Trường THCS Và THPT Đinh Thiện Lý

1. Sắp xếp và điều phối công tác hậu cần (logistic) cho các chuyến công tác trong nước và nước ngoài / Arranging Travel & Logistics for Domestic and International Business Trips

• 1.1. Tiếp nhận yêu cầu công tác từ các phòng ban, xác nhận lịch trình và thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, đi lại, v.v cho các chuyến công tác trong nước và nước ngoài.

Receive business trip requests from departments, confirm schedules, and arrange flight tickets, hotel bookings, and transportation for both domestic and international trips.

• 1.2. Phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ để đảm bảo lịch trình công tác được sắp xếp hợp lý, theo dõi, điều chỉnh lịch trình công tác khi có thay đổi phát sinh.

Coordinate with service providers to ensure business trips are scheduled efficiently, monitor, and adjust itineraries in case of changes.

• 1.3. Thực hiện thanh toán các chi phí liên quan. Thống kê, lưu trữ và báo cáo chi phí công tác định kỳ / Make payment of relevant fees. Maintain records, track, and generate periodic reports on business travel expenses.

2. Phụ trách công tác lập và quản lý văn bản liên quan của bộ phận / Managing and handling departmental documents.

• 2.1. Thực hiện lập và quản lý các văn bản liên quan của bộ phận như biên bản, kế hoạch, tờ trình, báo cáo của bộ phận / Prepare and manage departmental documents, including meeting minutes, plans, proposals, and reports.

• 2.2. Thực hiện dịch các văn bản, tài liệu liên quan của bộ phận / Translate departmental documents and related materials as required.

3. Thực hiện công tác thanh toán định kỳ cho 2 cơ sở (Phí bảo vệ; Phí vệ sinh; Tiền điện: Tiền nước; Tiền điện thoại + internet) / Processing Periodic Payments for Two Facilities (Security fees; Cleaning service fees; Electricity bills; Water bills; Telephone and internet fees)

• 3.1. Tổng hợp, kiểm tra chứng từ và thực hiện thanh toán các chi phí vận hành cho hai cơ sở, bao gồm Phí bảo vệ; Phí vệ sinh; Tiền điện: Tiền nước; Tiền điện thoại + internet / Collect, verify, and process payments for operational expenses of two facilities, including: security fees, cleaning service fees, electricity and water bills, telephone and internet fees.

• 3.2. Tổng hợp, kiểm tra chứng từ và thực hiện thanh toán các chi phí vận hành cho hai cơ sở, bao gồm Phí bảo vệ; Phí vệ sinh; Tiền điện: Tiền nước; Tiền điện thoại + internet / Collaborate with relevant departments to assess and inspect service quality after contract signing.

4. Hỗ trợ công tác đấu thầu (bếp ăn, xe đưa rước, học tập trải nghiệm, v.v) / Supporting the Bidding Process (Cafeteria, Shuttle Services, Educational Activities, etc.)

• 4.1. Hỗ trợ liên hệ, thu thập báo giá từ các nhà cung cấp, so sánh và đề xuất phương án tối ưu về chi phí và chất lượng, hỗ trợ hồ sơ đấu thầu. / Assist in contacting and collecting quotations from suppliers, comparing and proposing the most cost-effective and quality-optimized options, and supporting bidding documentation.

• 4.2. Phối hợp với bộ phận liên quan để đánh giá, kiểm tra chất lượng dịch vụ sau khi ký kết hợp đồng. / Collaborate with relevant departments to assess and inspect service quality after contract signing.

5. Thực hiện các công tác khác theo yêu cầu của LĐNT và Trưởng bộ phận CSVC / Carry out other tasks as requested by the BOS and the Department Head of General Department.