5W1H là gì? Ý nghĩa các thành phần trong 5W1H

1. 5W1H là gì?

5W1H là mô hình giúp bạn xác định mục tiêu, kế hoạch, và đường đi nước bước cụ thể cho mỗi chiến dịch, dự án, hay ý tưởng nào đó . Cụ thể 5W1H là cách viết tắt của các từ để hỏi “What – When – Where – Why – Who – How” trong tiếng Anh. 

Tương tư như mô hình AIDA, 5W1H cũng sẽ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể hiểu và nắm rõ hơn về các hành vi của khách hàng. Từ đó xây dựng nên những gì mà người dùng cần, giúp họ đưa ra quyết định mua hàng một cách nhanh chóng nhất. Trong lĩnh vực SEO thì 5W1H khi được kết hợp với những từ khóa dài sẽ tạo ra các bài viết hoàn thiện nhất về SEO, dẫn đến khả năng chuyển đổi cao hơn.

2. Ý nghĩa các thành phần trong 5W1H

What: cái gì?

What (cái gì) là cái cần được mô tả cụ thể như sản phẩm, vấn đề, hay mục đích của dự án. Ví dụ, nếu doanh nghiệp chuẩn bị cho ra mắt một sản phẩm mới, WHAT ở đây chính là sản phẩm đó là gì? 

Cụ thể, để tìm ra chính xác WHAT là gì, hãy trả lời các câu hỏi sau. Đây đều là những câu hỏi giúp nêu khái niệm và 

• Đó là cái gì? hay Vấn đề ở đây là gì? 
• Bối cách ở đây là gì? 
• Đặc điểm tính cách của sản phẩm là gì?

When: khi nào? 

When (khi nào) là thời gian thích hợp để bạn thực hiện kế hoạch của mình. Ví dụ như thời gian ra mắt một sản phẩm, chiến dịch marketing nên được khởi động khi nào, trong thời gian bao lâu, tần suất như nào? Mốc thời gian cần cụ thể, chính xác, và có khả khi. 

Để xác định được yếu tố WHEN, bạn có thể trả lời một số câu hỏi mẫu như sau: 

• Kế hoạch/dự án/chiến dịch này mất bao lâu để thực hiện? 
• Thời gian bắt đầu triển khai là bao giờ? 
•  Cần mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một giai đoạn của dự án? 
• Vấn đề thường xảy ra khi nào, trong bao lâu?  

Where: ở đâu? 

Where (ở đâu) chính là địa điểm sẽ diễn ra dự án/chiến dịch hay đơn giản là nơi mà đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn sống, thị trường mà doanh nghiệp nhắm tới cho sản phẩm. Địa điểm ở đây cũng có thể là nơi mà vấn đề phát sinh. WHERE có thể nhiều hơn một địa điểm. Điều cần làm là liệt kê tất cả các địa điểm có liên quan đến kế hoạch của bạn. 

WHERE có thể nhiều hơn một địa điểm. Điều cần làm là liệt kê tất cả các địa điểm có liên quan đến kế hoạch của bạn. 

Để xác định địa điểm, hãy trả lời các câu hỏi có dạng: 

• Vấn đề xảy ra ở đâu? 
• Nguồn gốc của sản phẩm là gì? 
• Đối tượng khách hàng mục tiêu sinh sống ở vùng nào? 
• Sự kiện được tổ chức ở địa điểm nào

Why: tại sao? 

Why (tại sao) giải thích nguyên nhân dẫn đến vấn đề hoặc động cơ đằng sau việc một kế hoạch được thực hiện hay một sản phẩm được tung ra thị trường. 

Đây là yếu tố để xác định mục tiêu, mục đích của kế hoạch và đánh giá khách quan liệu nó có nên được thực hiện.

Ví dụ: đối với sản phẩm, cần làm rõ tại sao nó xứng đáng được ra mắt. Yếu tố gì khiến sản phẩm này nổi bật so với những sản phẩm vốn có trên thị trường? Hay điều gì khiến nó sẽ lấy được lòng tin của người tiêu dùng và thuận lợi “đi vào” giỏ hàng của họ? Những câu hỏi thường gặp để tìm ra WHY: 

•  Mục tiêu của chiến lược này là gì? 
• Tại sao lại sử dụng sản phẩm/thiết bị này? 
• Tại sao vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức?

Who: là ai? 

Who (là ai) là tất cả những người có liên quan và chịu ảnh hưởng từ dự án, kế hoạch, hay sản phẩm. Đó có thể là người thực hiện, nhà đầu tư, hay người sử dụng (khách hàng).

Những câu hỏi thường dùng để tìm ra WHO: 

• Ai là người chịu trách nhiệm? 
• Ai là người tìm ra vấn đề? 
• Nếu có vấn đề phát sinh thì liên hệ ai? 
• Khách hàng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ này là ai?

How: bằng cách nào? 

How (làm thế nào/bằng cách nào) quyết định phương pháp hay cách thức triển khai của dự án hay chiến dịch. Trong bước này, bạn cần xác định được phương pháp và các bước cụ thể trong suốt quá trình diễn ra của dự án. Bên cạnh đó, yếu tố bao nhiêu - how much cũng cần được làm rõ. Chẳng hạn như chiến dịch marketing này có ngân sách là bao nhiêu? 

Ví dụ một vài câu hỏi trả lời cho HOW: 

• Phương pháp được sử dụng là gì? 
• Dự án này tiêu tốn bao nhiêu tiền? 
• Mỗi phòng ban cần phối hợp với nhau như thế nào? 

 Làm cách nào để khách hàng chú ý tới sản phẩm?

3. Điểm mạnh của mô hình 5W1H

Giúp xác định mục đích và phạm vi

Mô hình 5W1H gồm bộ 5 câu hỏi What - When - Where - Why - Who - How. Mỗi câu hỏi này sẽ giúp bạn giải đáp từng thắc mắc của một vấn đề cụ thể. Từ đó, bạn sẽ xác định được mục tiêu và phạm vi của vấn đề. Khi phạm vi và mục đích đã được làm rõ, bạn sẽ dễ dàng hơn trong làm việc thực hiện từng đầu mục công việc để đạt được kết quả cuối cùng.

Tối ưu hóa quá trình đưa ra quyết định

Quá trình đưa ra quyết định là một giai đoạn kéo dài nhiều giờ, nhiều ngày, thậm chí là nhiều tháng. Khi thiết lập được mô hình 5W1H, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề mình đang xử lý. Nhờ đó, việc đưa ra quyết định cũng sẽ được tối giản hóa và đơn giản hơn. Thời gian đưa ra quyết định cuối cùng cũng sẽ được rút ngắn giúp bạn có nhiều thời gian để xử lý những công việc khác.

Cải thiện khả năng ghi nhớ

Theo nghiên cứu khoa học, bộ não của người ghi nhớ hình ảnh tốt hơn các con số và chữ cái. Khi sử dụng mô hình 5W1H, bạn có thể dùng các hình khối để tạo lập bộ 5 câu hỏi What - When - Where - Why - Who - How. Phần trên cùng của mỗi hình khối sẽ là các chữ cái tương ứng với bộ 5W1H, còn phần bên dưới sẽ là nơi trả lời các câu hỏi tương ứng. Để tăng thêm phần sinh động, bạn nên dùng các màu sắc cho từng khối hình, màu sắc càng tươi sáng sẽ càng thu hút và giúp việc ghi nhớ của bạn tốt hơn.

Tính đơn giản

5W1H chính là 5 chữ cái đầu của What - When - Where - Why - Who - How. Chúng vô cùng đơn giản, dễ nhớ và dễ thực hiện, không cần thiết phải qua một lớp đào tạo nào.

Tính đa năng

Không chỉ ứng dụng trong kinh doanh, mô hình 5W1H cũng được dùng để thiết kế một quy trình làm việc học quản trị nhân sự nào đó hoặc giải quyết một vấn đề gì đó trong các lĩnh vực khác như SEO, Content, target khách hàng, xác định vấn đề cần giải quyết,...

Tính hệ thống và bao quát

Trả lời được 5W1H bạn đã có thể có được một cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất về vấn đề hoặc đốt tượng bạn đang quan tâm, từ đó giúp bạn có được những phương án giải quyết triệt để nhất, hiệu quả nhất, giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn, đem về mức doanh số ấn tượng.

4. Ứng dụng của 5W1H

Phương pháp 5W1H trong marketing

Ứng dụng 5W1H trong marketing được sử dụng rất phổ biến. Dựa vào mô hình này, bạn có thể nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện. Đặt bối cảnh một doanh nghiệp muốn cho ra mắt một sản phẩm mới, 5W1H sẽ được áp dụng như thế nào? Cụ thể, bạn cần xác định như sau:

• What: sản phẩm của bạn là gì? công dụng của sản phẩm như thế nào?
• When: khi nào thích hợp để bắt đầu quảng cáo sản phẩm? Thời điểm nào khách sẽ muốn mua sản phẩm của bạn nhiều nhất?
• Where: sản phẩm này được bán nhiều ở khu vực nào? Kênh tiếp cận khách hàng là gì?
• Why: tại sao khách hàng nên sử dụng sản phẩm này? Sự khác biệt của sản phẩm so với sản phẩm đối thủ là gì?
• Who: khách hàng tiềm năng của sản phẩm này? 
• How: tiến hàng quảng cáo sản phẩm như thế nào? Lên ý tưởng, cách thực hiện ra sao? Phương tiện để triển khai chiến dịch quảng bá thế nào?

>> Việc làm nhân viên Digital Marketing

Phương pháp 5W1H trong kinh doanh

Trong kinh doanh để tận dụng tối đa sức mạnh của mô hình 5WH1, bạn cần làm rõ các vấn đề sau:

• What: bạn cần xác định mình muốn kinh doanh mặt hàng gì? Thuộc lĩnh vực nào?
• When: lúc nào thích hợp bắt đầu kinh doanh? Lúc nào thì nên chạy các chương trình khuyến mãi? 
• Where: mặt hàng có xuất xứ từ đâu? Nơi mua sản phẩm ở đâu tiện lợi cho khách hàng?
• Why: vì sao khách hàng nên sử dụng dịch vụ của bạn? 
• Who: định vị đối tượng sử dụng dịch vụ là ai? Xác định đúng khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn đặt mình vào tư duy của họ từ đó hình dung được chân dung và hành vi mua hàng của họ. 
• How: Cách thức thức mua hàng ra sao?. Đây là bước bạn lên kế hoạch chi tiết để sản phẩm đến được với người tiêu dùng như thế nào.

>> Việc làm nhân viên kinh doanh

Phương pháp 5W1H trong tổ chức sự kiện

5W1H được xem là công thức vàng để lên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, với các gợi ý như:

• What: cần xác định tên sự kiện? các hoạt động của sự kiện là gì? Các thông tin về sự kiện như: chủ đề, sự kiện bán vé hay vào cửa tự do, quy định với khách mời tham gia sự kiện là gì?... 
• When: khi tổ chức sự kiện yếu tố when khá quan trọng vì có thể bị ảnh hưởng bởi thời tiết, giờ cao điểm… Các vấn đề bạn quan tâm như: thời gian nào là phù hợp nhất để diễn ra sự kiện? Nếu tổ chức ngoài trời thì các phương án dự kiến là gì nếu gặp mưa?
• Where: vị trí tổ chức sự kiện ở đâu? Nếu xa địa điểm thành phố thì có phương tiện đưa đón khách tận nơi không? 
• Why: giúp bạn xác định được mục tiêu của sự kiện là gì? Lý do sự kiện được tổ chức? 
• Who: sự kiện này dành cho đối tượng này là ai? Nhà tài trợ, đối tác là đơn vị nào? 
• How: trả lời được 5W trên bạn sẽ phần nào hình dùng được sự kiện của mình diễn ra thế nào? Cách thức tiến hành ra sao?

>> Việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

5W1H - Phương pháp hiệu quả trong kinh doanh giúp chúng ta lập kế hoạch tốt đạt hiệu quả cao trong công việc.Trong bài viết trên ,1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về chức năng của 5W1H. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của 5W1H và thực hành hiệu quả.

>> Khám phá thêm các chuyên mục hấp dẫn và hữu ích khác tại 1900.com.vn: 

Review các công ty hàng đầu

Cẩm nang nghề nghiệp chi tiết nhất

Tham khảo mức lương hơn 1000 công việc phổ biến

Tổng hợp TOP công ty hàng đầu đa lĩnh vực