Mẫu biên bản sự việc hay, đầy đủ và mới nhất | PDF (2025)

MẪU BIÊN BẢN SỰ VIỆC

1. Mẫu biên bản sự việc dùng để làm gì?

Mẫu biên bản sự việc được dùng để ghi chép nội dung, thông tin của một sự kiện, sự viện nào đó. Sự kiện, sự việc này có thể là một cuộc họp, cuộc trao đổi trong các doanh nghiệp, cũng như là các vụ việc tai nạn lao động, đánh nhau, vi phạm nội dung, ... Qua các bản biên bản sự việc, người đọc có thể nắm bắt được thời gian, địa điểm và chi tiết diễn biến của vụ việc.

Thông thường, biên bản được sử dụng phổ biến nhất là ở hầu hết các doanh nghiệp. Mẫu biên bản vụ việc là mẫu văn bản ghi nhận nội dung vụ việc xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp để làm căn cứ giải quyết các vấn đề liên quan. Mẫu biên bản sự việc phải đáp ứng được các nội dung sau: thông tin người lập biên bản, người liên quan, người chứng kiến, thời gian, nội dung sự việc, kết quả xử lý vụ việc, ...

Mục đích của biên bản sự việc là để ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng của buổi họp, hay trao đổi. Biên bản sự việc không phải là một văn bản có hiệu lực pháp lý nên không cần quá tuân thủ chặt chẽ về mặt nội dung lẫn hình thức. Biên bản sự việc thường dùng để lưu trữ lại các thông tin cần thiết để làm minh chứng cho buổi họp, buổi làm việc. Bên cạnh đó, việc ghi lại biên bản sẽ giúp cho những người vắng mặt có thể dễ dàng theo dõi được nội dung buổi họp.

Biên bản sự việc thường sẽ được sử dụng phổ biến trong một số trường hợp cụ thể sau đây:

• Các buổi họp, trao đổi có số lượng đông người, có ý nghĩa quan trọng cao;
• Buổi họp để trao đổi ý kiến về một việc gì đó giữa hai người hoặc nhiều người;
• Các buổi trao đổi thông tin, bàn bạc ý kiến của các bên
• Những buổi họp mặt quy mô trường đại học hay các buổi bầu cử, biểu quyết, ...;
• Cá nhân vi phạm hành chính, cơ quan/ công ty/ doanh nghiệp/ nhà ở bị mất trộm tài sản, xảy ra tai nạn giao thông ... đều cần phải có biên bản sự việc.

Như vây, mẫu biên bản xác nhận sự việc sẽ giúp cho người viết biên bản, thư ký của vụ việc có thể nắm rõ về diễn biến, cách thức ghi chép các sự việc này. Thông qua các mẫu biên bản xác nhận sự việc có thể nắm rõ tầm quan trọng công việc thống kê, kê khai và mô tả sự việc cho các cấp trên, giúp mọi người có thể nắm bắt được nội dung của cuộc họp và những trao đổi đã diễn ra.

2. Nội dung biên bản sự việc và các viết biên bản sự việc

Thông thường, mẫu biên bản sự việc có những nội dung cơ bản sau đây:

• Thời gian, địa điểm lập biên bản;
• Thông tin thành phần tham gia: Người lập biên bản; Người chứng kiến; Người liên quan đến sự việc ... 
• Nội dung diễn biến sự việc;
• Kết thúc biên bản sự việc;
• Chữ ký người tham gia và người lập biên bản.

Hướng dẫn cách viết biên bản sự việc:

- Về phần mở đầu, tương tự các loại văn bản khác, biên bản sự việc cần phải có ghi tên quốc hiệu, tiêu ngữ. Đồng thời, người viết biên bản cần ghi cụ thể thời gian, địa điểm lập biên bản. 

- Về tên biên bản: Tên biên bản phải ngắn gọn, nêu bật được nội dung chính của buổi làm việc. Tên biên bản phải được viết in hoa có dấu, đặt giữa trang giấy, cụ thể như là : " BIÊN BẢN SỰ VIỆC " và ghi rõ nội dung chính của biên bản sự việc này là gì, như là: về việc xây dựng nhà ăn xã hôi hóa, vi phạm hành chính, mất trộm, đánh nhau, tai nạn giao thông, ...

- Về thông tin của tất cả những thành phần tham gia làm việc:

+ Thông tin của người lập biên bản: cần đảm bảo một số thông tin về họ tên, chức danh, phòng/ ban/ làm việc đối với đơn vị cơ quan, công ty ...;

+ Thông tin của người chứng kiến: họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, địa chỉ thường trú, ...;

+ Thông tin người liên quan đến vụ việc: họ tên, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, địa chỉ thường trú, ...

Ví dụ như trong doanh nghiệp, trường hợp buổi làm việc diễn ra giữa các đối tác với nhau, có thể chi tiết thêm thông tin về người đại diện, chức vụ, địa chỉ, nghề nghiệp, số chứng minh nhân dân hoặc số căn cước công dân hoặc số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ. Hay trong trường hợp buổi làm việc giữa người sử dụng lao động thì biên bản làm việc ghi họ tên, chức vụ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đại diện của tập thể lao động, tổ trưởng các tổ sản xuất, ...

- Về phần nội dung vụ việc: Người viết có thể lựa chọn và ghi lại một số nội dung cơ bản phù hợp với từng tình huống sử dụng biên bản, như sau:

  Nêu thời gian, địa điểm phát hiện hoặc xảy ra vụ việc;

+ Nội dung diễn biến sự việc thế nào, hiện trường ra sao;

+ Nguyên nhân dẫn đến sự việc là vì lý do gì;

+ Người chứng kiến, người liên quan;

+ Hậu quả tác hại của sự việc;

+ Các biện pháp xử lý, kết quả xử lý  (kèm  theo biên bản thu giữ tang chứng, vât chứng nếu có);

+ Đóng góp, xây dựng của cá nhân có liên quan, tham gia buổi làm việc.

- Về phần kết thúc biên bản: Người viết cần ghi lại thời gian kết thúc sự việc, những người có tên ký xác nhận vào biên bản. Trường hợp cá nhân, thành phần không đồng ý hoặc đồng ý một phần với phương án giải quyết và không ký vào biên bản thì cần phải ghi và nêu rõ lý do.

3. Những lưu ý khi viết biên bản sự việc

Khi sử dụng mẫu biên bản sự việc, người soạn thảo cần chú ý một số vấn đều sau đây:

- Về tính thống nhất, tính xác thực và có giá trị lưu trữ của biên bản. Tùy tình tình huống xảy ra mà cá nhân hay cơ quan, công ty sẽ sử dụng biên bản sự việc với những chức năng khác nhau. Song biên bản sự việc nào cũng cần phải đảm bảo các đặc điểm sau đây:

• Đảm bảo toàn bộ nội dung diễn ra trong một buổi trao đổi, buổi họp phải được ghi nhận một cách rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu;
• Người thực hiện biên bản sự việc phải trung thực, cẩn thận ghi lại tất cả những chi tiết quan trọng. Tránh việc lơ đãng hay để cảm xúc cá nhân làm ảnh hưởng đến tính chân thật của biên bản;
• Nên sử dụng từ ngữ dễ hiểu, sắp xếp thông tin một các mạch lạc, có tính trọng điểm, không dài dòng;
• Thông tin được ghi nhân bắt buộc phải hợp lý, theo trình tự và chặt chẽ.

- Về yêu cầu đối với nội dung mẫu biên bản xác nhận sự việc.

Biên bản cần được trình bày một cách chính xác, đầy đủ, rõ nét về các sự kiện đã diễn ra. Thư ký của cuộc họp hay người phụ trách ghi chép cần ghi lại một cách khách  quan, trung thực. Đặc biệt khi viết lại biên bản không được phụ thuộc vào các cảm xúc cá nhân của mình để ghi lại diễn biến sự việc một cách bình thường. Ngoài những vấn đề trên, cách trình bày nội dung biên bản cần được thể hiện một cách rõ ràng, mạch lạc và trình bày logic với nhau. Đảm bảo các yếu tố này một cách chính xác nhất. Những điều này sẽ góp phần giúp sự việc đảm bảo tuân thủ các yêu cầu nội dung.

Theo đó, như đã nói ở trên, mỗi biên bản đều có một chức năng riêng biệt, nhưng đều có những yêu cầu cơ bản giống nhau về mặt nội dung mà tất cả các biên bản đều phải đảm bảo thỏa mãn:

• Nội dung ghi trong biên bản phải hợp pháp, không mang ý nghĩa thỏa thuận;
• Ghi chép đầy đủ các nội dung trong buổi trao đổi, nên linh hoạt sắp xếp để biên bản trở nên hợp lý và dễ hiểu hơn;
• Cẩn thận ghi lại những nội dung quan trọng mà hai bên thông qua, đồng ý tiến hành. Dù cho nếu hai bên không tìm được tiếng nói chung sau buổi trao đổi, thì người lập biên bản cũng nrrn ghi nhận lại;
• Để biên bản sự việc có giá trị và thống nhất hơn, thì cần có chữ ký xác nhận của cả lãnh đạo hai bên và cả người chứng kiến.

- Về yêu cầu đối với hình thức của mẫu biên bản sự việc:

Khi viết biên bản, bên cạnh việc đảm bảo các nội dung cơ bản như quốc hiệu, tiêu nhữ, thời gian và địa điểm thống kê biên bản, người viết cần ghi rõ tiêu đề biên bản, các thành phần tham dự và nội dung của sự việc như thế nào. Phần cuối cùng của mỗi biên bản cần có ký tên của các bên tham gia trong sự việc.

Theo đó, dù cho biên bản sự việc được lập ra với mục đích nào, hay gửi cho cơ quan nào đi nữa thì đều phải đảm bảo về mặt hình thức, trình bày rõ ràng, cẩn thận và hợp lý:

• Từ ngữ nên đơn giản, ngắn gọn, nếu vấn đề một cách khái quát nhất;
• Cân nhắc không sử dụng các từ ngữ có hàm nghĩa thiếu tôn trọng, thiếu văn minh, lịch sự, dề gây hiểu lầm khi đọc;
• Trình bày một cách cụ thểm gọn gàng, không được bôi xóa, gạch bỏ;
• Nếu thực hiện biên bản bằng máy tính, nên chú ý chỉnh lề, kiểu chữ đã được yêu cầu thường lệ;
• Bắt buộc điền đầy đủ các thông tin cần thiết.

4. Một số mẫu biên bản sự việc

Như đã trình bày ở trên, biên bản sự việc được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau nhằm mục tiêu ghi lại chính xác toàn bộ sự việc, có chức năng lưu trữ thông tin, giúp cho những người khác dễ dàng nắm bắt thông tin. Mỗi một loại biên bản sự việc bên cạnh những nội dung cơ bản như thời gian, địa điểm diễn ra sự việc, diễn biến cụ thể của sự việc, thông tin của người lập biên bản, người bị lập biên bản cũng như người chứng kiến... từng loại biên bản sự việc khác nhau sẽ có những mẫu khác nhau.

4.1 Mẫu biên bản sự việc vi phạm hành chính:

Một biên bản sự việc vi phạm, cụ thể là vi phạm hành chính. Đây là biên bản lập ra giữa cơ quan, tổ chức đối với một cá nhân. Vì thế nên bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản: thông tin của đơn vị lập biên bản, người bị lập biên bản, ý kiến của hai bên, thông tin của người chứng kiến, ... Ví dụ, mẫu biên bản sự việc vi phạm hành chính dưới đây:

4.2 Biên bản sự việc tai nạn giao thông

Một biên bản sự việc tai nạ giao thông cần có đầy đủ những thông tin của người lập biên bản, người chứng kiến và đầy đủ thông tin mô tả diễn biến của vụ tai nạn. Lưu ý, đối với mẫu biên bản này cần phải ghi cả cam kết về sự chân thật của biên bản, kèm theo đó là chữ ký xác nhận. Ví dụ về biên bản sự việc giao thông dưới đây:

Việc làm dành cho sinh viên:

Việc làm gia sư các môn cập nhật theo ngày mới nhất

Việc làm thêm nhân viên phục vụ nhà hàng/ quán cafe dành cho sinh viên

Việc làm giáo viên toán tiểu học

Việc làm cộng tác viên hỗ trợ lớp học

Mức lương của giáo viên toán là bao nhiêu?