Điều hành tour là gì? Quy trình 3 bước mà một nhà điều hành Tour phải biết

1. Điều hành tour là gì?

Điều hành tour là một vị trí công việc trong ngành du lịch. Người làm điều hành tour sẽ đảm nhận lên kế hoạch chi tiết cho các chuyến du lịch, tham quan nghỉ dưỡng. Từ việc di chuyển đi lại, đặt phòng khách sạn, đến ăn uống, vui chơi giải trí…nhằm đảm bảo mang đến cho du khách những trải nghiệm hoàn hảo, ấn tượng nhất.

Nhân viên điều hành tour đóng vai trò vô cùng quan trọng không chỉ trong việc thiết kế tour mà họ còn là người kết nối các khâu, bộ phận lại với nhau để tạo nên một tour du lịch chất lượng.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. Quy trình 3 bước mà một nhà điều hành Tour phải biết

Chuẩn bị tour

Ở bước này, nhân viên điều hành tour sẽ nghiên cứu kỹ về chuyến đi. Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho du khách, họ sẽ kiểm tra số lượng khách, thông báo lịch trình di chuyển với lái xe. Ngoài ra, người điều hành tour cũng tường thuật lại lịch trình di chuyển với hướng dẫn viên để họ thông báo cho du khách, lúc này du khách sẽ nắm rõ thông tin về chuyến đi.

Bên cạnh đó, họ cũng liên hệ với nhà hàng ăn uống, khu nghỉ dưỡng để chủ động sắp xếp nơi nghỉ ngơi, ăn uống cho du khách. Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, điều hành tour sẽ làm phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch. Thiết kế danh sách một số loại bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ. Ví dụ: bảo hiểm về tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay, v.v.

• Lập các hợp đồng liên quan.
• Liên hệ và trao đổi kỹ càng với các bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi, v.v
• Sắp xếp các địa điểm đón và trả khách du lịch.
• Chuẩn bị xe cộ đi lại với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe, giờ giấc đưa đón, v.v.

Thực hiện tour

Ở bước này, điều hành tour sẽ kiểm tra thật kỹ các mục cần chuẩn bị một lần nữa. Sau đó, họ sẽ bàn giao lại cho hướng dẫn viên. Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành tour phải theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong chuyến đi. Sau khi kết thúc chuyến đi, họ sẽ gửi lại cho du khách bảng đánh giá trải nghiệm chuyến đi để thu thập đóng góp ý kiến cũng như phản hồi của du khách để hoàn thiện dịch vụ. 

Một nhân viên điều hành tour cần ghi nhớ:

• Kiểm tra lại những thông tin liên quan trước giờ khởi hành vài tiếng đồng hồ.
• Làm việc lại một lần nữa với hướng dẫn viên du lịch.
• Luôn theo dõi quá trình tour diễn ra.
• Hỗ trợ giải quyết kịp thời các trường hợp cấp bách.
• Dự tính kế hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố (nếu có).

Đọc thêm: Việc làm đièu hành Tour

Tổng hợp và làm báo cáo

Tiến hành gửi bảng giá tour cho trưởng phòng. Ở bước này, nhân viên điều hành tour sẽ làm việc cùng bộ phận kế toán để tính toán chi phí của toàn chuyến đi, sau đó tổng hợp thành báo cáo để trình lên cấp trên.

Sau khi chuyến hành trình du lịch đã xong, nhân viên điều hành tour cần:

• Lập bảng tổng cho chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí đúng với thực tế.
• Làm nhật ký tour.
• Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai (bao gồm một số chi phí phát sinh nếu có).
• Lập bảng thu thập phản hồi các ý kiến của khách hàng.

Đọc thêm: Công nghệ thực phẩm là gì? Ngành học có cơ hội việc làm và quyền lợi hấp dẫn

3. 7 kĩ năng của nhà điều hành tour xuất sắc

Là một nhà điều hành tour giỏi, bạn phải có kiến thức, sự hiểu biết và luyện tập thêm những kỹ năng để có thể làm hài lòng khách hàng nhất. Sau đây một vài kỹ năng cần thiết cần phải có:

Khả năng ngoại giao, giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu đối với những người làm trong ngành dịch vụ. Là người trực tiếp làm việc với khách hàng, hướng dẫn viên, đối tác, nhà cung cấp dịch vụ…kỹ năng giao tiếp sẽ giúp người làm điều hành tour truyền đạt được rõ ràng, cụ thể nhất những thông tin quan trọng tới từng đối tượng.

Khả năng khéo léo trong sử dụng ngôn từ còn giúp tạo thiện cảm với khách hàng, từ đó dễ đi đến thuyết phục học lựa chọn, ký kết hợp đồng. Cũng như mang lại các mối quan hệ tốt, lâu dài trong công việc cũng như cuộc sống.

Đầu óc “nhảy số” nhạy bén, xử lý vấn đề tốt

Xuyên suốt quá trình thực hiện quy trình điều hành tour du lịch, sẽ có rất nhiều các sự cố phát sinh, khiếu nại của khách hàng mà bạn phải đứng ra giải quyết. Điều này thật sự đòi hỏi người điều hành tour phải luôn giữ bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề, linh hoạt đổi sang phương án dự trù hoặc đưa ra hướng xử lý kịp thời, ổn thỏa.

Khả năng chịu áp lực tốt

Công việc nào cũng đều có áp lực riêng của nó và nghề điều hành tour cũng vậy. Với phương châm trong ngành dịch vụ “khách hàng là thượng đế”, bạn phải đặt khách hàng làm trọng tâm, đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của khách. Và khối lượng công việc mỗi ngày và các vấn đề phát sinh cũng sẽ đòi hỏi bạn có khả năng chịu áp lực tốt để sắp xếp công việc và phân chia một cách hợp lý.

Ngoại ngữ là ưu điểm lớn

Trong những năm gần đây, số lượng những du khách nước ngoài đến Việt Nam ngày càng nhiều hơn. Với sự phát triển như vậy, người điều hành tour cũng cần thành thạo các ngôn ngữ (tối thiểu là tiếng Anh) để đáp ứng nhu cầu của thị trường.Lợi thế về ngôn ngữ có thể giúp bạn thăng tiến trong công việc hoặc đơn giản là có mức lương cao hơn đấy !

Kỹ năng giải quyết, xử lý tình huống

Không chỉ xây dựng kế hoạch, điều hành tour còn là người trực tiếp đứng ra giải quyết tất cả các vấn đề, tình huống, sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện tour. Ngoài ra các trường hợp khách hàng khiếu nại, phản ánh về dịch vụ cũng là vấn đề cần giải quyết. Chính vì vậy, điều hành tour cần bình tĩnh, đánh giá, nhìn nhận vấn đề để đưa ra những phương án giải quyết kịp thời,  hợp lý nhất, không ảnh hưởng đến khách hàng cũng như hoạt động của công ty.

Khả năng sắp xếp, quản lý công việc và chịu được áp lực

Như đã thấy, khối lượng công việc của một điều hành tour rất lớn, mỗi ngày họ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề, tình huống cần xử lý, vì vậy áp lực công việc là điều không tránh khỏi. Để có thể hoàn thành tốt công việc cũng như giảm bớt áp lực nhân viên điều hành tour cần biết sắp xếp hợp lý, khoa học từng đầu công việc, quản lý theo hệ thống để không xảy ra tình trạng chồng chéo cũng như đạt hiệu quả cao.

Đọc thêm: Mức lương điều hành tour

4. Thu nhập hấp dẫn từ nghề điều hành tour 

Thu nhập của một nhân viên điều hành tour sẽ bao gồm: lương cơ bản, phụ cấp, hoa hồng theo doanh số, tiền tip (khi đi theo tour) và tiền thưởng.

Cụ thể, lương chính của điều hành tour hiện nay có thể dao động ở mức từ 5 - 7 triệu/tháng cho người chưa có kinh nghiệm, từ 8 - 10 triệu/tháng với những người đã đi làm từ 2 năm trở lên. Các khoản phụ cấp bao gồm tiền ăn trưa, tiền xăng xe và điện thoại - tùy vào chính sách của từng công ty và mức hoa hồng cũng vậy. Thường thì hoa hồng sẽ được tính dựa theo số du khách bạn phụ trách. Giả sử một đoàn khách có 20 người, bạn sẽ được tính 10 - 20 ngàn đồng 1 người, vậy thì mỗi đoàn sẽ được từ 200 - 400 ngàn.

Như vậy, tính tổng mỗi tháng (tùy vào tình trạng bán tour và thực hiện tour của doanh nghiệp nhiều hay ít), nhân viên điều hành tour du lịch có thể có thu nhập từ 12 - 20 triệu/tháng. Đây là mức thu nhập khá cao với một công việc trong văn phòng, không mấy khi tiếp xúc trực tiếp với khách.

Ngành du lịch sau thời gian đại dịch đang dần phục hồi và phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tuyển dụng đối với vị trí điều hành tour ngày càng nhiều. Như vậy, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về Điều hành tour. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của Điều hành tour và áp dụng hiệu quả !