tỷ lệ lương cuối tuần (200%): 50,000 VND x 2 = 100,000 VND/giờ
• Lương truy lĩnh: 100,000 VND/giờ x 8 giờ = 800,000 VND

3.3. Tính Truy Lĩnh Lương Cho Nghỉ Phép

Người lao động có quyền nghỉ phép và hưởng lương. Nếu không được trả lương nghỉ phép đầy đủ, bạn có thể yêu cầu truy lĩnh số lương này.

Công thức tính lương truy lĩnh khi nghỉ phép:

LƯƠNG TRUY LĨNH = SỐ NGÀY NGHỈ PHÉP x MỨC LƯƠNG THEO NGÀY

Ví dụ:

• Mức lương theo ngày: 400,000 VND
• Số ngày nghỉ phép: 5 ngày
• Lương truy lĩnh: 400,000 VND/ngày x 5 ngày = 2,000,000 VND

Lưu ý quan trọng khi tính truy lĩnh lương:

• Các khoản khấu trừ: Khi thực hiện truy lĩnh lương, người sử dụng lao động cần xem xét lại các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN (nếu có) để đảm bảo tính toán chính xác theo quy định của pháp luật cho phần lương truy lĩnh này.
• Chứng từ: Mọi hoạt động truy lĩnh lương cần được thực hiện bằng văn bản (ví dụ: thông báo điều chỉnh lương, quyết định truy lĩnh lương) và có đầy đủ chứng từ kế toán để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
• Hợp đồng lao động: Mọi khoản truy lĩnh lương phải căn cứ vào hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Hợp đồng cần quy định rõ mức lương, số giờ làm việc, các khoản phụ cấp, thưởng, và các điều khoản về nghỉ phép, ngày lễ.
• Tính lương theo quy định của công ty: Công ty có thể có chính sách riêng về lương làm thêm giờ, nghỉ lễ, nghỉ phép, vì vậy bạn cần tham khảo các quy định này để tính chính xác.
• Lương tối thiểu vùng: Đảm bảo rằng mức lương không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước.

4. Quyền và Nghĩa Vụ Của Người Lao Động và Người Sử Dụng Lao Động Về Truy Lĩnh Lương

Dưới đây là bảng quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động về truy lĩnh lương theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các quy định này được căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Giải Thích Chi Tiết Quyền và Nghĩa Vụ

1. Quyền của Người Lao Động

• Quyền được thanh toán lương đầy đủ: Người lao động có quyền nhận đủ số lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Điều này bao gồm việc trả lương đúng hạn, đúng số giờ làm việc, phụ cấp, thưởng, và các khoản khác mà người lao động có quyền nhận.
• Quyền yêu cầu truy lĩnh lương: Khi người lao động phát hiện có sự thiếu sót trong việc trả lương (ví dụ: chưa trả đủ lương theo giờ làm thêm, không tính tiền làm việc vào ngày lễ, nghỉ phép, v.v.), họ có quyền yêu cầu truy lĩnh số tiền lương này từ người sử dụng lao động. Điều này căn cứ vào các quy định trong Bộ luật Lao động 2019 và hợp đồng lao động.
• Quyền khiếu nại, tố cáo: Nếu người lao động không được thanh toán đầy đủ lương hoặc có sự chậm trễ trong việc truy lĩnh, họ có quyền khiếu nại hoặc tố cáo tới cơ quan chức năng hoặc các tổ chức bảo vệ quyền lợi lao động.

2. Nghĩa Vụ của Người Lao Động

• Bảo vệ quyền lợi lương bổng: Người lao động có nghĩa vụ bảo vệ quyền lợi của mình liên quan đến lương, trong đó bao gồm việc yêu cầu người sử dụng lao động thanh toán đầy đủ các khoản lương theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Thông báo kịp thời về các sai sót lương: Nếu phát hiện có sự sai sót trong việc trả lương (ví dụ: thiếu tiền làm thêm giờ, không trả lương nghỉ phép, v.v.), người lao động có nghĩa vụ thông báo ngay cho người sử dụng lao động để yêu cầu điều chỉnh.
• Giữ chứng từ, thông tin: Người lao động cần lưu giữ các chứng từ liên quan đến lương như hợp đồng lao động, bảng lương, biên lai thanh toán lương, các thông báo về lương để có bằng chứng khi yêu cầu truy lĩnh.

3. Quyền của Người Sử Dụng Lao Động

• Quyền yêu cầu người lao động hoàn thành công việc: Người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động hoàn thành các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Nếu người lao động không hoàn thành công việc hoặc thiếu giờ làm việc, người sử dụng lao động có thể điều chỉnh mức lương trả.
• Quyền từ chối thanh toán lương: Trong trường hợp người lao động không hoàn thành công việc hoặc không làm việc đủ số giờ theo hợp đồng, người sử dụng lao động có thể từ chối trả lương tương ứng.

4. Nghĩa Vụ của Người Sử Dụng Lao Động

• Trả lương đầy đủ và đúng hạn: Người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương cho người lao động đúng theo hợp đồng lao động. Việc thanh toán lương phải được thực hiện đầy đủ, bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng, lương làm thêm giờ, và các khoản khác mà người lao động có quyền nhận.
• Thanh toán truy lĩnh lương: Nếu người lao động phát hiện ra sự thiếu sót trong lương, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thanh toán lại đầy đủ số tiền lương còn thiếu này.
• Giải quyết khiếu nại về lương: Khi người lao động khiếu nại về vấn đề lương, người sử dụng lao động có trách nhiệm giải quyết khiếu nại này một cách công bằng và hợp lý, không được làm sai quyền lợi của người lao động.

5. Kết Luận

Truy lĩnh lương là một quyền lợi chính đáng của người lao động khi họ chưa được trả đủ tiền lương theo thỏa thuận hoặc quy định của pháp luật. Việc hiểu rõ khái niệm, cơ sở pháp lý và cách tính truy lĩnh lương sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình một cách hiệu quả. Đồng thời, người sử dụng lao động cần nắm vững các quy định này để thực hiện nghĩa vụ trả lương đầy đủ và đúng pháp luật, xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa và bền vững.