Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý nhân sự

Trợ lý nhân sự đảm nhận vai trò đảm bảo các hoạt động liên quan đến nhân sự của công ty diễn ra trôi chảy. Ngoài ra, họ cũng góp phần xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Sau đây là một số câu hỏi phỏng vấn cơ bản mà bất cứ cuộc phỏng vấn nào cũng có như giới thiệu bản thân, năng lực, kinh nghiệm, điểm mạnh/điểm yếu, v.v. 

Bộ câu hỏi kiểm tra về năng lực và kỹ năng của nhân sự 

Theo bạn, công việc của Trợ lý nhân sự bao gồm những gì? 

Bạn hãy tham khảo JD Trợ lý nhân sự tại một vài công ty, tổng hợp và khái quát những công việc của vị trí nhân sự. 

Gợi ý: Thưa quý công ty, công việc của Trợ lý nhân sự tại mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt nhất định tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động. Dưới góc độ cá nhân, tôi nhận thấy Trợ lý nhân sự có ba nhóm nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện tốt là tuyển dụng, đảm bảo quyền lợi nhân viên công ty và phối hợp với phòng nhân sự để lên kế hoạch, phương án thực hiện tốt hai công việc kể trên. 

Trong quá trình làm việc, bạn có gặp những khó khăn gì không?

Mỗi vị trí, mỗi công việc sẽ có những khó khăn riêng. Bởi vậy, sẽ chẳng có một ứng viên nào có thể hoàn thành xuất sắc công việc mà chưa từng vấp phải bất kỳ trở ngại nào. Vấn đề là cách thức nhân sự đó giải quyết như thế nào. Vì vậy, tìm hiểu về những khó khăn mà ứng viên đã gặp trong công việc trước giúp HR đánh giá khả năng giải quyết vấn đề, sự kiên nhẫn, tư duy linh hoạt, khả năng học hỏi và tương tác xã hội của ứng viên.

Gợi ý: Công việc của tôi không êm đềm, nhưng cũng không có quá nhiều khó khăn. Trước mỗi thử thách, tôi luôn bình tĩnh nhìn nhận lại vấn đề trước khi đưa ra hướng giải quyết. Nếu khó khăn vượt ngoài tầm kiểm soát, tôi sẵn sàng tìm đến sự hỗ trợ của những người có chuyên môn, kinh nghiệm hơn.

Bạn làm cách nào để luôn cập nhật nhanh nhất các luật và quy định nhân sự hiện hành?

Nhân sự là quản lý con người, liên quan trực tiếp đến quyền lợi và trách nhiệm nên dễ xảy ra tranh cãi. Muốn giải quyết, việc hiểu rõ, hiểu chuẩn các quy định pháp luật nhân sự là yếu tố quan trọng bậc nhất.

Gợi ý trả lời: “Tôi hiện là thành viên của nhiều hội nhóm nhân sự chuyên môn, tại đây, những thông tin cải tiến, đổi mới về luật nhân sự cũng như những thông tư chỉ đạo thực hiện đều được các admin chia sẻ rất nhanh. Bên cạnh đó, mỗi ngày tôi đều truy cập vào trang web chính thức của các tổ chức nhân sự như phòng bảo hiểm xã hội, phòng lao động thương binh xã hội, cổng thông tin điện tử bộ lao động thương binh xã hội... nên mọi thay đổi hoặc dự kiến thay đổi tôi đều cập nhất nhanh chóng. Từ đó chủ động tìm hiểu để kịp thời ứng phó vào thực tế công việc.”

Bạn làm cách nào để nhân viên phòng nhân sự và toàn doanh nghiệp cũng cập nhật nhanh nhất các luật và quy định nhân sự hiện hành?

Chia sẻ kinh nghiệm chính là vai trò mà người quản lý cần có. Trợ lý nhân sự là nguồn ứng viên chủ chốt cho vị trí trưởng phòng tương lai nên không thể thiếu tố chất này.

Gợi ý trả lời:

Ở vị trí trước đây, với vai trò trợ lý hành chính nhân sự, mọi thay đổi hoặc sắp thay đổi liên quan đến luật và quy định nhân sự đều được tôi chia sẻ nhanh đến các nhân viên thông qua email hoặc chat nội bộ. Do lượng công việc của nhân viên khá lớn nên tôi sẽ là người chắt lọc những thông tin thay đổi quan trọng, có liên quan đến chuyên môn để mọi người dễ nắm bắt hơn. Khi cần truyền đạt chuyên sâu hơn, những buổi họp sẽ được tiến hành để thông báo, chia sẻ chi tiết, đồng thời tham khảo, lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện cách triển khai quy định mới trong tổ chức.

Theo bạn, loại thông tin nào nên được cung cấp phổ biến cho nhân viên toàn doanh nghiệp?

Phòng nhân sự là trung gian dung hòa quyền lợi và sự gắn kết giữa người lao động và người sử dụng lao động. Vì vậy, để hạn chế tối đa tranh chấp không cần thiết, việc cung cấp thông tin cho nhân viên là điều nên làm nhưng cần có sự sàng lọc.

Gợi ý trả lời

Theo tôi, thông tin quan trọng nhất mà mọi nhân viên đều cần được biết đó là chính sách, quy định của doanh nghiệp. Vì dù những nội dung này là do doanh nghiệp thiết lập riêng nhưng đều dựa trên quy định chung của luật lao động Việt Nam, nên có thể xem đây là sự sàng lọc chuẩn xác và sát thực tế yêu cầu của tổ chức nhất. Bên cạnh đó, những thông tin :

• Kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên
• Quyền lợi của nhân viên trong tổ chức
• Nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhân viên
• Thông tin liên lạc các tổ chức bảo vệ quyền lợi cho người lao động....

Bạn hãy chia sẻ kinh nghiệm tích lũy được khi làm việc với hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Dù bạn chỉ mới làm việc ở những doanh nghiệp nhỏ, quản lý thủ công thì vẫn nên chủ động tìm hiểu hệ thống này, thậm chí tự trải nghiệm để dễ dàng thích ứng khi trở thành trợ lý nhân sự.

Gợi ý trả lời:

Tôi có cơ hội biết đến hệ thống quản lý nhân sự Talent Bold – Hiring và phần mềm Fast HRM Online, tôi thật sự rất ấn tượng với những ứng dụng này. Việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, cũng như tiến độ triển khai từng bước trong quy trình làm việc đều được hiển thị nhanh, chuẩn và chi tiết. Tôi có thể hoàn thành công tác quản lý từ xa 24/7 mà vẫn an tâm chất lượng công việc. Tính tiện lợi đã cuốn hút tôi tìm hiểu và sử dụng thành thạo các chức năng chỉ trong thời gian ngắn.

Cách bạn thường sử dụng để tiếp cận và giải quyết xung đột nhân sự ra sao?

Tranh chấp quyền lợi, mâu thuẫn cách làm việc là việc không thể tránh trong doanh nghiệp. Trợ lý nhân sự phải biết cách giải quyết linh hoạt khéo léo không chỉ đảm bảo nhân viên an tâm làm việc, nâng cao hiệu suất và gắn bó lâu dài.

Gợi ý trả lời:

Tôi vừa giải quyết một vụ khiếu nại từ nhân viên phòng sản xuất về việc chuyền trưởng có thái độ cư xử thô lỗ với họ. Tôi đã gặp trực tiếp nhân viên để hiểu chính xác những nội dung và cảm xúc mà họ đã phải đối mặt. Sau đó, tôi gặp chuyền trưởng để ghi nhận phản hồi từ phía anh ấy. Đồng thời, để đảm bảo tính công bằng, tôi đã bí mật liên lạc một số nhân viên trong cùng phòng sản xuất để có một vài đánh giá khách quan về cả người nhân viên khiếu nại và chuyền trưởng. Sau khi báo cáo với trưởng phòng nhân sự, tôi đã sắp xếp một buổi gặp trực tiếp với nhân viên đó và chuyền trưởng. 

Qua cuộc trò chuyện, ban đầu đôi bên đều giữ cái tôi của mình nhưng sau những phân tích có lý có tình của tôi, cả hai đã thông cảm nhau hơn. Hóa ra hôm đó, chuyền trưởng đang bị áp lực lớn về một đơn hàng gấp nhưng lại nguyên liệu lại không đạt chuẩn nên có những lời nói thiếu kiểm soát. Chuyền trưởng đã xin lỗi nhân viên, nhân viên cũng hiểu và thông cảm vì trước đến giờ chuyền trưởng có nghiêm khắc nhưng chưa thô lỗ vô cớ bao giờ.

Bạn làm cách nào để động viên và giữ nhân viên gắn bó với công việc?

Cạnh tranh nhân sự cùng những kỳ vọng thăng tiến nhanh trong sự nghiệp rất dễ khiến nhân viên chuyển việc. Tuyển dụng người mới phù hợp không phải là việc dễ dàng, vì vậy, năng lực giữ chân nhân sự rất quan trọng đối với ứng viên trợ lý nhân sự.

Gợi ý trả lời:

Định kỳ 06 tháng tôi sẽ thực hiện cuộc khảo sát nhu cầu và những đề xuất của nhân viên trong công việc. Qua đó, những bất cập gây khó khăn chung cho phòng ban hoặc cho số đông nhân viên sẽ được đúc kết. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách phúc lợi trong tương lai, mà tốt nhất là ngay năm tiếp theo. Bên cạnh đó, thông qua những mối quan hệ nội bộ ngành, tôi sẽ tìm hiểu thông tin những chính sách nhân sự cải tiến tại các doanh nghiệp đối thủ. Không hẳn tôi sẽ tham mưu cho doanh nghiệp thay đổi theo họ, mà điều tôi cần là cơ sở để đánh giá ưu nhược điểm trong chính sách nhân sự của tổ chức để linh hoạt thay đổi hoặc để làm cơ sở thuyết phục khi nhân viên định chuyển việc.

Bộ câu hỏi khai thác về thông tin cá nhân của nhân sự 

Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình?

Những lý lịch cá nhân, nhà tuyển dụng đã biết. Quan trọng họ muốn bạn giới thiệu kinh nghiệm liên quan công việc nhân sự.

Gợi ý : Tôi đã tốt nghiệp đại học … năm … Tôi có cơ hội thực tập và được giữ lại ở công ty đầu tiên với vai trò là nhân viên hành chính. Bản thân tôi luôn mong muốn phát triển trong lĩnh vực nhân sự nên trong 02 năm làm việc ở vị trí hành chính , tôi đã tích lũy và trau dồi thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là văn bằng hai ngành quản trị kinh doanh và chứng chỉ quản trị nhân lực chuyên sâu do trường đại học… cấp. Tôi hiện đang tìm kiếm những thử thách mới cho con đường sự nghiệp của mình, và vị trí Trợ lý nhân sự mà công ty đang tuyển dụng là một cơ hội đối với tôi.

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì ?

Điểm mạnh hỗ trợ tuyệt vời cho công việc. Điểm yếu chẳng ảnh hưởng gì đến công việc – Đó chính là những điều bạn cần lựa chọn để trả lời

Gợi ý : Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ. 

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Vì mưu sinh, vì nhu cầu tuyển nhân sự lớn, vì công ty to… nhưng đừng nói ra lý do này nhé. Bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết và sẵn sàng nỗ lực học hỏi, quyết tâm trở thành Trợ lý nhân sự giỏi.  

Gợi ý : Thứ nhất, đây là vị trí phù hợp kiến thức chuyên môn mà tôi được đào tạo. Thứ hai, khi làm việc hành chính, tôi đã tiếp cận một số vấn đề nhân sự, dù không chuyên sâu nhưng tôi thật sự cảm thấy yêu thích. Thứ ba, thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty đã thôi thúc tôi ứng tuyển.

Bộ câu hỏi kiểm tra về khả năng gắn bó của nhân sự 

Vì sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty cũ?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu nguyên nhân đằng sau việc rời bỏ công việc trước đây. Câu trả lời có thể tiết lộ về môi trường làm việc, cơ hội phát triển, hòa nhập với đồng nghiệp và quản lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Gợi ý: Lý do tôi nghỉ việc ở công ty cũ rất đơn giản, đó là vì tôi muốn tìm kiếm những thử thách mới, nâng cao năng lực bản thân và có cơ hội phát triển toàn bộ những kiến thức, kỹ năng đã tích lũy được.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của chuyên viên nhân sự và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Nỗi sợ lớn nhất của bạn là gì? 

Ứng viên không nên khẳng định bản thân không sợ bất kỳ điều gì. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên liệt kê quá nhiều nỗi sợ; vì điều này có thể gây cảm giác tiêu cực cho nhà tuyển dụng. 

Gợi ý: Con người ắt hẳn ai cũng sẽ có những nỗi sợ riêng. Đối với tôi, nỗi sợ lớn nhất chính là đánh mất bản thân, trở thành phiên bản lười biếng, ích kỷ, không tiếp thu và đánh mất đi những cơ hội tuyệt vời trong công việc. Hy vọng các thông tin chia sẻ về câu hỏi phỏng vấn Trợ lý nhân sự trong bài viết hữu ích với bạn. Bạn hãy tham khảo, chuẩn bị để chạm tới gần hơn những mục tiêu trong tương lai.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí trợ lý nhân sự 

Về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Luôn hướng đến lợi ích nhà tuyển dụng

Một ứng viên Trợ lý nhân sự chỉ nghĩ đến lợi ích cá nhân khi trúng tuyển sẽ khiến nhà tuyển dụng bất an về cam kết gắn bó lâu dài. Thay vào đó, nếu bạn luôn hướng đến những quyền lợi mà doanh nghiệp có được từ mình thì ấn tượng sẽ được nâng cao, với thành tích tốt tự khắc lợi ích của bạn sẽ tốt.

Dùng ví dụ cụ thể cho câu trả lời

Để tăng sức thuyết phục cho câu trả lời, đừng dùng những nội dung chung chung hoặc giả định. Bạn nên gắn kết với ví dụ thực tế công việc mà mình đã làm. Nếu chưa từng làm thì bạn vẫn có thể lấy từ thực tế của đồng nghiệp,của người quen, gợi ý trên internet...  để minh chứng cho suy nghĩ và hành động mình.

Không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực

Bạn chính là nguồn ứng viên quản lý tương lai, vì vậy, tinh thần cầu tiến, luôn sẵn sàng học hỏi, không ngại khó ngại khổ phải luôn hiện hữu trong bạn. Tham gia những khóa học để nâng cao chuyên môn, sẵn sàng đi công tác khi cần, chấp nhận làm thêm giờ... hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn nhé.

Trả lời ngắn gọn, súc tích và rõ ràng

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn, bạn hãy tránh trả lời dài dòng, mà hãy tập trung vào những thông tin quan trọng và đưa ra câu trả lời mạch lạc.

Tập trung vào vị trí ứng tuyển

Đặt trọng tâm vào việc trình bày những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí Nhân viên hành chính nhân sự. Để thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng làm việc lâu dài, tìm hiểu kỹ vị trí, yêu cầu công việc và chế độ đãi ngộ của công ty.

Thể hiện sự tự tin và chủ động

Bạn cần luôn giữ bình tĩnh và tự tin trong quá trình phỏng vấn, lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và giao tiếp một cách tự nhiên và lịch sự. Đồng thời, tự đề xuất thêm thông tin và đặt câu hỏi phù hợp để thể hiện sự chủ động và tương tác tích cực.

Chuẩn bị trước cho câu hỏi thường gặp

Trước buổi phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu, nắm vững những câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự và chuẩn bị câu trả lời cho chúng, bao gồm các câu hỏi về kinh nghiệm làm việc, quản lý thời gian, giải quyết xung đột, và khả năng làm việc nhóm.

Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp

Trong quá trình phỏng vấn, bạn cần chú ý sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tránh sử dụng ngôn ngữ lỏng lẻo hoặc tiếng lóng. Việc sử dụng từ ngữ rõ ràng và diễn đạt một cách chính xác sẽ giúp bạn truyền đạt ý kiến và kỹ năng đến nhà tuyển dụng rõ ràng hơn.

Thể hiện sự quan tâm và tìm hiểu công ty

Trước cuộc phỏng vấn vị trí Trợ lý nhân sự, hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển. Bạn có thể đưa ra câu hỏi liên quan đến công ty, môi trường làm việc, cơ hội phát triển và sự phù hợp với mục tiêu cá nhân. Điều này cho thấy sự quan tâm và ý định gắn bó của bạn đối với Quý công ty.

Ghi chép và đánh giá sau phỏng vấn

Sau cuộc phỏng vấn, hãy nhớ ghi chép lại những điểm quan trọng và nhận xét về cuộc trò chuyện. Đồng thời, bạn cần đánh giá lại khả năng và hiệu suất của bạn trong quá trình phỏng vấn để cải thiện trong tương lai.

Mỗi vị trí việc làm đều có những câu hỏi phỏng vấn đa dạng, khác nhau. Điều quan trọng nhất là trước buổi phỏng vấn bạn cần chuẩn bị kỹ càng, và trả lời những câu hỏi một cách chân thật và khéo léo nhất. Từ đó, sẽ giúp bạn chinh phục được nhà tuyển dụng “khó tính” và vượt qua vòng phỏng vấn dễ dàng.