Câu hỏi phỏng vấn Trợ lý hành chính

Trực thuộc phòng hành chính, bộ phận hành chính tổng hợp là đơn vị phụ trách tất cả các công việc giấy tờ sổ sách của toàn bộ doanh nghiệp, kết nối trực tiếp với các phòng ban khác hay các đối tác, khách hàng của công ty. Thông thường, Trợ lý hành chính sẽ chịu trách nhiệm cho công tác hậu cần khi doanh nghiệp cần tổ chức các sự kiện như hội thảo, gặp mặt đối tác, … và các công việc liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, thực hiện các chế độ phúc lợi cho nhân viên. 

Trong công tác tuyển dụng nhân sự, giai đoạn phỏng vấn ứng viên là vô cùng quan trọng. Để sàng lọc được những nhân sự tài năng, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ càng cho buổi phỏng vấn nhằm tìm ra ứng viên tốt nhất. 

Bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự cơ bản nhất 

Giới thiệu đôi nét về bản thân

Câu hỏi phổ biến này luôn được sử dụng để bắt đầu mọi cuộc phỏng vấn. Nhà tuyển dụng thường bắt đầu cuộc phỏng vấn này nhằm tạo ra không khí nhẹ nhàng, thoải mái giúp ứng viên không bị căng thẳng, lo lắng. Từ đó dễ dàng thể hiện, bộc lộ những tố chất của bản thân khi ứng tuyển vào vị trí nhân sự hành chính tổng hợp.

Những điểm mạnh và điểm yếu của bạn trong công việc

Thông qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được ứng viên có những ưu điểm, nhược điểm gì phù hợp với vị trí nhân viên hành chính nhân sự hay không. Quan trọng hơn, nhà tuyển dụng muốn thấy được sự tự tin, trung thực và khéo léo của ứng viên. Đây là những tố chất thích hợp mà ứng viên nên có khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính tổng hợp.

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Vì mưu sinh, vì nhu cầu tuyển nhân sự lớn, vì công ty to… nhưng đừng nói ra lý do này nhé. Bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết và sẵn sàng nỗ lực học hỏi, quyết tâm trở thành Trợ lý hành chính giỏi.  

Gợi ý : Thứ nhất, đây là vị trí phù hợp kiến thức chuyên môn mà tôi được đào tạo. Thứ hai, khi làm việc hành chính, tôi đã tiếp cận một số vấn đề nhân sự, dù không chuyên sâu nhưng tôi thật sự cảm thấy yêu thích. Thứ ba, thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty đã thôi thúc tôi ứng tuyển.

Bộ câu hỏi kiểm tra kiến thức, năng lực và kỹ năng của ứng viên 

Những công việc cần làm của trợ lý hành chính tổng hợp là gì?

Với câu hỏi liên quan đến chuyên môn này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được thực lực, kinh nghiệm thực tế trước đây cũng như sự quan tâm, tìm hiểu trước về vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp của ứng viên. Với câu trả lời của ứng viên về công việc hành chính nhân sự tổng hợp, nhà tuyển dụng sẽ nhận ra được những ứng viên nào thật sự nghiêm túc, muốn đóng góp công sức cho doanh nghiệp.

Những kỹ năng sử dụng trong công việc hành chính từng làm

Là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng liên quan đến giao tiếp, thuyết trình và làm việc nhóm, câu hỏi này sẽ mang đến cho nhà tuyển dụng những đánh giá tốt nhất để sàng lọc ra những ứng viên chất lượng có tiềm năng, phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. Với những ứng viên chưa từng có kinh nghiệm, nhà tuyển dụng có thể thay đổi câu hỏi nhằm tìm hiểu suy nghĩ, khả năng của ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí hành chính tổng hợp.

Theo bạn, đánh giá hiệu suất (Performance Review) nên thực hiện định kỳ bao lâu một lần? Ai là người thực hiện nhiệm vụ này?

Có thể nói, Performance Review là một trong 3 mắt xích quan trọng mà các nhà quản trị doanh nghiệp dùng để đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp bởi đó là bước Ghi nhận và rà soát kết quả của bước 1 (Thiết lập mục tiêu), từ đó điều chỉnh phương hướng của các dự án để tiến hành bước Đánh giá (Performance Evaluation).

Để tiết kiệm thời gian, phần mềm quản lý theo dõi sự phát triển của nhân viên qua tiến độ và cách họ hoàn thành công việc sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả nhất.

Gợi ý trả lời: "Với kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hơn 2 năm của mình, tôi cho rằng đánh giá hiệu suất là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng để nhận ra được những ưu và khuyết điểm của nhân viên từng bộ phận, sau đó điều chỉnh để công việc đạt hiệu suất cao hơn. Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp và bộ phận mà việc đánh giá hiệu suất sẽ theo định kỳ khác nhau nhưng tôi nghĩ có thể theo tháng, theo quý và theo năm. Thường thì người quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận sẽ là người đánh giá nhân viên".

Theo bạn, vai trò của trợ lý hành chính thay đổi như thế nào trong tương lai?

Câu hỏi thú vị này cho thấy tố chất và tầm nhìn của một quản lý nhóm bởi với bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng liên quan giúp họ nhìn ra bức tranh tổng thể về tương lai của nghề nghiệp mình đang theo đuổi.
Câu trả lời gợi ý: "Tôi nghĩ trong tương lai công nghệ sẽ thay thế hoặc nâng cao năng lực và tối ưu hóa các nhiệm vụ của Trợ lý hành chính. Suy rộng ra, nếu nhân viên hành chính biết cách thích nghi và vận dụng công nghệ thì họ sẽ thực sự trở thành những cánh tay đắc lực của doanh nghiệp. Đó là vì sao tôi đã dành thời gian để học cách sử dụng thành thạo công cụ Microsoft Outlook và Excel để phục vụ cho sự nghiệp của mình".

Để trở thành trợ lý hành chính giỏi, bạn cần sở hữu những kỹ năng nào?

Đây là câu hỏi vô cùng thực tiễn chứng tỏ bạn chính là ứng viên sáng giá cho vị trí bởi chỉ có lĩnh hội đầy đủ các kỹ năng yêu cầu đối với một trợ lý hành chính, bạn mới có động lực để vượt qua những thử thách trong công việc để hoàn thiện các kỹ năng cần có như kỹ năng quản lý, giao tiếp, lập, hoàn thành và đánh giá dự án,...
Gợi ý trả lời: "Để xác định một trợ lý hành chính có xuất sắc hay không thì chúng ta cần dựa trên rất nhiều yếu tố, đặc biệt là các tiêu chí do công ty đặt ra. Với tôi thì trợ lý hành chính giỏi là người hoàn thành các nhiệm vụ với mức độ tốt hơn kỳ vọng, có được sự công nhận của đồng nghiệp, nhân viên và quản lý. Một số kỹ năng, phẩm chất tôi cho rằng cần thiết nhất trong vai trò này là kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hành chính văn phòng và sự cẩn thận, tỉ mỉ".

Công ty chúng tôi khuyến khích các hoạt động làm việc nhóm để đạt được những thành quả chung? Bạn cảm thấy mình phù hợp với một môi trường ưu tiên làm việc nhóm không?

Hoạt động làm việc nhóm liên quan đến kỹ năng giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong nhóm, làm đâm chồi các ý tưởng sáng tạo.
Câu trả lời gợi ý: "Tôi yêu thích làm việc nhóm bởi với các kỹ năng và thế mạnh đặc trưng của các thành viên trong nhóm giúp tạo ra một ý tưởng chung đầy sáng tạo và đột phá. Theo tôi, việc chia nhỏ công ty thành những nhóm nhỏ theo từng dự án khiến tôi có cơ hội được làm việc và tương tác với các thành viên khác nhau trong công ty và học hỏi được nhiều điều tốt từ họ".

Bộ câu hỏi kiểm tra thái độ của ứng viên 

Bạn biết vì về công ty chúng tôi?

Muốn biết ứng viên có thực sự coi trọng và quan tâm đến vị trí ứng tuyển hay không, HR hãy đặt câu hỏi này. Nó thể hiện mức độ chuẩn bị và quan tâm của ứng viên đối với vị trí làm việc. Điều đó cũng cho thấy ứng viên có tìm hiểu về vị trí ứng tuyển và công ty nghiêm túc hay không. Vì nhiều trường hợp, ứng viên “rải” CV mà không quan tâm hoặc không tìm hiểu về công ty ứng tuyển.

Công việc của trợ lý hành chính sẽ bao gồm cả những nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại. Bạn làm thế nào để duy trì động lực làm việc tích cực?

Trợ lý hành chính nhân sự thực hiện các nhiệm vụ giống nhau mỗi ngày, chẳng hạn như nộp giấy tờ và hỗ trợ trả lời, hướng dẫn nhân viên với các câu hỏi hành chính chung. Ứng viên lý tưởng sẽ buộc phải có cách duy trì động lực trong khi thực hiện các nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại.

Phản hồi của bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng cái nhìn chính xác hơn về mức độ yêu thích công việc và quyết tâm của bạn. Đồng thời, họ có thể thấy được định hướng cụ thể và phương pháp cụ thể bạn dùng để cải thiện hiệu suất công việc và phát triển bản thân.

Khi trả lời, bạn nên lưu ý đến các vấn đề sau:

• Sự yêu thích với công việc hành chính nhân sự.
• Khả năng tự tạo động lực.
• Kinh nghiệm thực hiện các nhiệm vụ văn thư thực hành.
• Hiểu về tầm quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả.

Gợi ý trả lời: "Trong công việc trước đây của tôi với tư cách là trợ lý hành chính nhân sự, tôi đã tự tạo ra các mục tiêu hàng ngày cho bản thân để duy trì động lực. Tôi cố gắng tìm ra những cách thú vị để cải thiện hiệu quả của mình bất cứ khi nào tôi bắt đầu cảm thấy nhiệm vụ bị lặp đi lặp lại. Việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc cũng rất quan trọng. Các nhiệm vụ cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự có thể bị phân tán, do đó, chỉ khi sắp xếp hợp lý mới có thể hoàn thành tốt.

Hơn thế nữa, việc cảm thấy công việc thú vị hay nhàm chán còn phụ thuộc vào thái độ làm việc của từng người. Ngay từ khi mới ra trường tôi đã định hướng làm việc trong ngành này. Trong quá trình 3 năm sau đó, tôi vẫn luôn nỗ lực như một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc, đa nhiệm ở công ty".

Công việc của trợ lý hành chính yêu cầu thái độ làm việc chuyên nghiệp và khả năng bảo mật thông tin cao. Bạn dùng những cách thức nào để duy trì bảo mật?

Trợ lý hành chính duy trì các hồ sơ nhạy cảm liên quan đến thị thực và tài liệu an sinh xã hội, thông tin tiền lương và thậm chí tài khoản ngân hàng để gửi tiền trực tiếp. Bạn phải luôn bảo mật thông tin, đồng thời cập nhật ngay lập tức khi có những thay đổi: tăng lương, chuyển việc,...

Ở những công ty, tập đoàn lớn, nhân viên hành chính nhân sự có thể phân loại tài liệu và chỉ cho phép một số đối tượng cụ thể có quyền truy cập. Câu trả lời của bạn cần đề cập đến:

• Kinh nghiệm xử lý các tập tin quan trọng.
• Kỹ năng ra quyết định.
• Hiểu được tầm quan trọng của bảo mật thông tin nhân viên.

Gợi ý trả lời: "Là một trợ lý hành chính nhân sự có kinh nghiệm 3 năm làm việc, tôi từng là người chịu trách nhiệm duy trì các tài liệu tuyển dụng nhân viên mới, bao gồm thông tin bảo hiểm, địa chỉ, tài khoản ngân hàng,... Tôi luôn tiến hành quét và lưu trữ các tài liệu này vào hệ thống máy tính trước khi cất hồ sơ.

Hai tầng bảo vệ giúp tôi luôn có khả năng truy tra lại thông tin, cho dù hồ sơ bản cứng bị hư hại hay hệ thống quản lý xảy ra lỗi. Bên cạnh đó, tôi cũng hoàn toàn nhận thức được tầm quan trọng của các thông tin cá nhân này, và không bao giờ tiết lộ ra ngoài - dù là nhân viên trong công ty".

Bộ câu hỏi kiểm tra khả năng gắn bó của ứng viên 

Theo bạn, vai trò của trợ lý hành chính thay đổi như thế nào trong tương lai?

Câu hỏi thú vị này cho thấy tố chất và tầm nhìn của một quản lý nhóm bởi với bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng liên quan giúp họ nhìn ra bức tranh tổng thể về tương lai của nghề nghiệp mình đang theo đuổi.

Vì sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty cũ?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu nguyên nhân đằng sau việc rời bỏ công việc trước đây. Câu trả lời có thể tiết lộ về môi trường làm việc, cơ hội phát triển, hòa nhập với đồng nghiệp và quản lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Gợi ý: Lý do tôi nghỉ việc ở công ty cũ rất đơn giản, đó là vì tôi muốn tìm kiếm những thử thách mới, nâng cao năng lực bản thân và có cơ hội phát triển toàn bộ những kiến thức, kỹ năng đã tích lũy được.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của chuyên viên nhân sự và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Trợ lý hành chính 

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong ứng viên Trợ lý hành chính cần sự chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Luôn hướng đến lợi ích nhà tuyển dụng

Một ứng viên chỉ nghĩ đến lợi ích cá nhân khi trúng tuyển sẽ khiến nhà tuyển dụng bất an về cam kết gắn bó lâu dài. Thay vào đó, nếu bạn luôn hướng đến những quyền lợi mà doanh nghiệp có được từ mình thì ấn tượng sẽ được nâng cao, với thành tích tốt tự khắc lợi ích của bạn sẽ tốt.

Dùng ví dụ cụ thể cho câu trả lời

Để tăng sức thuyết phục cho câu trả lời, đừng dùng những nội dung chung chung hoặc giả định. Bạn nên gắn kết với ví dụ thực tế công việc mà mình đã làm. Nếu chưa từng làm thì bạn vẫn có thể lấy từ thực tế của đồng nghiệp,của người quen, gợi ý trên internet...  để minh chứng cho suy nghĩ và hành động mình.

Không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực

Bạn chính là nguồn ứng viên quản lý tương lai, vì vậy, tinh thần cầu tiến, luôn sẵn sàng học hỏi, không ngại khó ngại khổ phải luôn hiện hữu trong bạn. Tham gia những khóa học để nâng cao chuyên môn, sẵn sàng đi công tác khi cần, chấp nhận làm thêm giờ... hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn nhé.

Trang phục đi phỏng vấn 

Một buổi phỏng vấn thành công không chỉ dựa vào những kiến thức chuyên môn, thái độ mà còn là vẻ ngoài, cách ứng xử của bạn trong buổi phỏng vấn. Trang phục phỏng vấn là một trong những yếu tố giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy làm thế nào để lựa chọn trang phục phù hợp, gây ấn tượng nhất? Đó là:

• Đối với nam giới: Trang phục cho nam giới sẽ tùy thuộc vào môi trường bạn ứng tuyển. Nếu bạn lựa chọn công việc khối văn phòng thì “suit” là lựa chọn vô cùng đúng đắn. Bạn nên chọn bộ đồ vest kết hợp với áo sơ mi, thắt cà vạt và đi giày tây
• Đối với nữ giới: Với nữ giới, bạn nên lựa chọn trang phục thanh lịch cho mình. Quan trọng nhất vẫn là sự chuyên nghiệp phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển. Trang phục phù hợp với nữ giới đó là: Áo sơ mi kết hợp với chân váy/quần âu/quần bò và giày cao gót/thể thao.

Tìm hiểu về công ty, vị trí ứng tuyển

Đừng quên tìm hiểu về công ty, vị trí bạn ứng tuyển. Sẽ không một nhà tuyển dụng nào muốn tuyển một ứng viên không biết gì về công ty cũng như vị trí ứng tuyển. Thêm nữa, việc tìm hiểu về công việc giúp bạn tự tin trả lời các câu hỏi khó nhằn từ nhà tuyển dụng. Đồng thời qua việc tìm hiểu về công việc nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người chỉn chu, nghiêm túc và thực sự quan tâm đến công việc. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về công ty, công việc qua website, trang mạng xã hội,…

Thái độ trong buổi phỏng vấn 

Thái độ cũng là một trong những yếu tố nhà tuyển dụng đánh giá bạn trong buổi phỏng vấn Trợ lý hành chính. Thái độ nghiêm túc với công việc, vui vẻ được thể hiện qua câu trả lời của bạn. Ngoài ra, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng 

Sau buổi phỏng vấn, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Hãy thể hiện sự chân thành nhất có thể. Chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ không qua một ứng viên tài năng, chân thành như bạn.