Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Nhân viên xử lý hồ sơ du học là việc làm văn phòng được nhiều bạn trẻ lựa chọn. Đây là vị trí chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục nhập học, hồ sơ xuất cảnh cho các du học sinh. Quá trình đi du học liên quan rất nhiều đến các loại giấy tờ khác nhau, điển hình như visa. Chưa kể đến các bước khác trong thủ tục nhập học mà không phải ai cũng biết rõ. Nhân viên xử lý hồ sơ là những người có kinh nghiệm, hiểu biết và các mối quan hệ cần thiết. Mục đích nhằm hỗ trợ quá trình du học của các bạn trẻ.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí nhân viên xử lý hồ sơ du học

Theo bạn, nhân viên xử lý hồ sơ du học là gì?

Khi đưa ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra kiến thức nền tảng nhất của bạn về công việc này, xem bạn đã thực sự hiểu rõ mình sẽ phải làm gì nếu có được vị trí nhân viên xử lý hồ sơ du học hay chưa. 

Với câu hỏi trên, đừng trả lời dài dòng lan man, mà hãy đi thẳng vào vấn đề họ thắc mắc. Bạn có thể trả lời như sau: 

“Theo em được biết, nhân viên xử lý hồ sơ du học chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục nhập học, hồ sơ xuất cảnh cho các du học sinh.”

Vì sao sao bạn muốn trở thành nhân viên xử lý hồ sơ du học?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Cá nhân em rất thích giao tiếp và có thể xử lý tình huống nhanh nhẹn. Bên cạnh đó, em cũng có bằng Đại học chuyên ngành ngôn ngữ tại Đại học Hà Nội. Vì vậy, em thấy đam mê và nghĩ bản thân sẽ phù hợp với công việc này.”

Nhân viên xử lý hồ sơ du học làm công việc gì?

Để trở thành một nhân viên xử lý hồ sơ du học giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Nhiệm vụ hàng ngày của một nhân viên xử lý hồ sơ du học bao gồm chuẩn bị thủ tục xin thư mời nhập học, hồ sơ xin visa; hỗ trợ khách nộp hồ sơ khám sức khỏe… Đồng thời, Phối hợp với đội sales/ tư vấn viên để tìm hiểu và lên các chương trình học tập, kế hoạch tài chính và visa cho khách hàng.”

Tại sao bạn chọn nhân viên xử lý hồ sơ du học của chúng tôi?

Thực chất, đây là câu hỏi phỏng vấn nhân viên xử lý hồ sơ du học nhằm kiểm tra mức độ hiểu biết của ứng viên về du học ứng tuyển. Để trả lời được câu hỏi này bạn cần tìm hiểu trước thông tin về du học, từ lịch sử, văn hóa cho tới báo cáo tài chính… Một trong số những thông tin này có thể trở thành lý do bạn lựa chọn trung tâm này thay vì trung tâm khác.

Gợi ý trả lời: Theo như tìm hiểu của tôi, trung tâm mình có vốn chủ sở hữu là…. Tổng huy động là … tổng dư nợ là …. Tuy mới thành lập nhưng về khía cạnh …, trung tâm mình được đánh giá khá mạnh.

Hơn nữa, tôi cũng tìm hiểu được văn hóa làm việc ở đây rất đề cao sự lắng nghe, tôn trọng ý kiến cá nhân. Vì vậy, tôi nghĩ đây sẽ là một môi trường đầy hứa hẹn và phù hợp với mong muốn phát triển bản thân của tôi.

Bạn biết gì về trung tâm của chúng tôi?

Hầu như trong cuộc phỏng vấn nào cũng sẽ hỏi câu tương tự. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên xử lý hồ sơ du học này nhà tuyển dụng muốn xem bạn đã thực sự tìm hiểu kỹ về trung tâm mình ứng tuyển hay chưa? Trung tâm của bạn hoạt động ở mảng nào? Hướng tới cụ thể đối tượng khách hàng là ai? Có những gì khác biệt so với những trung tâm khác?

Gợi ý trả lời: Để trả lời tốt câu hỏi phỏng vấn nhân viên xử lý hồ sơ du học này, nhiệm vụ của bạn là tìm hiểu các thông tin chính xác bao gồm tên ngân hàng, ngày thành lập, loại hình hoạt động của ngân hàng. Có thể liệt kê thêm một số sản phẩm và dịch vụ ngân hàng mà công ty đang cung cấp.

Ngoài ra còn có chính sách nhân sự, văn hóa làm việc trong công ty,… Với việc cung cấp đầy đủ thông tin trên, bạn đã có thể hoàn thành tốt câu hỏi phỏng vấn giao dịch viên ngân hàng. Đặc biệt dễ lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một giao dịch viên ngân hàng.

Bạn đã có gia đình chưa?

Tình trạng hôn nhân của bạn cũng chính là một câu hỏi đang được quan tâm khi đi phỏng vấn. Trung tâm thường ưu tiên những nhân viên chưa lập gia đình. Bởi vì họ chưa bị ràng buộc về hôn nhân hay không có ý định sinh con trong 2 năm tới. Dù bạn đã có gia đình hay chưa thì hãy trả lời thật lòng trong câu hỏi này. Ngoài ra, bạn phải thể hiện là mình đang tập trung cho sự nghiệp và chưa có ý định có con trong 2-3 năm tới.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên xử lý hồ sơ du học về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Bạn biết gì về hoạt động du học trong năm qua?

Câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng xác định được liệu bạn có đang quan tâm đến các vấn đề du học, kinh tế nổi cộm trong năm vừa qua hay không. 

Điều này vô cùng quan trọng, vì nó đóng vai trò mấu chốt trong việc quản lý công việc sao cho hợp lý. 

Với câu hỏi trên, hãy áp dụng ngay câu nói “Cái gì không biết thì tra Google”. Bạn chỉ cần gõ từ khóa “Các hoạt động cả nhân viên 2022” ngay lập tức sẽ có một list các sự kiện nổi cộm trong năm cho bạn tham khảo. 

Để thu hút khách hàng của đối thủ sang khách hàng mình, bạn sẽ làm gì?

Có thể nói, đây chính là một trong những câu hỏi khó nhưng thường xuyên được đưa ra trong buổi phỏng vấn giao dịch viên ngân hàng.

Ban tuyển dụng muốn kiểm tra sự linh hoạt, nhạy bén cũng như khả năng xây dựng chiến lược tư vấn của bạn trong khi làm việc. 

Bạn có thể tham khảo cách trả lời như sau: 

“Theo em, để thu hút được khách hàng từ phía đối thủ, mình phải thể hiện được ưu thế của mình, đồng thời nêu ra các khuyết điểm trong cách làm việc và dịch vụ của ngân hàng đối thủ. 

Đồng thời, kích thích sự tò mò ở khách hàng bằng một số các dịch vụ hoàn toàn mới của chúng ta. Tuy nhiên, không nêu ra tất cả mà chỉ những điều thu hút nhất để khách hàng tự tìm đến với dịch vụ của mình.”

Bạn sẽ ứng xử thế nào khi có khách hàng nổi giận với bạn?

Trong khi làm việc trực tiếp, việc xảy ra các tình huống bất ngờ là không thể nào tránh khỏi.

Sẽ có những lúc khách hàng đột nhiên nổi giận với bạn, làm ảnh hưởng đến công việc và hình ảnh của ngân hàng nói chung. Vậy, bạn sẽ làm gì trong tình huống trên?

Để trả lời câu hỏi này, hãy xoáy sâu vào tính kiên nhẫn và sự nhạy bén. Bạn có thể trả lời theo cách sau đây: “Đầu tiên, để không ảnh hưởng đến công việc cũng như các khách hàng khác, em sẽ mời họ vào phòng riêng. 

Sau đó, để họ trình bày điều khiến họ khó chịu, cũng như các thắc mắc còn tồn đọng trong quá trình làm việc chung. Từ đó, em sẽ ghi nhận và diễn giải cho họ hiểu nếu lỗi sai nằm ở phía khách hàng. 

Còn nếu người sai là em, em sẽ thể hiện sự hối lỗi, và đưa ra các ưu đãi dành riêng cho họ trong những lần làm việc tiếp theo.”

Kỹ năng trả lời câu hỏi phỏng vấn xử lý tình huống

Khách hàng phàn nàn về thái độ và cách làm việc của nhân viên xử lý hồ sơ du học 

Đối với câu hỏi này, bạn cần thể hiện được sự nhạy bén trong xử lý tình huống để giữ được khách hàng ở lại.

Bạn có thể trả lời như sau: “Đầu tiên, em sẽ kiểm tra xem khách làm giao dịch gì, với ai và vào thời điểm nào trong ngày.

Sau đó, em sẽ nhận lỗi sai về mình trước, cam đoan không có chuyện như vậy lặp lại lần thứ 2, đồng thời cung cấp cho họ một số ưu đãi nội bộ của doanh nghiệp. 

Nếu khách cũng có điểm chưa đúng, em sẽ tận tình chỉ lại cho họ các thông tin liên quan đến quy trình, giao dịch để họ có thể hiểu.”

Khách hàng cho rằng không nhận đủ tiền, nên đòi bồi thường 

Trong tình huống này, bạn phải làm vừa làm hài lòng khách hàng vừa giữ hình tượng công ty. Điều bạn cần làm lúc này là xin thông tin cá nhân, thời gian cũng như loại hình giao dịch để kiểm tra lại. Sau kiểm tra, nếu là lỗi từ ngân hàng thì xin lỗi họ và bồi thường tiền cũng như có ưu đãi lớn dành riêng cho lần giao dịch sau. Nếu lỗi là ở khách hàng thì giải thích tận tình để họ có thể hiểu. 

Cách xử lý việc bị từ chối dù đã thuyết phục khách hàng nhiều lần

Để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ doanh nghiệp mình, bạn không chỉ nhanh nhạy mà còn phải khéo léo khi nói chuyện. Bạn có thể trả lời như sau nếu gặp câu hỏi này: “Trước tiên, em sẽ ngầm chấp nhận ý kiến của khách hàng và không phản bác gì thêm. Sau đó, em sẽ tìm hiểu các thông tin liên quan để trò chuyện với khách nhiều hơn và thuyết phục họ sử dụng dịch vụ bên mình.”

Làm sao để giữ chân khách VIP đang muốn chuyển sang trung tâm khác ưu đãi cao hơn?

Khách VIP – một nhân tố vô cùng quan trọng trong mỗi ngân hàng. Do vậy, những câu hỏi như trên cũng sẽ được đưa ra để kiểm tra cách xử lý nhạy bén của bạn trong nhiều tình huống thực tế. 

Với câu hỏi này, hãy lựa chọn cách trả lời như sau: 

“Em sẽ đề cập đến những rủi ro khi rút một số tiền quá lớn để chuyển sang trung tâm khác. Đồng thời, nêu ra những ưu đãi đặc biệt mà khách VIP đang nhận được, cần phải cao hơn trung tâm đối thủ để khách nhận ra và lựa chọn dịch vụ của mình.”

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí nhân viên xử lý hồ sơ du học

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 

Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn nhân viên xử lý hồ sơ du học sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.