PA là viết tắt của từ gì? Yêu cầu cần có của Personal Assistant

1. PA là gì?

PA là thuật ngữ được viết tắt từ Personal Assistant hay trợ lý cá nhân.

Trong các lĩnh vực kinh doanh, kinh tế tài chính PA giống như thư ký, trợ lý cá nhân -  người đảm nhận trách nhiệm hỗ trợ công việc cho Sếp của mình.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất năm 2024

2. Nhiệm vụ của PA

Công việc của trợ lý cá nhân là hỗ trợ cho duy nhất một cá nhân, bao gồm các công việc khác nhau như sắp xếp công việc cho Sếp/người quản lý; công việc hành chính hay các thủ tục giấy tờ, v.v.

Dưới đây là ví dụ thực tế của trợ lý cá nhân cho giám đốc Marketing. Nhiệm vụ của PA gồm:

• Quản lý, cập nhật lịch làm việc hàng giờ.
• Sắp xếp lịch làm việc hợp lý, luôn sẵn sàng khi cần hỗ trợ trong ngày.
• Quản lý lưu trữ, phân loại, trình ký các giấy tờ, đóng dấu hồ sơ Công ty.
• Quản lý chi tiêu hàng ngày, làm thanh toán các hóa đơn chứng từ.
• Thực hiện báo cáo chi tiêu hàng tuần/tháng/năm qua phần mềm homebudget.
• Chọn lọc, xử lý thư từ, cuộc gọi đến.
• Viết biên bản cuộc họp làm việc trong công ty, các đối tác, khách hàng.
• Mua vé máy bay, sắp xếp hành trình, booking khách sạn, xe đưa đón & lên lịch cho các chuyến du lịch, công tác, v.v.
• Theo dõi, ghi nhận các phản hồi từ xa khi sếp công tác nước ngoài và trong nước 24/7.
• Mời họp, liên lạc và cung cấp thông tin cho các bên tham dự, đảm bảo cuộc họp đáp ứng yêu cầu của sếp.
• Quản lý tiến độ công việc của các line manager & nhân viên.
• Chi tiêu mua sắm & và chọn quà tặng khi được yêu cầu.
• Chuẩn bị vật dụng cho các buổi quay hình, chụp hình, event theo yêu cầu khách hàng và chương trình.
• Đảm bảo an toàn, chăm sóc sức khỏe cho sếp khi cần thiết.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan và thực hiện công việc khác khi được yêu cầu.

Đọc thêm: FNB là gì? Xu hướng các mô hình ngành F&B hiện nay

3. Yêu cầu cần có của Personal Assistant

Về bằng cấp

Không có một quy định cụ thể nào về bằng cấp/trình độ của một trợ lý cá nhân, tuy nhiên trên thực tế các ứng viên có bằng cấp cao (bằng đại học) thường được ưu tiên. Các ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành về kinh tế, kinh doanh, truyền thông, marketing thường có nhiều lợi thế so với các ứng viên khác.

Với đặc thù công việc khác nhau, nhiều vị trí PA được nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên có từ 1 -2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương hoặc đã từng làm các công việc có liên quan.

Về kỹ năng

Bên cạnh những yêu cầu về kiến thức chuyên môn, Personal Assistant còn đòi hỏi kỹ năng và tố chất quan trọng như:

• Linh hoạt, thích ứng tốt: Giúp cho PA mau chóng thích nghi và hoàn thành các nhiệm vụ, công việc một cách hiệu quả nhất.
• Thân trọng và đáng tin cậy: Trợ lý cá nhân sẽ được yêu cầu ký các bản cam kết bảo mật thông tin bao gồm người được hỗ trợ, nội dung công việc, v.v.
• Chủ động: Tính chủ động là một yêu cầu tiếp theo mà người trợ lý cá nhân – Personal Assistant cần có. Thay vì, “bảo đâu làm đó” thì PA cần nhạy bén, đoán được ý người quản lý, thực hiện trước một số công việc trong khả năng để hỗ trợ tối đa với hiệu quả cao nhất.
• Khả năng tổ chức và đa nhiệm: Các trợ lý cá nhân đều được yêu cầu có khả năng sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý, kỹ năng quản lý thời gian tốt, và có thể xử lý nhiều công việc cùng lúc.
• Kỹ năng giao tiếp tốt: PA cần là người biết lắng nghe, thu nhận thông tin, biết cách đưa ra quan điểm hay ý kiến đúng và đồng thời cũng cần giữ yên lặng khi cần thiết. + Bên cạnh đó, PA là người đại điện hình ảnh cho người quản lý, do vậy cần biết tạo mối quan hệ, hay ngoại giao với người khác.
• Thành thạo sử dụng các công cụ tin học văn phòng, phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc hiệu quả.
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt, bởi đôi khi PA cần phối hợp với các bộ phận khác của công ty để giải quyết công việc.

4. Mức lương của PA

Thu nhập của trợ lý cá nhân cao hay thấp? Đây là câu hỏi được nhiều bạn đang quan tâm đến nghề nghiệp này đặt ra. Theo đó, PA có thể được thuê làm việc theo giờ hoặc từng dự án cụ thể.

Tùy vào tính chất dự án, mức lương của trợ lý cá nhân sẽ có sự khác nhau. Tại Mỹ, trung bình một PA sẽ nhận được khoảng 70.000 USD/năm, lương PA theo giờ trung bình khoảng 15 USD/giờ.

Tại Việt Nam, thống kê mức thu nhập công việc PA khó hơn do nhiều người tuyển chọn vị trí này theo mối quan hệ, hoặc thông qua các đơn vị headhunt. Trung bình thu nhập của vị trí này dao động từ 10 -16 triệu đồng/tháng, hoặc có thể cao hơn ở mức 30 - 40 triệu đồng/tháng.

Đọc thêm: Việc làm dành cho trợ lý dự án mới nhất

5. Người trẻ có nên làm PA không?

Người trẻ có nên làm PA không? Để trả lời câu hỏi này, trước hết chúng ta hãy cùng tìm hiểu những lợi ích mà người làm công việc này có thể nhận được.

Theo đó, khi bạn đảm nhận công việc trợ lý cá nhân cho một nhà quản lý cấp cao, Giám đốc công ty hay nhiều vị trí cấp cao khác bạn sẽ có nhiều cơ hội được học hỏi, tích lũy kiến thức, rèn luyện tính tỉ mỉ, cẩn thận, đặc biệt là mở rộng các mối quan hệ “chất lượng” – điều này hết sức quan trọng cho sự nghiệp của bạn về sau.

Do đó có thể thấy, vị trí này khá phù hợp với một người trẻ. Theo khảo sát, đa số người làm PA là những bản trẻ giỏi và có năng lực.

Lựa chọn trở thành một PA khi đang ở độ tuổi 25 – 30 tuổi là một lựa chọn không tệ cho bạn. Bởi vừa giúp bạn có mức thu nhập hấp dẫn vừa giúp bạn trau dồi được nhiều kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và những mối quan hệ tốt cho sự nghiệp của bạn sau này.

Với vị trí trợ lý cá nhân, đơn vị tuyển dụng thường rất hiếm khi tuyển dụng các ứng viên có độ tuổi cao. Điều này cũng đồng nghĩa với việc đây không phải là công việc phù hợp để gắn bó lâu dài trong sự nghiệp của bạn.

PA là công việc không thể thăng tiến, tuy nhiên bạn có thể có nhiều cơ hội và triển vọng khác để xây dựng danh tiếng cũng như nhiều vai trò mới ở các lĩnh vực và ngành nghề khác.

Đọc thêm: Market research là gì? Đặc điểm của nghiên cứu thị trường

Như vậy, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về PA. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của PA là viết tắt của từ gì? Yêu cầu cần có của Personal Assistant và thực hành hiệu quả.