Trợ lý hành chính như thế nào?

Hiện tại, ngành nghề hành chính nhân sự đang được nhiều bạn trẻ lưu tâm và tìm hiểu. Công việc được trau dồi từ giai đoạn quản lý cho đến khâu tuyển dụng và đào tạo.

Trợ lý hành chính chịu trách nhiệm tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty, đồng thời cũng là cầu nối giữa chủ doanh nghiệp và người lao động để cả hai bên cùng hiểu nhau hơn. Ở cấp độ cao hơn, các nhà quản lý nhân sự lập kế hoạch, chỉ đạo và điều phối các chức năng hành chính của một tổ chức.

Nghề Trợ lý hành chính có những ưu điểm gì?

Mở mang kiến thức

Nếu như ở những ngành nghề khác, bạn cần nắm vững kiến thức chuyên môn là có thể “xông pha trận mạc” thì nghề nhân sự đòi hỏi bạn có sự hiểu biết ở rất nhiều lĩnh vực như tài chính, pháp luật, kinh doanh, xã hội… để tự tin xử lý các vấn đề liên quan đến người lao động và các cơ quan quản lý. Vì vậy, bạn sẽ có nhiều cơ hội để tăng thêm khối kiến thức cho mình, điều mà các vị trí khác trong doanh nghiệp khó lòng có được. 

Bên cạnh đó, nhờ được giao tiếp với nhiều người có tính cách, quan điểm và trình độ khác nhau, bạn sẽ “nạp” được nhiều thông tin mới mỗi ngày để áp dụng trong công việc và cuộc sống của mình. Chẳng hạn, qua buổi phỏng vấn ứng viên mới, bạn có thể phát hiện một điều gì đó độc đáo cho dự án bạn đang thực hiện hoặc khám phá hướng phát triển mới giúp cải tiến quy trình cho công ty.

Kỹ năng tổ chức tốt hơn 

Kỹ năng này được phát triển trong quá trình làm việc. Vì nhân viên hành chính phải quản lý tất cả các chức năng của bộ phận nên họ cần phải tập trung và biết dự án nào là quan trọng. Chức năng này yêu cầu một người quản lý thời gian, quản lý mọi người trong nhóm, tập trung vào các mục tiêu và sắp xếp thông tin. Phẩm chất này được nâng cao hơn và có thể dẫn đến sự phát triển nghề nghiệp thành công.

Phát triển kỹ năng mềm

Do đối tượng làm việc của nghề nhân sự là con người nên bạn sẽ luôn được học và thực hành rất nhiều kỹ năng mềm như sự điềm tĩnh, tính cẩn thận và chính chắn, kỹ năng lắng nghe, đánh giá và ra quyết định cũng như sự tinh tế và khéo léo trong giao tiếp… Không chỉ vậy, việc sử dụng thường xuyên sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội rèn giũa và sử dụng những kỹ năng này như một thói quen mà chẳng cần ghi danh vào một lớp đào tạo kỹ năng nào khác.

Việc đào tạo nhanh chóng và giá cả phải chăng

Đào tạo trợ lý hành chính là cơ hội tuyệt vời để học hỏi kiến ​​thức chuyên môn. Nhiều chương trình cung cấp các lớp học nhanh chóng và giá cả phải chăng, cung cấp các lựa chọn về chứng chỉ trợ lý hành chính hoặc bằng cấp. Ngoài ra, nhiều nhà tuyển dụng sẽ trả tiền cho các khóa học giáo dục thường xuyên để bạn có thể cập nhật các xu hướng và kỹ năng của ngành.

Điều khó khăn nhất khi làm trợ lý hành chính là gì?

Bên cạnh những cơ hội được mở mang kiến thức, phát triển các kỹ năng,... vị trí Trợ lý hành chính cũng có nhiều khó khăn, thách thức mà chỉ người trong nghề mới hiểu:

Môi trường áp lực cao

Bạn sẽ thường xuyên làm việc trong môi trường áp lực cao, nơi phải đáp ứng thời hạn và nhiệm vụ phải được hoàn thành một cách chính xác. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức nếu bạn cần trợ giúp để quản lý khối lượng công việc của mình một cách hiệu quả.

Sự nhàm chán hành chính

Việc làm đi làm lại cùng một công việc hành chính có thể trở nên đơn điệu. Để tránh sự nhàm chán trong quản lý, điều quan trọng là phải luôn ngăn nắp, phát triển các kỹ năng mới và tìm cách khiến công việc trở nên thú vị hơn.

Giao tiếp

Với tư cách là trợ lý hành chính, bạn phải giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp nội bộ và khách hàng bên ngoài. Đôi khi điều này có thể khó khăn vì bạn có thể cần phải quản lý những tính cách khác nhau hoặc những tình huống khó khăn.

Mô tả công việc thay đổi một chút tùy theo từng nơi làm việc

Phần khó khăn nhất của công việc trợ lý hành chính là thường xuyên cập nhật và tuân thủ các yêu cầu công việc luôn thay đổi. Khi nơi làm việc phát triển, bạn có thể được yêu cầu học các kỹ năng mới hoặc đảm nhận các nhiệm vụ mới mà trước đây không phải là một phần công việc của bạn. Ngoài ra, đôi khi có thể khó thực hiện nhiều dự án cùng một lúc mà không bị choáng ngợp.

Cần biết một chút về rất nhiều thứ.

Một khía cạnh thách thức khác của công việc là bạn có thể được yêu cầu phải có hiểu biết cơ bản về nhiều chủ đề khác nhau. Điều này có thể khó khăn vì bạn có thể không phải là chuyên gia trong mọi lĩnh vực nhưng vẫn cần có đủ hiểu biết để đưa ra lời khuyên và hỗ trợ đúng đắn khi cần thiết.

Review Administrative Assistant 

“Một trong những điều tuyệt vời nhất khi trở thành Trợ lý hành chính là có cơ hội việc làm ở mọi ngành. Các doanh nghiệp nhỏ, tập đoàn lớn, cơ quan chính phủ, tổ chức cộng đồng và cơ sở giáo dục đều cần trợ lý hành chính. Điều này có nghĩa đây là một vị trí có nhu cầu cao và nhu cầu không đổi vì nó không bị ràng buộc với một lĩnh vực duy nhất. Nhiều trợ lý hành chính có sự nghiệp lâu dài và ổn định. Kỹ năng hành chính có thể chuyển giao được. Bạn có thể áp dụng các kỹ năng của mình tại bất kỳ loại hình công ty nào, trong bất kỳ lĩnh vực nào - mang lại cho bạn nhiều lựa chọn công việc hơn về tổng thể.”

“Trợ lý hành chính thường là một vai trò phải đối mặt với công chúng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ tương tác với khách hàng, đồng nghiệp và khách hàng hàng ngày. Tất cả những tương tác này sẽ mang đến cho bạn cơ hội kết nối với mọi người và xây dựng các mối quan hệ kinh doanh mới. Nó cũng giúp chia nhỏ các công việc thường ngày như giấy tờ, nhập dữ liệu và vô số email.”

“Tuy nhiên, họ có thể yêu cầu bạn sử dụng phần mềm bạn chưa từng thấy, công nghệ mà bạn chưa được đào tạo hoặc những hệ thống mà bạn đơn giản là không quen thuộc. Việc đào tạo của bạn sẽ cung cấp cho bạn nền tảng vững chắc về máy tính và các thủ tục văn phòng. Bạn sẽ có thể chuyển những kỹ năng đó sang môi trường làm việc mới - nhưng chắc chắn rằng bạn sẽ cần phải tiếp tục học những kỹ năng mới.

Bạn sẽ cần phải thích ứng với các thủ tục hành chính mới và học hỏi công nghệ mới trong suốt sự nghiệp của mình. Nếu bạn không linh hoạt và sẵn sàng học hỏi liên tục, bạn có thể thấy điều này rất khó khăn.”

“Với tư cách là trợ lý quản trị viên, bạn sẽ làm mọi thứ cần thiết để giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ. Đôi khi điều này bao gồm việc xử lý công nghệ cứng đầu, khắc phục sự cố và nhận chỉ đạo từ nhiều người cùng một lúc. Nó có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, đặc biệt là vào những ngày bận rộn. Đa nhiệm, giải quyết vấn đề và học cách ưu tiên các nhiệm vụ cần có kinh nghiệm và điều này có thể gây căng thẳng khi bạn mới bắt đầu.”

“Nhưng lại có rất nhiều cơ hội thăng tiến ở vị trí trợ lý hành chính. Các tùy chọn là vô tận với tư cách là trợ lý quản trị viên. Bạn có thể chuyển đổi giữa các ngành hoặc chuyên về một lĩnh vực cụ thể. Bạn cũng có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và thăng tiến trong vai trò hiện tại của mình. Thật dễ dàng để nâng cấp kỹ năng của bạn với tư cách là trợ lý quản trị viên. Đào tạo quản trị kinh doanh bổ sung có thể nâng cao khả năng của bạn về kế toán, tính lương, ứng dụng phần mềm và quản lý văn phòng.”

“Điều quan trọng cần lưu ý là trở thành Trợ lý hành chính chủ yếu là hỗ trợ người khác. Bạn sẽ không đưa ra những quyết định lãnh đạo quan trọng hoặc quản lý toàn bộ bộ phận của công ty. Nếu bạn muốn trở thành người chịu trách nhiệm và tạo ra những thay đổi lớn, việc hỗ trợ người khác có thể giống như một “kẻ lừa đảo”.

Điều đó có nghĩa là, các trợ lý quản trị viên tài năng có thể thăng tiến lên các vị trí có thẩm quyền trong bộ phận của họ. Bạn có thể trở thành người giám sát của một nhóm trợ lý hành chính. Hoặc thậm chí đủ tiêu chuẩn cho vị trí quản lý văn phòng.”