Thư từ chối nhận việc là gì? Cách viết thư chuyên nghiệp

1. Thư từ chối nhận việc là gì? Có nên từ chối nhận việc?

Thư từ chối nhận việc là một văn bản (email hoặc thư giấy) mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng để thông báo từ chối lời mời nhận việc sau khi đã được tuyển chọn. Đây là một hình thức giao tiếp chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.

Việc tìm việc không phải lúc nào cũng dễ dàng khiến đôi lúc bạn muốn “nhận bừa” một công việc nhưng hãy nhớ rằng bạn gắn bó với công việc 8 tiếng/ ngày, hơn một nửa khoảng thời gian khi tỉnh của bạn dành cho công việc. Vì vậy, nếu như bạn vẫn băn khoăn việc có nên làm công việc mình không thích không hoặc có những lựa chọn tốt hơn thì bạn có thể suy nghĩ đến việc từ chối nhận việc và tìm hiểu cách viết email từ chối nhận việc.

2. Khi nào cần viết thư từ chối nhận việc?

Khi bạn đã nhận được lời mời làm việc từ nơi khác phù hợp hơn

Một trong những lý do phổ biến khiến ứng viên từ chối nhận việc là họ đã tìm được một cơ hội khác tốt hơn. Đó có thể là công việc đúng chuyên môn, mức lương cao hơn, hoặc môi trường làm việc phù hợp với cá tính và định hướng phát triển lâu dài. Trong trường hợp này, việc chủ động viết thư từ chối không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp nhà tuyển dụng không mất thêm thời gian chờ đợi.

Khi điều kiện làm việc chưa đáp ứng kỳ vọng cá nhân

Không ít trường hợp sau buổi phỏng vấn hoặc sau khi nhận được thư mời làm việc, ứng viên nhận ra mức lương, chế độ đãi ngộ, khối lượng công việc hoặc môi trường công sở chưa thật sự phù hợp. Nếu cảm thấy điều kiện làm việc không đảm bảo cho sự ổn định và phát triển bản thân, bạn hoàn toàn có thể từ chối một cách khéo léo qua thư.

Khi công việc không đúng với định hướng nghề nghiệp

Có những vị trí nghe qua thì hấp dẫn, nhưng khi cân nhắc kỹ hơn, ứng viên nhận ra nó không nằm trong lộ trình phát triển sự nghiệp dài hạn. Ví dụ: bạn theo đuổi lĩnh vực sáng tạo nhưng được mời vào vị trí hành chính. Trong trường hợp này, từ chối nhận việc là lựa chọn cần thiết để giữ vững định hướng cá nhân.

Khi có thay đổi bất ngờ về kế hoạch cá nhân hoặc gia đình

Đôi khi quyết định từ chối nhận việc không xuất phát từ phía công việc mà từ hoàn cảnh cá nhân. Có thể bạn gặp vấn đề sức khỏe, thay đổi nơi sinh sống, có kế hoạch học tập hoặc chăm sóc người thân... Những yếu tố này khiến bạn không thể bắt đầu công việc như dự định. Việc thông báo rõ ràng, chân thành qua thư sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ thông cảm và đánh giá cao thái độ của bạn.

Khi cảm thấy không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Một số ứng viên sau buổi phỏng vấn hoặc trải nghiệm thử việc ngắn ngày nhận ra rằng văn hóa, cách làm việc hoặc phong cách quản lý tại công ty không phù hợp với bản thân. Thay vì gượng ép gắn bó trong môi trường khiến bạn không thoải mái, lựa chọn từ chối ngay từ đầu là điều hợp lý. Lúc này, một bức thư từ chối với lời lẽ tôn trọng sẽ thể hiện bạn là người hiểu rõ bản thân và biết cách hành xử đúng mực.

Khi bạn muốn tạm dừng công việc để theo đuổi mục tiêu khác

Đôi khi ứng viên nhận được lời mời làm việc nhưng đang ở một giai đoạn khác trong cuộc sống, chẳng hạn muốn đi học, khởi nghiệp, đi du lịch dài ngày hoặc đơn giản là nghỉ ngơi sau thời gian làm việc căng thẳng. Nếu chưa thật sự sẵn sàng, việc nói lời từ chối là cần thiết để không làm ảnh hưởng đến tiến trình tuyển dụng của công ty.

3. Tầm quan trọng của thư từ chối offer

Thư từ chối offer được sử dụng khi ứng viên từ chối lời mời nhận việc từ phía nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhiều ứng viên lựa chọn im lặng và chỉ thông báo quyết định của mình khi HR gọi điện xác nhận việc. Hành động này của ứng viên vừa gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng vừa cắt đứt cơ hội của bản thân trong tương lai. Vậy tại sao phải viết thư từ chối offer? Dưới đây là một vài lý do bạn nên viết thư từ chối nhận việc: 

• Thể hiện sự tôn trọng nhà tuyển dụng: Nhà tuyển dụng công nhận năng lực của ứng viên và tin tưởng trao cơ hội việc làm. Vậy nên, khi không thể nhận offer, ứng viên nên viết thư hoặc gọi điện trực tiếp để từ chối vừa thể hiện sự tôn trọng vừa để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
• Tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng: Khi không chấp nhận thư offer, ứng viên nên gửi phản hồi sớm để nhà tuyển dụng nắm thông tin và lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới, đảm bảo tiến độ công việc. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của ứng viên.

4. Cách viết thư từ chối offer khéo léo, tinh tế

Hiện nay, đa phần nhà tuyển dụng sẽ trao đổi thông tin với các ứng viên thông qua email thay vì gọi điện. Vì thế, ứng viên nên viết thư từ chối nhận viết phản hồi trực tiếp qua email cho nhà tuyển dụng. Theo đó, chiếc email từ chối offer thông minh, chuyên nghiệp cần đầy đủ các yếu tố sau:

Tiêu đề email

Cách viết thư từ chối offer thế nào khéo léo? Trước tiên, ứng viên phải chú ý đến tiêu đề email. Ứng viên không nên viết rõ "thư từ chối offer" hay "thư từ chối nhận việc", cách viết này không thể hiện sự khéo léo, tinh tế. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần đặt tiêu đề theo cú pháp sau: Họ tên ứng viên + Vị trí công việc được mời. 

Nội dung email

Trong phần nội dung email, ứng viên nên trình bày đầy đủ những nội dung sau:

• Lời chào nhà tuyển dụng: Mở đầu thư từ chối offer không thể thiếu lời chào. Trường hợp biết tên nhà tuyển dụng, ứng viên có thể sử dụng cách chào "Dear Mr/Mrs/Ms + Tên người tuyển dụng + Chức vụ + Tên Công ty". Nếu không biết rõ tên của nhà tuyển dụng, ứng viên đưa ra lời chào theo công thức "Dear + Tên công ty" hoặc "Dear + Sir/Madam".
• Giới thiệu bản thân: Trong phần này, ứng viên nên trình bày ngắn gọn để đơn vị tuyển dụng xác định người gửi, tránh nhầm lẫn với các ứng viên khác.
• Lời cảm ơn nhà tuyển dụng: Dù không đồng ý nhận offer, ứng viên cũng đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng. Điều này vừa thể hiện sự tôn trọng đối phương vừa cho thấy sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc.
• Lời từ chối offer letter: Ứng viên phải khéo léo trình bày lý do từ chối công việc trong thư, không nên quá lan man cũng không nhất thiết phải thẳng thắn nói rằng đã nhận việc chỗ khác, lương quá thấp,....
• Lời kết: Ứng viên nên thể hiện tiếc nuối vì chưa có cơ hội hợp tác cùng công ty và gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng lần nữa. Đặc biệt, không quên bày tỏ hy vọng hợp tác trong tương lai và để lại thông tin liên hệ.

5. Những lưu ý khi viết thư từ chối offer

Khi viết thư từ chối nhận offer, ứng viên cần lưu ý một vài vấn đề quan trọng dưới đây. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa tạo ấn tượng cũng như giữ mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng.

Bỏ ngay lối suy nghĩ “từ chối trong im lặng”

Một trong những cách từ chối nhận việc gây mất thiện cảm nhất chính là lựa chọn im lặng. Lời từ chối đôi khi sẽ rất khó để nói ra, nhưng cũng không có lý do gì để bạn lựa chọn im lặng là sự hồi đáp duy nhất dành cho nhà tuyển dụng. Đôi khi chỉ là 1 – 2 vòng phỏng vấn trước khi đi đến kết quả cuối cùng, nhưng là cả một quy trình tuyển dụng và hội đồng đánh giá. Khi quyết định chọn bạn trở thành ứng viên ưu tiên, đôi khi nhà tuyển dụng phải từ chối nhiều ứng viên khác. Và thật hiển nhiên, chẳng nhà tuyển dụng nào lại mong muốn nhận được cách hồi đáp này của ứng viên cả.

Nhưng đáng buồn thay, trong thực tế đây lại là cách xử lý kém chuyên nghiệp của không ít người khi lựa chọn từ chối nhận việc. Hãy từ bỏ ngay cách từ chối nhận việc gây mất thiện cảm này nhé! Khi đã có quyết định, bạn phải luôn phản hồi thông tin nhanh chóng để phía công ty có thể nắm thông tin và sắp xếp. Điều này sẽ giúp hình ảnh của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

Thời gian gửi thư từ chối

Nếu không đồng ý nhận việc, ứng viên nên cân nhắc viết thư từ chối offer càng sớm càng tốt. Điều này giúp nhà tuyển dụng sớm nắm bắt được thông tin và có kế hoạch tìm kiếm nhân sự khác. Sự chậm trễ của ứng viên vừa không tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng vừa giảm cơ hội hợp tác với doanh nghiệp sau này. Thời gian hợp lý nhất để gửi thư từ chối offer là trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận thông báo.

Trong trường hợp bạn không từ chối nhận việc sớm, có thể nhà tuyển dụng đã liên hệ đến các bộ phận liên quan và chuẩn bị đầy đủ để bạn đến nhận việc. Và sẽ thế nào nếu ngày nhận việc, không thấy bạn xuất hiện, gọi điện cũng không được hoặc nhận được thông tin là bạn không nhận việc nữa. Bạn thấy không, sẽ chẳng mất thời gian như thế này cho đôi bên nếu như bạn biết cách từ chối nhận việc sớm đến nhà tuyển dụng. Chưa kể, việc này khiến cho ấn tượng ban đầu của nhà tuyển dụng về bạn cũng sẽ xấu đi đáng kể. 

Bày tỏ sự biết ơn

Dù không chấp nhận lời mời nhận việc vì nhiều nguyên nhân khác nhau, ứng viên vẫn nên duy trì giọng điệu biết ơn trong cách viết thư từ chối offer để nhà tuyển tuyển dụng biết bạn cũng dành thời gian cho họ. Bởi nhà tuyển dụng cũng tốn thời gian tìm kiếm và phỏng vấn nên hãy cảm ơn họ trước khi thông báo từ chối offer.  

Đơn giản hóa lý do từ chối

Sau khi bày tỏ sự biết ơn với nhà tuyển dụng, ứng viên cần trình bày rõ lý do từ chối. Có thể sau phỏng vấn, ứng viên thấy mức lương hoặc văn hóa công ty không phù hợp với mong muốn của bản thân nhưng không nên nói thẳng nguyên nhân như thế. 

Một vài lý do không gây mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, ứng viên có thể cân nhắc như mục tiêu nghề nghiệp của bản thân thay đổi, địa điểm làm việc xa nhà, công việc khác với định hướng nghề nghiệp của bản thân, v.vv.. Lưu ý, không nên trình bày lan man những gì bản thân phải trải qua trước khi đưa ra quyết định. 

Để mở cơ hội việc làm

Sau khi từ chối offer, ứng viên không nên đóng sầm cánh cửa kết nối với nhà tuyển dụng. Bởi, trong tương lai có thể bạn sẽ ứng tuyển vào doanh nghiệp thêm lần nữa. Nếu cảm thấy mối liên hệ với nhà tuyển dụng tích cực nhưng vai trò công việc không hợp vì nhiều lý do thì ứng viên nên giữ liên lạc "để dành" cho những cơ hội việc làm sau này. 

Ứng viên có thể xây dựng mối quan hệ với nhà tuyển dụng bằng cách đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trong buổi phỏng vấn. Chẳng hạn như "Mong có cơ hội gặp lại anh/chị trong buổi workshop về hướng nghiệp do công ty tổ chức vào tháng tới" hoặc "Thật vui khi được biết Quý công ty, mong rằng sau này sẽ có cơ hội được hợp tác lâu dài cùng Quý công ty". 

Giới thiệu ứng viên tiềm năng

Nếu quen biết ai đó tiềm năng, phù hợp với vị trí doanh nghiệp tìm kiếm, ứng viên có thể giới thiệu cho nhà tuyển dụng khi viết thư từ chối offer. Điều này như một lời xin lỗi nhà tuyển dụng cũng như hỗ trợ doanh nghiệp rút ngắn thời gian tuyển chọn nhân sự mới. Tuy nhiên, người được giới thiệu phải đảm bảo hội tụ đầy đủ yêu cầu và trả lời được những câu hỏi phỏng vấn của nhà tuyển dụng. 

Bày tỏ mong muốn giữ mối liên hệ với nhà tuyển dụng

Khéo léo gửi thêm lời mong muốn giữ mối liên hệ với nhà tuyển dụng là một cách từ chối nhận việc rất thông minh. Trái đất tròn lắm, không gặp nhau ở cơ hội này, biết đâu bạn sẽ gặp lại nhà tuyển dụng ở một cơ hội khác. Hãy giữ mối liên hệ với phía công ty, trong con đường sự nghiệp phía trước, bạn và nhà tuyển dụng sẽ có cơ hội làm việc với nhau thì sao? Nếu công việc bạn lựa chọn không phù hợp thì bạn còn có thể đề xuất với nhà tuyển dụng quay lại nhận việc nếu như công ty này vẫn còn có nhu cầu tuyển dụng.

6. Một vài mẫu thư từ chối offer chuyên nghiệp

Cách viết thư từ chối offer khi đã nhận việc khác

Dù đã nhận offer khác tốt hơn, phù hợp hơn nhưng ứng viên vẫn phải gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng. 

Mẫu thư từ chối bằng tiếng Việt

Thưa Quý công ty ABC 

Tôi là Nguyễn Ngọc Mai, tôi vừa nhận được thư mời nhận việc cho vị trí Content Marketing vào ngày 7/12/2022. Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đên Quý công ty vì đã dành thời gian phỏng vấn cũng như tạo cơ hội việc làm cho tôi.

Tuy nhiên, tôi thật sự xin lỗi và rất tiếc khi không thể đảm nhiệm công việc này. Sau khi cân nhắc kỹ càng, tôi thấy không phù hợp với mục tiêu trong tương lai của mình. Mong Quý công ty hiểu và cảm thông! 

Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng và xin lỗi về quyết định này. Mong Quý công ty sớm tìm được ứng viên tiềm năng cho vị trí Content Marketing. 

Hi vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác cùng nhau phát triển trong tương lai!

Trân trọng

Nguyễn Ngọc Mai 

Mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh

Dear ABC Company

My name is Nguyen Ngoc Mai, I just received a job offer for the position of Content Marketing on December 7, 2022. First of all, I would like to express my sincere thanks to your company for taking the time to interview me and create job opportunities for me.

However, I'm sorry and regret not being able to take on this job. After careful consideration, I found it unsuitable for my future goals. Hope you understand and sympathize!

Once again, I would like to thank the employer and apologize for this decision. Hope your company soon finds a potential candidate for the position of Content Marketing.

Hope we will have the opportunity to cooperate and develop together in the future!

Best regards

Nguyen Ngoc Mai

Cách viết thư từ chối offer khi công việc không hợp

Sau buổi phỏng vấn, bạn nhận thấy công việc không phù hợp với bản thân. Điều này rất bình thường và bạn có thể trình bày lý do này trong thư từ chối nhận việc. 

Mẫu thư từ chối bằng tiếng Việt 

"Thưa Quý công ty ABC 

Tôi là Nguyễn Ngọc Mai, tôi vừa nhận được thư mời nhận việc cho vị trí Content Marketing vào ngày 7/12/2022. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi cảm thấy công việc này không thực sự phù hợp với định hướng nghề nghiệp trong tương lai. Vì vậy, tôi quyết định từ chối lời mời nhận việc này, mong Quý công ty hiểu và thông cảm. 

Một lần nữa, tôi thật lòng biết ơn Quý công ty đã quan tâm và dành thời gian phỏng vấn cũng như tạo cơ hội việc làm cho tôi. Hy vọng trong tương lai chúng ta sẽ có thể hợp tác cùng nhau phát triển. 

Chúc Quý công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí Content Marketing. Chúc Quý công ty luôn thành công và phát triển mạnh mẽ.  

Trân trọng 

Nguyễn Ngọc Mai 

[Kèm chữ ký gồm số điện thoại, email]"

Mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh

"Dear ABC Company

My name is Nguyen Ngoc Mai, I just received a job offer for the position of Content Marketing on December 7, 2022.

However, after careful consideration, I feel that this job is not suitable for my future career direction. Therefore, I decided to decline this job offer, I hope you understand and sympathize.

Once again, I am genuinely grateful to your company for your interest and time in interviewing and creating job opportunities for me. Hopefully, in the future, we will be able to cooperate and develop together.

Hope your company soon finds a suitable candidate for the position of Content Marketing. Wish your company always a success and muscular development.

Best regards

Nguyen Ngoc Mai

[Attached signature including phone number, email]"

Cách viết thư từ chối offer khi lương không thỏa đáng

Mức lương luôn là vấn đề hàng đầu được hầu hết các ứng viên quan tâm. Đa số ứng viên đều mong muốn mức thu nhập của công việc mới cao hơn công việc cũ. Chính vì thế, khi không thỏa đáng về mức lương, ứng viên có thể từ chối offer nhận việc và đưa ra lý do thể hiện bản thân cần thu nhập tốt hơn. 

Mẫu thư từ chối offer bằng tiếng Việt

"Thưa Quý công ty ABC

Tôi là Nguyễn Ngọc Mai, tôi vừa nhận được thư mời nhận việc cho vị trí Content Marketing của Quý công ty. Tôi đánh giá cao lời đề nghị của Quý công ty nhưng tôi không thể chấp nhận offer này. 

Bởi sau một thời gian cân nhắc, tôi đã thấy mức lương hiện tại công ty đưa ra cho vị trí này chưa thực sự là con số như tôi mong đợi. Vì vậy, tôi rất tiếc khi phải từ chối lời mời nhận việc của Quý công ty. Mong Quý công ty thông cảm và sớm tìm được ứng viên tiềm năng. 

Một lần nữa, tôi thật lòng biết ơn Quý công ty đã quan tâm đến CV của tôi và dành thời gian phỏng vấn cũng như gửi lời đề nghị nhận việc cho vị trí Content Marketing. 

Hi vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác lâu dài trong tương lai. Chúc Quý công ty ngày càng phát triển hơn nữa!

Trân trọng 

Nguyễn Ngọc Mai"

Cách viết thư từ chối offer bằng tiếng Anh

"Dear ABC Company

My name is Nguyen Ngoc Mai, I have just received a job offer for the position of Content Marketing in your company. I appreciate your request but I cannot accept this offer.

After a period of consideration, I have found that the current salary the company offers for this position is not the number I expected. Therefore, I regret to decline your job offer. Hope your company understands and soon finds potential candidates.

Once again, I would like to thank you for your interest in my CV and for taking the time to interview and submit a job offer for the position of Content Marketing.

Hope we will have the opportunity to cooperate for a long time in the future. Wish your company more and more development!

Best regards

Nguyen Ngoc Mai"

Đọc thêm:

Top 10+ mẫu maill xác nhận phỏng vấn, nhận việc 2025 (song ngữ Anh-Việt)

Làm sao để thích nghi với văn hóa công ty mới? Bí quyết cho người đi làm