Công việc của Logistics Supervisor là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng là trung tâm của hoạt động hậu cần hiệu quả. Với tư cách là người giám sát hậu cần, bạn sẽ phải có kinh nghiệm thực tế với các hệ thống này, đảm bảo quy trình làm việc trôi chảy, quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí. Khả năng thể hiện sự quen thuộc và chuyên môn của bạn với các hệ thống này sẽ trấn an người phỏng vấn rằng bạn có thể tối ưu hóa quy trình hậu cần, khắc phục sự cố và tận dụng tốt nhất các nguồn lực sẵn có.

Ví dụ: “Chắc chắn, với vai trò điều phối viên hậu cần trước đây, tôi đã có được nhiều kinh nghiệm làm việc với hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Tôi chủ yếu sử dụng Oracle WMS, hệ thống được công ty chúng tôi triển khai để quản lý hàng tồn kho, theo dõi lô hàng và tối ưu hóa hoạt động kho hàng. Trách nhiệm của tôi bao gồm theo dõi lượng hàng tồn kho, cập nhật thông tin sản phẩm và tạo báo cáo về các chỉ số hiệu suất chính.

Tôi cũng đóng vai trò tích cực trong việc đào tạo các thành viên mới trong nhóm về cách sử dụng WMS hiệu quả và khắc phục mọi vấn đề họ gặp phải. Trải nghiệm thực tế này cho phép tôi phát triển sự hiểu biết sâu sắc về khả năng và hạn chế của hệ thống quản lý kho, cho phép tôi xác định các khu vực cần cải thiện và đề xuất cải tiến quy trình nhằm tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho tổ chức.”

Nhà tuyển dụng rất muốn hiểu cách tiếp cận quản lý hàng tồn kho của bạn vì đây là một phần quan trọng trong vai trò giám sát hậu cần. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp tiết kiệm chi phí, giảm lãng phí và tăng sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách đặt câu hỏi này, người phỏng vấn muốn đánh giá khả năng của bạn trong việc thực hiện các chiến lược hợp lý hóa hiệu quả quy trình kiểm kê và đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

Ví dụ: “Để đảm bảo quản lý và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, tôi triển khai kết hợp các chiến lược tập trung vào tính chính xác, tổ chức và giao tiếp. Đầu tiên, tôi sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cập nhật để theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức hoặc hết hàng. Hệ thống này cũng cho phép dễ dàng theo dõi chuyển động của sản phẩm và xác định các mặt hàng chuyển động chậm.

Một chiến lược khác là tiến hành đếm chu kỳ thường xuyên thay vì chỉ dựa vào hàng tồn kho hàng năm. Cách tiếp cận này không chỉ duy trì tính chính xác của hồ sơ hàng tồn kho mà còn xác định sớm những khác biệt, cho phép chúng tôi giải quyết chúng kịp thời. Ngoài ra, tôi hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác, chẳng hạn như bán hàng và mua sắm, để dự báo chính xác nhu cầu và điều chỉnh mức tồn kho cho phù hợp. Sự hợp tác này đảm bảo chúng tôi có sẵn số lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu chi phí vận chuyển.”

Người giám sát hậu cần có trách nhiệm quản lý luồng hàng hóa và đảm bảo giao hàng kịp thời. Người phỏng vấn hỏi câu hỏi này để đánh giá khả năng suy nghĩ chín chắn và thích ứng với những thách thức không lường trước được của bạn. Họ muốn xem cách bạn xử lý áp lực, tìm giải pháp và giao tiếp hiệu quả với nhóm và khách hàng của bạn trong thời gian trì hoãn, đây là điều thường xảy ra trong ngành logistics.

Ví dụ: “Khi gặp phải tình trạng giao hàng chậm trễ, ưu tiên hàng đầu của tôi là xác định nguyên nhân và đánh giá mức độ chậm trễ. Tôi sẽ liên lạc với các bên liên quan như người vận chuyển, nhân viên kho hoặc nhà cung cấp để thu thập thông tin về tình hình và xác định xem có giải pháp tức thời nào để đẩy nhanh quá trình hay không.

Sau khi hiểu rõ vấn đề, tôi sẽ nhanh chóng thông báo cho những khách hàng bị ảnh hưởng và các bên liên quan nội bộ về sự chậm trễ, cung cấp cho họ thời gian dự kiến ​​cập nhật để hàng hóa của họ đến nơi. Sự minh bạch và giao tiếp chủ động là điều cần thiết để duy trì niềm tin của khách hàng trong những tình huống bất ngờ.

Đồng thời, tôi sẽ hợp tác chặt chẽ với nhóm của mình để phát triển các kế hoạch dự phòng nhằm giảm thiểu tác động của sự chậm trễ đối với hoạt động và khách hàng của chúng tôi. Điều này có thể liên quan đến việc phân bổ lại nguồn lực, điều chỉnh lịch trình hoặc tìm kiếm các phương thức vận chuyển thay thế. Trong suốt quá trình này, tôi sẽ liên tục theo dõi tình hình và cung cấp thông tin cập nhật cho tất cả các bên liên quan cho đến khi vấn đề được giải quyết.”

Người giám sát hậu cần phải có kiến ​​thức và kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý vận tải. Điều này là do những công cụ này rất cần thiết để hợp lý hóa và tối ưu hóa việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát quá trình di chuyển của hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Bằng cách đặt câu hỏi này, người phỏng vấn muốn đánh giá mức độ quen thuộc của bạn với phần mềm đó và đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng công nghệ một cách hiệu quả để cải thiện quy trình và hoạt động hậu cần.

Ví dụ: “Là người giám sát hậu cần, tôi có nhiều kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý vận tải (TMS) để tối ưu hóa và hợp lý hóa các hoạt động chuỗi cung ứng của chúng tôi. Ở vai trò trước đây, tôi đã làm việc với Oracle Transportation Management, nơi cho phép tôi lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các chuyến hàng trong thời gian thực. Điều này đã giúp chúng tôi giảm chi phí vận chuyển, cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn và nâng cao sự hài lòng chung của khách hàng.

Tôi cũng có kinh nghiệm triển khai nâng cấp TMS và đào tạo các thành viên trong nhóm về các tính năng và chức năng mới. Sự quen thuộc của tôi với các nền tảng TMS khác nhau đã giúp tôi nhanh chóng thích ứng với các hệ thống khác nhau và tận dụng khả năng của chúng để nâng cao hiệu suất và hiệu suất trong các quy trình hậu cần của chúng tôi.”