Công việc của Trợ lý hành chính là gì?

Yêu cầu tuyển dụng Trợ lý hành chính

Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn

• Trình độ học vấn: Ứng viên cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Kinh tế, hoặc các ngành học tương tự. Bằng cấp này cung cấp nền tảng cơ bản về quản lý tổ chức, quy trình hành chính và các kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc.

• Kiến thức chuyên môn: Ứng viên cần có hiểu biết về các quy trình hành chính, quản lý tài liệu và tổ chức cuộc họp. Kiến thức về các quy định pháp lý liên quan đến hành chính và quản lý nhân sự cũng là một lợi thế. Ngoài ra, sự quen thuộc với các phần mềm văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu là rất quan trọng, vì nó giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là yếu tố then chốt cho Trợ lý hành chính. Ứng viên cần có khả năng sắp xếp và ưu tiên công việc, điều phối các cuộc họp và quản lý lịch trình một cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng lập kế hoạch, phân tích công việc và duy trì hiệu quả trong việc xử lý các nhiệm vụ đa dạng đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt là yêu cầu không thể thiếu đối với Trợ lý hành chính. Ứng viên cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, từ việc trả lời điện thoại và xử lý email đến việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng lắng nghe, nói và viết để tương tác hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan.

• Thành thạo các công cụ văn phòng: Trợ lý hành chính cần phải thành thạo trong việc sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý tài liệu khác. Khả năng sử dụng thành thạo các công cụ này giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ văn phòng một cách nhanh chóng và chính xác, từ việc soạn thảo tài liệu đến việc quản lý dữ liệu và báo cáo.

• Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề là rất quan trọng trong vai trò này. Ứng viên cần có khả năng phân tích và xử lý các tình huống phát sinh, tìm ra các giải pháp hiệu quả và thực hiện các hành động cần thiết. Kỹ năng này bao gồm việc xác định nguyên nhân của vấn đề, đưa ra giải pháp hợp lý và duy trì sự ổn định trong công việc.

Các yêu cầu khác

• Kinh nghiệm làm việc: Mặc dù không bắt buộc, nhưng có từ 1-2 năm kinh nghiệm làm việc trong các vị trí hành chính hoặc hỗ trợ văn phòng sẽ là một lợi thế. Kinh nghiệm này giúp ứng viên nhanh chóng làm quen với các quy trình và trách nhiệm của công việc, đồng thời chứng minh khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường văn phòng.

• Tính cách và thái độ làm việc: Ứng viên cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ, với tinh thần trách nhiệm cao. Sự chủ động trong công việc, khả năng làm việc dưới áp lực và tinh thần hợp tác là những yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò này. Thái độ tích cực và sự cầu tiến trong công việc sẽ giúp ứng viên nổi bật và đạt được thành công lâu dài.

• Khả năng bảo mật thông tin: Vì công việc liên quan đến việc xử lý thông tin nhạy cảm và hồ sơ cá nhân, ứng viên cần có khả năng bảo mật thông tin cao và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng thông tin được xử lý một cách an toàn và bảo mật, đồng thời tuân thủ các chính sách và quy định của công ty về bảo mật thông tin.

• Khả năng làm việc độc lập và trong nhóm: Trợ lý hành chính cần có khả năng làm việc độc lập cũng như trong môi trường nhóm. Khả năng tự quản lý công việc và phối hợp hiệu quả với các thành viên khác là rất quan trọng để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao.

Lộ trình thăng tiến Trợ lý hành chính

Mức lương trung bình của Trợ lý hành chính so với các vị trí Trợ lý khác:

• Trợ lý hành chính 10.000.000 - 15.000.000 đồng (1 tháng)
• Trợ lý dự án 12.000.000 - 15.000.000 đồng (1 tháng)
• Virtual Assistant 7.000.000 - 10.000.000 đồng (1 tháng)

1. Thực tập sinh hành chính nhân sự

Mức lương: 3 - 5 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm

Thực tập sinh hành chính nhân sự là người hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ tuyển dụng, đến việc quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo tài chính cơ bản. Họ làm việc dưới sự giám sát của các chuyên viên nhân sự và có cơ hội học hỏi về quy trình tuyển dụng, tính toán lương và các công việc hành chính khác. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tiếp cận các kỹ năng và kiến thức thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và hành chính.

>> Đánh giá: Vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự là lựa chọn lý tưởng cho những sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đang tìm kiếm cơ hội để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự và hành chính. Cá nhân phù hợp cho vị trí này cần có tinh thần học hỏi cao, khả năng giao tiếp tốt và sự chăm chỉ. Kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc với các công cụ phần mềm văn phòng là rất quan trọng..

2. Nhân viên hành chính

Mức lương: 6 - 10 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm

Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính và văn phòng hàng ngày, bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, xử lý thư từ và gọi điện thoại. Họ cũng hỗ trợ trong việc chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện, đảm bảo rằng các quy trình văn phòng diễn ra suôn sẻ. Nhân viên hành chính thường làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng được duy trì hiệu quả.

>> Đánh giá: Vị trí nhân viên hành chính là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng. 

3. Trợ lý hành chính

Mức lương: 10 - 15 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm

Trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý cấp cao và các bộ phận khác trong việc thực hiện các công việc hành chính và tổ chức. Họ thường quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong văn phòng. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và góp phần đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.

>> Đánh giá: Vị trí Trợ lý hành chính là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức. 

4. Trưởng phòng hành chính

Mức lương: 20 - 30 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: Từ 5 - 7 năm trở lên

Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày. Họ lãnh đạo đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo rằng các quy trình và chính sách được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng phối hợp với các bộ phận khác để cải tiến quy trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

>> Đánh giá: Cơ hội việc làm Trưởng phòng hành chính là một vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc cùng khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả. Người đảm nhận vai trò này cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình hành chính, quy định pháp lý và các công cụ quản lý. Trưởng phòng hành chính thường phải xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình làm việc cho bộ phận hành chính, đồng thời giám sát hoạt động của các trợ lý hành chính và nhân viên khác.

Xem thêm:

Việc làm Thực tập sinh hành chính nhân sự cho sinh viên

Việc làm Nhân viên hành chính đang tuyển dụng

Việc làm Trợ lý hành chính mới nhất