Cảng đoạn xá

* Vai trò
- Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và làm các thủ tục thanh toán kịp thời và chính xác, đảm bảo mọi hoạt động tài chính của công ty được thực hiện liên tục, ổn định và hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo kịp thời, đầy đủ và chính xác số liệu về các khoản thu/chi.
- Thực hiện các hoạt động giao dịch với ngân hàng, đảm bảo việc lưu thông dòng tiền và giao dịch được thông suốt.
* Trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể
1. Công tác tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
- Hướng dẫn, đôn đốc và nhắc nhở các bộ phận hoặc cá nhân trong việc tập hợp bộ chứng từ: hóa đơn, bảng kê, giấy đề nghị,…. cần thanh toán theo đúng quy định.
- Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý và hợp lệ của các phiếu đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn và chứng từ thanh toán kèm theo từ các bộ phận và cá nhân.
- Kiểm tra bảng kê, giấy nhận nợ, ủy nhiệm chi, tín dụng thư, hồ sơ nhập khẩu….khi thanh toán tiền mua hàng cho các nhà cung cấp trong và ngoài nước.
- Tổng hợp và theo dõi danh mục các hợp đồng tín dụng, hợp đồng tiền gửi đã ký kết.
- Kiểm tra, đối soát chứng từ báo nợ, báo có, báo trả lãi vay với sổ phụ của các ngân hàng.
2. Công tác thực hiện các thủ tục thanh toán qua ngân hàng
- Lập ủy nhiệm chi, lệnh mua ngoại tệ (đối với lệnh chi ngoại tệ), v.v
- Hoàn tất thủ tục thanh toán sau khi các đề nghị thanh toán đã được duyệt chi.
- Chuyển tiền thanh toán mua hàng cho các nhà cung cấp; tiền chiết khấu bán hàng, phí môi giới cho các đại lý; tiền tạm ứng, lương và tiền thưởng (nếu có) cho CBCNV.
3. Công tác thực hiện nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán và thu/chi tiền mặt
- Lập giấy lĩnh tiền hoặc séc theo đề nghị.
- Lập phiếu thu, phiếu chi dựa trên các chứng từ thanh toán đã được phê duyệt.
- Thực hiện các thủ tục tạm ứng, hoàn tạm ứng, thanh toán tiền mặt cho CBCNV.
- Lấy các chữ ký xác nhận và chuyển giao phiếu thu, phiếu chi cho thủ quỹ nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
4. Công tác giao dịch với ngân hàng
- Thực hiện việc rút tiền tại ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt của công ty hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng khi có yêu cầu.
- Xuất trình ủy nhiệm chi thực hiện các giao dịch chuyển tiền qua ngân hàng.
- Theo dõi hợp đồng tiền gửi, khế ước, bảo lãnh và lãi vay ngân hàng.
- Tính toán, trích lập số tiền lãi phải trả cho các khoản vay ngân hàng hàng tháng và tiền tất toán sổ tiết kiệm (nếu có).
- Lập hồ sơ vay vốn, theo dõi tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng.
- Thực hiện thủ tục thanh toán đúng hạn tiền vốn và tiền lãi vay (nếu có) theo đúng quy định của các ngân hàng có liên quan và mục đích của từng lần vay vốn.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến ngân hàng: vay vốn, mở tín dụng thư, ký hậu vận đơn, bảo lãnh thanh toán, v.v và theo dõi tình hình thực hiện.
- Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục đăng ký/thay đổi/bổ sung thông tin liên quan đến chủ tài khoản, thông tin liên lạc và các hình thức giao dịch với ngân hàng.
- Theo dõi luồng tiền ra/vào các tài khoản ngân hàng của công ty.
- Kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi thanh toán (VNĐ, USD), sổ tiết kiệm, tài khoản vay, bảo lãnh thanh toán, tài trợ thương mại.
- Tiếp nhận và xử lý các chứng từ phát sinh khác từ các ngân hàng có liên quan.
5. Công tác cập nhật và hạch toán các chứng từ thanh toán
- Phân loại, cập nhật và hạch toán kịp thời các giao dịch liên quan đến ngân hàng (báo nợ, báo có, tiền vay, tiền gửi) trên phần mềm kế toán hàng ngày.
- Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt trên phần mềm kế toán khi có phát sinh.
6. Công tác bảo quản, lưu trữ và bảo mật chứng từ kế toán
- Tiếp nhận và lưu trữ các hợp đồng, công văn và các giấy tờ khác trong phạm vi phần hành.
- Lưu trữ, bảo quản và bảo mật các chứng từ thanh toán: đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có, ủy nhiệm chi, hợp đồng tiền gửi, hồ sơ vay vốn, v.v.
- Lưu trữ và bảo quản sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi khoản vay, v.v
7. Công việc khác
- Tham gia kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất khi được yêu cầu.
- Phối hợp với các đồng nghiệp thực hiện các công việc chung của phòng.
- Lập phiếu thu, phiếu chi và theo dõi, báo cáo quỹ nội bộ khi có phát sinh.
- Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban lãnh đạo.