Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý vận hành

Vị trí Trợ lý vận hành không chỉ yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm mà còn đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chỉn chu. Điều này sẽ được thể hiện rõ qua cách bạn thể hiện trong vòng trả lời phỏng vấn. Tuy nhiên để qua được vòng phỏng vấn và trở thành một Trợ lý vận hành không phải điều dễ dàng. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn vị trí Trợ lý vận hành thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung cho vị trí Trợ lý vận hành

Theo bạn, Trợ lý vận hành là gì?

Khi đưa ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra kiến thức nền tảng nhất của bạn về công việc này, xem bạn đã thực sự hiểu rõ mình sẽ phải làm gì nếu có được vị trí Trợ lý vận hành hay chưa. 

Với câu hỏi trên, đừng trả lời dài dòng lan man, mà hãy đi thẳng vào vấn đề họ thắc mắc. Bạn có thể trả lời như sau: 

“ Theo em, Trợ lý vận hành là người hỗ trợ Giám đốc vận hành trong việc lập kế hoạch, giám sát và điều hành hoạt động của một tổ chức. Công việc hỗ trợ vận hành bao gồm hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc, theo dõi tiến trình và hiệu suất làm việc, xử lý các vấn đề phát hiện và tương tác với các liên kết bên trong. Trợ lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong hoạt động đảm bảo hoạt động được chia sẻ và hiệu quả của tổ chức.” 

Vì sao sao bạn muốn trở thành Trợ lý vận hành?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Tôi muốn trở thành Trợ lý vận hành vì tôi yêu thích công việc này. Tôi thích giải quyết các vấn đề và tìm ra cách cải thiện hiệu quả. Tôi cũng thích làm việc với mọi người và xây dựng các đội ngũ hiệu quả.”

Trợ lý vận hành làm công việc gì?

Để trở thành một Trợ lý vận hành giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: “Trợ lý vận hành là người hỗ trợ trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động của một tổ chức. Công việc hỗ trợ vận hành bao gồm hỗ trợ quản lý kế hoạch, tổ chức công việc, theo dõi tiến trình và đảm bảo hoạt động được trình bày rõ ràng. Họ cũng có thể tham gia phân tích dữ liệu, xử lý vấn đề và đưa ra giải pháp để cải thiện hiệu suất và công việc quy trình tối ưu hóa. Trợ lý vận hành thường là người có kỹ năng quản lý, giao tiếp tốt và có khả năng làm việc độc lập và trong nhóm.”

Tại sao bạn chọn Công ty của chúng tôi?

Thực chất, đây là câu hỏi phỏng vấn Trợ lý vận hành nhằm kiểm tra mức độ hiểu biết của ứng viên về Công ty ứng tuyển. Để trả lời được câu hỏi này bạn cần tìm hiểu trước thông tin về thành tựu của công ty. Một trong số những thông tin này có thể trở thành lý do bạn lựa chọn Công ty này thay vì Công ty khác.

Bạn biết gì về Công ty của chúng tôi?

Hầu như trong cuộc phỏng vấn nào cũng sẽ hỏi câu tương tự. Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý vận hành này nhà tuyển dụng muốn xem bạn đã thực sự tìm hiểu kỹ về công ty mình ứng tuyển hay chưa? Công ty của bạn hoạt động ở mảng ngôn ngữ nào? Hướng tới cụ thể ai? Có những gì khác biệt so với những công ty khác?

Ngoài ra còn có chính sách nhân sự, văn hóa làm việc trong công ty,… Với việc cung cấp đầy đủ thông tin trên, bạn đã có thể hoàn thành tốt câu hỏi phỏng vấn Trợ lý vận hành. Đặc biệt dễ lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Trợ lý vận hành.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý vận hành về chuyên môn

Bạn đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực vận động hành động trước đây chưa?

Câu trả lời: “Tôi đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực vận hành trong một số dự án và công ty trước đây. Tôi đã tham gia vào công việc quản lý quy trình vận hành, giám sát hiệu suất và quy trình tối ưu hóa để đảm bảo hoạt động sáng suốt và hiệu quả.”

Bạn đã từng áp dụng các phương pháp và công cụ để cải thiện quy trình vận hành chưa?

Câu trả lời: “Tôi đã áp dụng các phương pháp và công cụ để cải thiện quy trình vận hành trong các dự án trước đây. Tôi đã sử dụng các phương pháp như Lean Six Sigma và công cụ như biểu đồ công việc luồng và biểu đồ Gantt để phân tích và thực hiện quy trình vận hành tối ưu hóa.”

Bạn có kỹ năng phân tích dữ liệu và đưa ra những giải pháp cải thiện tốt không? 

Câu trả lời: “Tôi đã được đào tạo về phân tích dữ liệu và có kỹ năng trong công việc sử dụng các công cụ và phần mềm để phân tích dữ liệu. Tôi có khả năng đưa ra những giải pháp cải thiện dựa trên công việc phân tích dữ liệu và tìm kiếm những điểm yếu và cơ hội để tối ưu hóa quy trình vận hành.”

Kỹ năng trả lời câu hỏi phỏng vấn xử lý tình huống

Bạn đã từng xử lý một tình huống khẩn cấp trong công việc như thế nào?

Câu trả lời: “Tôi đã bình tĩnh và kiểm tra hệ thống để xác định nguyên nhân của lỗi. Sau đó, tôi đã liên hệ với người quản trị hệ thống để được hỗ trợ. Cuối cùng, tôi đã phối hợp với các đồng nghiệp để khôi phục hệ thống càng sớm càng tốt.”

Bạn sẽ làm gì nếu nhận được phản hồi tiêu cực từ khách hàng về một vấn đề kỹ thuật?

Câu trả lời: “Tôi đã học được rằng trong bất kỳ tình huống nào, điều quan trọng nhất là phải đặt khách hàng lên hàng đầu. Tôi cũng học được rằng cần phải giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả để giữ cho khách hàng hài lòng.”

Bạn sẽ làm gì nếu bạn mắc lỗi trong công việc?

Câu trả lời: “Tôi đã học được rằng không ai là hoàn hảo và ai cũng có thể mắc lỗi. Điều quan trọng là phải thừa nhận lỗi lầm và tìm cách khắc phục chúng.”

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Trợ lý vận hành

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.