Nhân viên hành chính như thế nào?

Hiện tại, ngành nghề hành chính nhân sự đang được nhiều bạn trẻ lưu tâm và tìm hiểu. Công việc được trau dồi từ giai đoạn quản lý cho đến khâu tuyển dụng và đào tạo.

Người làm nghề hành chính chịu trách nhiệm tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty, đồng thời cũng là cầu nối giữa chủ doanh nghiệp và người lao động để cả hai bên cùng hiểu nhau hơn. Ở cấp độ cao hơn, các nhà quản lý nhân sự lập kế hoạch, chỉ đạo và điều phối các chức năng hành chính của một tổ chức.

Nghề Nhân viên hành chính có những ưu điểm gì?

Mở mang kiến thức

Nếu như ở những ngành nghề khác, bạn cần nắm vững kiến thức chuyên môn là có thể “xông pha trận mạc” thì nghề nhân sự đòi hỏi bạn có sự hiểu biết ở rất nhiều lĩnh vực như tài chính, pháp luật, kinh doanh, xã hội… để tự tin xử lý các vấn đề liên quan đến người lao động và các cơ quan quản lý. Vì vậy, bạn sẽ có nhiều cơ hội để tăng thêm khối kiến thức cho mình, điều mà các vị trí khác trong doanh nghiệp khó lòng có được. 

Bên cạnh đó, nhờ được giao tiếp với nhiều người có tính cách, quan điểm và trình độ khác nhau, bạn sẽ “nạp” được nhiều thông tin mới mỗi ngày để áp dụng trong công việc và cuộc sống của mình. Chẳng hạn, qua buổi phỏng vấn ứng viên mới, bạn có thể phát hiện một điều gì đó độc đáo cho dự án bạn đang thực hiện hoặc khám phá hướng phát triển mới giúp cải tiến quy trình cho công ty.

Kỹ năng tổ chức tốt hơn 

Kỹ năng này được phát triển trong quá trình làm việc. Vì Người làm nghề hành chính phải quản lý tất cả các chức năng của bộ phận nên họ cần phải tập trung và biết dự án nào là quan trọng. Chức năng này yêu cầu một người quản lý thời gian, quản lý mọi người trong nhóm, tập trung vào các mục tiêu và sắp xếp thông tin. Phẩm chất này được nâng cao hơn và có thể dẫn đến sự phát triển nghề nghiệp thành công.

Phát triển kỹ năng mềm

Do đối tượng làm việc của nghề nhân sự là con người nên bạn sẽ luôn được học và thực hành rất nhiều kỹ năng mềm như sự điềm tĩnh, tính cẩn thận và chính chắn, kỹ năng lắng nghe, đánh giá và ra quyết định cũng như sự tinh tế và khéo léo trong giao tiếp… Không chỉ vậy, việc sử dụng thường xuyên sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội rèn giũa và sử dụng những kỹ năng này như một thói quen mà chẳng cần ghi danh vào một lớp đào tạo kỹ năng nào khác.

Những khó khăn của nghề hành chính nhân sự thường gặp 

Bên cạnh những cơ hội được mở mang kiến thức, phát triển các kỹ năng,... vị trí Nhân viên hành chính cũng có nhiều khó khăn, thách thức mà chỉ người trong nghề mới hiểu:

Phải đối mặt với những phàn nàn từ nhân viên 

HR sẽ luôn phải đối mặt với sự phàn nàn về chính sách lương thưởng, đãi ngộ và cả những mẫu đơn xin nghỉ phép hay đơn xin nghỉ việc. Những phàn nàn về lương không chỉ xảy ra ở các doanh nghiệp có mức lương thấp, mà còn gặp ở những doanh nghiệp có mức lương cao hơn mức trung bình.

Mặc dù HR không trực tiếp mang lại lợi ích cho nhân viên. Nhưng họ phải xử lý vấn đề này cho ổn thỏa để đảm bảo tính ổn định cho nguồn nhân lực và giữ được nhân tài cho công ty.

Kiến thức về văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm còn hạn chế

Các văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm khá nhiều, có liên quan mật thiết với nhau. Nhân viên hành chính nhân sự mới thường không bỏ thời gian vào việc nghiên cứu các văn bản pháp luật nên nhiều người gặp khó khăn trong công việc. Chủ công ty luôn muốn tuyển dụng những người không chỉ là đi theo những khuôn mẫu có sẵn mà còn biết phát hiện, khắc phục những vấn đề pháp lý phát sinh trong công việc của chính mình cũng như của tổ chức.

Các bạn nghĩ đây là những công việc “Quỷ không hay thần không biết”, cần ít chất xám nhưng thực tế không phải, người làm nhân sự giỏi còn được đánh giá tương đương trưởng phòng kinh doanh.  Nếu bạn chỉ nghĩ nhân sự là nghề đơn giản thì nên cân nhắc khi quyết định theo công việc này.

Thiếu người tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính – nhân sự

Việc tư vấn bởi những người đi trước là vô cùng bất khả thi, vì trong thực tế hầu như là không có người quản lý có ít công việc để xử lý, nên không thể nào dành thời gian để hướng dẫn, giải thích cặn kẽ công việc cho các bạn được. Ngoài ra, có thể cấp quản lý của bạn không phải là người chuyên về quản lý nhân sự nên sẽ không thể chia sẻ hết kiến thức cho các bạn theo cách mà bạn có thể tiếp thu.

Mất nhiều thời gian tính lương 

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân viên nhiều thì công việc tính lương vào mỗi cuối tháng - đầu tháng khá phức tạp. Nhân viên hành chính thường mất rất nhiều thời gian để tính lương.

Nhân viên thiếu sự gắn kết

Môi trường làm việc có sự kết nối giữa các nhân viên là điều kiện vô hình giúp học hăng say làm việc, đạt năng suất cao. Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp, tình trạng nhân viên thiếu gắn kết vẫn diễn ra phổ biến vì một số lý do: người lãnh đạo không tạo động lực, không ghi nhận xứng đáng, hoạt động nội bộ thiếu hiệu quả…

Review vị trí Nhân viên hành chính 

Theo một Người làm nghề hành chính tại công ty H chia sẻ: “Vì chức năng của Người làm nghề hành chính yêu cầu một người phải thu thập thông tin, sắp xếp chúng và giữ chúng một cách trật tự, điều này giúp tôi nâng cao kỹ năng tổ chức, quản lý thông tin. Mô tả công việc được chia thành các nhiệm vụ riêng lẻ cho từng chức năng. Nhưng đối với chức năng hành chính, mọi công việc đều quan trọng trong ngày. Tùy thuộc vào tầm quan trọng hoặc mức độ nghiêm trọng của trách nhiệm, tôi đã học được cách ưu tiên những nhiệm vụ nào cần ưu tiên hơn. Chức năng của tôi đòi hỏi phải làm việc độc việc và dần dần học cách làm việc tự chủ. Vì tôi thường xuyên liên kết chặt chẽ với các nhà quản lý nên tôi thường phải làm việc một mình. Trừ khi được cân bằng tốt, công việc này chắc chắn có thể làm giảm bớt thời gian cá nhân cần thiết. Hơn nữa, mức độ khoan dung của tôi cũng được nâng cao đáng kể vì chức năng này phải giữ lời hoặc duy trì tính bảo mật của người quản lý. Và tôi luôn cảm thấy tích cực trong cách tiếp cận, các chức năng hành chính là thực hiện các mục tiêu của công ty thông qua việc phân công nhiệm vụ. Tôi là người luôn đi động viên người hoàn thành công việc. Động lực chỉ có thể đạt được nếu người đó tích cực trong cách tiếp cận của mình, và vai trò của tôi ở đây thúc đẩy cách tiếp cận tích cực từ mọi tầng lớp xã hội.”

“Tuy nhiên, nhân viên hành chính như tôi cũng là một công việc đa tác vụ, công việc này đòi hỏi sự kiên nhẫn ở mức độ lớn. Nó dạy bạn tính linh hoạt và khả năng chịu đựng mọi trục trặc trong nhiệm vụ, nhưng đồng thời việc điều phối và quản lý mọi người có thể rất mệt mỏi. Thông thường, có thể có rất nhiều nhiệm vụ căng thẳng phải thực hiện. Đa nhiệm hay không, mức lương luôn ở mức tối thiểu khi bạn so sánh một số nhiệm vụ cần thực hiện hằng ngày. Do có rất nhiều sự cạnh tranh cho vị trí giám đốc điều hành hành chính văn phòng, nên có nhiều cơ hội hơn để bạn lựa chọn và do đó, mức lương tối thiểu là những gì bạn có trong tay. Hơn nữa, khối lượng công việc không bao giờ ít.”