Công việc của Nhân viên hành chính là gì?

Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên hành chính 

Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,… là đủ điều kiện để ứng tuyển. Tuy nhiên nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, Nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử giao tiếp. Đôi khi họ phải bỏ qua cái tôi của bản thân để làm sao đôi bên cùng cảm thấy thỏa mãn, hài lòng.

Hành chính viên cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề - thời điểm - sự kiện, cũng như rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe. Điều này giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và chia sẻ các ý kiến khác nhau từ nhân sự, biết cách xây dựng niềm tin từ mọi người.

Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Một Nhân viên hành chính văn phòng chắc chắn phải thành thạo các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Powerpoint,… nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.

Bản thân Nhân viên hành chính cũng cần có thái độ cầu thị, không ngừng tìm tòi để nâng cao trình độ. Họ cần linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ khác nhau để xử lý công việc, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.

Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian

Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính thường xuyên tiếp xúc với các loại tài liệu, văn thư. Ở một giai đoạn nào đó, họ sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Việc sắp xếp, quản lý thời gian tối ưu sẽ giúp họ duy trì đúng tiến độ công việc,  tránh rơi vào trạng thái căng thẳng.

Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề

Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang đến sự hài lòng, tôn trọng.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng khác cần có của hành chính viên đó là biết lập kế hoạch và lên lịch trình trước. Họ cần biết quản lý các cuộc hẹn, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển hệ thống thủ tục văn phòng. Một nhân viên hành chính có khả năng lập và dự trù kế hoạch sẽ tối ưu thời gian làm việc.

Lộ trình thăng tiến Nhân viên hành chính 

Mức lương bình quân của  Nhân viên hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.

• Nhân viên nhân sự: 8 - 10 triệu đồng/tháng
• Chuyên viên tuyển dụng: 10 - 15 triệu đồng/tháng
• Nhân viên hành chính nhân sự: 8 - 10 triệu đồng/tháng

Nhiều bạn lo lắng khi công việc nhân viên văn phòng khó hoặc là không có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên đây mới chính là nghề nghiệp có nhiều cơ hội thăng tiến. Cơ hội thăng tiến của nhân viên hành chính là gì? Sau đây là 3 cấp bậc thăng tiến cũng như mức lương của một nhân viên hành chính (dựa vào báo cáo của Adecco Vietnam năm 2016): 

Nhân viên hành chính

Với 1-3 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính được tham gia vào các hoạt động hàng ngày liên quan đến quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ các công việc văn phòng khác. Trong giai đoạn này, họ có cơ hội làm quen với quy trình làm việc và các quy định hành chính cơ bản.

Chuyên viên hành chính

Sau khoảng 3-5 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính có thể tiến lên vị trí Chuyên viên hành chính. Ở vị trí này, họ đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao như xây dựng và duy trì hệ thống quản lý tài liệu, quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và tham gia vào các dự án hành chính. Họ có cơ hội phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhỏ trong vai trò này.

Trưởng phòng hành chính

Với khoảng 7-10 năm kinh nghiệm, Chuyên viên hành chính có thể tiến lên vị trí Trưởng phòng hành chính. Ở vị trí này, họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phòng hành chính, lãnh đạo đội ngũ nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình hành chính, và đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động văn phòng. Trưởng phòng hành chính thường tham gia vào quyết định chiến lược và có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự.

Giám đốc hành chính

Với hơn 10 năm kinh nghiệm và thành tựu đáng kể trong lĩnh vực hành chính, Trưởng phòng hành chính có thể tiến lên vị trí Giám đốc hành chính. Vai trò này đòi hỏi khả năng lãnh đạo chiến lược, quản lý các hoạt động văn phòng toàn diện, định hình chính sách và quy trình, và đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ của các quy định hành chính. Giám đốc hành chính thường có tầm nhìn chiến lược và ảnh hưởng đến hướng phát triển của tổ chức.

Lưu ý rằng lộ trình thăng tiến của Nhân viên hành chính có thể thay đổi tùy theo công ty và ngành nghề cụ thể. Thời gian và yêu cầu kinh nghiệm cũng có thể khác nhau.