Công việc của Kế toán thanh toán là gì?

Trường hợp 1: Xử lý đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ: Sai địa chỉ

=> Làm BBDCHD với lý do điều chỉnh là Điều chỉnh địa chỉ của bên mua

=> Lập 2 bản cho hai bên ký đóng dấu lưu trữ cùng hóa đơn gốc.

Trường hợp 2: Xử lý đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế (MST) người mua/nội dung hóa đơn thì các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và người bán xuất hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ: Không ghi MST trên hóa đơn trên hóa đơn

=> Làm BBDCHD với lý do điều chỉnh là bổ sung thông tin MST của bên mua sau khi hóa đơn VAT đã xuất

=> Lập 2 bản cho hai bên ký đóng dấu và lưu trữ cùng hóa đơn gốc.

=> Yêu cầu người bán xuất hóa đơn điều chỉnh

=> Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh bổ sung mã số thuế của hóa đơn

Trường hợp 3: Xử lý đối với trường hợp người bán đã xuất hóa đơn nhưng có điều chỉnh thay đổi số tiền trên hóa đơn thì người bán lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và xuất hóa đơn điều chỉnh số tiền.

Ví dụ: Công ty mua vé máy bay sự kiện cho khách hàng từ công ty Thiên Long, công ty Thiên Long đã xuất hóa đơn khi nhận được tiền thanh toán, tuy nhiên thực tế khách hàng không đi sự kiện đầy đủ như vé máy bay đã mua => Thiên Long hoàn trả tiền lại cho công ty => yêu cầu Thiên Long xuất hóa đơn điều chỉnh giảm và lập biên bản điều chỉnh.

=> Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thành 2 bản cho 2 bên ký đóng dấu và lưu trữ.

=> Kế toán bên mua kê khai số âm khi lập tờ khai thuế GTGT

Trường hợp 1: Thanh toán cho En-Japan về Career Change Consultant Placement Fee

• Thanh toán lần đầu tiên: người làm phiếu thanh toán chỉ đính kèm file scan màu hóa đơn cho chi phí này trên hệ thống e-payment và không gửi bản cứng nhưng kế toán vẫn process thanh toán.
• Thanh toán lần thứ 2: người làm phiếu thanh toán vẫn chỉ nộp hóa đơn bản scan, nhưng kế toán yêu cầu bản cứng mới tiến hành thanh toán thì người yêu cầu thanh toán thắc mắc quy trình có sự thay đổi.

=> Hướng xử lý: Giải thích cho người yêu cầu thanh toán hiểu về việc cung cấp bản cứng hóa đơn theo quy định thuế và để phục vụ cho thanh tra thuế sau này cũng như điều chỉnh lại quy trình còn thiếu cho đúng quy định thuế và kế toán.

Trường hợp 2: Quy trình thanh toán từ 3-5 ngày, tuy nhiên, đối với các khoản thanh toán cho người thụ hưởng ở nước ngoài sẽ mất thêm từ 1-2 ngày do ngân hàng kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không để tiến hành thanh toán nên sẽ trễ thanh toán so với quy trình => người yêu cầu thanh toán phàn nàn về thời gian thanh toán không như quy trình đã quy định.

=> Hướng xử lý: Lưu ý và giải thích thêm với các phòng ban về quy trình khi thanh toán cho đối tượng ngoài nước. Ngoài ra, nhắc nhở các phòng ban trước khi làm đề nghị thanh toán hãy kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lại với kế toán trước để tránh cận thời hạn thanh toán.

Ví dụ 1: Dự án tạo lập trang web thanh toán online (E-Payment).

• Mô tả: thực hiện online các công việc: lập phiếu thanh toán=> lấy phê duyệt từ trưởng các ban=> kế toán xét duyệt chứng từ và chuyển dữ liệu hạch toán tự động sang phần mềm kế toán để ghi nhận.
• Lợi ích: giảm tải công việc giấy tờ cho các phòng ban, hiện đại hóa quy trình thanh toán, giúp việc thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn, bước đầu cho việc lưu trữ chứng từ online.
• Đóng góp: tham gia quá trình lập quy trình thanh toán online, làm việc với nhà cung cấp,lập và thống nhất các biểu mẫu thanh toán online, yêu cầu chỉnh sửa các chức năng web, kiểm tra bản thử nghiệm, viết tài liệu hướng dẫn người dùng, yêu cầu chỉnh sửa và nâng cấp các chức năng sau khi sử dụng.

Ví dụ 2: Dự án chạy báo cáo BS hợp nhất cho các công ty, cải thiện tốc độ chạy báo cáo hợp nhất hằng tháng.

• Mô tả: lấy dữ liệu từ các công ty con để thực hiện báo cáo Bảng cân đối kế toán hợp nhất từ nguồn dữ liệu hợp nhất, chạy báo cáo hợp nhất nhanh chóng để lấy dữ liệu cho các báo cáo tài chính của công ty.
• Lợi ích: tiết kiệm thời gian, cung cấp số liệu kịp thời nhanh chóng cho các báo cáo công ty mẹ và các bộ phận liên quan.
• Đóng góp: Mô tả yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm, thực hiện thử nghiệm và phản hồi kết quả cho nhà cung cấp, phát hiện lỗi sai trong quá trình thử nghiệm, thảo luận và góp ý nâng cấp cho nhà cung cấp.

Ví dụ 1: Thanh toán trong thời gian cách ly do Covid 19.

+ Tình huống: mọi thanh toán đều liên hệ online không có chứng từ gốc, hợp đồng không đầy đủ chữ ký con dấu. Kế toán không nắm giữ chứng từ gốc, dễ thất lạc chứng từ khi trở lại văn phòng làm việc, khó khăn trong việc tập hợp chứng từ từ các phòng ban và mất thời gian trong việc lưu trữ đúng các khoản thanh toán.

+ Giải quyết:

•  Trước khi thanh toán, yêu cầu các phòng ban đính kèm đầy đủ các email phê duyệt của trưởng phòng ban về các điều khoản hợp đồng, gửi file pdf đối với các hóa đơn giấy, đính kèm đầy đủ các chứng từ khác.
•  Sắp xếp theo thứ tự các bộ chứng từ đã thanh toán thuận tiện cho việc lưu trữ sau này, có danh sách theo dõi từng khoản thanh toán cần bổ sung các loại chứng từ nào, đồng thời nhanh chóng liên hệ các phòng ban để bổ sung chứng từ gốc ngay khi trở lại làm việc bình thường.

Ví dụ 2: Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

+ Tình huống: do quy định ngân hàng nhà nước về việc chuyển ngoại tệ ra nước ngoài cần bộ chứng từ gồm hóa đơn, hợp đồng/phiếu đặt hàng (nội dung thể hiện nơi cung cấp là nước ngoài).

+ Khó khăn: các phòng ban thực hiện dịch vụ với nhà cung cấp nước ngoài nhưng không ký kết hợp đồng (chạy quảng cáo Facebook, Google...).

+ Giải quyết:

•  Nếu số tiền có thể thanh toán bằng thẻ credit card của công ty=> yêu cầu gửi email có sự phê duyệt sử dụng của trưởng bộ phận=> thanh toán bằng thẻ credit card.
•  Nếu số tiền vượt khoản có thể thanh toán bằng thẻ credit card công ty

=> Theo sự tư vấn từ ngân hàng lập phiếu đặt hàng ghi đầy đủ nội dung (thông tin công ty, loại đơn hàng, giá trị, hình thức thanh toán, thông tin nhà cung cấp...)

=> Trưởng bộ phận ký xác nhận theo hạn mức ký và đóng dấu công ty.