Kiểm tra là quá trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng được hoàn thành như đã hoạch định và khắc phục những sai lệch quan trọng.
– Mọi người quản lý đều phải thực hiện chức năng kiểm tra cho dù đơn vị của họ thực hiện đúng như những gì đã hoạch định.
– Người quản lý chỉ biết được đơn vị/bộ phận của họ có thực hiện đúng hay không cho đến khi họ đánh giá được các công việc họ đã thực hiện và so sánh những kết quả thực tế với những chuẩn mực mong ước.
– Một hệ thống kiểm tra hiệu quả đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo những cách thức dẫn đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
3 cách thiết kết hệ thống kiểm tra
– Kiểm tra thị trường – chú trọng vào việc sử dụng các cơ chế của thị trường để thiết lập các chuẩn mực sử dụng trong hệ thống kiểm tra
– Kiểm tra hành chính - chú trọng đến các quyền hạn trong tổ chức và dựa trên các quy tắc hành chính, luật lệ, quy trình, chính sách.
– Kiểm soát theo kiểu thị tộc (clan control) – các hành vi của nhân viên được quy định bởi các giá trị, quy uớc, truyền thống, lễ nghi, tín ngưỡng chung, được mọi người chia sẻ và các khía cạnh khác của văn hóa tổ chức
Hầu hết các tổ chức đều dựa trên cả 3 phương pháp này để thiết kế hệ thống kiểm tra hiệu quả cho tổ chức của mình
- Kiểm tra là mắt xích cuối cùng của chuỗi chức năng quản lý
+ cung cấp những thông tin phản hồi rất quan trọng cho quá trình lập kế hoạch
+ là cách thức duy nhất giúp người quản lý biết được các mục tiêu của tổ chức có đạt được hay không
- Cho phép thực hiện ủy quyền
+ Nhiều người quản lý tránh việc ủy quyền vì họ sợ rằng nhân viên sẽ làm những việc sai trái, ảnh hưởng đến những kết quả mà người quản lý phải chịu trách nhiệm.
+ Với hệ thống kiểm tra hiệu quả, người quản lý sẽ được cung cấp thông tin và phản hồi về kết quả công việc của nhân viên
Liên hệ giữa Lập kế hoạch và Kiểm tra
Kiểm tra là một quá trình gồm 3 bước
– Đo lường kết quả thực tế, so sánh kết quả với những tiêu chuẩn, và thực thi các hành động quản lý để điều chỉnh những sai lệch
– Giả định rằng các tiêu chuẩn về kết quả công việc đã được xây dựng trước
+ Các mục tiêu đã được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch
+ Đo lường kết quả thực tế
– Cách thức đo lường: Thông qua 4 nguồn thông tin mà người quản lý sử dụng
+ Quan sát cá nhân – cung cấp thông tin không được “lọc” hoặc xem xét bởi người khác.
Mọi công việc lớn nhỏ đều được người quản lý quan sát.
– Có thể thu thập thông tin qua nét mặt, giọng nói v.v.
– Quản lý bằng việc đi lại (MBWA): người quản lý trực tiếp xuống xưởng sản xuất, tiếp xúc với nhân viên, và trao đổi thông tin về những gì đang diễn ra.
– Nhược điểm:
– Dễ dàng hình dung được kết quả và mối quan hệ giữa các yếu tố thông qua bảng biểu, đồ thị, số liệu.
Nhược điểm
- Báo cáo miệng - thông qua các buổi hội nghị, họp, điện thoại
+ Có thể là cách hữu hiệu nhất để thực hiện kiểm tra trong môi trường “ảo”
+ Thông tin được thu thập nhanh, có sự phản hồi và cho phép diễn giải
– Sự phát triển của công nghệ cho phép chuyển hóa ngay thành văn bản, giúp cho việc tham khảo sau này
+ Nhược điểm – Các thông tin đã được xử lý theo chủ quan của người báo cáo.
+ Báo cáo viết – chậm, nhưng toàn diện và súc tích hơn báo cáo miệng
+ Dễ dàng lưu trữ và tham khảo sau này
– Hệ thống kiểm tra toàn diện nên sử dụng cả 4 cách thu thập thông tin này
- Nội dung đo lường
+ Tiêu chí đo lường quan trọng hơn cách thức đo lường vì nếu lựa chọn sai tiêu chí có thể dẫn đến những hậu quả sai lệch nghiêm trọng
+Một số tiêu chí kiểm tra có thể áp dụng được cho mọi tình huống quản lý:
- Sự hài lòng, vắng mặt và bỏ việc của nhân viên
- Duy trì chi phí trong hạn mức ngân quỹ
+ Hệ thống kiểm tra cần tính đến sự đa dạng của các hoạt động, để có những tiêu chí đánh giá khác nhau:
- Quản lý bộ phận sản xuất: năng suất lao động, tỉ lệ sản phẩm hỏng, tỉ lệ hàng hóa bị khách hàng trả lại
- Quản lý bộ phận hành chính: số lượng văn bản gõ được trong ngày, số lượng yêu cầu của khách hàng được giải quyết
- Quản lý bộ phận marketing: thị phần, giá bán bình quân, số lượng khách hàng tiếp cận v.v.
+ Một số hoạt động rất khó để có thể đo lường bằng những thông số định lượng (kết quả công việc của một nghiên cứu viên phòng thí nghiệm)
- Hầu hết các hoạt động có thể nhóm lại được vào những nhóm tiêu chí khách quan có thể đo lường được
- Nếu không thể xây dựng các tiêu chí định lượng, có thể dựa vào những thước đo chủ quan (định tính)
So sánh
– Xác định mức độ khác biệt giữa kết quả thực tế và tiêu chuẩn đã đề ra\
– Xác định khoảng sai lệch có thể chấp nhận được - những sai lệch vượt quá khoảng cho phép này cần phải xem xét
Xác định khoảng dao động chấp nhận được
- Thực thi hành động quản lý
+ Khắc phục kết quả thực tế - hành động khi nguyên nhân của sự sai lệch là do làm việc không đạt yêu cầu
+ Thay đổi chiến lược, cơ cấu, chính sách đãi ngộ, chương trình huần luyện, thiết kế lại công việc, hoặc sa thải nhân viên
+ Hành động khắc phục ngay – khắc phục vấn đề ngay để công việc trở lại đúng quỹ đạo
+ Hành động khắc phục cơ bản – xác định nguyên nhân của sai lệch
– Khắc phục nguồn gốc của sai lệch
+ Người quản lý hiệu quả thường phân tích sai lệch, và sẽ cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà hành động đó đem lại.
+ Điều chỉnh tiêu chuẩn – sai lệnh do tiêu chuẩn không thực tế
- Tiêu chuẩn chứ không phải việc thực hiện, cần được điều chỉnh
- Có thể gặp một số rắc rối khi điều chỉnh tiêu chuẩn thấp xuống
+ Khi nhân viên, hoặc tổ đội không đạt được mục tiêu, phản ứng tự nhiên của họ là phê phán đòi hỏi điều chỉnh mục tiêu.
- Quá trình kiểm tra diễn ra liên tục giữa các bước đo lường, so sánh và hành động
3.1 Kiểm tra lường trước (Feedforward control)
– Ngăn chặn những trục trặc được dự báo trước
– Là phương pháp tối ưu nhất
– Đòi hỏi thông tin đầy đủ và chính xác, khó có thể có được
3.2 Kiểm tra đồng thời (Concurrent control)
– Diễn ra ngay khi các hoạt động đang được tiến hành và được thực hiện trước khi phải trả giá đắt
- Giám sát trực tiếp: khi người quản lý quan sát trực tiếp nhân viên của mình, họ có thể đồng thời giám sát hoạt động của nhân viên và sửa chữa những trục trặc khi nó xuất hiện
- Các thiết bị điện tử và vi tính (MS Word)
3.3 Kiểm tra phản hồi (Feedback Control)
– Diễn ra sau khi các hoạt động đã được hoàn thành
– Trục trặc có thể đã gây ra sự lãng phí hoặc thiệt hại
– Là hình thức kiểm tra phổ biến nhất
- Có thể là hình thức kiểm tra duy nhất với một số hoạt động
– Dòng thu nhập trong các báo cáo tài chính cho thấy thu nhập giảm
Có 2 ưu điểm nổi bật
- Cung cấp thông tin có ý nghĩa về hiệu quả của việc lập kế hoạch
+ Nếu sai lệch thấp, kế hoạch đã đi đúng hướng
+ Nếu sai lệch lớn, có thể sử dụng những thông tin này làm cơ sở để điều chỉnh hoặc xây dựng những kế hoạch mới
- Giúp khích lệ nhân viên
- Ai cũng muốn biết kết quả về công việc của mình, những đánh giá của cấp trên
Đặc điểm của một hệ thống kiểm tra hiệu quả
Đăng nhập để có thể bình luận
Tóm tắt kiến thức Vận dụng quy luật và các quy tắc trong quản trị về: Đặc điểm, Cơ chế, Phân loại của các quy luật, Các căn cứ hình thành nguyên tắc,... Tài liệu học tập môn QUẢN TRỊ HỌC tại Học viện Ngoại giao giúp bạn học tập, ôn luyện và đạt điểm cao!
Tóm tắt kiến thức Tổng quan về quản trị các tổ chức về: Tổ chức và các hoạt động cơ bản của tổ chức, Quản trị tổ chức, Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức,... Tài liệu học tập môn QUẢN TRỊ HỌC tại Học viện Ngoại giao giúp bạn học tập, ôn luyện và đạt điểm cao!
Bài tập lớn học phần Sức bền vật liệu về Vẽ biểu đồ nội lực có lời giải chi tiết của Trường Đại học xây dựng giúp bạn củng cố kiến thức, ôn tập và đạt kết quả cao cuối học phần.
