Điều phối viên là những người thực hiện công việc như lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, quản lý, phân công và giám sát quá trình vận hành trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể hơn, mỗi khi có một sự kiện hay một công việc đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của nhiều bên thì điều phối viên sẽ là người đứng ra giữ trọng trách chính, đảm bảo sự kiện/công việc đó diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Điều phối viên sẽ phân chia công việc thành các đầu việc nhỏ, sau đó sắp xếp và phân công cho các bên tham gia.
Nghề điều phối viên là công việc khá giống với quản lý, nhưng ít mang cảm giác phân chia cấp bậc hơn. Nếu đưa ra một ví dụ minh họa để trả lời cho câu hỏi nhân viên điều phối là gì, thì có thể ví họ như một người quản lý không mang chức danh vậy.
Tìm hiểu thêm: Việc làm Điều phối sản xuất thu nhập cao
Lên kế hoạch cụ thể và dự trù tất cả những yêu cầu cần thiết để triển khai kế hoạch như nhân sự, chi phí, các loại thủ tục, v.v., và gửi lên cấp trên xin ý kiến chỉ đạo và kiểm duyệt.
Đọc thêm: Việc làm Thực tập sinh Điều phối lớp học cho sinh viên mới ra trường
Mỗi một dự án, công ty khác nhau sẽ có những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng dành cho điều phối viên. Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra một quy trình chuẩn, tổng quan nhất mà ai ở vị trí này cũng cần áp dụng khi làm việc.
Hãy xác định rõ mục tiêu mà bạn cần phải hoàn thành là gì? Mất bao nhiêu thời gian và cần những tài nguyên nào (nhân sự, công cụ, thiết bị,v.v.)? Từ đó, bạn hãy lên một kế hoạch sơ bộ về những gì bạn cần làm trong 3 giai đoạn chính: trước khi thực hiện, trong quá trình thực hiện và sau khi thực hiện dự án.
Ví dụ: đối với điều phối sự kiện, công việc ở đây bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị tới thực hiện một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành trong thời gian bao lâu, và phải đảm bảo hoàn thành tất cả nội dung chương trình của sự kiện.
Từ kế hoạch sơ bộ, bạn cần tiếp tục triển khai thành các đầu việc cụ thể.
Để có thể hoàn thành điều này, nhân viên điều phối có thể họp và xin ý kiến từ những đồng nghiệp khác, lắng nghe và tổng hợp ý kiến. Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô công việc để đưa ra kế hoạch phù hợp.
Trước khi bắt đầu công việc, nhân viên điều phối sẽ phân công và hướng dẫn công việc cho tất cả các vị trí. Tuy nhiên, trước đó cần phải suy nghĩ tới những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Nếu như gặp phải tình huống này thì phải xử lý như thế nào? Nếu như không có phương án xử lý phù hợp thì phải làm sao? Tất cả nên được chuẩn bị trước để trong quá trình tiến hành công việc sẽ không vì những vấn đề này khiến tất cả các bước khác bị gián đoạn.
Khám phá thêm: Việc làm Điều phối viên Marketing đãi ngộ tốt
Vị trí nhân viên điều phối hiện nay đang rất được săn đón trên thị trường lao động. Do nhu cầu đối với vị trí này không chỉ giới hạn trong ngành tổ chức sự kiện hay vận tải, mà hiện nay gần như các công ty trong lĩnh vực nào cũng cần có.
Mức lương cho vị trí nhân viên điều phối khoảng 8 - 15 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương của vị trí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, quy mô công ty và số năm kinh nghiệm của bạn. Mức lương cho chuyên viên điều phối sẽ rơi vào khoảng từ 10-30 triệu đồng/ tháng hay thậm chí là cao hơn tùy thuộc vào khả năng của bạn.
Hơn nữa, vì tính chất công việc điều phối viên rất gần với quản lý, thế nên bạn hoàn toàn có thể được thăng tiến lên vị trí này sau khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng. Đây là một lộ trình rất hấp dẫn dành cho bạn đấy!
Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với công việc này. Kỹ năng điều phối có nghĩa là bạn có thể phân chia công việc, làm người trung gian phối hợp và tạo động lực cho mọi người. Nếu không có khả năng này, bạn khó có thể hoàn tất một lượng lớn công việc.
Để có thể lên một kế hoạch chuẩn chỉnh và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không chỉ cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, mà còn cần óc quan sát, khả năng phân tích thông tin, khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và bình tĩnh khi đối mặt với sự cố.
Sau khi đã lên được một kế hoạch tốt, bạn cần phải có kỹ năng truyền đạt kế hoạch này đến những người trực tiếp thực hiện.
Mọi sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng trong truyền đạt thông tin đều có thể dẫn đến những sai lầm rất khó xử lý về sau. Và khi việc này cứ lặp lại, nó sẽ ảnh hưởng tới biểu hiện công việc cũng như uy tín cá nhân của bạn
Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự vào đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn đổi mới nên nếu có công việc khó khăn hay mới lạ thì người điều phối cần phải biết cách giải thích, truyền tải thông tin đến mọi người và nghĩ cách hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Điều bắt buộc đối với người điều phối sự kiện và tổ chức chương trình là phải hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Bạn không được để sự kiện diễn ra quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy, phân bổ thời gian để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là một kỹ năng rất quan trọng đối với công việc điều phối.
Xem thêm: Mức lương của Nhân viên Điều Phối Vận Tải Và Kho Bãi
Với sự xuất hiện của hệ thống kỹ thuật và phần mềm hỗ trợ, việc điều phối nay đã dễ dàng hơn. Thay vì phải gặp gỡ và thảo luận thường xuyên, nhân viên điều phối có thể liên hệ với những người khác thông qua ứng dụng chia sẻ thông tin hoặc gửi email cho đối tác.
Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như tiếp thị và quảng cáo, ứng viên phải sử dụng thành thạo mạng xã hội. Khi đã quen thuộc và hiểu biết nhất định về các tính năng của phần mềm mới này sẽ rất có ích về sự hỗ trợ và triển khai điều phối.
Tính chất công việc điều phối cần làm việc với đối tác để hiểu mong muốn của họ nhằm triển khai kế hoạch. Ngoài ra, nhân viên điều phối cần phối hợp với các bộ phận, đơn vị khác để hỗ trợ và hoàn thiện dự án.
Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối có trách nhiệm tập hợp, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề. Vì vậy, để làm tốt vai trò của một điều phối viên, bạn cần có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.
Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho người làm điều phối mà còn cho hầu hết các lĩnh vực khác như một kỹ năng bắt buộc. Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp và bộ phận khác để có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc.
Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể giữ cái tôi của mình quá cao vì sẽ gây nên xích mích, bất hòa giữa mọi người mà cần biết cách lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của người khác.
Giai đoạn hiện tại là thời điểm bùng nổ của các dịch vụ giao hàng. Vì vậy, điều phối hàng hóa là một công việc rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.
Nhân viên điều phối hàng hóa cần phải chỉ định đơn hàng cho người chuyển phát nhanh và theo dõi quá trình giao hàng. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm quản lý đội giao hàng, số lượng giao hàng,... đảm bảo rằng hàng hóa phải được giao đúng thời gian và địa điểm mà khách hàng yêu cầu.
Nhân viên điều phối vận tải thường được tuyển dụng bởi các công ty vận tải. Nhiệm vụ chính là tổ chức vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi nhận hàng. Họ sẽ lãnh đạo một nhóm gồm tài xế, kỹ thuật viên xe và các nhân viên giao hàng.
Do tính chất công việc vận tải rất nặng nhọc nên nhiều nhà tuyển dụng thường yêu cầu người điều phối là nam giới. Ngoài ra, ứng viên cũng yêu cầu trình độ cao đẳng/đại học trở lên đối với chuyên ngành vận tải, quản lý,... Nếu bạn đã có kinh nghiệm điều phối vận tải trước đó thì bạn sẽ có nhiều lợi thế ứng tuyển hơn. Ngoài ra, ứng viên cũng cần có kiến thức quản lý thời gian vì hoạt động vận tải quan trọng nhất là lịch trình.
Đối với các sự kiện chung, nhân viên điều phối sự kiện có trách nhiệm quản lý và điều phối công tác chuẩn bị tổng thể cho sự kiện. Không giống như nhân viên điều phối của công ty, nhân viên điều phối sự kiện thường làm việc tự do và được tuyển dụng cho các loại sự kiện khác nhau.
Công việc của một điều phối viên sự kiện thường rất phức tạp:
Do tính chất công việc phức tạp nên điều phối viên sự kiện thường phải có bằng cử nhân về Truyền thông, Marketing, Quan hệ công chúng,... và có khả năng làm việc nhanh dưới áp lực về thời gian; nhất là phải giỏi giao tiếp. Nếu bạn đam mê điều khiển sự kiện, đừng ngần ngại theo đuổi vị trí này nhé!
Vai trò của nhân viên điều phối kho là quản lý tất cả hàng hóa nhập vào, xuất ra và hiện có trong kho. Người điều phối kho chịu trách nhiệm điều phối nhân viên phân loại sản phẩm, làm sạch, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,... Ngoài ra, họ cần cập nhật tình trạng hàng tồn kho và các thông tin hàng nhập vào, xuất ra, nhãn hiệu sản phẩm và sắp xếp sản phẩm theo khu vực.
Công việc chính của vị trí này liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa như:
Đọc thêm: Việc làm Điều phối Logistics mới nhất
Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối giao thông tiết kiệm như sau:
Người điều phối dự án sẽ làm việc với người quản lý dự án để theo dõi và phân công công việc cho thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Người điều phối dự án chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm thực hiện trơn tru toàn bộ dự án sau đó thu thập và phân phối thông tin cần thiết, cập nhật thông tin công việc trong thời gian thực hiện dự án.
Nhân viên điều phối viên y tế là người sẽ có vai trò trong việc đưa ra nhiều kế hoạch để tiếp thị, quảng bá thương hiệu bệnh viện đến nhiều khách hàng, góp phần nâng cao hình ảnh, uy tín của bệnh viện. Ngoài ra họ cũng đảm nhiệm nhận vụ tư vấn y tế, thu thập các thông tin về dịch tễ, bệnh tật của người bệnh.
Nhân viên điều phối ngân hàng sẽ đảm nhiệm rất nhiều các đầu việc như: Chủ động và đón khách hàng khi bước vào ngân hàng, hướng dẫn tỉ mỉ và chi tiết nếu khách có yêu cầu hướng dẫn sử dụng giao dịch trực tuyến hoặc ATM; hướng dẫn chi tiết khi khách hàng có nhu cầu giao dịch gửi tiền hoặc rút tiền, vay tiền tại quầy giao dịch; chỉ dẫn khách khiếu nại nếu như khách gặp sự cố nào đó; xử lý tất tần tật mọi thắc mắc mà khách hàng quan tâm trong thẩm quyền của mình.
Ngoài ra nhân viên điều phối ngân hàng cũng cần đảm bảo đưa khách đến đúng khu vực khách cần xử lý, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đưa các thông tin tờ rơi sản phẩm hoặc giao tiếp khách hàng trong khu vực chờ; hỗ trợ khách điền các thông tin theo mẫu yêu cầu.
Công việc chính của nhân viên điều phối hành chính sẽ bao gồm việc cấp phép các thiết bị làm việc như bàn ghế văn phòng, máy tính, máy in, điện thoại… cho nhân viên mới; điều phối vị trí chỗ ngồi làm việc của các phòng ban, nhân viên. Bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ phân phát thư từ đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp; giải quyết các ông việc được cấp trên giao cho.
Ngành vận tải hàng hóa tại Việt Nam đang phát triển khá mạnh mẽ. Điều này kéo theo nhu cầu tuyển dụng nhân viên điều phối ngày càng cao hơn. Như vậy 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về Điều phối viên. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của Điều phối viên và thực hành hiệu quả.
>> Tìm hiểu thêm các công việc Điều phối:
Việc làm Nhân viên Điều đang tuyển dụng
Mức lương của thực tập sinh điều phối lớp học là bao nhiêu?
>> Khám phá thêm các chuyên mục hấp dẫn và hữu ích khác tại 1900.com.vn:
Đăng nhập để có thể bình luận
Trong những năm gần đây, công việc telesale trở nên phổ biến và được nhiều người lựa chọn. Vậy, cụ thể công việc telesale là gì? Công việc telesale là làm gì? Tại sao telesale lại trở nên “hot” như vậy? Và đâu là kinh nghiệm để làm một telesale hiệu quả? 1900 - tin tức việc làm tổng hợp bài viết Tố chất cần có nghề Telesale giúp bạn nắm vững kiến thức và cung cấp thông tin hữu ích trong công việc.
Lựa chọn nghề nghiệp là một trong những quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống của mỗi người. Để lựa chọn được một công việc phù hợp thì bạn nên cân nhắc đến mức thu nhập của từng ngành nghề. Hãy cùng ‘Tin tức việc làm’ tham khảo những công việc có mức lương cao năm 2023 qua bài viết dưới đây. 1900 - tin tức việc làm tổng hợp bài viết TOP nghề nghiệp thu nhập cao 2023 giúp bạn nắm vững kiến thức và cung cấp thông tin hữu ích trong công việc.
7Ps Marketing có vai trò vô cung quan trọng dẫn tới sự tác động tới trải nghiệm thương hiệu của người dùng. Phải đảm bảo chúng đa dạng nhưng thống nhất trong tâm trí khách hàng. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1900 - tin tức việc làm chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về nó nhé !