Câu hỏi phỏng vấn Trưởng Nhóm tuyển sinh

Ngành Marketing là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn Trưởng nhóm tuyển sinh  thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí Trưởng nhóm tuyển sinh  

Theo bạn, Trưởng nhóm tuyển sinh là gì ?

Trưởng nhóm tuyển sinh là người có trách nhiệm quản lý và lãnh đạo các nhân viên tư vấn tuyển sinh. Họ thường làm việc trong các trường học, trung tâm ngoại ngữ hoặc trung tâm tư vấn tuyển sinh du học, v.vv.. Chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhóm tư vấn tuyển sinh hoạt động hiệu quả, từ đó thu hút học viên hoặc sinh viên mới, đảm bảo các chỉ tiêu do đơn vị đào tạo yêu cầu. 

Vì sao bạn muốn trở thành Trưởng nhóm tuyển sinh ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực Marketing. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí Trưởng nhóm tuyển sinh  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Trưởng nhóm tuyển sinh làm công việc gì?

Để trở thành một Trưởng nhóm tuyển sinh giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của trung tâm. Một Trưởng nhóm tuyển sinh sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể Trưởng nhóm tuyển sinh làm các công việc sau đây:

Trưởng nhóm tư vấn tuyển sinh phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo rằng nhóm hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu tuyển sinh. Cụ thể, trưởng nhóm tuyển sinh phải đảm nhận những công việc sau đây. 

Trực tiếp tư vấn tuyển sinh

Trong vai trò của một trưởng nhóm tư vấn tuyển sinh, nhiệm vụ của bạn không chỉ giới hạn trong việc quản lý và lãnh đạo nhóm tư vấn tuyển sinh. Công việc của bạn sẽ được mở rộng, bao gồm cả việc trực tiếp tư vấn và hỗ trợ học sinh, sinh viên và phụ huynh trong quá trình tuyển sinh.

Cụ thể, bạn có nhiệm vụ cung cấp thông tin chi tiết về các chương trình học, ngành học, lớp học và yêu cầu đầu vào. Ngoài ra, bạn cần lắng nghe và tìm hiểu nhu cầu, mục tiêu và ước mơ của học viên, từ đó tư vấn các khóa học phù hợp. Bên cạnh đó, bạn phải giải đáp các câu hỏi về quy trình tuyển sinh, học phí, học bổng, v.vv.. trong quá trình tư vấn. 

Quản lý bộ phận tư vấn tuyển sinh

Nhiệm vụ chính của trưởng nhóm tuyển sinh là quản lý bộ phận tư vấn tuyển sinh, trong đó bao gồm quản lý hoạt động tuyển sinh và quản lý nhân sự. Cụ thể như sau: 

• Quản lý hoạt động tuyển sinh: Trưởng nhóm tư vấn tuyển sinh có nhiệm vụ xác định mục tiêu của nhóm, từ đó xây dựng chiến lược, kế hoạch phù hợp. Bên cạnh đó, trưởng nhóm có nhiệm vụ tính toán ngân sách cần thiết cho chiến lược, làm việc với các bộ phận khác để đạt được mục tiêu.
• Quản lý nhân sự: Trưởng nhóm tuyển sinh là “đầu tàu” của nhóm tư vấn tuyển sinh. Chính vì thế, bạn có trách nhiệm dẫn dắt các thành viên trong nhóm hoàn thành mục tiêu KPI đã đặt ra. Để làm được điều này, bạn cần lên kế hoạch cụ thể, đặt chỉ tiêu KPI cho từng nhân sự trong nhóm tuyển sinh, thường xuyên thúc đẩy, tạo động lực để họ hoàn thành mục tiêu. 

Tham gia tuyển dụng, đào tạo nhân viên

Sự phát triển của đội ngũ tư vấn viên sẽ mang lại thành công cho các chương trình tuyển sinh. Do đó, trong vai trò người trưởng nhóm, bạn có nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân viên tư vấn tuyển sinh mới. Công việc cụ thể như sau: 

• Xác định nhu cầu về nhân lực, soạn thảo mô tả công việc, đăng tin tuyển dụng.
• Thực hiện các cuộc phỏng vấn để lựa chọn ứng viên phù hợp.
• Phối hợp với các bộ phận chuyên môn để đào tạo kiến thức và kỹ năng cho nhân viên tư vấn tuyển sinh.
• Giới thiệu về quy trình tuyển sinh, chính sách và quy định của tổ chức hoặc trường học.
• Đào tạo kỹ năng tư vấn và hỗ trợ học viên, hướng dẫn cách tìm kiếm học viên.

Nghiên cứu khách hàng

Bởi vì làm việc trong lĩnh vực giáo dục nên đối tượng khách hàng của trưởng nhóm tư vấn tuyển sinh khá đặc biệt, chủ yếu là học sinh, sinh viên và phụ huynh. Tuy nhiên, mỗi đối tượng khách hàng sẽ có nhu cầu, mong muốn và hành vi khác nhau. Do đó, trưởng nhóm tuyển sinh có nhiệm vụ kết hợp với bộ phận liên quan để nghiên cứu khách hàng mục tiêu của trung tâm đào tạo.

Từ kết quả nghiên cứu, nhóm tư vấn tuyển sinh có thể đưa ra các chiến lược tiếp cận khách hàng phù hợp. Ngoài ra, nhà trường có thể dựa vào kết quả nghiên cứu để mở thêm các khóa học mới, đáp ứng nhu cầu của học sinh, sinh viên. 

Tổ chức sự kiện

Tại một số đơn vị đào tạo, trưởng nhóm tư vấn tuyển sinh có nhiệm vụ tổ chức các sự kiện liên quan đến hoạt động tuyển sinh. Cụ thể, bạn có nhiệm vụ kết hợp với một số phòng ban khác để triển khai kế hoạch tổ chức, mục tiêu sự kiện, lịch trình, ngân sách, v.vv.. 

Khi sự kiện diễn ra, bạn có nhiệm vụ hỗ trợ học viên và phụ huynh, cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc của họ. Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần tổng hợp thông tin và báo cáo kết quả cho cấp trên để đánh giá hiệu quả của sự kiện. 

Ngoài các sự kiện liên quan đến tuyển sinh, bạn có thể tham gia tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho học viên, lễ khai giảng, tổng kết, v.vv.. của trung tâm, cơ sở đào tạo. 

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Trưởng nhóm tuyển sinh .

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn Trưởng nhóm tuyển sinh về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành Marketing như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Cần làm gì khi phụ huynh luôn có đòi hỏi cao ?

• Giao tiếp một cách hiệu quả: Điều rất thông thường trong mối quan hệ giữa phụ huynh và Trưởng nhóm tuyển sinh là sự thiếu giao tiếp hiệu quả về những thông tin trong lớp học. Một nguyên tắc chung cho việc giao tiếp hiệu quả và là nguyên tắc tốt nhất đó là cho phụ huynh biết quá nhiều còn hơn là họ không biết gì. Các thông báo qua email, các thư gửi viết tay hoặc các thông tin về lớp học trên website là những cách mà Trưởng nhóm tuyển sinh có thể cân nhắc sử dụng. Nếu có thể Trưởng nhóm tuyển sinh hãy tạo cho phụ huynh các cơ hội được phản hồi những thông tin về chính học sinh.
• Chủ động trong việc trao đổi thông tin: Việc quan trọng là Trưởng nhóm tuyển sinh phải nắm giữ vai trò chủ đạo trong việc giao tiếp với những phụ huynh có yêu cầu cao. Gợi ý đầu tiên của tôi là luôn chủ động thiết lập một lộ trình trong các cuộc gặp với phụ huynh. Đối với những vấn đề đột xuất xảy ra tôi sẽ hạn chế trao đổi thông tin qua email hay tin nhắn điện thoại mà hẹn gặp phụ huynh trực tiếp để tránh những hiểu lầm không đáng có.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp: Ngày nay học sinh và phụ huynh thật sự là đối tượng khách hàng của các trung tâm. Chúng ta đang phải nỗ lực làm hài lòng phụ huynh với thái độ nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm. 4 cách trên sẽ giúp Trưởng nhóm tuyển sinh có thêm kinh nghiệm trong quá trình làm việc với phụ huynh nhằm mục tiêu thống nhất là giúp học sinh tiến bộ hơn trong quá trình học tập.

Các kênh tìm kiếm khách hàng hiệu quả là những kênh nào ?

Thông qua mạng xã hội 

Ngày nay, với sự bùng nổ của công nghệ số và sự phát triển của các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,… đã tạo điều kiện cho nhiều doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm khách hàng của mình.

Để tìm kiếm được khách hàng trên mạng xã hội, trước tiên bạn cần xác định được chân dung khách hàng tiềm năng của mình và hình dung được thói quen, hành vi của họ trên các trang mạng xã hội.

Email marketing

Tương tự như các trang mạng xã hội, với thời đại công nghệ số hiện nay, email cũng là một trong những phương pháp tìm kiếm khách hàng hiệu quả cho các doanh nghiệp.

Để thu thập email từ khách hàng, bạn có thể sưu tập những tài liệu cung cấp kiến thức hữu ích cho khách hàng, chương trình khuyến mãi, catalogue chào hàng, … và mời khách hàng đăng ký nhận bằng cách gửi qua mail.

Sau khi đã có được mail của khách, hãy soạn ngay những chương trình khuyến mãi, chào hàng mới với nội dung chắc lọc, hình ảnh bắt mắt, dễ hiểu để gửi ngay cho họ.

Sử dụng Google Adwords

Google Adwords là một trong những cách tìm kiếm khách hàng hiệu quả, giúp doanh nghiệp bạn đẩy nhanh doanh số. Bởi nó có thể giúp khách hàng tìm kiếm được sản phẩm/Marketing của bạn trên Google thông qua từ khóa mà họ tìm kiếm.

Tuy nhiên, việc sử dụng Google Adwords sẽ phải có trả phí, do đó bạn cần có chiến lược lựa chọn từ khóa hợp lý.

Thông qua các triển lãm, sự kiện

Đây là một kênh offline vô cùng quan trọng để tìm kiếm khách hàng. Việc đặt các booth bán hàng tại các triển lãm, sự kiện giúp cho việc quảng bá sản phẩm đến với khách hàng tiềm năng vô cùng tối ưu mà không mất quá nhiều chi phí.

Đồng thời, bạn có thể giữ liên lạc với các khách hàng đã mua sản phẩm/ Marketing tại các triển lãm, sự kiện để tiếp tục chăm sóc họ trở thành một khách hàng quen thuộc cho thương hiệu.

Làm sao để thấu hiểu khách hàng ?

Ngày nay, với quyết định mua một món hàng, thứ khách hàng cân nhắc không chỉ là tính năng ưu việt của sản phẩm, mà họ cần còn một người bán hàng tinh tế, chính trực, tôn trọng và hiểu biết những nhu cầu của họ. Để là một người bán hàng khôn khéo bạn có thể tham khảo các nguyên tắc sau đây:

Nghiên cứu thị trường để thấu hiểu khách hàng

Việc nghiên cứu thị trường sẽ giúp người bán hàng biết được xu hướng tiêu dùng của khách hàng, trải nghiệm thực tế của khách hàng đối với sản phẩm và xác định được đối thủ cạnh tranh. Các phương pháp được đánh giá cao trong nghiên cứu thị trường bao gồm sử dụng bảng hỏi, gọi điện cho khách hàng xin ý kiến, chạy các chương trình dùng thử sản phẩm..

Với kết quả thu thập từ nghiên cứu thị trường, nhà bán hàng sẽ có cơ sở để đưa ra kế hoạch đúng đắn trong cải tiến chất lượng sản phẩm và đồng thời tạo nên sợi dây gắn kết giữa khách hàng và thương hiệu.

Hãy luôn đặt câu hỏi "tại sao" sẽ giúp bạn thấu hiểu tâm lý khách hàng

Để giải quyết bài toán “khó nhằn” có tên Customer Insight – người bán hàng hãy tự ra cho mình những câu hỏi "Tại sao" về các hành vi tiêu dùng của khách hàng. Nói cách khác, bạn hãy thử đặt vị thế mình là khách hàng để hiểu về rõ vấn đề mà nhà bán đang gặp phải trước khi đưa ra các phương pháp tháo gỡ nó.

 Taiichi Ohno – vị quản lý cấp cao quá cố của Toyota - từng chia sẻ, mỗi khi gặp vấn đề trong chiến lược kinh doanh, ông đều đặt 5 câu hỏi “tại sao…” liên quan đến nhu cầu của khách hàng để tiếp cận được những nguyên nhân gốc rễ và từ đó đưa ra giải pháp giải quyết hiệu quả nhất.

Ngày nay, trên thế giới không chỉ riêng Toyota mà rất nhiều doanh nhân nổi tiếng cũng đã sử dụng phương pháp 5 câu hỏi tại sao như một nguyên tắc quản lý chính của doanh nghiệp.

Luôn lắng nghe và thấu hiểu khách hàng

Bất kỳ người tiêu dùng nào cũng đều muốn người bán hàng thấu hiểu và tiếp thu những ý kiến của của họ. Tuy nhiên không phải khách hàng nào có khả năng diễn đạt mạch lạc, trôi chảy những điều họ muốn nói, bởi vậy nhân viên bán hàng lúc này phải thực sự là người lắng nghe thông minh.

Hãy thể hiện thái độ cầu tiến, chăm chú nghe những nhận xét của họ, kể cả những phản hồi không tốt. Sau đó hãy đưa ra những lời giải thích và tư vấn phù hợp, bao gồm cả ưu và khuyết điểm về sản phẩm giúp khách hàng có lựa chọn tốt nhất.

“Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu” chính là triết lý kinh doanh của tập đoàn bảo hiểm hàng đầu thế giới Prudential. Việc "nghe - hiểu" khách hàng của công ty này thể hiện qua những sản phẩm bảo hiểm phù hợp với nhu cầu tài chính của hầu hết người dân trên thế giới.

Không những thế những đại lý của của Prudential khi giới thiệu sản phẩm, họ sẽ không đứng ở vị thế những người “chào hàng” thông thường mà nhân viên này lại chính là những người bạn, những người tư vấn tận tâm, giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm bảo đảm lợi ích lâu dài cho cuộc sống của chính khách hàng và người thân của họ.

Triết lý kinh doanh đặc biệt này đã đem đến thành công ngoài mong đợi, đưa sức ảnh hưởng Prudential đến với người dân Việt Nam và cả những quốc gia “màu mỡ” về ngành bảo hiểm như Mỹ, Canada, Pháp, Nhật, Singapore, Đài Loan.

Nắm bắt cơ hội

Khách hàng khi đi mua sắm thường được chia thành hai kiểu mẫu: Lựa chọn theo cảm tính và người đã nghiên cứu kỹ về sản phẩm họ định mua.

Với những vị khách hàng thuộc kiểu mẫu thứ nhất, bạn phải thấu hiểu tâm lý khách hàng này đó là: quyết định mua hàng của họ rất dễ bị tác động bởi những lời tiếp thị của người bán hàng. Bởi vậy trong thời điểm đó, nhân viên kinh doanh cần phải nắm bắt cơ hội này để định hướng khách hàng đến với sản phẩm của nhà bán trong khuôn khổ phù hợp sở thích tâm lý của khách hàng

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Trưởng nhóm tuyển sinh  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một Trưởng nhóm tuyển sinh  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, Trưởng nhóm tuyển sinh  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn Trưởng nhóm tuyển sinh  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề Trưởng nhóm tuyển sinh  như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?