Sinopac BANK ★ 2.5

Bank SinoPac is one of the most leading banks in Taiwan. With 129 branches in Taiwan and 5 oversea branches including Viet Nam, it enables the Bank to provide customers with a full spectrum of services. In the expansion of HCMC Branch, we are seeking a highly organized and efficient Administrative Officer to join our team.

In this role, you will be responsible for providing comprehensive administrative support, ensuring the smooth day-to-day operations of the Bank.

***Responsibilities:
• Meeting and Event Management:
o Plan and manage internal and external meetings, coordinating with stakeholders to ensure smooth execution.
o Schedule and arrange meeting rooms, catering, audio-visual equipment, and other necessities.
o Oversee the planning and execution of Bank events, ensuring adherence to budget and timeline.

• Contract Management:
o Proactively monitor service contracts, notifying senior management of upcoming expiry dates and coordinating renewals.
o Liaise with vendors to negotiate terms and ensure fulfillment of contractual obligations.

• Logistics and Facilities Management:
o Arrange and manage transportation needs for staff, including car reservations and travel itineraries.
o Oversee the upkeep and maintenance of office facilities, ensuring cleanliness, security, and functionality.
o Manage inventory of office supplies and equipment, coordinating purchase orders and deliveries.

• Assets Management:
o Oversee the maintenance and tracking of both fixed and non-fixed assets, ensuring accurate and comprehensive records.
o Conduct annual physical inventory of all designated assets, verifying quantities and conditions against established protocols.

• Manage official documents, ensure the efficient and accurate processing of all incoming and outgoing ones.
• Maintain an organized and secure filing system for all physical and digital administrative documents.
• Propose the requests for approvals and process payments for essential supplies and services.
• Proactively identify and address administrative needs, proposing solutions and implementing improvements.
• Maintain a positive and professional demeanor, fostering a collaborative and efficient work environment.

***Trách nhiệm:
- Quản lý các cuộc họp và sự kiện:
o Lập kế hoạch và quản lý các cuộc họp nội bộ và với bên ngoài, phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo việc thực hiện diễn ra suôn sẻ.
o Lên lịch và sắp xếp phòng họp, ăn uống, thiết bị nghe nhìn và các nhu cầu khác nếu có
o Giám sát việc lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện của ngân hàng, đảm bảo tuân thủ ngân sách và thời gian,
- Quản lý Hợp đồng:
o Chủ động theo dõi các hợp đồng dịch vụ, thông báo cho ban quản lý về ngày hết hạn sắp tới và phối hợp gia hạn.
o Liên hệ với các nhà cung cấp để đàm phán các điều khoản và đảm bảo việc thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.
- Quản lý Hậu cần và Cơ sở vật chất tại văn phòng:
o Sắp xếp và quản lý nhu cầu vận chuyển cho nhân viên, bao gồm đặt chỗ xe và lịch trình di chuyển.
o Giám sát việc bảo trì và bảo dưỡng các cơ sở vật chất của văn phòng, đảm bảo vệ sinh, an toàn và chức năng.
o Quản lý kho và thiết bị văn phòng, phối hợp các đơn đặt hàng, nhận hàng và giao hàng.
- Quản lý tài sản
o Giám sát việc bảo trì và theo dõi cả tài sản cố định và không cố định, đảm bảo hồ sơ chính xác và đầy đủ.
o Thực hiện kiểm kê vật lý hàng năm đối với tất cả các tài sản được chỉ định, xác minh số lượng và tình trạng theo các quy định đã được thiết lập.
- Quản lý tài liệu chính thức, đảm bảo xử lý hiệu quả và chính xác tất cả tài liệu đến và đi.
- Duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu hành chính, bảo đảm cái dữ liệu bản cứng và bản điện tử được lưu trữ tốt và bảo mật.
- Đề xuất các yêu cầu để bảo đảm việc được phê duyệt và thanh toán liên quan các vật tư và dịch vụ hành chính.
- Chủ động xác định và giải quyết các nhu cầu hành chính, đề xuất giải pháp và thực hiện cải tiến.
- Giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp, thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và hiệu quả.