Câu hỏi phỏng vấn Thư ký

Làm bất cứ công việc gì cũng phải thật tâm huyết và có đam mê thì mới thành công được. Và đây chính là câu trả lời cho câu hỏi phỏng vấn thư ký này. Bất kỳ một công ty nào cũng muốn tuyển một nhân viên có đam mê công việc, làm việc có trách nhiệm nên nếu bạn trả lời như vậy, họ sẽ rất hài lòng. Bên cạnh đó, nếu bạn còn thích làm thư ký vì một lý do gì đó tích cực nữa thì cũng đừng ngần ngại chia sẻ với nhà tuyển dụng nhé!

• Phỏng vấn vị trí thư ký thì kinh nghiệm của ứng viên là một vấn đề cực kỳ quan trọng đối với nhà tuyển dụng, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc. Đây là một công việc khó, đòi hỏi nhiều kỹ năng nên hầu như các nhà tuyển dụng đều tuyển những người đã có kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Nhà tuyển dụng hỏi về kinh nghiệm cũng là lúc tốt nhất để bạn thể hiện, PR bản thân mình rồi. Bạn đã làm việc ở những công ty nào, thời gian bao lâu thì hãy nói qua để cho nhà tuyển dụng biết. Bên cạnh đó, bạn hãy liệt kê cho họ biết những thành tích công việc mà bạn đã đạt được, cách mà bạn đã giải quyết công việc tốt như thế nào trước đó.
• Một điểm nhỏ khi phỏng vấn vị trí thư ký mà có thể lấy lòng được nhà tuyển dụng là bạn nên tìm hiểu kỹ về công ty mình đang tuyển hoạt động trong lĩnh vực nào, để từ đó bạn hãy đưa ra những kinh nghiệm phù hợp. Ví dụ, công ty làm về xuất nhập khẩu thì bạn có thể đưa ra các kinh nghiệm của mình trong cách sắp xếp công việc, làm việc hiệu quả với đối tác, bên cạnh đó có thể đưa ra các con số cụ thể để thuyết phục nhà tuyển dụng.

Đây là câu hỏi hóc búa mà chúng tôi phải đề cập trong các câu hỏi phỏng vấn thư ký văn phòng. Để trả lời được câu hỏi này bắt buộc bạn phải tìm hiểu thật kỹ về công ty mà bạn đang ứng tuyển. Các công ty, doanh nghiệp hoạt động ở những lĩnh vực khác nhau và có phong cách làm việc riêng.

Tùy thuộc vào từng công ty mà bạn phải chọn cho mình một cách trả lời phù hợp cho câu hỏi phỏng vấn vị trí thư ký này. Bật mí cho các bạn là hãy vào website của công ty hoặc các tài khoản mạng xã hội, sau đó tìm kiếm mục ‘About’ (Về chúng tôi), hoặc ‘Sứ mệnh’ để biết được những từ khóa đắt giá nhất mà bản thân cần phải nói.

Không chỉ riêng kinh nghiệm, ở phần trả lời cho câu hỏi phỏng vấn thư ký này, bạn cần nêu hết được những điểm mạnh của cá nhân bạn về kỹ năng, học vấn, phẩm chất, … Nói lý thuyết không thì khó thuyết phục, bạn nên đưa một minh chứng cụ thể mà bạn đã từng làm cho các công ty cũ, mang lại những thành công vượt bậc và được đánh giá cực kỳ cao.

Qua mỗi câu nói, bạn hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy được bạn là một người rất tự tin và bản lĩnh, cực giàu năng lượng, sẵn sàng làm mọi thứ để giúp công ty phát triển hơn. Bạn có thể nói: Tôi đề cao sự năng động, chuyên nghiệp trong môi trường làm việc, chính vì vậy tôi chọn công ty để có thể phát huy được khả năng của mình, nếu được vào làm việc, tôi hứa sẽ mang lại những điều tốt đẹp nhất, cống hiến hết mình vì sự phát triển của công ty.

Chắc chắn một điều rằng chẳng ai muốn kể điểm yếu của mình khi đi xin việc cả, đặc biệt là điểm yếu liên quan đến việc làm thư ký mà bạn đang ứng tuyển. Vì vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn phỏng vấn xin việc thư ký hiệu quả nhất cho bạn chính là đừng đề cập đến những điểm yếu của bạn trong công việc này, thay vào đó là những điểm yếu không liên quan như

• Thỉnh thoảng hay dậy muộn.
• Tôi thỉnh thoảng trang điểm hơi lâu.

Hoặc nếu nói điểm yếu trong công việc thì hãy ngầm biến nó thành điểm mạnh như:

• Tôi hay tập trung làm việc quá mức nên tạm thời hay quên mọi thứ xung quanh.
• Khi đồng nghiệp không hiểu vấn đề nào đó tôi hay giải thích đến lúc nào họ hiểu ra thì thôi nên hơi tốn thời gian.

Là một thư ký, tất nhiên bạn phải biết sắp xếp công việc, lên lịch tổ chức các cuộc họp, cân đối thời gian gặp đối tác, … Ở câu hỏi này, bạn có thể trả lời rằng: bạn thường lập bảng biểu, chia công việc theo các mốc thời gian và tùy từng mức độ quan trọng và cần ưu tiên giải quyết trước.

Về phần bảng biểu bạn có thể trả lời là lập ở Docs online, rất dễ cập nhật, theo dõi và thay đổi. Một số phần mềm ứng dụng trên điện thoại phục vụ tốt cho việc lên kế hoạch và sắp xếp thời gian như Microsoft to do, Tasks, TickTick, … rất tiện dụng, tôi đã từng sử dụng qua.

Thực sự bất cứ ai đi làm, ngoài đam mê thì lương thưởng là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Hầu hết trong các thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã đề cập tới mức lương rồi, còn nếu đơn vị nào chỉ ghi là ‘thỏa thuận’ hoặc ‘Lương cạnh tranh’ thì đây là cơ hội để bạn đàm phán về mức lương của mình.

Bạn hãy thẳng thắn đưa ra con số mà bạn thấy phù hợp, tùy xem mức độ yêu cầu công việc ở công ty mới mà lương có thể tương đương hoặc cao hơn so với công việc cũ mà bạn đã làm. Hoặc bạn cũng có thể hỏi ngược lại nhà tuyển dụng xem mức lương với người cũ, hoặc mức lương họ có thể trả cho bạn là bao nhiêu. Khi họ đã nói ra con số, nếu bạn thấy ít thì có thể đàm phán để tăng thêm. Tuy nhiên, lưu ý là đừng đòi hỏi quá mức, bởi có thể họ đã rất ưng bạn rồi, nhưng mức lương bạn đưa ra quá cao thì bạn vẫn có thể bị trượt phỏng vấn.

Ở phần cuối của cuộc phỏng vấn thư ký này, nhà tuyển dụng cho bạn cơ hội để hỏi tất cả những thứ mà bạn chưa rõ, cần được nghe giải đáp luôn. Nếu bạn có thắc mắc gì về công việc, về kế hoạch phát triển của công ty, … thì bạn có thể hỏi.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể hỏi về chế độ, phúc lợi, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội. Đây đều là những thứ cần thiết đối với một người lao động, nên bạn cứ mạnh dạn hỏi và nhà tuyển dụng cũng không thể gây khó dễ cho bạn được. Bạn hãy ghi nhớ các câu trả lời mà chúng tôi hướng dẫn trong buổi phỏng vấn xin việc thư ký nhé!

Trước khi tham gia buổi phỏng vấn, hãy cân nhắc kỹ về những thế mạnh mà bạn muốn nhấn mạnh. Sử dụng các ví dụ cụ thể để minh họa những thành công trong quá trình làm việc.

Điều quan trọng là bạn không nên phủ nhận hoặc tránh né điểm yếu của mình. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc làm thế nào bạn đã sử dụng điểm yếu đó như một cơ hội để học hỏi và phát triển.

Sự đam mê của tôi đối với ngành nghề và lĩnh vực công việc này rất lớn. Tôi luôn nỗ lực học hỏi và phấn đấu để cải thiện bản thân, và tôi tin rằng tôi có khả năng thực hiện công việc một cách xuất sắc.

Bạn chắc chắn phải lưu ý rằng nguyên tắc trả lời phỏng vấn về mục tiêu nghề nghiệp là mục tiêu đó phải có khả năng thực hiện được. Những mục tiêu nghe quá "đao to búa lớn" chắc chắn không phải là "ngầu", là "ấn tượng" mà ngược lại, dễ tạo cảm giác không "biết mình biết ta", thậm chí là gây phản cảm. Ví dụ, bạn vừa mới ra trường thì nói về mục tiêu học hỏi, phát triển chuyên môn và kỹ năng, cho thấy sự cầu tiến sẽ tốt hơn là "chém gió" rằng mình sẽ sớm trở thành CEO sau 3 - 5 năm nữa.

Trong dự án trước đó, tôi đã đảm nhiệm vai trò dự phòng cho quản lý dự án chính. Mặc dù tôi không có vai trò chính, nhưng tôi đã tham gia vào quản lý dự án và đảm bảo tiến độ công việc được duy trì. Khó khăn lớn nhất trong dự án này là sự thay đổi liên tục trong yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc tham gia vào dự án đã giúp tôi phát triển kỹ năng quản lý thời gian và khả năng thích nghi nhanh chóng.

Theo dõi tiến độ làm việc thông qua các báo cáo và làm việc theo kế hoạch là những cách giúp tôi đạt được hiệu suất tốt nhất trong công việc. Điều này giúp tôi cảm thấy tự tin hơn trong quá trình làm việc hàng ngày.

Việc trao đổi thẳng thắn về các quyền lợi và chế độ phúc lợi không chỉ giúp bạn hiểu rõ về nhà tuyển dụng mà còn giúp họ hiểu rõ về bạn. Điều này tạo nên một sự hiểu biết chặt chẽ, tạo nền tảng cho các vòng phỏng vấn tiếp theo.

Cuối cùng, việc duy trì lịch trình linh hoạt và thường xuyên nghỉ ngơi là một phần quan trọng của cuộc sống làm việc khoa học. Tôi luôn tạo thời gian cho bản thân để tái nạp năng lượng và giảm stress.

Việc chuẩn bị cho phỏng vấn là cơ hội để thể hiện sự tự tin và kiến thức về công ty. Hãy đặt sẵn một số câu hỏi thông minh về các chế độ phúc lợi, quy trình làm việc, và mọi điều liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển.

Tôi rất hào hứng với cơ hội làm việc tại công ty này. Địa chỉ làm việc thuận tiện giúp tôi tiết kiệm thời gian di chuyển và tập trung vào công việc. Ngoài ra, môi trường làm việc cũng rất thoải mái và tạo điều kiện tốt để phát triển kỹ năng và nghiệp vụ của tôi.

Khi gặp câu hỏi về kinh nghiệm làm việc với văn bản hành chính, biên bản cuộc họp và các tài liệu quan trọng, tôi sẽ chia sẻ một ví dụ cụ thể để minh họa khả năng của mình. Ví dụ, tôi từng làm Thư ký cho một công ty, nơi tôi phụ trách việc soạn thảo và kiểm tra các văn bản hành chính, biên bản cuộc họp và các tài liệu quan trọng khác để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng. Thông qua công việc này, tôi đã có cơ hội phát triển kỹ năng xử lý tài liệu quan trọng một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của đội ngũ lãnh đạo cũng như các bộ phận khác trong công ty.