Tổ chức kho vận ngành bán lẻ: Những điều doanh nghiệp cần biết

1. Kho vận là gì?

Kho vận có thể hiểu đơn giản là quá trình chuyển giao hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất. Để quá trình này có thể được thuận lợi và nhanh chóng hơn thì các doanh nghiệp cần phải xây dựng 3 cơ sở hạ tầng gồm nhà kho, phân phối hàng hoá và vận tải. Kho vận có 3 vai trò chính là lưu trữ, di chuyển hàng hoá và quản lý thông tin:

• Lưu trữ: đây là vai trò khá quan trọng đối với kho vận. Là nơi cung cấp không gian để chứa các hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,...
• Di chuyển hàng hoá: hoạt động này gồm có 4 giai đoạn. Cụ thể là đưa hàng hóa về kho, vận chuyển hàng hóa từ khu vực đầu vào về đến kho, chọn những hàng hoá có lệnh xuất hàng đến nơi xuất hàng và cuối cùng là bốc dỡ lô hàng.
• Quản lý thông tin: theo dõi và quản lý thông tin của hàng hóa vào kho, lưu kho, xuất kho và mọi thông tin liên quan đến nhà kho. Những thông tin này đều được lưu trữ lại và sau đó sẽ được chuyển giao cho các cấp quản lý xem xét.

2. Cách tổ chức kho vận trong ngành bán lẻ chi tiết nhất

3. Các mô hình kho vận phổ biến trong bán lẻ

Mô hình trung tâm phân phối (Distribution Center – DC)

Đây là mô hình phổ biến nhất với các chuỗi bán lẻ quy mô lớn như siêu thị, hệ thống tiện lợi hay thương mại điện tử. Hàng hóa từ nhà cung cấp sẽ được đưa về một trung tâm phân phối chính, sau đó được phân loại, đóng gói và vận chuyển đến các cửa hàng hoặc điểm giao hàng. Mô hình này giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho tập trung, tối ưu vận hành và thương lượng giá tốt hơn với nhà cung cấp do quy mô nhập hàng lớn.

Tuy nhiên, nhược điểm là cần đầu tư lớn cho hạ tầng kho và hệ thống công nghệ quản lý, cũng như có nguy cơ "nghẽn cổ chai" nếu không xử lý kịp thời các đơn hàng lớn.

Mô hình kho bán hàng trực tiếp (Store-as-Warehouse)

Với sự phát triển của omni-channel, nhiều nhà bán lẻ tận dụng chính các cửa hàng vật lý như một điểm kho phụ để xử lý đơn hàng online. Khi khách hàng đặt hàng trên website hoặc ứng dụng, hệ thống sẽ điều hướng đơn đến cửa hàng gần nhất để giao nhanh.

Mô hình này giúp rút ngắn thời gian giao hàng, giảm áp lực cho kho trung tâm và tăng hiệu suất sử dụng hàng tồn tại điểm bán. Tuy nhiên, nó đòi hỏi sự đồng bộ cao giữa hệ thống bán lẻ và phần mềm kiểm kho – nếu không, rất dễ xảy ra tình trạng bán nhầm hàng hoặc hết hàng tại chỗ.

Mô hình kho trung chuyển nhanh (Cross-docking)

Cross-docking là mô hình không lưu kho dài hạn mà chỉ sử dụng điểm trung chuyển tạm thời. Hàng hóa từ nhà cung cấp được chuyển đến đây, sau đó phân loại nhanh và chuyển tiếp đến điểm bán hoặc người tiêu dùng. Thời gian hàng lưu tại kho rất ngắn, đôi khi chỉ vài giờ. Mô hình này phù hợp với các mặt hàng có vòng đời ngắn, đòi hỏi tốc độ luân chuyển cao như thực phẩm tươi sống, đồ ăn nhanh, hàng khuyến mãi. Ưu điểm là giảm chi phí lưu kho và giảm thời gian giao hàng, nhưng cần quy trình xử lý rất chuẩn, hạn chế sai sót trong khâu phân loại và điều phối.

Mô hình kho nhỏ theo khu vực (Micro Fulfillment Center – MFC)

Đây là mô hình kho mini được đặt gần các khu dân cư hoặc điểm bán đông khách. MFC cho phép xử lý đơn hàng ngay tại địa phương thay vì từ kho trung tâm, giúp giao nhanh trong ngày hoặc chỉ vài giờ. Mô hình này đang được các chuỗi siêu thị và sàn TMĐT như Tiki, VinMart, Bách Hóa Xanh thử nghiệm nhằm đáp ứng nhu cầu giao hàng siêu tốc. MFC thường có diện tích nhỏ (khoảng 300–800m²), hoạt động tự động hóa cao và gắn với hệ thống đặt hàng trực tuyến. Thách thức của mô hình này là chi phí thuê kho tại khu vực nội đô cao và cần tối ưu dòng hàng rất chặt để không bị tồn kho cục bộ.

MM Mega Market (việt nam) tuyển dụng 2025 | 335 vị trí đang tuyển

4. Những sai lầm phổ biến khi tổ chức kho vận bán lẻ

Thiết kế kho không dựa trên nhu cầu thực tế

Nhiều doanh nghiệp bán lẻ khi xây dựng hệ thống kho thường thiết kế theo cảm tính hoặc “sao chép” mô hình của doanh nghiệp khác mà không đánh giá đúng nhu cầu hàng hóa, tần suất xuất nhập hay đặc thù vận hành.

Kết quả là bố cục kho trở nên lộn xộn, không tối ưu cho dòng chảy hàng hóa, gây lãng phí diện tích và làm chậm tốc độ xử lý đơn. Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong các giai đoạn cao điểm như Tết hay sale lớn, khi hiệu suất kho bị kéo chậm nghiêm trọng.

Thiếu phần mềm quản lý kho (WMS) chuyên dụng

Việc quản lý kho bằng file Excel hoặc phương pháp thủ công có thể hiệu quả trong giai đoạn đầu, nhưng sẽ nhanh chóng trở nên lạc hậu và dễ sai sót khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Không có WMS, các hoạt động như cập nhật tồn kho real-time, cảnh báo hàng tồn lâu, đồng bộ đơn hàng online/offline… sẽ không thực hiện được. Điều này dẫn đến tình trạng hết hàng ảo, bán chồng hàng hoặc thất thoát không kiểm soát – ảnh hưởng nghiêm trọng đến vận hành và trải nghiệm khách hàng.

Kho vận tách rời với các bộ phận khác

Một sai lầm phổ biến là xem kho như bộ phận "hậu cần thuần túy", hoạt động tách biệt với mua hàng, bán hàng, marketing và giao vận. Khi không có sự liên kết thông tin – ví dụ: marketing chạy khuyến mãi mà không báo trước cho kho, hoặc mua hàng nhập số lượng lớn nhưng không kiểm tra sức chứa – sẽ gây ra khủng hoảng tồn kho, đọng vốn, hoặc trễ đơn hàng. Kho vận phải là mắt xích nằm trong toàn bộ chuỗi cung ứng, không thể hoạt động độc lập.

Không kiểm kê định kỳ và đối chiếu tồn kho

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc kiểm kê định kỳ vì cho rằng “có phần mềm rồi là đủ”. Tuy nhiên, nếu không có hoạt động kiểm đếm vật lý thường xuyên, các sai lệch tồn kho thực tế – do thất thoát, nhầm lẫn, hư hỏng… – sẽ không được phát hiện kịp thời. Hậu quả là đến khi kiểm kê cuối kỳ hoặc phát sinh khiếu nại khách hàng, doanh nghiệp mới phát hiện ra mất mát lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.

Lưu trữ quá nhiều hàng chậm luân chuyển

Tâm lý "nhập nhiều để được giá tốt" khiến không ít doanh nghiệp bán lẻ rơi vào bẫy hàng tồn – đặc biệt với những mặt hàng có vòng đời ngắn, dễ lỗi mốt hoặc dễ hư hỏng (mỹ phẩm, thời trang, F&B...). Khi không phân tích kỹ dữ liệu bán hàng để dự báo nhu cầu chính xác, kho sẽ chứa đầy hàng chậm luân chuyển, gây đọng vốn, chiếm diện tích và tăng chi phí bảo quản. Tệ hơn, việc này còn khiến không gian cho các dòng hàng “bán chạy” bị thu hẹp, làm giảm doanh số tiềm năng.

5. Kinh nghiệm quản lý kho vận hiệu quả cao

Sắp xếp kho hàng tối ưu

Quy trình quản lý kho hàng được sắp xếp khoa học sẽ giúp quá trình vận hành đạt hiệu suất cao và dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm kê và đánh giá một cách khách quan nhất.

Ngoài kỹ năng sắp xếp logic, hiệu quả bạn cũng cần chuẩn bị các kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất; tránh các tác động ngoại lực làm ảnh hưởng đến chất lượng, bao bì. Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng phù hợp như hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.

Bạn có thể sắp xếp kho theo mã SKU (mã hàng hóa) như một số cửa hàng bán lẻ khác đang làm. Theo đó hàng hóa được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của hàng sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó.

Công việc hằng ngày của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho của mình. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập số liệu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi không bị gián đoạn giữa các quy trình. 

Ngoài ra nhân viên kho cần thành thạo thuần thục việc lập phiếu xuất kho đầy đủ chi tiết với những đối tác khách hàng hay xuất nhập hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng,…

Vấn đề nhà quản lý luôn đau đáu ở bộ phận kho đó là nhân viên tuồn hàng ra ngoài, thậm chí là tự ý sử dụng gây thất thoát hàng hóa. Để ngăn chặn tình trạng này, người quản lý phải tổ chức nhân sự thật chặt chẽ. 

Ngay từ đầu phải sàng lọc, tuyển chọn người phù hợp, trung thực ngay từ khâu tuyển dụng, xây dựng bộ các quy định nghiêm ngặt, xử lý các tình trạng vi phạm để làm gương trong bộ phận công nhân viên. Đồng thời phân quyền cho từng người nhằm tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.