Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên điều hành

Quản trị kinh doanh là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn nhân viên điều hành thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí nhân viên điều hành 

Theo bạn, nhân viên điều hành là gì?

Nhân viên điều hành là vị trí công việc xuất hiện trong rất nhiều ngành nghề, chịu trách nhiệm hỗ trợ hành chính, các nhiệm vụ văn thư, giám sát các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Họ thường báo cáo trực tiếp cho người quản lý hoặc những người giám sát cấp cao hơn. Một nhân viên điều hành chịu trách nhiệm cho tất cả các chức năng hành chính, bao gồm các hoạt động, quản lý, cải tiến quy trình, xác định các vấn đề khác nhau cần tuân thủ và lập kế hoạch, phát triển chiến lược.

Vì sao bạn muốn trở thành nhân viên điều hành?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí nhân viên điều hành là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Nhân viên điều hành làm công việc gì?

Để trở thành một nhân viên điều hành giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty, một nhân viên điều hành sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.

Các nhân viên điều hành tập trung giải quyết các vấn đề của khách hàng, điền đơn đặt hàng và kiểm tra hàng hóa. Trong nhiều ngành khác, họ cũng có thể giúp quản lý văn phòng và nhân viên, giao các nhiệm vụ như đặt hàng vật tư và chuẩn bị báo cáo bán hàng, thậm chí là giúp đào tạo nhân viên và thực hiện một số nhiệm vụ kế toán.

Cụ thể, công việc của nhân viên điều hành bao gồm

• Cụ thể, công việc của nhân viên điều hành bao gồm:
• Giám sát, chỉ đạo các quy trình và thủ tục hành chính hàng ngày của công ty.
• Báo cáo và hỗ trợ quản lý/giám đốc điều hành trong các nhiệm vụ chung và nhiệm vụ hàng ngày.
• Đảm bảo chính sách của công ty được thực hiện đúng, hành động hướng đến mục tiêu kinh doanh chung.
• Vạch ra chiến lược, lập kế hoạch và quản lý dự án.
• Phân tích và duy trì dữ liệu liên quan tới tất cả các hoạt động.
• Thúc đẩy hoạt động kinh doanh, tăng lợi nhuận.
• Giao tiếp với các nhóm quản lý để xác nhận và thực hiện các quy trình của công ty.
• Đào tạo nhân viên về chính sách, thủ tục và giám sát công việc hàng ngày của họ.
• Đặt mục tiêu cho nhân viên và theo dõi tiến trình của họ.
• Tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên.
• Cải thiện chính sách, đề xuất biện pháp để cải thiện chất lượng, hiệu suất công việc.
• Góp phần đổi mới sản phẩm mới, dịch vụ mới.
• Theo dõi và duy trì ngân sách, chi phí hoạt động.
• Phối hợp mua nguyên liệu và vật tư.
• Theo dõi hàng tồn kho.
• Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng và nhà cung cấp.
• Dự báo, chuẩn bị ngân sách hàng năm, lập kế hoạch chi tiêu, phân tích phương sai, giải pháp khắc phục.
• Phát triển hệ thống quản lý bằng cách xác định các yêu cầu xử lý và lưu trữ sản phẩm, xây dựng, thực hiện, thực thi và đánh giá các chính sách hoặc thủ tục, xây dựng quy trình tiếp nhận sản phẩm, sử dụng thiết bị, quản lý hàng tồn kho và vận chuyển.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một nhân viên điều hành.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên điều hành về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành quản trị kinh doanh như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các phương pháp giúp kiểm kê hàng tồn kho gồm những gì ?

Theo dõi tất cả thông tin sản phẩm

Nhà quản lý cần đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin sản phẩm, các mặt hàng trong kho. Thông tin này phải bao gồm SKU, dữ liệu mã vạch, nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ và số lô. Bạn cũng có thể cân nhắc theo dõi chi phí của từng mặt hàng theo thời gian để có thể biết các yếu tố có thể thay đổi chi phí, chẳng hạn như sự khan hiếm và tính thời vụ.

Kiểm tra hàng tồn kho của doanh nghiệp

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho tiếp theo chính là kiểm tra số lượng hàng thực tế trong kho thường xuyên. Một số doanh nghiệp thường tiến hành thống kê toàn diện hàng tồn kho mỗi năm một lần. Một số khác lại tiến hành kiểm tra tại chỗ các mặt hàng hot nhất theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Bất kể bạn thực hiện theo cách nào, điều quan trọng nhất vẫn là kiểm tra và báo cáo tồn kho thường xuyên, định kỳ. 

Phân tích hoạt động của nhà cung cấp

Các nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể gây ra vấn đề với hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nếu nhà cung cấp của bạn thường xuyên trì hoãn việc giao hàng hoặc bán khống đơn hàng, thì đã đến lúc bạn nên thay đổi đối tác. Nhà quản lý cần trao đổi các vấn đề với nhà cung cấp và tìm ra vấn đề. Hãy chuẩn bị đối phó với mức tồn kho không chắc chắn hoặc thay nhà cung cấp mới. 

Thực hành quy tắc kiểm kê 80/20

Thông thường, trong 80% lợi nhuận của doanh nghiệp đến từ 20% hàng hóa trên kệ. Doanh nghiệp nên ưu tiên quản lý hàng tồn kho trong số 20% các mặt hàng ​​này. 

Nhà quản lý cần hiểu toàn bộ vòng đời bán hàng của những hàng hóa này, bao gồm: số lượng được bán trong một tuần hoặc một tháng và theo dõi chúng chặt chẽ. Đây là những mặt hàng giúp doanh nghiệp kiếm được nhiều lợi nhuận nhất, đừng thiếu sót trong việc quản lý chúng. 

Nhất quán trong cách thức nhập hàng

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thứ 6 chính là việc nhất quán trong cách thức nhận hàng. Cần đảm bảo rằng hàng tồn kho được xử lý, người quản lý kho cần kiểm soát quy trình hàng tồn kho được thực hiện theo cách nhất quán hay mỗi nhân viên lại áp dụng một cách khác nhau. 

Sự khác biệt nhỏ về cách thức nhập hàng mới có thể khiến bạn đau đầu vào cuối tháng hoặc năm hay tự hỏi tại sao các con số lại không khớp với đơn đặt hàng. Chính vì vậy nhà quản lý cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên kho, nhân viên nhập  hàng đều thống nhất phương pháp làm việc. 

Quy trình 6 bước kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất là những bước nào ?

Quy trình thực hiện kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất bao gồm một loạt các bước được thực hiện một cách cụ thể để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra:

Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng

Bước đầu tiên là thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Tiêu chuẩn chất lượng bao gồm các yêu cầu kỹ thuật và các chỉ tiêu định lượng mà sản phẩm cần đạt được. Điều này bao gồm xác định các thông số kỹ thuật, quy định và tiêu chuẩn mà sản phẩm cần tuân thủ. Bên cạnh đó, những tiêu chuẩn nêu trên cần phải cụ thể, có khả năng đo lường và có thể đạt được.

Bước 2:  Xác định điểm/giai đoạn kiểm soát chất lượng 

Bước tiếp theo là xác định các điểm kiểm soát chất lượng quan trọng trong quy trình sản xuất. Điểm kiểm soát chất lượng là các vị trí hoặc giai đoạn trong quy trình sản xuất mà các hoạt động kiểm soát chất lượng được thực hiện. Điều này có thể bao gồm kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra quá trình sản xuất và kiểm tra sản phẩm cuối cùng trước khi xuất xưởng.

Bước 3: Thiết lập phương pháp kiểm tra

Tiếp theo, cần thiết lập phương pháp kiểm tra để đánh giá chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Phương pháp kiểm tra có thể bao gồm kiểm tra vật liệu, đo lường, thử nghiệm hoặc xem xét mẫu. Các phương pháp này phải được xác định một cách chính xác và đáng tin cậy để đảm bảo việc đo lường chính xác và đánh giá chất lượng.

Bước 4: Thực hiện kiểm soát chất lượng 

Sau khi thiết lập tiêu chuẩn, điểm kiểm soát và phương pháp kiểm tra, quá trình kiểm soát chất lượng được thực hiện trong quy trình sản xuất. Các hoạt động kiểm soát chất lượng như kiểm tra, giám sát, đánh giá và xác minh được thực hiện tại các điểm kiểm soát quan trọng để đảm bảo rằng quy trình sản xuất tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng.

Bước 5: Ghi nhận và phân tích dữ liệu 

Dữ liệu từ các hoạt động kiểm soát chất lượng được ghi nhận và phân tích để đánh giá hiệu suất chất lượng của quy trình sản xuất. Thông qua việc phân tích dữ liệu, các xu hướng, sự biến đổi và các vấn đề chất lượng có thể được nhận ra để giúp doanh nghiệp định hướng cũng như đưa ra các biện pháp khắc phục và cải thiện.

Bước 6: Cải tiến liên tục

Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu và phản hồi từ khách hàng, các biện pháp cải tiến liên tục được thực hiện để nâng cao chất lượng và hiệu suất của quy trình sản xuất. Các biện pháp này có thể bao gồm cải tiến quy trình, đào tạo nhân viên, sử dụng công nghệ mới hoặc cải tiến các phương pháp kiểm soát chất lượng.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí nhân viên điều hành 

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một nhân viên điều hành như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, nhân viên điều hành có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn nhân viên điều hành sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề nhân viên điều hành như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?