Cách tính KPI phù hợp trong công việc

1. Khái niệm và ý nghĩa KPI

KPI là gì?

KPI viết tắt bởi từ Key Performance Indicator. Chỉ số hiệu suất chính chỉ đơn giản là một số liệu – một số liệu mà bạn theo dõi và đo lường giúp bạn giải quyết vấn đề hoặc cung cấp cho bạn cái nhìn cụ thể là kết quả mà bạn mong đợi. Chúng là một trong những công cụ hữu ích nhất mà bạn có để giữ cho nhóm của bạn tập trung vào 1 mục tiêu chính, liên kết sức mạnh của nhau và có trách nhiệm.

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là các chỉ số quan trọng (chính) của tiến trình hướng tới một kết quả dự định. KPIs cung cấp trọng tâm cho cải tiến chiến lược và hoạt động, tạo cơ sở phân tích để ra quyết định và giúp tập trung chú ý vào những gì quan trọng nhất. Như Peter Drucker đã nói một câu nổi tiếng mà chắc chắn các bạn đã nghe qua đó là: “điều gì đó lường được thì đều quản lý được – What gets measured gets done.”

Ý nghĩa của một KPI tốt

Cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được kết quả mong muốn

Đo lường những gì được đã xảy ra ở quá khứ, trong hiện tại và dự định tương lai để giúp đưa ra quyết định tốt hơn

Đưa ra một so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian

Có thể theo dõi hiệu quả, chất lượng, kịp thời, quản trị, tuân thủ, hành vi, kinh tế, hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự hoặc sử dụng tài nguyên

Khám phá thêm: KPI là gì? Các bước xây dựng KPI hiệu quả

2. Đánh giá và thưởng KPI

Đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên là một phần thiết yếu để đánh giá sức khỏe tài chính của bạn. Vì con người là tài sản lớn nhất của mỗi công ty, bạn cần đảm bảo khoản đầu tư của bạn vào họ thực sự được đền đáp. Dưới đây liệt kê 1 số cách tính số KPI phổ quát tốt nhất mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để nhanh chóng kiểm tra năng suất và hiệu quả của nhân viên cấp cao.

Muốn có kết quả đo lường chuẩn xác, mọi KPI được thiết lập đều cần đảm bảo:

- Tính mục đích

Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, cũng như đóng góp của mình đối với tập thể. Từ đó, chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.

Giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất.

- Tính nguyên tắc

Nội dung của từng bộ KPI có thể thay đổi linh hoạt tùy theo mục tiêu công việc của mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức tại từng giai đoạn. Trái lại, các nguyên tắc tính KPI cần phải được thống nhất và thực hiện đồng bộ, triệt để.

3. Cách tính KPI phù hợp cho từng nhân viên

Tìm hiểu thêm: Turnover là gì? Giải thích thuật ngữ liên quan đến đạt chỉ tiêu về doanh số của doanh nghiệp

Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số.

Một nhân viên có thể đảm nhiệm cùng lúc 5-7 đầu công việc. Song, không phải tất cả những phần việc này đều quan trọng và có đóng góp ngang nhau cho tổ chức.

Nhìn chung, mọi công việc đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị %, và dựa trên mức độ quan trọng/đóng góp của chúng.

Ví dụ, nhân viên X có 5 KPI, trong đó 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B, và 1 KPI thuộc nhóm C. Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:

Nguyên tắc tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn.

Đo lường hiệu suất sao cho không cảm tính, không ước lượng bừa bãi, nhưng cũng không sa đà vào chi tiết vụn vặt – là một câu hỏi khó.

‘Tin tức việc làm’ giới thiệu một số cách tính điểm KPI (phổ biến) theo các căn cứ:

Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần:

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số

Ví dụ, nhân viên X có KPI (1) thuộc nhóm A, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI (1) là 100, kết quả đạt được thực tế là 90.

Như vậy, hiệu suất KPI (1) của nhân viên X sẽ được tính như sau: 

(90 / 100) * 30 = 27 (đơn vị:%)

Cách tính KPI theo hiệu suất tổng:

Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …

Ví dụ: nhân viên X có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27%, KPI (2) đạt 36%, KPI (3) đạt 25%.

Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên X sẽ là:

27 + 36 + 25 = 88 (đơn vị: %)

Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian: điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.

Lưu ý:

Cách tính KPI dựa theo 2 nguyên tắc nói trên có thể coi là phương pháp phổ biến và tương đối chuẩn mực. Tuy nhiên, vẫn có những thách thức đặt ra, đòi hỏi doanh nghiệp cần linh hoạt cũng như có kinh nghiệm trong quá trình áp dụng để đạt hiệu quả tốt nhất.

Ví dụ, khi tính KPI theo trọng số, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ dữ liệu để xác định tầm quan trọng của từng KPI ngay từ đầu.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ cần thời gian để điều chỉnh dần trọng số sau một vài kỳ đánh giá KPI cho phù hợp hơn.

Bài viết này 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích vể Cách tính KPI. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của cách tính KPI phù hợp trong công việc và áp dụng hiệu quả!

>> Tìm hiểu thêm các công việc ngành Sales:

Việc làm Cộng tác viên Telemarketing đang tuyển dụng 

Việc làm Thực tập sinh Sale Admin cho người mới

Việc làm Sales bất động sản mới nhất

Việc làm Sales Marketing thu nhập ổn định