THE GARDEN

I. MỤC ĐÍCH/PURPOSE
- Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc giám sát thi công trong tòa nhà theo đúng tiêu chuẩn của tòa nhà và hỗ trợ các công việc thiết kế layout tòa nhà
Responsible for Planning, Reporting, Supervising the construction of fit-out and other related works in the building meeting the standards of building and coordinate with QS, Design and other internal team and external agencies of consultants and contractors for successful completion of projects.

II. MÔ TẢ NHIỆM VỤ/JOB DESCRIPTION
1. Các trách nhiệm chính /Main jobs
- Nhận thông tin từ bộ phận Leasing về các khu vực sẽ bàn giao cho khách thuê mới, phối hợp các bộ phận khác như kỹ thuật kiểm tra tình trạng cơ sở vật chất & thiết bị và sửa chữa khắc phục trước khi bàn giao cho khách. Chủ động/tổ chức/giám sát các công việc mà nhóm kỹ thuật có thể thực hiện và/hay công việc phải thuê nhà thầu thực hiện để chuẩn bị cho việc bàn giao mặt bằng cho Khách thuê mới.
* Part A – New Interior Projects / Renovation works
+ Planning / Design Stage:
Carryout detailed planning of projects from initiation to successful completion project/s. Prepare detailed and extensive reports for various project/s in coordination with all the relevant functions / departments and external agencies in all respect.
Review design drawings and specification for any given projects and evaluate with site condition, constructability issues, etc and coordinate with internal / external design team as required to complete the design and project successfully.
Prepare various presentation required for the project with the details of design, schedule, cost and progress. Prepare project procedure manual, Process & implementation improvement with internal departments and external agencies and implement in all respect in coordination with all the departments and agencies.
+ Tender Stage
Assist on review of Budget / cost plan for all the works in line with site conditions, design and specification. Etc. and on finalization of BOQ for various works in coordination with QS.
Preparation of Tender document with all necessary technical documents like Scope of works, project milestones, General requirements, terms and conditions, etc and assist on checking design, spec and BOQ to comply with project requirements. Assist on evaluating the pre-qualification vendors / contractors for all the works packages of the project/s. Assist on evaluating tender submission by various packages vendors / contractors and preparation and preparation of recommendation for approval / award. Assist on preparation of report for management on tender recommendation / award. Assist on preparation of LOA / Contract.
+ Construction Stage:
Lead and conduct the regular progress review / coordination meetings with all the contractors and consultants for necessary approval of design, shop drawings, etc to ensure timely completion of projects. Record the meeting discussion in the form of formal minutes of meeting. Review contractual obligations of all the contactors works and ensure full compliances all the time. Review design and shop drawings and address the coordination issues and constructability issues with all to ensure the progress as planned. Conduct periodic quality inspections in line with approved method statements and shop drawings to ensure quality of works meet the expectations.
Review contactors bills and claims and make recommendations with full compliance’s as per terms and conditions of contract along with necessary checklists of inspections records, etc. Review contractors submission, RFI’s, etc and ensure timely response without affecting the progress of works at site. Ensure smooth hand over of facility to operation team on completion of works including snags and testing and commissioning of the system and meet all the contract project close out procedures and issue of completion certificate for all the package contractors.
Maintain professional relationship with all the parties involved in the projects with high standard of ethics all the time.

* Part B: Tenant works management
Receive information from the Leasing Department about the areas to be handed over to new Tenant, co-ordination to other departments such as technical to check the condition of the facilities and equipment and repair before handing over to new Tenant. Initiate/organise/supervise works that our Engineering Team may carry out and/or works to be carried out by an outside contractor in preparation for Handover to the new Tenant.
- Nhận thông tin từ bộ phận Leasing về các khu vực khách sẽ hoàn trả. Theo dõi và hướng dẫn nhà thầu tiến hành công tác tháo dỡ và hoàn trả hiện trạng ban đầu, phối hợp bộ phận kỹ thuật kiểm tra tình trạng cơ sở vật chất & thiết bị và hướng dẫn nhà thầu khắc phục thiếu sót trước khi nhận lại khu vực hoàn trả. Hoàn thành các thủ tục giấy tờ liên quan.
Receive information from the Leasing Department about areas vacating Tenants will return. Coordinate to technical team to Monitor and instruct the contractor to dismantle and return to the appropriate status, check the condition of facilities and equipment. Upon satisfactory completion of re-instatement, complete related paperwork issues.
- Phối hợp với nhà thầu của Khách thuê, bộ phận kỹ thuật và thiết kế kiểm tra các bản vẽ thiết kế/xây dựng / hoàn công của các nhà thầu trong công tác fit-out và cải tạo khu vực thuê.
Co-ordinate between Tenant contractor and Engineering team and Designers in checking the design / construction / completion drawings of contractors in the fit-out and renovation work.
- Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật và thiết kế trong việc tư vấn cho khách thuê và nhà thầu để lựa chọn các giải pháp thích hợp nhất trong công tác thi công / cải tạo khu vực thuê, nhằm mang lại sự an toàn / hiệu quả / đạt yêu cầu theo Hướng dẫn thi công của tòa nhà.
Coordinate with Engineering & Design team to advise tenants and their contractors on the most appropriate solutions for improvement / construction, to ensure safety / effectiveness / meet requirements of building Construction Guide.
- Cung cấp thông tin & hướng dẫn nhà thầu hoàn thiện các thủ tục trước khi vào thi công trong Tòa nhà.
Provide information and guidelines to contractors to complete all procedures before entering the Building.
- Tiến hành thủ tục thu nhận và hoàn trả tiền đặt cọc thi công của các nhà thầu
Carry out procedures for the receipt and refund of fit-out deposits from contractors.
- Tiến hành thủ tục thu nhận các khoản phí quản lý mà nhà thầu đóng cho BQL.
Carry out procedures for the collection of management fees paid by the contractor.
- Chuẩn bị giấy tờ và tiến hành thủ tục bàn giao mặt bằng và trang thiết bị cho nhà thầu trước khi thi công.
Prepare documentation and carry out procedures for handing over the premises and equipment to the contractor before construction.
- Kiểm tra các chứng nhận bảo hiểm cần thiết của nhà thầu trước khi thi công.
Check the contractor's insurance certificate prior to construction.
- Hướng dẫn các nhà thầu về các quy định nhằm đảm bảo vệ sinh, an toàn điện, an toàn PCCC khi thi công trong tòa nhà.
Guide contractors on regulations to ensure hygiene,electricity safety and fire safety in construction in the building
- Giám sát liên tục việc thi công của các nhà thầu đang tiến hành fit-out / cải tạo khu vực thuê nhằm hạn chế phát sinh sự cố / than phiền từ các khách thuê lân cận, bảo đảm thi công đúng như bản vẽ đã phê duyệt một cách an toàn và chuyên nghiệp, kịp thời nhắc nhở/hướng dẫn nhà thầu trong công việc của họ. Áp dụng phạt khi cần thiết.
Continuously supervise the construction work of contractors who are performing renovations/ fit-outs to minimise incidents / complaints from neighboring tenants, ensuring that construction works are in line with the approved drawings and carried out safely and professionally, timely remind/guide the tenant contractors in their work. Apply penalties as may be appropriate.
- Phối hợp các bộ phận Kỹ thuật tiến hành việc kiểm tra thử nghiệm các hệ thống cho các khu vực mới / cải tạo. Tiến hành nghiệm thu trước khi đưa vào sử dụng. Hướng dẫn các nhà thầu sửa chữa khắc phục các thiếu sót.
Coordinate to Engineering team to test the systems for new/renovated area. Apply pre-acceptance testing before putting the Premises into operation. Guide contractors to repair /overcome any shortcomings.
- Cùng bộ phận khác có liên quan như QS/ EPL, kỹ thuật xây dựng hồ sơ đấu thầu – đấu thầu – đánh giá và chọn thầu cũng như báo cáo BOD cho sự phê duyệt cho các gói thầu thuộc phần xây dựng hay fit out do tòa nhà tiến hành và quản lý trực tiếp. Tổ chức các cuộc họp phối kết hợp, Giám sát liên tục việc thi công của các nhà thầu nhằm hạn chế phát sinh sự cố / than phiền từ các khách thuê lân cận, bảo đảm thi công đúng như bản vẽ đã phê duyệt một cách an toàn và chuyên nghiệp, kịp thời nhắc nhở/hướng dẫn nhà thầu trong công việc của họ. Áp dụng phạt khi cần thiết. Đảm bảo nhà thầu thi công đúng tiến độ, chất lượng va an toàn. Hoàn tất các giấy tờ liên quan cần thiếtđể hoàn thành gói thầu.
Continuously supervise the construction work of contractors who are performing office renovations fit-outs to minimise incidents / complaints from neighboring tenants, ensuring that construction works are in line with the approved drawings and carried out safely and professionally, timely remind/guide the tenant contractors in their work. Apply penalties as may be appropriate.
- Quản lý chung công tác quản lý kỹ thuật của các tòa nhà trong phạm vi công vệc được giao bao gồm cả công tác cơ điện, nhận báo cáo từ trợ lý phụ trách phần cơ điện. Chịu trách nhiệm phối kết hợp với các bộ phận khác trong công ty chung cho công tác kỹ thuật của tòa nhà bao gồm cả các công tác báo cáo hay giấy tờ cần thiết. Báo cáo định kỳ cho Giám đốc kỹ thuật, BOD.
Technical management Leader Responsibility for buildings as requested included M&E field, receive report from M&E Assistant. Coordinate to other departments as the technical management team leader role included paper work and report . Annual report to Technical director and BOD.