Công việc của Trưởng phòng vật tư là gì?
Trưởng phòng vật tư là người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu của doanh nghiệp, lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tất cả hoạt động liên quan đến dòng nguyên liệu vào đơn vị. Có chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, lập kế hoạch yêu cầu vật tư, chịu trách nhiệm xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng.
Mô tả công việc của trưởng phòng vật tư
Lập kế hoạch và kiểm soát vật liệu
Nguyên liệu là yếu tố cần thiết đối với bất kỳ hoạt động nào, chúng được quyết định dựa trên dự báo bán hàng và kế hoạch sản xuất. Việc lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện các vật liệu có liên quan đến ước tính các yêu cầu riêng của các bộ phận, chuẩn bị ngân sách, dự báo mức độ tồn kho, lên lịch các đơn đặt hàng và giám sát hiệu suất sản xuất, bán hàng.
Thu mua
Trưởng phòng vật tư là cung cấp cho bộ phận cần dùng đúng vật liệu vào đúng thời điểm, đúng số lượng và chất lượng. Để thực hiện được điều này thì công việc của người quản lý là lựa chọn nguồn cung cấp, hoàn thiện các điều khoản mua hàng, sắp xếp đơn hàng, theo dõi, duy trì quan hệ với nhà cung cấp, phê duyệt thanh toán, đánh giá và phát triển các nhà cung cấp.
Kiểm soát hàng tồn kho
Đây là một trong những chức năng quan trọng để kiểm soát tốt nguyên vật liệu, điều này bao gồm các vấn đề như thiết lập mức tồn kho, phân tích, sửa số lượng đơn hàng, xác định mức tồn kho an toàn, báo cáo thời gian.
Phân phối vật lý
Sắp xếp vận chuyển cần được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, Trưởng phòng vật tư lựa chọn loại phương tiện vận chuyển phù hợp, tùy thuộc vào tần suất mua vật liệu. Khu vực quản lý vật liệu phải chủ động trong việc đếm và bốc dỡ. Sau kho vật tư được giao sẽ thực hiện kiểm soát, bảo quản, giảm thiểu lỗi, hư hỏng và có xử lý kịp thời.
Quản lý vật tư, thiết bị
Trưởng phòng vật tư cần lập quy trình cung ứng vật tư – thiết bị, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện việc cung ứng vật tư - thiết bị. Đồng thời, lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định toàn bộ máy móc thiết bị toàn công ty.
Quản lý nguồn lực
Là người đứng đầu phòng ban, Trưởng phòng vật tư cần có cách quản lý nhân sự cấp dưới hiệu quả, phân bổ nhiệm vụ cho từng cá nhân, giám sát và đôn đốc họ thực hiện tốt vai trò của mình.
Trưởng phòng vật tư có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
156 - 195 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trưởng phòng vật tư
Tìm hiểu cách trở thành Trưởng phòng vật tư, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trưởng phòng vật tư?
Yêu cầu tuyển dụng trưởng phòng vật tư
Yêu cầu về trình độ
Hiểu rõ những nội dung cơ bản về cấu tạo, hoạt động và chức năng của những quy trình ngành kinh tế , thương mại.
- Nắm vững những kiến thức, nguyên tắc cơ bản về quy trình quản trị kinh doanh
- Có kiến thức và sự hiểu biết chuyên sâu về các loại lập quản trị trong ngành. Thông qua việc vận dụng những kiến thức và kỹ năng đánh giá, trưởng phòng vật tư có thể xác định chính xác công trình đạt tiêu chuẩn hay không đạt tiêu chuẩn để loại bỏ ngay
Yêu cầu về kỹ năng
- Khả năng giám sát chất lượng: Nếu có đôi mắt nhạy bén và kỹ năng giám sát tốt, bạn có thể nhanh chóng phát hiện các bất thường trong quá trình lựa chọn chọn vật tư để kịp thời tìm biện pháp khắc phục và sửa chữa.
- Khả năng giao tiếp: Với vị trí nhân viên phòng vật tư, bạn sẽ phải thường giao tiếp với nhiều mối quan hệ công việc khác nhau. Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cả hai bên dễ dàng đàm phán, thương lương và duy trì được mối quan hệ tốt đẹp cho các bên đối tác.
- Kỹ năng phân tích: Tư duy phân tích là điều cần có ở trưởng phòng vật tư. Khi làm việc cùng đối tác hay các phòng ban bạn cần phải tính toán, xem xét kỹ lưỡng để đưa ra những đánh giá khách quan cho doanh nghiệp của mình. Để đưa ra quyết định thích hợp, bạn phải vận dụng tốt kỹ năng phân tích.
- Kỹ năng đàm phán: Với mục đích thu mua hay bán lại cho các bên doanh nghiệp khác,trưởng phòng vật tư phải chú trọng yếu tố giá cả cho công ty mình. Khả năng đàm phán là một kỹ năng giúp bạn đạt được nhiều lợi ích và có thể mua vật tư ở mức giá phải chăng.
- Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng này bao gồm thiết lập các mục tiêu có thể đạt được, tạo ra các chiến lược cần thiết để thực hiện và xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Phải mất thời gian và rất nhiều thử nghiệm và sai sót để học cách đặt mục tiêu đúng , nhưng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, nó có thể được học.
- Khả năng sử dụng công nghệ: Đây là một kỹ năng quan trọng đối với công việc của trưởng phòng vật tư doanh nghiệp bởi bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều máy móc công nghệ như máy tính văn phòng, thiết bị kỹ thuật số và các công cụ đo lường và kiểm soát chất lượng chuyên dụng.
- Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ như Anh, Trung, Nhật,... sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc giao tiếp và làm việc với đối tác. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đọc hiểu các tài liệu nước ngoài liên quan đến sản phẩm, như tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật,...
- Đam mê: Để theo đuổi việc làm quản lý vật liệu thì bạn cần phải có đam mê và sự kiên định bởi công việc này không hề dễ dàng mà đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp.
- Tinh thần ham học hỏi: Công nghệ có những bước tiến phát triển mới, nếu không có sự nhanh nhạy nắm bắt, ham học hỏi thì trưởng phòng vật tư sẽ không thể giỏi được. Để nâng cao chất lượng công việc thì trưởng phòng vật tư luôn phải nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Do đó, hãy tích cực trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm để phát triển tương lai hơn nhé!
- Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc trưởng phòng vật tư sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Do làm việc quá nhiều không có thời gian nghỉ ngơi. Đặc thù của của trưởng phòng vật tư là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc.
- Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm nghề quản lý nói chung, làm trưởng phòng vật tư nói riêng cần phải có.
- Luôn chăm chỉ và chịu khó trong công việc: Với những tổng hợp công việc của trưởng phòng vật tư ở trên thì chắc hẳn rằng bạn cũng đã thấy được sự vất vả của nghề này. Do đó, nếu không có sự chịu khó, chịu khổ thì bạn khó có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Lộ trình thăng tiến của trưởng phòng vật tư
Mức lương trung bình của Trưởng phòng vật tư có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Trưởng phòng vật tư : 10 - 15 triệu VNĐ/tháng
Từ 0 - 4 năm đầu tiên: Sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh
Để trở thành trưởng phòng vật tư, bạn cần dành ra 4 – 5 năm để học tập, tích lũy kiến thức chuyên ngành tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp. Chương trình đào tạo ngành quản trị kinh doanh cơ bản như sau:
- Năm nhất và năm hai: Học những môn cơ sở như toán cao cấp, quản trị vận hành, đo lường học,triết học Mác - Lênin...
- Năm ba và năm bốn: Học các môn chuyên ngành... Cũng trong thời gian này, sinh viên sẽ được tham gia quá trình sản xuất các sản phẩm, kiến tập học hỏi.
Từ 4 - 6 năm: Nhân viên quản lý vật tư
Đây là bước đệm quan trọng để bạn hoàn thiện kiến thức, kỹ năng, năng lực, thái độ làm việc trước khi chính thức hành nghề. Trong thời gian làm tại các công ty, tổ chức xí nghiệp,… bạn sẽ có cơ hội cọ sát và có cái nhìn chân thực nhất về công việc của mình, rút ra kinh nghiệm.
Từ 6 - 10 năm trở đi: Trưởng phòng vật tư
Khi bạn có đủ kinh nghiệm, hãy tìm kiếm cơ hội ứng tuyển vào các vị trí lãnh đạo trong bộ phận của bạn. có kiến thức một cách chi tiết và có thể bao quát được nhiều vấn đề liên quan đến quản lý các hợp đồng thi công và việc tổ chức triển khai mua bán vật tư. Am hiểu về luật mua bán vật tư cho công ty.
Đánh giá, chia sẻ về Trưởng phòng vật tư
Các Trưởng phòng vật tư chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
Đang cập nhật...Phỏng vấn Trưởng phòng vật tư
↳
Điều quan trọng là các nhà quản lý cung ứng phải luôn tìm cách cải thiện hiệu quả và giảm chi phí. Câu hỏi này được thiết kế để đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng đổi mới của bạn. Câu trả lời sẽ tiết lộ liệu bạn có chủ động hay không và liệu bạn có khả năng triển khai hiệu quả các quy trình hoặc công nghệ mới hay không. Nó cũng giúp xác định mức độ thoải mái của bạn với sự thay đổi và khả năng quản lý nó.
Ví dụ: “Theo một trong những trải nghiệm trước đây của tôi, tôi nhận thấy kho hàng của chúng tôi đang gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho. Quá trình thủ công tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Tôi đã đề xuất triển khai Hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Sau khi được phê duyệt, tôi đã chỉ đạo quá trình tích hợp, đảm bảo nó phù hợp với nhu cầu cụ thể của chúng tôi.
WMS tự động hóa nhiều tác vụ, giảm thiểu lỗi của con người và nâng cao hiệu quả. Nó cũng cung cấp thông tin cập nhật về hàng tồn kho theo thời gian thực, cho phép dự báo và lập kế hoạch tốt hơn. Điều này giúp giảm tình trạng tồn kho và tồn kho quá mức, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.”
↳
Trong thế giới quản lý chuỗi cung ứng ngày càng phát triển, những gián đoạn bất ngờ là không thể tránh khỏi. Câu hỏi này nhằm mục đích đánh giá khả năng suy nghĩ của bạn và thích ứng nhanh chóng trong tình huống khủng hoảng. Câu trả lời của bạn cung cấp cái nhìn sâu sắc về kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng phục hồi và cách bạn xử lý áp lực. Điều này rất cần thiết trong việc duy trì dòng hàng hóa hoặc dịch vụ trôi chảy trong công ty, do đó thu hút sự quan tâm của người phỏng vấn.
Ví dụ: “Trong tình huống trước đây khi chúng tôi phải đối mặt với sự gián đoạn bất ngờ trong chuỗi cung ứng, tôi đã ngay lập tức triển khai kế hoạch dự phòng của mình. Điều này liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng từ các nhà cung cấp thay thế và điều chỉnh lịch trình sản xuất để giảm thiểu tác động đến hoạt động.
Giao tiếp với tất cả các bên liên quan là rất quan trọng. Chúng tôi đã thông báo cho họ về vấn đề, các hành động được thực hiện và khung thời gian giải quyết dự kiến.
Chúng tôi cũng đã tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ để hiểu lý do xảy ra sự gián đoạn và thực hiện các biện pháp để ngăn chặn các trường hợp tương tự trong tương lai. Kinh nghiệm nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có sẵn các chiến lược quản lý rủi ro mạnh mẽ.”
↳
Cách bạn quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp có thể có tác động rất lớn đến sự thành công chung của chuỗi cung ứng của bạn. Mối quan hệ mạnh mẽ, cùng có lợi với nhà cung cấp có thể dẫn đến giá cả tốt hơn, chất lượng được cải thiện và thậm chí là cơ hội phát triển sản phẩm mới. Ngược lại, mối quan hệ nhà cung cấp kém có thể gây ra sự chậm trễ, vấn đề về chất lượng và có khả năng gây tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn. Do đó, người phỏng vấn muốn hiểu cách tiếp cận và chiến thuật của bạn trong việc quản lý các mối quan hệ quan trọng này.
Ví dụ: “Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp đòi hỏi cách tiếp cận cân bằng về giao tiếp, đàm phán và tôn trọng lẫn nhau. Tôi tin vào việc duy trì liên lạc thường xuyên để hiểu khả năng, những hạn chế và nhu cầu của họ. Điều này giúp dự báo và lập kế hoạch một cách hiệu quả.
Đàm phán cũng là chìa khóa; cùng nhau tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai bên có thể củng cố mối quan hệ. Vấn đề không phải là thắng hay thua mà là tìm ra điểm chung để thành công.
Cuối cùng, điều quan trọng là phải coi nhà cung cấp là đối tác thay vì chỉ là nhà cung cấp. Xây dựng niềm tin và thể hiện sự đánh giá cao đối với công việc của họ sẽ thúc đẩy lòng trung thành, điều này có thể dẫn đến dịch vụ tốt hơn, chất lượng được cải thiện và có khả năng tiết kiệm chi phí.”
↳
Hiểu được trình độ của bạn với hệ thống quản lý hàng tồn kho là điều quan trọng vì những hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả của chuỗi cung ứng. Khả năng điều hướng, sử dụng và thậm chí đổi mới trong các hệ thống này của bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Do đó, các công ty rất muốn đánh giá trải nghiệm và mức độ thoải mái của bạn bằng những công cụ này.
Ví dụ: “Tôi đã làm việc nhiều với các hệ thống quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là trong lĩnh vực dự báo và lập kế hoạch nhu cầu. Kinh nghiệm của tôi bao gồm việc sử dụng phần mềm ERP để theo dõi lượng hàng tồn kho và xu hướng bán hàng theo thời gian thực.
Trong một dự án, tôi đã triển khai một hệ thống mới giúp cải thiện đáng kể độ chính xác trong việc dự đoán sự thay đổi nhu cầu theo mùa. Điều này giúp giảm 20% tình trạng tồn kho quá mức và các chi phí liên quan.
Hơn nữa, tôi có kinh nghiệm đào tạo nhân viên về cách sử dụng các hệ thống này, đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và tối đa hóa hiệu quả. Theo quan điểm của tôi, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng để tối ưu hóa hoạt động của chuỗi cung ứng và giảm các chi phí không cần thiết.”
Câu hỏi thường gặp về Trưởng phòng vật tư
Trưởng phòng vật tư là người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu của doanh nghiệp, lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tất cả hoạt động liên quan đến dòng nguyên liệu vào đơn vị. Có chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, lập kế hoạch yêu cầu vật tư, chịu trách nhiệm xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng.
Trưởng phòng vật tư có thể nhận được mức lương là 12 triệu - 15 triệu đồng/tháng.
Một số câu hỏi phỏng vấn công việc trưởng phòng vật tư phổ biến:
- Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
- Bạn đã tìm hiểu gì về công việc, vị trí mà bạn đang ứng tuyển?
- Bạn có thể mô tả sơ lược về những công việc bạn đã làm? Nhiệm vụ chính ở công việc gần đây nhất của bạn là gì?
- Những thành tựu nào đã đạt được trong công việc khiến bạn tự hào nhất?
- Tình huống khó khăn nhất trong công việc bạn từng gặp là gì? Cách bạn giải quyết vấn đề khó khăn đó như thế nào?
- Hãy kể về một trường hợp mà bạn cảm thấy hối tiếc trong cuộc sống/công việc. Vì sao bạn cảm thấy hối tiếc về điều đó? Nếu có thể làm lại, bạn nghĩ mình sẽ làm điều gì để có kết quả tốt hơn?
- Bạn nghĩ mình có những tố chất/ kỹ năng nào phù hợp với công việc này?
- Nếu người quản lý của bạn yêu cầu bạn làm điều gì đó mà bạn không đồng ý, bạn sẽ làm gì?
- Điểm bạn cần cải thiện trong thời điểm này là gì? Bạn có kế hoạch để cải thiện những điểm này chưa?
- Điều gì ở đồng nghiệp cũ/ người quản lý cũ làm bạn khó chịu?
- Bạn nghĩ mình là người có khả năng làm việc độc lập tốt hay làm việc nhóm tốt? Bạn có thể chia sẻ một trường hợp cụ thể không?
Để có nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, bên cạnh những kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn thì cũng đòi hỏi một trưởng phòng vật tư có những những kỹ năng quan trọng như:
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một yếu tố cần thiết trong việc xây dựng lòng tin và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Khi đã tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của họ, bạn sẽ đưa ra giải pháp phù hợp và khiến khách hàng hài lòng.
- Kỹ năng lắng nghe: Kỹ năng lắng nghe chính là sợi dây liên kết giữa các trưởng phòng vật tư và khách hàng. Khi bạn lắng nghe những gì khách hàng nói, bạn sẽ nắm bắt được nhu cầu, tâm lý và mong muốn của họ để đáp ứng nó kịp thời.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong bất kỳ công việc nào, khi làm việc với khách hàng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề lớn, nhỏ. Những lúc này đòi hỏi bạn phải hết sức bình tĩnh và đưa ra những giải pháp khéo léo để giải quyết vấn đề, tránh gây mất thiện cảm và khó chịu ở khách hàng.
Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng trưởng phòng vật tư các ứng viên phải trải qua một quá trình đào tạo bài bản.
Để trở thành trưởng phòng vật tư, bạn cần những điều sau:
- Bằng cao đẳng/đại học liên quan đến lĩnh vực kinh tế.
- Đã từng Quản lý vật tư các dự án về mua sắm trang thiết bị cho doanh nghiệp
- Có kinh nghiệm tối thiểu 05 năm trở lên ở vị trí tương đương;
