Công việc của Thư ký là gì?

Yêu cầu tuyển dụng của Thư ký

Yêu cầu tuyển dụng cho vị trí Thư ký thường dựa trên hai tiêu chí chính: Kiến thức chuyên môn và Kỹ năng cơ bản.

Kiến thức chuyên môn

• Quản lý hồ sơ và tài liệu: Thư ký cần có khả năng quản lý và tổ chức hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động văn phòng.
• Sử dụng công cụ văn phòng: Phải có kỹ năng sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) hoặc các phần mềm tương tự.
• Kỹ năng viết và giao tiếp: Thư ký cần có khả năng viết văn bản chính xác, rõ ràng và giao tiếp một cách hiệu quả.
• Nắm vững ngôn ngữ: Tùy theo yêu cầu của công ty, có thể yêu cầu Thư ký nắm vững một hoặc nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Kỹ năng cơ bản

• Tự quản lý: Thư ký cần có khả năng tự quản lý thời gian, ưu tiên công việc và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Kỹ năng giao tiếp: Thư ký thường phải gặp gỡ và liên lạc với nhiều người trong và ngoài công ty, do đó, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng.
• Tính linh hoạt và sáng tạo: Thư ký thường phải giải quyết các tình huống không ngờ và tìm cách giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
• Sự tỉ mỉ và chính xác: Cẩn thận trong công việc, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi đi các văn bản hoặc thông tin.

Ngoài ra, tùy thuộc vào ngành công nghiệp và yêu cầu cụ thể của từng công ty, có thể có các yêu cầu khác nhau. Thích hợp nhất là đọc kỹ mô tả công việc và yêu cầu tuyển dụng từ công ty đang tuyển dụng để biết rõ những yêu cầu cụ thể cho vị trí Thư ký mà họ đang tìm kiếm.

Lộ trình thăng tiến của Thư ký

Mức lương trung bình của Thư ký khoảng từ 15 triệu - 30 triệu VND/tháng. Tính đến thời điểm kiến thức của tôi được cập nhật vào tháng 9 năm 2021, mức lương của từng cấp bậc thăng tiến vị trí Thư ký tại Việt Nam có thể thay đổi dựa trên nhiều yếu tố như kinh nghiệm, kỹ năng và vị trí địa lý.

• Đối với Chuyên viên Quan hệ khách hàng doanh nghiệp , khoảng từ  8 triệu - 15 triệu VND/tháng.
• Đối với Chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhân, khoảng từ 7 triệu - 12 triệu VND/tháng.

Lộ trình thăng tiến của Thư ký trong một tổ chức có thể khác nhau tùy theo cơ cấu và chính sách của công ty. Tuy nhiên, dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho Thư ký từ cấp bậc thấp nhất (thực tập sinh) đến cấp bậc cao hơn:

Thực tập sinh (Intern)

Thực tập sinh thường là sinh viên đang học hoặc mới tốt nghiệp, được tuyển dụng để học hỏi và tham gia vào các dự án cụ thể trong một khoảng thời gian ngắn.

Thư ký cấp thấp

Vị trí này thường là cơ hội đầu tiên cho người mới bắt đầu sự nghiệp Thư ký. Các nhiệm vụ bao gồm hỗ trợ công việc văn phòng, quản lý hồ sơ, và tiếp đón khách hàng.

Trong giai đoạn này, bạn nên học hỏi quy trình vận hành công ty và phát triển kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp và sắp xếp công việc.

Thư ký trung cấp

Sau một thời gian làm việc và tích luỹ kinh nghiệm, bạn có thể thăng tiến lên vị trí Thư ký trung cấp. Ở đây, bạn sẽ chịu trách nhiệm nhiều hơn trong việc quản lý tài liệu và thông tin, lên lịch và họp mặt, và làm việc với nhiều bộ phận khác nhau.

Để phát triển trong vai trò này, cần nâng cao kỹ năng tổ chức, quản lý dự án nhỏ, và sử dụng các công cụ văn phòng hiệu quả.

Thư ký cấp cao hoặc Thư ký trưởng

Với thời gian và kinh nghiệm, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí Thư ký cấp cao hoặc Thư ký trưởng. Đây là những vai trò có trách nhiệm lớn hơn trong quản lý tài liệu, lịch trình, và dự án văn phòng.

Để thành công ở mức này, bạn cần nắm vững kỹ năng lãnh đạo, quản lý nhân sự, và phối hợp công việc giữa các bộ phận.

Những cơ hội khác: Một Thư ký có thể thăng tiến lên các vai trò quản lý khác trong lĩnh vực quản lý văn phòng, như Quản lý Văn phòng, Giám đốc Hành chính, hoặc các vị trí liên quan đến quản lý dự án.

Lưu ý rằng tùy vào quy mô và cơ cấu của tổ chức, có thể có thêm hoặc loại bỏ các cấp bậc cụ thể. Ngoài ra, việc thăng tiến cũng phụ thuộc vào năng lực và kinh nghiệm của mỗi cá nhân. Một số công ty cũng có thể cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển riêng để hỗ trợ Thư ký trong việc phát triển sự nghiệp của họ.