Công việc của Nhân viên xử lý hồ sơ du học là gì?

Nhân viên xử lý hồ sơ du học (Study abroad application processing staff) là việc làm văn phòng được nhiều bạn trẻ lựa chọn. Đây là vị trí chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục nhập học, hồ sơ xuất cảnh cho các du học sinh. Quá trình đi du học liên quan rất nhiều đến các loại giấy tờ khác nhau, điển hình như visa. Chưa kể đến các bước khác trong thủ tục nhập học mà không phải ai cũng biết rõ. Nhân viên xử lý hồ sơ là những người có kinh nghiệm, hiểu biết và các mối quan hệ cần thiết. Mục đích nhằm hỗ trợ quá trình du học của các bạn trẻ.

Công việc chính của các nhân viên xử lý hồ sơ du học

Cụ thể nhân viên xử lý hồ sơ du học làm gì? Nhìn chung, công việc của họ không quá rộng hay phải liên quan đến nhiều lĩnh vực khác. Trọng tâm công việc sẽ xoay quanh xử lý các vấn đề liên quan đến hồ sơ du học. Cụ thể như sau: 

  • Phối hợp với đội sales/ tư vấn viên để tìm hiểu và lên các chương trình học tập, kế hoạch tài chính và visa cho khách hàng
  • Sau khi ký hợp đồng làm việc, xử lý hồ sơ du học.
  • Chuẩn bị thủ tục xin thư mời nhập học, hồ sơ xin visa; hỗ trợ khách nộp hồ sơ khám sức khỏe… 
  • Dịch thuật và công chứng hồ sơ cho khách hàng
  • Hướng dẫn khách hàng hoàn thành các thủ tục còn thiếu; hỗ trợ chuẩn bị phỏng vấn xin Visa bằng cả tiếng Việt và ngoại ngữ yêu cầu. 
  • Lưu trữ thông tin và dữ liệu khách hàng, theo sát quá trình chuẩn bị hồ sơ của khách; giải đáp thắc mắc liên quan trong quá trình làm. 
  • Cập nhật liên tục các thông tin về quy trình xét visa du học của Lãnh sự quán các nước
  • Đóng góp ý kiến xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý hồ sơ du học tại công ty
  • Phối hợp tổ chức các hoạt động truyền thông, tư vấn quảng bá chương trình du học tại công ty. 
  • Lập các báo cáo kết quả xin cấp visa theo quy định lên cấp trên
  • Hoàn tất thủ tục hợp đồng với khách hàng và lưu trữ theo quy định.
Bằng cấp Cử nhân
Công việc/Cuộc sống
3.8 ★
Khoảng lương năm 130 - 195 M
Cơ hội nghề nghiệp
4.1 ★
Số năm kinh nghiệm 2 - 4 năm

Nhân viên xử lý hồ sơ du học có mức lương bao nhiêu?

130 - 195 triệu /năm
Tổng lương
120 - 180 triệu
/năm

Lương cơ bản

+
10 - 15 triệu
/năm

Lương bổ sung

130 - 195 triệu

/năm
130 M
195 M
104 M 273 M
Khoảng lương phổ biến
Khoảng lương
Xem thêm thông tin chi tiết

Lộ trình sự nghiệp Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên xử lý hồ sơ du học, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.

Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Số năm kinh nghiệm

0 - 1
33%
2 - 4
47%
5 - 7
14%
8+
6%
Không bao gồm số năm dành cho việc học và đào tạo

Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên xử lý hồ sơ du học?

Yêu cầu của tuyển dụng đối với nhân viên xử lý hồ sơ du học

Nhân viên hỗ trợ làm hồ sơ đi du học là công việc khá giống với nhân viên hành chính. Họ chủ yếu lo các vấn đề về giấy tờ, sổ sách trong công ty. Tuy nhiên do đặc thù công việc mà người làm trong lĩnh vực giáo dục nói chung và du học nói riêng bắt buộc phải thành thạo tiếng Anh.

Về kiến thức chuyên môn

  • Ưu tiên ứng viên là cử nhân các ngành Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành học tiến tiến chất lượng cao có học bằng ngoại ngữ thường xuyên
  • Có chứng chỉ IELTS từ 6.5 đến 7.0 trở lên, đặc biệt thành thạo kỹ năng nói và viết
  • Có ít nhất 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm ở các vị trí liên quan đến du học hoặc giao dịch chăm sóc khách hàng
  • Có kinh nghiệm từ 1 năm trong ngành giáo dục, đã từng đi du học là điểm cộng lớn

Về kỹ năng cơ bản

  • Thành thạo tin học văn phòng, sử dụng tốt các công cụ tìm kiếm, ghi chú, lưu trữ liên quan
  • Khả năng sắp xếp công việc và giải quyết vấn đề. Thực tế công việc cho thấy cùng một lúc nhân viên có thể phải xử lý rất nhiều hồ sơ. Vì vậy nếu không biết tổ chức công việc hợp lý sẽ dễ sai sót, nhầm lẫn. Chưa kể các tình huống phát sinh như khách hàng khó tính, làm sai hướng dẫn… Lúc này rất cần sự nhanh nhạy, khéo léo để tránh làm ảnh hưởng tới cả quy trình liên quan đến nhiều bên. 
  • Chịu được áp lực công việc
  • Cẩn thận, trách nhiệm
  • Hiểu biết về giáo dục, văn hoá của các quốc gia trên thế giới

Lộ trình thăng tiến của nhân viên xử lý hồ sơ du học 

Mức lương trung bình của nhân viên sử lý hồ sơ dụ học:

Từ 0 - 4 năm đầu tiên:  Sinh viên chuyên ngành ngoại ngữ

Để trở thành nhân viên xử lý hồ sơ du học, bạn cần dành ra 4 – 5 năm để học tập, tích lũy kiến thức chuyên ngành tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp. Chương trình đào tạo ngành quản lý cơ bản như sau:

  • Năm nhất và năm hai: Học những môn cơ sở như Ngữ âm học, Âm vị học, Từ vựng học, Cú pháp học, Ngữ nghĩa học, Ngữ dụng học, Kí hiệu học, Ngôn ngữ đại cương, Lịch sử ngôn ngữ học,...
  • Năm ba và năm bốn: Học các môn chuyên ngành: Ngôn ngữ học máy tính, - Ngữ pháp tiếng Việt, Ngôn ngữ học trong biên tập xuất bản, Ngôn ngữ và truyền thông, Ngôn ngữ học ứng dụng, Ngôn ngữ báo chí,… Cũng trong thời gian này, sinh viên sẽ được tham gia quá trình sản xuất các sản phẩm, kiến tập học hỏi.

Từ 4 - 5 năm: Thực tập/ Trợ lý xử lý hồ sơ du học

Đây là bước đệm quan trọng để sinh viên hoàn thiện kiến thức, kỹ năng, năng lực, thái độ làm việc trước khi chính thức hành nghề. Trong thời gian thực tập tại các công ty, tổ chức xí nghiệp,… sinh viên sẽ có cơ hội cọ sát và có cái nhìn chân thực nhất về công việc tương lai của mình.

Từ 5 năm trở đi: Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Sau khi tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành ngoại ngữ, bạn có thể xin việc tại các tổ chức, doanh nghiệp sản xuất,… Bạn cần thêm 5 – 10 năm hành nghề để có thêm kinh nghiệm, nâng cao năng lực và xây dựng tên tuổi cá nhân.

Đánh giá, chia sẻ về Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Các Nhân viên xử lý hồ sơ du học chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.

Phỏng vấn Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
1900.com.vn
Nhân viên xử lý hồ sơ du học
Q: Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
25/07/2023
1 câu trả lời

Hầu hết nhà tuyển dụng đều dùng câu hỏi này để bắt đầu câu chuyện với ứng viên. Mục đích câu hỏi này là để đánh giá phong thái và cách trình bày của ứng viên. Lúc này, tùy thuộc vào câu trả lời của ứng viên mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá đây có phải là một ứng viên phù hợp hay không và đưa ra các câu hỏi tiếp theo để đánh giá kỹ năng, tính cách và kinh nghiệm làm việc.

Tip: Để trả lời tốt câu hỏi này, bạn cần đưa ra khái quát những thông tin về cá nhân có liên quan, hữu ích cho vị trí mà mình ứng tuyển như: công việc hiện tại, trình độ học vấn, mục tiêu sự nghiệp,… Bạn nên cân nhắc giới thiệu bản thân theo trình tự thời gian quá khứ, hiện tại và tương lai cũng như gói gọn trong tối đa 2 phút. Chia sẻ ngắn về sở thích, tính cách cũng là một cách thu hút nhà tuyển dụng, tuy nhiên cũng không nên nói quá nhiều về những vấn đề này với nhà tuyển dụng.

Bạn có thể mô tả sơ lược về những công việc bạn đã làm? Nhiệm vụ chính ở công việc gần đây nhất của bạn là gì?
1900.com.vn
Nhân viên xử lý hồ sơ du học
Q: Bạn có thể mô tả sơ lược về những công việc bạn đã làm? Nhiệm vụ chính ở công việc gần đây nhất của bạn là gì?
25/07/2023
1 câu trả lời

Mục đích của câu hỏi này để đánh giá về năng lực và những kinh nghiệm làm việc của bạn có phù hợp với vị trí đang ứng tuyển hay không.

Tip: Được đánh giá là một trong các câu hỏi phỏng vấn thường gặp và quan trọng, cách trả lời phỏng vấn câu hỏi này là nên chân thật, nó giống như bạn đang chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân, đừng cố nói những gì mình không biết, bạn sẽ không trả lời được nếu nhà tuyển dụng hỏi sâu hơn về chuyên môn.

Hãy nói những gì bạn được học hay những gì biết về công việc một cách ngắn gọn và đủ, cũng không nên kể chi tiết các công việc, quá dài dòng

Trong trường hợp bạn chưa có nhiều kinh nghiệm, hãy nói bạn đang muốn theo đuổi công việc này và dành nhiều thời gian học hỏi, phát triển kỹ năng, bạn đang mong muốn tìm được một công ty tốt để gắn bó và cống hiến lâu dài.

Những thành tựu nào đã đạt được trong công việc khiến bạn tự hào nhất?
1900.com.vn
Nhân viên xử lý hồ sơ du học
Q: Những thành tựu nào đã đạt được trong công việc khiến bạn tự hào nhất?
25/07/2023
1 câu trả lời

Mục đích câu hỏi này là để nhà tuyển dụng biết được mức độ thành thạo trong công việc của ứng viên và năng suất làm việc của họ như thế nào.

Tip: Bạn cần liệt kê những thành tựu trong cả quãng thời gian đi học: bạn đạt được những giải thưởng gì, bạn tham gia cuộc thi gì,... lý do là để bạn dẫn dắt nhà tuyển dụng vào những thành tích của mình theo một chuỗi những hoạt động từ ngày bạn đi học, thể hiện bạn là một ứng viên xuất sắc, tham gia hoạt động nhiệt tình, kỹ năng mềm rất tốt. Khi nói về các thành tích trong công việc, hãy kể về các thành tích bạn đã đạt được trong các dự án trước đây, những giá trị mang lại cho công ty, kể về vai trò của bạn trong dự án, những công việc đã thực hiện hay cả những khó khăn đã gặp phải trong quá trình thực hiện. Hãy thể hiện sự tâm huyết với công việc, kể cả với công việc ở công ty cũ, bạn nên nêu cảm xúc khi bạn đạt được những thành tựu và những bài học tích cực bạn rút ra được từ những lần đó.

Tình huống khó khăn nhất trong công việc bạn từng gặp là gì? Cách bạn giải quyết vấn đề khó khăn đó như thế nào?
1900.com.vn
Nhân viên xử lý hồ sơ du học
Q: Tình huống khó khăn nhất trong công việc bạn từng gặp là gì? Cách bạn giải quyết vấn đề khó khăn đó như thế nào?
25/07/2023
1 câu trả lời

Khi hỏi câu này, NTD muốn biết bạn có khả năng tư duy để tìm ra giải pháp cho tất cả vấn đề bạn gặp phải hay không.

Tip: Ngay cả khi vấn đề của bạn là không có đủ thời gian để học tập, nghiên cứu, bạn cũng cần cho NTD thấy cách bạn đã điều chỉnh thứ tự ưu tiên trong lịch làm việc của mình để giải quyết nó. Việc này chứng tỏ bạn là người có tinh thần trách nhiệm và có thể tự mình tìm ra giải pháp cho vấn đề gặp phải.

Bạn có thể trả lời bằng cách nêu lên các khó khăn gặp phải khi thực hiện công việc, đảm bảo tuân thủ các kế hoạch, hoàn thành đúng thời hạn và quản lý nguồn ngân sách. Hãy sử dụng đại từ “tôi” và nhấn mạnh các yếu tố quan trọng (dựa trên nhu cầu và văn hoá của công ty).

Câu hỏi thường gặp về Nhân viên xử lý hồ sơ du học

Nhân viên xử lý hồ sơ du học chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục nhập học, hồ sơ xuất cảnh cho các du học sinh. Chuẩn bị thủ tục xin thư mời nhập học, hồ sơ xin visa; hỗ trợ khách nộp hồ sơ khám sức khỏe… Hướng dẫn khách hàng hoàn thành các thủ tục còn thiếu; hỗ trợ chuẩn bị phỏng vấn xin Visa bằng cả tiếng Việt và ngoại ngữ yêu cầu.

Mức lương hiện tại của nhân viên xử lý hồ sơ du học dao động từ 10 - 15 triệu đồng/tháng

Một số câu hỏi phỏng vấn công việc nhân viên xử lý hồ sơ du học phổ biến:

  • Tại sao bạn muốn trở thành một nhân viên xử lý hồ sơ du học?
  • Bạn có thoải mái khi làm việc với số tiền lớn?
  • Kể tên một tình huống khó xử về đạo đức mà bạn phải đối mặt trong công việc cuối cùng của mình. Làm thế nào bạn có thể xoay xở được?
  • Tại sao bạn chọn trung tâm của chúng tôi?
  • Bạn đã từng làm việc tại trung tâm trước đây chưa?
  • Cá nhân bạn sử dụng sản phẩm, dịch vụ của trung tâm nào và tại sao?
  • Nếu thấy đồng nghiệp có hành động trộm cắp, bạn sẽ xử lý tình huống như thế nào?
  • Làm thế nào bạn sẽ duy trì động lực trong công việc cũng như trong cuộc sống?
  • Bạn có thể mô tả khoảng thời gian hoặc kinh nghiệm mà bạn đã có để cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời không?
  • Bạn nghĩ nhân viên xử lý hồ sơ du học giỏi sở hữu những đặc điểm nào?

Vị trí nhân viên xử lý hồ sơ du học không yêu cầu ngành học cụ thể. Tuy nhiên, để làm tốt ở vị trí này, bạn cần trang bị đầy đủ kiến thức ngôn ngữ, bao gồm:

  • Kiến thức về Kế toán, ngôn ngữ
  • Kiến thức về khách hàng, thị trường và ngân hàng cạnh tranh
  • Kiến thức về sản phẩm dịch vụ ngân hàng, sản phẩm bán chéo, văn bản nghiệp vụ liên quan.

Muốn làm nhân viên xử lý hồ sơ du học, bạn phải có bằng cấp phù hợp và dĩ nhiên, những người tốt nghiệp ngành ngôn ngữ là phù hợp nhất. Các trung tâm hiện nay có thể chấp nhận nhân viên xử lý hồ sơ du học có bằng cao đẳng trở lên, đúng chuyên ngành.

Bài viết xem nhiều