Nhân viên vận đơn là gì? Các công việc chính nhân viên vận đơn đảm nhận

1. Nhân viên vận đơn là gì ?

Nhân viên vận đơn là những người thực hiện giám sát và theo dõi đơn hàng của công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của người này sẽ là quản lý các đơn hàng từ khâu xác nhận đơn hàng, lên mã đơn hàng, đóng gói cho đến khi giao đến tận tay cho khách hàng và quyết toán đơn hàng thành công. Đồng thời cùng là người sẽ nhận lại phản hồi và thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp với những vấn đề phát sinh của đơn hàng. 

Mặc dù còn là một nghề nghiệp mới trong vài năm gần đây, nhưng vị trí nhân viên vận đơn và cả điều phối logistics được khá nhiều người quan tâm và cũng đã có những người đã có định hướng là sẽ theo đuổi công việc này. 

2. Mức lương cảu nhân viên quản lý đơn hàng 

Mức lương của vị trí xử lý đơn hàng thường được tính theo công thức:

Lương cứng + Thưởng KPIs + Một số khoản phụ cấp khác

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng như năng lực của bạn, mức lương ở vị trí nhân viên quản lý và chăm sóc đơn hàng sẽ có những sự khác biệt. Tuy vậy bạn cũng có thể tham khảo mức trung bình được khảo sát dựa trên hơn 3600 tin tuyển dụng như sau:

• Mức lương trung bình: 17.400.000 đồng/tháng.
• Dải lương phổ biến: 9.300.000 - 18.600.000 đồng/tháng.
• Mức lương thấp nhất: 9.300.000 đồng/tháng.
• Mức lương cao nhất: 92.800.000 đồng/tháng.

Thông thường, mức lương của nhân sự chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như:

• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực
• Kỹ năng làm việc
• Địa điểm làm việc
• Ngành hàng kinh doanh của đơn vị
• Yêu cầu công việc cụ thể đối với vị trí
• Chế độ lương và đãi ngộ của từng doanh nghiệp

3. Các công việc chính nhân viên vận đơn đảm nhận

Công việc của một nhân viên quản lý và chăm sóc đơn hàng sẽ bao gồm:

Tiếp nhận các đơn hàng

• Thực hiện tiếp nhận những thông tin liên quan đến đơn hàng từ các nhân viên bán hàng hoặc nhân viên kinh doanh của cửa hàng, chi nhánh, doanh nghiệp.
• Kiểm tra và ghi chép lại những thông tin liên quan đến đơn hàng trên hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
• Thực hiện sàng lọc sản phẩm và lựa chọn những sản phẩm đúng với yêu cầu của khách hàng.
• Xác nhận lại phương thức thanh toán cũng như địa chỉ nhận hàng của khách.
• Cập nhật các thông tin liên quan đến thời gian lấy hàng, giao hàng trên hệ thống.
• Thu cũng như xuất các hóa đơn liên quan đến đơn hàng cho khách hàng khi được yêu cầu.

Theo dõi tiến độ đơn hàng

• Theo dõi quá trình sản phẩm được sản xuất hoặc nhập kho, đảm bảo luôn đủ số lượng cần thiết.
• Theo dõi các thông tin liên quan đến vận đơn hàng ví dụ như đơn hàng đang ở đâu, dự kiến bao lâu thì giao đến khách hàng, đã được giao hàng thành công hay chưa,...
• Kiểm tra các thông tin liên quan đến hình thức thanh toán của khách hàng, ví dụ như khách hàng thanh toán chuyển khoản, COD,..

Thực hiện các thủ tục liên quan

• Thủ tục nhập hàng, thu hồi hàng hoàn, thu hồi đơn hàng không được giao.
• Đóng gói hàng hóa theo đúng yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng.
• Làm các thủ tục liên quan đến việc xuất hàng hóa ra khỏi kho.
• Làm việc với các bộ phận liên quan như đơn vị vận chuyển, đơn vị cung ứng hàng hóa,...

Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc

• Cần liên hệ với khách hàng để thực hiện các câu hỏi liên quan đến đến trải nghiệm sử dụng sản phẩm của khách hàng.
• Thực hiện giải đáp ngay cho khách hàng về những thắc mắc liên quan đến quá trình đóng gói hàng hóa cũng như quá trình giao hàng.

Một số công việc khác

• Xử lý các loại chứng từ và hóa đơn liên quan đến hàng hóa.
• Thực hiện các loại báo cáo theo định kỳ quy định của doanh nghiệp.

Ngoài ra nhân viên vận đơn sẽ phải thực hiện một số công việc khác do sự phân công của lãnh đạo cấp trên nhứ Logistics Supervisor. Đôi khi nhân viên vận đơn có thể đảm nhận thêm công việc liên kết với khách hàng thông qua chat và trực tiếp thực hiện việc chốt đơn.

Công việc đối với một nhân viên vận đơn sẽ khá nặng và nhiều, do đó một người nhân viên vận đơn giỏi cần có những kỹ năng nhất định để có thể đảm nhận và thực hiện công việc một cách thuần thục cùng như tạo ra được nhiều hiệu quả trong quá trình làm việc.

>> Tìm hiểu thêm về các công việc Nhân viên vận đơn:

Việc làm Điều phối logistics

Việc làm Logistics Supervisor

Việc làm Nhân viên điều phối

Việc làm Thực tập sinh Logistics

4. Các kĩ năng cần thiết cho nhân viên vận đơn

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên vận đơn là công việc sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thông qua các phương tiện chat hoặc gọi điện thoại. Họ sẽ thường xuyên phải liên hệ với khách hàng để trao đổi về việc đặt đơn hàng, giải quyết những thắc mắc và những vấn đề khác liên quan đến việc vận đơn. Do đó việc trau dồi kỹ năng giao tiếp sẽ là điều kiện quan trọng và mang tính quyết định khá lớn đến sự thành công của hoạt động kinh doanh. 

Kỹ năng xử lý tình huống 

Người làm tại vị trí nhân viên vận đơn luôn phải chuẩn bị sẵn tâm lý vững vàng và những phương án xử lý triệt để đối với những sự cố phát sinh. 

Trong quá trình thực hiện vận đơn, do phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau nên việc xảy lỗi là điều khó có thể tránh khỏi. Trong trường hợp này, nhân viên vận đơn sẽ phải nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân chính xác và đưa ra những phương án giải quyết tạm thời nhằm đảm bảo được yêu cầu giao nhận hàng hóa của khách hàng, đồng thời cũng hạn chế chi phí tổn thất tối đa dành cho doanh nghiệp. 

Hơn nữa việc đưa ra phương án giải quyết phù hợp và kịp thời cũng sẽ tạo dựng được khả năng khắc phục những lỗi cho lần sau, giúp công việc vận đơn dần trở nên dễ dàng hơn. 

Kỹ năng tạo dựng mối quan hệ

Để quá trình vận đơn được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi thì nhân viên vận đơn sẽ phải phối hợp cùng với rất nhiều những đơn vị khách trong doanh nghiệp như là các bộ phận kho, kỹ thuật, kinh doanh… Vì vậy hãy xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết để có thể nhờ sự hỗ trợ từ họ, giúp công việc được dễ dàng hơn. 

Sự cẩn thận, tỉ mỉ và khả năng chịu được áp lực 

Bạn có thể thấy rằng nhân viên vận đơn là người phải đảm nhận khá nhiều công việc khác nhau nên áp lực đối với công việc khá cao, đồng thời luôn đòi hỏi việc cẩn thận trong từng công đoạn, dù là nhỏ nhất. Nên việc xây dựng một tinh thần làm việc ổn định, thoải mái cùng với trách nhiệm công việc cao là điều không thể bỏ qua. Bởi ít nhiều nó sẽ quyết định tới năng suất công việc của bạn.Bên cạnh những kỹ năng trên, người nhân viên vận đơn cũng cần tạo dựng cho bản thân nền kiến thức cơ bản về công việc vận đơn để có thể thực hiện công việc tốt hơn. 

Thông thường, vị trí xử lý đơn hàng không đòi hỏi ứng viên có trình độ chuyên cao, tuy nhiên người lao động phải đáp ứng các tiêu chí dưới đây:

Trình độ học vấn

Thông thường, nhà tuyển dụng nhân viên xử lý đơn hàng không quá đòi hỏi ứng viên phải có bằng đại học/cao đẳng. Tuy nhiên, với những bạn tốt nghiệp đại học/cao đẳng sẽ có lợi thế hơn, đặc biệt những bạn học ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Chuyên ngành Kỹ năng Bán hàng, v.v.

Phần lớn các thông tin tuyển dụng nhân viên xử lý đơn hàng yêu cầu ứng viên tốt nghiệp trình độ THPT trở lên, do đó, với những bạn mới tốt nghiệp cấp 3 cũng có thể trở thành một nhân viên xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên hơn với các ứng viên có kiến thức về bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing, ngoại ngữ.

Kinh nghiệm làm việc

Ở vị trí này, nhà tuyển dụng thường không quá khắt khe vấn đề kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Do đó, với những bạn chưa có kinh nghiệm thì đừng tự ti và hãy cứ mạnh dạn ứng tuyển, đồng thời thể hiện khả năng và quyết tâm học hỏi của bản thân với công việc nhé.

Với những bạn đã có kinh nghiệm thì đây sẽ là một lợi thế rất lớn. Bên cạnh đó, nếu như bạn nêu được những thành tựu ấn tượng đã đạt được từ công việc trước đó thì khả năng trúng tuyển của bạn sẽ rất cao đó.

5. Triển vọng tương lai của nhân viên xử lý đơn hàng là gì? 

Tương lai nghề nghiệp có triển vọng hay không? Cơ hội phát triển như thế nào? Đây cũng là vấn đề được mọi người hết sức quan tâm.  Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh doanh, đặc biệt là thương mại điện tử thì vị trí xử lý đơn hàng online đóng vai trò quan trọng và chắc chắn không thể thiếu trong doanh nghiệp. Do đó, trong tương lai cơ hội việc làm của vị trí này rất lớn. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang ngày càng quan tâm hơn đến chính sách dành cho nhân sự. Bởi con người là yếu tố quan trọng đưa doanh nghiệp đến thành công.  Theo đó, nhân sự làm công việc xử lý đơn hàng được nhận nhiều quyền lợi khác nhau, chẳng hạn như:

• Lộ trình thăng tiến rõ ràng
• Đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ
• Lương tháng 13
• Thưởng hiệu quả công việc 
• Thưởng các dịp lễ/ Tết 
• Tham gia các khóa đào tạo kỹ năng 
• Tham gia các hoạt động du lịch/teambuilding của công ty

Để bản thân không chỉ dừng lại ở một nhân viên xử lý đơn hàng, bản thân mỗi nhân viên cần phải nỗ lực không ngừng từng ngày để nâng cấp giá trị của mình. 

Với mức lương khá cao so với mức thu nhập trung bình trung của thị trường lao động,nhân viên quản lý đơn hàngvẫn đang là một công việc được nhiều bạn lựa chọn. Trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về Nhân viên vận đơn. Hy vọng bạn hiểu rõ và thực hành hiệu quả !

>> Khám phá thêm các chuyên mục hấp dẫn và hữu ích khác tại 1900.com.vn: 

Review các công ty hàng đầu

Cẩm nang nghề nghiệp chi tiết nhất

Tham khảo mức lương hơn 1000 công việc phổ biến

Tổng hợp TOP công ty hàng đầu đa lĩnh vực