Chuyển đổi số là gì? 7 bước để hành trình chuyển đổi số thành công

1. Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số (tiếng Anh là Digital transformation) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.​

Chuyển đổi số, ngày càng được phát triển và phổ biến rộng rãi, nó được ứng dụng vào rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Tại Việt Nam, có 02 lĩnh vực được sử dụng nhiều nhất đó là: Chuyển đổi số trong doanh nghiệp và chuyển đổi số cơ quan Nhà nước. Đối với Việt Nam, “chuyển đổi số” còn được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi mô hình doanh nghiệp từ dạng truyền thống sang dạng doanh nghiệp số. Dựa trên những ứng dụng công nghệ mới (Bigdata), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)…. Để thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình thực hiện, văn hóa của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. Quá trình chuyển đổi số đang diễn ra như thế nào?

Trên thế giới

Vào năm 2017, Microsoft đã nghiên cứu tác động chuyển đổi số tại các khu vực Châu Á Thái Bình Dương, tác động của nó mang lại cho GDP là 6%, đến năm 2021 đạt tới 60%. Có thể thấy được sự tăng trưởng mạnh mẽ trong việc ứng dụng chuyển đổi số.

Theo nghiên cứu của MCKinsey, vào năm 2025 chuyển đổi số sẽ tác động đến GDP của nước Mỹ là khoảng 25%, các nước Châu Âu là khoảng 36%….

Với các quốc gia khác nhau, mức độ chuyển đổi số công nghệ còn phụ thuộc rất nhiều vào mô hình doanh nghiệp của tùy từng nước. Trong đó, Châu Âu được đánh giá là khu vực có chuyển đổi số nhanh nhất, sau đó là Mỹ và các nước tại Châu Á.

Đọc thêm: Việc làm dành cho chuyên viên chuyển đổi số Digital transformation mới nhất

Tại Việt Nam

Chuyển đổi số tại Việt Nam cũng đang diễn ra rất mạnh mẽ, đặc biệt trong các ngành như: giao thông, du lịch, tài chính,… nó mang lại những dịch vụ có ích và có thể tận dụng hiệu quả nguồn lực nhàn rỗi của xã hội.

Bên cạnh đó, Chính phủ cũng đang nỗ lực để xây dựng được Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số.

3. 7 bước để hành trình chuyển đổi số thành công

Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp 

Trong quy trình chuyển đổi số, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có được góc nhìn toàn cảnh và xác định được tại sao mình cần chuyển đổi số. Bất chấp sự khác biệt về ngành, điểm xuất phát và mục tiêu, mọi doanh nghiệp đều có thể xác định được ý nghĩa của Chuyển đổi số nếu trả lời được những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không? Năng suất có cần cải tiến thay đổi không? Khả năng đổi mới hiện nay có đang bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?
• Doanh nghiệp nên làm gì và bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số? Phạm vi Chuyển đổi số của doanh nghiệp và ngành nghề là rất khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào con người (ví dụ: hoạt động linh hoạt ứng dụng trên quy mô lớn) hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin (thay thế các nền tảng CNTT cũ và chuyển sang các nền tảng mới như điện toán đám mây)?
• Làm thế nào để hiện thực hóa câu chuyện Chuyển đổi số? Lãnh đạo sẽ cần tập trung vào phát triển năng lực, chuyên môn nào để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?…

Khi đã trả lời được các câu hỏi trên, ban lãnh đạo sẽ xác định được ý nghĩa, mục tiêu của chuyển đổi số. 

Đọc thêm: "Muốn thành công phải khác biệt" là gì? 6 đặc trưng của Tư duy khác biệt

Đánh giá hiện trạng và mong muốn của doanh nghiệp

Phân tích các tác động và xu hướng bên ngoài:

• Một trong các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp là liệt kê chi tiết các tác động và xu hướng phát triển của nhà cung cấp, của khách hàng, các rào cản gia nhập đối với sản phẩm mới, mức độ ảnh hưởng của các sản phẩm/dịch vụ thay thế và mức độ cạnh tranh,… 

Phân tích các công nghệ số:

Ở yếu tố này, doanh nghiệp cần thống kê và xác định lại các công nghệ số hiện có của mình, sau đó đánh giá thực trạng dựa trên việc trả lời những câu hỏi như:

• Doanh nghiệp có thường xuyên cập nhật các công nghệ, nền tảng không?
• Trong đó có thể tối ưu, cải thiện được nhóm nào? Cần loại bỏ thay thế nhóm nào? Khâu nào chưa sẵn sàng để chuyển đổi và khắc phục?
• Doanh nghiệp có đội ngũ chuyên nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ số không?

Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần tập trung tìm hiểu thêm các công nghệ số đột phá, hứa hẹn mang lại hiệu quả cho sự phát triển. 

Phân tích mô hình hoạt động & kinh doanh hiện tại:

• Mô hình kinh doanh và hoạt động hiện tại cũng cần được phân tích, đánh giá chi tiết từ khía cạnh phục vụ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Mô hình kinh doanh cho thấy các nguồn lực (quy trình, công nghệ, tổ chức, con người và kinh phí) được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng. 

Phân tích con người và tiềm năng văn hóa để thay đổi:

• Công nghệ cũng chỉ là công cụ hỗ trợ chuyển đổi số còn con người mới là yếu tố quan trọng hơn cả. Hiểu rõ năng lực, động lực, hệ thống khen thưởng cũng như văn hóa tổ chức và tiềm năng để điều chỉnh theo thực tế mới là điều cốt lõi cần thực hiện để đảm bảo thành công của Chuyển đổi số.
• Sau khi phân tích được toàn bộ thực trạng hiện tại, đã đến lúc doanh nghiệp bắt tay ngay vào xây dựng chiến lược và tiến hành chuyển đổi số. 

Xây dựng chiến lược Chuyển đổi số 

Sau khi có cái nhìn tổng quan về bức tranh của doanh nghiệp, hạng mục tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là bắt đầu xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần đưa ra một tầm nhìn rõ ràng bao gồm các định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh được lượng hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể liên kết chiến lược số với chiến lược kinh doanh tổng thể để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. 

Trong đó, hoạt động chuyển đổi số phải hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp tại thời điểm hiện tại cũng như triển khai các hoạt động phù hợp với định hướng trong tương lai.

Đọc thêm: Mẹo xin thuyên chuyển công tác thành công

Lập kế hoạch thực hiện chi tiết 

Sau khi đã có chiến lược rõ ràng thì việc lập một kế hoạch thực hiện chi tiết là tiền đề để đạt được hiệu quả cao nhất. Một số bước cần thực hiện bao gồm:

• Xác định các sáng kiến số dựa trên các mục tiêu định hướng: Các lựa chọn cần phải phù hợp với thực trạng hiện có của doanh nghiệp. Ngoài ra mỗi sáng kiến nên tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể, đồng thời chú ý không để có sự chồng chéo giữa chúng.
• Có danh sách sáng kiến số ưu tiên: Mỗi sáng kiến sẽ được cấp một ngân sách và các nguồn lực riêng. Do nguồn lực là có hạn nên việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cần được thực hiện dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu và dựa trên phân tích chi phí/lợi ích khi thực hiện sáng kiến đó.
• Tạo các tiêu chí đo lường sáng kiến & KPI: Theo dõi tiến độ của từng sáng kiến đòi hỏi phải xác định các tiêu chí đo lường và các KPI kèm theo. Mỗi KPI cần được ghi chép đầy đủ (dữ liệu nào sẽ được sử dụng; làm thế nào, khi nào và ai sẽ thu thập dữ liệu; dữ liệu sẽ được phân tích như thế nào; KPI sẽ được đo lường ra sao…)
• Thiết lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến số sẽ cần một kế hoạch dự án ngắn gọn xác định chính xác các mục tiêu, phạm vi, những người liên quan, tiến trình, rủi ro, v.v. - - - Việc có một bộ kỹ năng quản lý dự án phù hợp là điều quan trọng để đảm bảo điều hành dự án theo đúng kế hoạch.

Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ 

Sự thiếu linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã khiến nhiều doanh nghiệp trước đó phải vật lộn trong công cuộc Chuyển đổi số. Vì thế, ở giai đoạn này của quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp bạn sẽ cần tập trung vào đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại. Các nền tảng dữ liệu, công nghệ này phải được thiết kế xung quanh các ưu tiên kinh doanh và thường được chia thành 2 nhóm chính:

• Nền tảng làm việc nội bộ: Ví dụ như các công nghệ giúp tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, tăng năng suất làm việc của nhân sự, giảm chi phí nhân sự mới…
• Nền tảng làm việc với khách hàng, đối tác: Là những công nghệ giúp thu thập thông tin từ khách hàng hiệu quả hơn, phục vụ nhu cầu, mong muốn khách hàng nhanh chóng hơn…

Chuẩn bị đội ngũ nhân lực thích hợp 

Trong quy trình chuyển đổi số thì nhân lực giữ vai trò cực kỳ quan trọng để hướng tới thành công. Ở hạng mục này, doanh nghiệp có thể cân nhắc kết hợp cả 2 phương án sau:

• Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: Với nhóm nhân sự hiện tại, doanh nghiệp hãy tiến hành đào tạo về việc lấy người dùng làm trọng tâm, cách ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn và tư duy cởi mở, sẵn sàng thay đổi tiếp thu cái mới.
• Tuyển dụng người phù hợp: Trong lĩnh vực số hóa, nhiều doanh nghiệp sẽ cần tiến hành tuyển dụng hoặc thuê những người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới. 

Thực hiện số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể. 

Sau đi đã có sự chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, kế hoạch, các nguồn lực cần thiết thì đã đến lúc doanh nghiệp cần bắt tay vào tiến hành chuyển đổi số. Ở quá trình này, khi tiến hành từng đầu công việc, tác vụ theo kế hoạch doanh nghiệp cần lưu ý ghi chép toàn bộ số liệu, thông tin, vấn đề… để có dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá. Số hóa thông tin Đây là hạng mục cơ bản trong thực hiện chuyển đổi số ở tất cả các doanh nghiệp. Để hoàn thiện cho quy trình số hóa thông tin, doanh nghiệp cần tập trung vào một số hạng mục công việc sau:

• Thu thập số lượng, chủng loại tài liệu, số liệu cần số hóa.
• Phân loại tài liệu và chuẩn bị công nghệ, nền tảng để số hóa dữ liệu
• Thực hiện số hóa số liệu (Tùy mỗi loại dữ liệu mà sẽ có cách số hóa khác nhau. 
• Kiểm tra về chất lượng và số lượng tài liệu đã số hóa

Số hóa quy trình cần thực hiện qua hai khía cạnh: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp năng suất xử lý công việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự… Cùng với đó, quy trình làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Thực hiện chuyển đổi số Chuyển đổi số sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Đọc thêm: Khi nào nên yêu cầu tăng lương? 10 TIPS thực hiện thành công

4. Tầm quan trọng của chuyển đổi số hiện nay

Đối với Chính phủ

Chuyển đổi số cũng đang dần thay đổi nhận thức của những nhà lãnh đạo, những người đứng đầu các quốc gia, tổ chức, có khả năng quyết định hướng đi và sự thành công của quốc gia và tổ chức. Hiện nay, các quốc gia trên thế giới đã đầu tư rất nhiều vào hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho quá trình chuyển đổi số trước những lợi ích mà nó đem lại. Chính phủ các nước dần ứng dụng chuyển đổi số vào công tác xây dựng “Nhà nước số”, “Chính phủ điện tử”. Đồng thời cũng đưa ra nhiều biện pháp hỗ trợ, khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng những thành tựu của chuyển đổi số vào quá trình vận hành kinh doanh doanh nghiệp. Đối với hoạt động nhằm đảm bảo an ninh quốc gia, các bộ máy chính quyền của nhiều quốc gia đã ngay lập tức áp dụng chuyển đổi số khi nhận thức được tầm quan trọng của nó.

Đối với doanh nghiệp

• Thu hẹp khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp: Khi ứng dụng chuyển đổi số, sự liên kết thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp được kết nối với một nền tảng hệ thống công nghệ đồng nhất. Mỗi phòng ban vẫn có các phần mềm riêng để phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn nhưng vẫn có thể giao tiếp với các bộ phận khác thông qua hệ thống giao tiếp nội bộ.
• Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp: Tham gia quá trình chuyển đổi số, CEO của doanh nghiệp sẽ có thể chủ động và dễ truy xuất báo cáo về các hoạt động của doanh nghiệp. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, như: nhân viên ghi nhận doanh số, biến động nhân sự, khách hàng tìm hiểu sản phẩm sẽ được thể hiện trên các phần mềm quản trị doanh nghiệp, điều này sẽ giúp giảm sự chậm trễ, giúp CEO quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch hơn so với trước đó.

• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Nếu doanh nghiệp sở hữu nền tảng số hóa sẽ có thể triển khai và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, chính xác và chất lượng. Bởi các giải pháp quản trị và vận hành số hóa sẽ tăng tính hiệu quả và chính xác trong các quyết định của doanh nghiệp. Đồng thời, chuyển đổi số cũng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chính sách chăm sóc và phục vụ khách hàng,…

Đối với người tiêu dùng

Đối với người tiêu dùng, chuyển đổi số cũng đang dần tác động vào trong cuộc sống khi có thể trải nghiệm các dịch vụ công hay các dịch vụ được cung cấp từ các doanh nghiệp ngày càng thuận tiện, nhanh chóng. Các giao dịch như: ngân hàng, mua sắm,… hoàn toàn có thể thực hiện qua mạng mà không cần phải đến tận nơi thực hiện.

Xu hướng chuyển đổi số đã tạo ra rất nhiều dịch vụ có ích cho người tiêu dùng cũng như tận dụng một cách hiệu quả nguồn lực nhàn rỗi của xã hội. Tuy nhiên, chuyển đổi số cũng tạo ra những mâu thuẫn, thay đổi cơ bản với mô hình kinh doanh truyền thống, bởi những thay đổi quan trọng trong chuỗi giá trị các ngành công nghiệp cũng như chuỗi cung ứng toàn cầu buộc các doanh nghiệp và mô hình kinh doanh truyền thống phải có sự thay đổi mạnh mẽ để tồn tại và phát triển

Đọc thêm: Quản lý quan hệ khách hàng (CMR) là gì? CRM tạo thành công cho Marketing ra sao?

Chuyển đổi số không phải một quá trình dễ dàng trong ngày một ngày hai mà cần rất nhiều thời gian để nghiên cứu và tìm hiểu. Hi vọng với bài viết mà 1900 - tin tức việc làm   cung cấp, bạn sẽ có thể có thêm nhiều kiến thức hữu ích để áp dụng vào cuộc sống và công việc.