Cách viết Brief hiệu quả: Hướng dẫn chi tiết cho người mới bắt đầu

1. Brief là gì?

Trước khi bắt tay vào việc viết một brief, bạn cần hiểu rõ brief là gì. Brief là một tài liệu tóm tắt các yêu cầu, mục tiêu, và thông tin quan trọng của dự án. Brief thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như marketing, quảng cáo, thiết kế, phát triển sản phẩm, và nhiều ngành nghề khác.

Một brief hiệu quả giúp các bên liên quan hiểu rõ về kỳ vọng, yêu cầu và hướng đi của dự án, từ đó làm việc hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất.

2. Các bước viết một Brief hiệu quả

Dưới đây là các bước cơ bản để viết một brief hiệu quả cho người mới bắt đầu:

Bước 1: Xác định mục tiêu và mục đích của brief

Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục tiêu của brief. Mục đích của brief là gì? Bạn muốn truyền đạt thông tin gì? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định nội dung chính cần bao gồm trong brief.

• Mục tiêu dự án: Bạn cần phải làm rõ mục tiêu chính của dự án. Ví dụ: Tạo ra một chiến dịch quảng cáo, thiết kế website, hay phát triển một sản phẩm mới.
• **Mục đích của brief: Bạn cần giải thích lý do tại sao brief này lại quan trọng và nó sẽ giúp gì cho các bên tham gia dự án.

Bước 2: Cung cấp thông tin cơ bản về dự án

Một brief hiệu quả cần cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản về dự án, bao gồm:

• Tên dự án: Dự án có tên gọi gì? Đây là thông tin cần thiết để mọi người nhận diện được dự án ngay từ đầu.
• Thời gian: Dự án cần được hoàn thành trong thời gian bao lâu? Bạn cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Ngân sách: Dự án có ngân sách là bao nhiêu? Việc chỉ ra ngân sách rõ ràng giúp các bên liên quan có thể đưa ra các giải pháp và kế hoạch phù hợp.

Bước 3: Định rõ yêu cầu cụ thể

Đây là phần quan trọng nhất trong brief. Bạn cần chỉ ra các yêu cầu cụ thể mà bạn mong muốn đối tác hoặc nhóm thực hiện dự án phải đáp ứng. Điều này giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

• Mô tả yêu cầu công việc: Hãy mô tả chi tiết những gì bạn mong đợi từ các bên tham gia dự án. Càng chi tiết, càng dễ dàng cho các bên hiểu rõ yêu cầu.
• Đối tượng mục tiêu: Đối tượng khách hàng, người dùng cuối mà bạn muốn nhắm đến là ai? Xác định đúng đối tượng giúp việc thực hiện dự án trở nên hiệu quả hơn.
• Các yếu tố quan trọng cần có: Bạn cần chỉ ra các yếu tố không thể thiếu trong dự án, như phong cách thiết kế, tone of voice, hoặc các yếu tố kỹ thuật đặc biệt.

Bước 4: Cung cấp thông tin về nguồn lực và đối tác

Thông tin về nguồn lực, các bên liên quan và đối tác là rất quan trọng. Nếu có các đối tác, nhóm hoặc công cụ hỗ trợ dự án, hãy chỉ rõ trong brief. Điều này giúp mọi người hiểu rõ hơn về các yếu tố liên quan và cách phối hợp công việc.

• Nguồn lực nội bộ: Những người hoặc nhóm nào trong tổ chức sẽ tham gia vào dự án này?
• Đối tác bên ngoài: Nếu có đối tác bên ngoài, hãy chỉ rõ tên và vai trò của họ trong dự án.

Bước 5: Xác định tiêu chí đánh giá và đo lường kết quả

Để dự án thành công, bạn cần phải có các tiêu chí đánh giá rõ ràng để đo lường kết quả cuối cùng. Bạn cần làm rõ các yếu tố sẽ được sử dụng để đánh giá thành công của dự án.

• Tiêu chí cụ thể: Ví dụ, nếu là chiến dịch marketing, tiêu chí có thể là số lượng khách hàng tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi, hay doanh thu.
• Các mốc quan trọng: Bạn cũng cần xác định các mốc thời gian quan trọng và các điểm kiểm tra kết quả trong suốt quá trình thực hiện dự án.

3. Mẫu brief chuẩn form

Dưới đây là mẫu brief cơ bản mà bạn có thể tham khảo:

Tên dự án: Chiến dịch quảng cáo mùa hè 2025

Thời gian: Bắt đầu từ 15/05/2025 - Kết thúc 30/06/2025

Ngân sách: 200 triệu VND

Mục tiêu dự án: Tăng nhận thức về thương hiệu và doanh thu qua các kênh digital marketing

Đối tượng mục tiêu: Nam, nữ từ 25-35 tuổi, yêu thích thời trang, thu nhập trung bình khá

Yêu cầu:

• Thiết kế banner quảng cáo, video quảng cáo ngắn (15 giây)
• Đưa ra chiến lược SEO cho website
• Tăng tương tác trên các kênh Facebook và Instagram

Tiêu chí đánh giá:

• Tăng 30% lượng truy cập website
• Tăng 20% doanh thu trong tháng 6

4. Lưu ý khi viết brief

Cách viết Brief hiệu quả: Ngôn ngữ đơn giản, nội dung ngắn gọn và cấu trúc rõ ràng

Khi viết một brief hiệu quả, việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, giữ nội dung ngắn gọn và đảm bảo tính logic trong cấu trúc rất quan trọng. Những yếu tố này giúp người đọc, đặc biệt là những người không chuyên, dễ dàng nắm bắt thông tin và thực hiện công việc một cách hiệu quả. Sau đây là chi tiết về các yếu tố này cùng với ví dụ minh họa.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu

Nếu đối tượng đọc brief không phải là chuyên gia trong lĩnh vực đó, việc sử dụng ngôn ngữ quá kỹ thuật, nhiều thuật ngữ chuyên ngành sẽ làm họ cảm thấy khó hiểu và dễ gây nhầm lẫn. Ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu giúp truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và nhanh chóng, tránh gây mất thời gian hoặc hiểu sai thông tin.

Cách làm:

• Tránh sử dụng thuật ngữ phức tạp hoặc từ ngữ chỉ có ý nghĩa trong một lĩnh vực cụ thể nếu không thực sự cần thiết.
• Giải thích ngắn gọn các thuật ngữ chuyên ngành nếu bắt buộc phải dùng.
• Dùng câu ngắn, dễ hiểu, hạn chế các câu quá dài hoặc phức tạp.

Ví dụ:

• Thuật ngữ phức tạp: "Chúng ta cần tối ưu hóa quá trình SEO on-page và off-page cho các từ khóa trọng điểm."
• Phiên bản đơn giản: "Chúng ta cần cải thiện thứ hạng của website trên công cụ tìm kiếm bằng cách tối ưu hóa các từ khóa chính."
• Thuật ngữ phức tạp: "Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đo lường hiệu quả chiến dịch PPC (Pay Per Click)."
• Phiên bản đơn giản: "Sử dụng các công cụ để theo dõi và đánh giá kết quả chiến dịch quảng cáo trả phí."

Giữ nội dung ngắn gọn'

Một brief dài dòng dễ gây sự nhầm lẫn và mất tập trung cho người đọc. Thông tin phải được truyền tải ngắn gọn nhưng đầy đủ để người đọc dễ dàng nắm bắt và thực hiện công việc theo đúng yêu cầu.

Cách làm:

• Tóm tắt các điểm chính của dự án mà không đi vào chi tiết quá mức.
• Sử dụng danh sách hoặc bullet points để làm nổi bật các yếu tố quan trọng, giúp người đọc dễ dàng tiếp nhận thông tin.
• Tránh lặp lại thông tin không cần thiết.

Ví dụ:

Nội dung dài dòng: "Dự án này yêu cầu chúng ta phải tạo ra một chiến lược quảng cáo trên các kênh truyền thông xã hội, bao gồm Facebook, Instagram, YouTube, với mục tiêu không chỉ là tăng cường sự hiện diện thương hiệu mà còn giúp tăng doanh thu từ những khách hàng tiềm năng."

Phiên bản ngắn gọn: "Tạo chiến lược quảng cáo trên Facebook, Instagram và YouTube để tăng cường thương hiệu và doanh thu."

Nội dung dài dòng: "Chúng tôi sẽ thực hiện các chiến dịch quảng cáo qua các nền tảng trực tuyến, bao gồm quảng cáo hiển thị trên Google, quảng cáo trên Facebook và Instagram, đồng thời triển khai các bài viết blog để thu hút người đọc đến với website của chúng tôi."

Phiên bản ngắn gọn: "Chạy quảng cáo trên Google, Facebook, Instagram và viết blog để thu hút khách hàng."

Đảm bảo tính logic và cấu trúc rõ ràng

 Một brief hiệu quả không chỉ cần ngắn gọn mà còn phải có cấu trúc hợp lý và dễ theo dõi. Nếu thông tin được trình bày một cách lộn xộn, người đọc có thể bị mất phương hướng và không biết bắt đầu từ đâu.

Cách làm:

• Sắp xếp thông tin theo thứ tự hợp lý, từ các yếu tố tổng quát (như mục tiêu dự án) đến các chi tiết cụ thể (như các bước thực hiện, thời gian, ngân sách).
• Sử dụng tiêu đề phụ, danh sách, bullet points để phân chia các phần rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin.
• Đảm bảo mỗi phần trong brief đều có mục đích rõ ràng, tránh việc đưa vào những thông tin không liên quan.

Ví dụ:

Cấu trúc lộn xộn: "Chúng ta cần phải làm việc với đội ngũ sáng tạo để tạo nội dung cho chiến dịch, nhưng chúng ta cần phải xác định ngân sách trước. Tiếp theo, chúng ta sẽ cần phải lên kế hoạch truyền thông qua các kênh xã hội."

Cấu trúc rõ ràng:

• Mục tiêu: Tăng nhận thức thương hiệu qua chiến dịch quảng cáo.
• Ngân sách: 100 triệu VND.

Công việc:

• Phối hợp với đội ngũ sáng tạo để sản xuất nội dung.
• Lên kế hoạch và triển khai quảng cáo trên Facebook và Instagram.
• Theo dõi kết quả chiến dịch.

Cấu trúc không rõ ràng: "Chúng tôi sẽ tạo ra các video quảng cáo để quảng bá sản phẩm, ngân sách cho việc này sẽ là 50 triệu, nhưng không rõ thời gian triển khai cụ thể."

Cấu trúc rõ ràng:

• Mục tiêu: Tạo video quảng cáo để tăng nhận diện sản phẩm.
• Ngân sách: 50 triệu VND.
• Thời gian: Bắt đầu triển khai vào 1/5/2025, kết thúc vào 15/5/2025.

Công việc:

• Lên ý tưởng video quảng cáo.
• Sản xuất và chỉnh sửa video.
• Đăng tải và quảng bá video trên các nền tảng xã hội.

Viết một brief hiệu quả không chỉ đòi hỏi sự ngắn gọn mà còn phải rõ ràng và dễ hiểu. Bằng cách sử dụng ngôn ngữ đơn giản, giữ nội dung súc tích và có cấu trúc hợp lý, bạn sẽ giúp người đọc dễ dàng tiếp thu và thực hiện công việc theo đúng yêu cầu. Hãy luôn nhớ rằng mục tiêu của một brief là truyền đạt thông tin một cách rõ ràng nhất, giúp các bên liên quan hiểu và thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất.

5. Kết luận

Viết một brief hiệu quả là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ ai tham gia vào các dự án, đặc biệt là trong các lĩnh vực marketing, thiết kế hay phát triển sản phẩm, đều cần phải biết. Một brief rõ ràng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tất cả các bên liên quan có cùng một hiểu biết chung về mục tiêu và yêu cầu của dự án. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ tự tin hơn trong việc viết một brief hiệu quả cho các dự án sắp tới.