Câu hỏi phỏng vấn Kế toán thanh toán

Trường hợp 1: Thanh toán cho En-Japan về Career Change Consultant Placement Fee

• Thanh toán lần đầu tiên: người làm phiếu thanh toán chỉ đính kèm file scan màu hóa đơn cho chi phí này trên hệ thống e-payment và không gửi bản cứng nhưng kế toán vẫn process thanh toán.
• Thanh toán lần thứ 2: người làm phiếu thanh toán vẫn chỉ nộp hóa đơn bản scan, nhưng kế toán yêu cầu bản cứng mới tiến hành thanh toán thì người yêu cầu thanh toán thắc mắc quy trình có sự thay đổi.

=> Hướng xử lý: Giải thích cho người yêu cầu thanh toán hiểu về việc cung cấp bản cứng hóa đơn theo quy định thuế và để phục vụ cho thanh tra thuế sau này cũng như điều chỉnh lại quy trình còn thiếu cho đúng quy định thuế và kế toán.

Trường hợp 2: Quy trình thanh toán từ 3-5 ngày, tuy nhiên, đối với các khoản thanh toán cho người thụ hưởng ở nước ngoài sẽ mất thêm từ 1-2 ngày do ngân hàng kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không để tiến hành thanh toán nên sẽ trễ thanh toán so với quy trình => người yêu cầu thanh toán phàn nàn về thời gian thanh toán không như quy trình đã quy định.

=> Hướng xử lý: Lưu ý và giải thích thêm với các phòng ban về quy trình khi thanh toán cho đối tượng ngoài nước. Ngoài ra, nhắc nhở các phòng ban trước khi làm đề nghị thanh toán hãy kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lại với kế toán trước để tránh cận thời hạn thanh toán.

Ví dụ 1: Dự án tạo lập trang web thanh toán online (E-Payment).

• Mô tả: thực hiện online các công việc: lập phiếu thanh toán=> lấy phê duyệt từ trưởng các ban=> kế toán xét duyệt chứng từ và chuyển dữ liệu hạch toán tự động sang phần mềm kế toán để ghi nhận.
• Lợi ích: giảm tải công việc giấy tờ cho các phòng ban, hiện đại hóa quy trình thanh toán, giúp việc thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn, bước đầu cho việc lưu trữ chứng từ online.
• Đóng góp: tham gia quá trình lập quy trình thanh toán online, làm việc với nhà cung cấp,lập và thống nhất các biểu mẫu thanh toán online, yêu cầu chỉnh sửa các chức năng web, kiểm tra bản thử nghiệm, viết tài liệu hướng dẫn người dùng, yêu cầu chỉnh sửa và nâng cấp các chức năng sau khi sử dụng.

Ví dụ 2: Dự án chạy báo cáo BS hợp nhất cho các công ty, cải thiện tốc độ chạy báo cáo hợp nhất hằng tháng.

• Mô tả: lấy dữ liệu từ các công ty con để thực hiện báo cáo Bảng cân đối kế toán hợp nhất từ nguồn dữ liệu hợp nhất, chạy báo cáo hợp nhất nhanh chóng để lấy dữ liệu cho các báo cáo tài chính của công ty.
• Lợi ích: tiết kiệm thời gian, cung cấp số liệu kịp thời nhanh chóng cho các báo cáo công ty mẹ và các bộ phận liên quan.
• Đóng góp: Mô tả yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm, thực hiện thử nghiệm và phản hồi kết quả cho nhà cung cấp, phát hiện lỗi sai trong quá trình thử nghiệm, thảo luận và góp ý nâng cấp cho nhà cung cấp.

Ví dụ 1: Thanh toán trong thời gian cách ly do Covid 19.

+ Tình huống: mọi thanh toán đều liên hệ online không có chứng từ gốc, hợp đồng không đầy đủ chữ ký con dấu. Kế toán không nắm giữ chứng từ gốc, dễ thất lạc chứng từ khi trở lại văn phòng làm việc, khó khăn trong việc tập hợp chứng từ từ các phòng ban và mất thời gian trong việc lưu trữ đúng các khoản thanh toán.

+ Giải quyết:

•  Trước khi thanh toán, yêu cầu các phòng ban đính kèm đầy đủ các email phê duyệt của trưởng phòng ban về các điều khoản hợp đồng, gửi file pdf đối với các hóa đơn giấy, đính kèm đầy đủ các chứng từ khác.
•  Sắp xếp theo thứ tự các bộ chứng từ đã thanh toán thuận tiện cho việc lưu trữ sau này, có danh sách theo dõi từng khoản thanh toán cần bổ sung các loại chứng từ nào, đồng thời nhanh chóng liên hệ các phòng ban để bổ sung chứng từ gốc ngay khi trở lại làm việc bình thường.

Ví dụ 2: Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

+ Tình huống: do quy định ngân hàng nhà nước về việc chuyển ngoại tệ ra nước ngoài cần bộ chứng từ gồm hóa đơn, hợp đồng/phiếu đặt hàng (nội dung thể hiện nơi cung cấp là nước ngoài).

+ Khó khăn: các phòng ban thực hiện dịch vụ với nhà cung cấp nước ngoài nhưng không ký kết hợp đồng (chạy quảng cáo Facebook, Google...).

+ Giải quyết:

•  Nếu số tiền có thể thanh toán bằng thẻ credit card của công ty=> yêu cầu gửi email có sự phê duyệt sử dụng của trưởng bộ phận=> thanh toán bằng thẻ credit card.
•  Nếu số tiền vượt khoản có thể thanh toán bằng thẻ credit card công ty

=> Theo sự tư vấn từ ngân hàng lập phiếu đặt hàng ghi đầy đủ nội dung (thông tin công ty, loại đơn hàng, giá trị, hình thức thanh toán, thông tin nhà cung cấp...)

=> Trưởng bộ phận ký xác nhận theo hạn mức ký và đóng dấu công ty.

Sắp xếp công việc khóa sổ cuối tháng sớm hơn schedule, đồng thời nhờ sự hỗ trợ từ các bạn trong team để có thời gian tập trung giải quyết vấn đề.

Quá trình tài khoản phải trả là khi một công ty quản lý và thanh toán các hóa đơn và hóa đơn chưa thanh toán từ các nhà cung cấp. Điều này bao gồm tạo và gửi đơn đặt hàng, nhận và xem xét hóa đơn của nhà cung cấp, đồng thời thực hiện thanh toán kịp thời theo các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp. 

Quản lý tài khoản phải trả chính xác và hiệu quả là điều cần thiết cho sức khỏe tài chính của công ty, vì nó giúp duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và tránh các tranh chấp hoặc chậm trễ tiềm ẩn.

Tôi luôn kiểm tra kỹ các hóa đơn để đảm bảo rằng đã nhận đúng mặt hàng hoặc dịch vụ, giá cả chính xác và mọi chiết khấu hoặc tín dụng đã được áp dụng. Tôi cũng xác minh rằng hóa đơn được ủy quyền và được mã hóa chính xác cho đúng ngân sách hoặc trung tâm chi phí. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, tôi sẽ thông báo cho nhà cung cấp hoặc bộ phận nội bộ thích hợp để giải quyết

Tôi thường xuyên đối chiếu sổ cái các khoản phải trả với các tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như hóa đơn của nhà cung cấp và đơn đặt hàng. Tôi cũng xem xét sổ cái để tìm bất kỳ hóa đơn chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán nào và liên hệ với các bên thích hợp để đảm bảo chúng được giải quyết kịp thời. Tôi cũng đảm bảo cập nhật sổ cái với bất kỳ hóa đơn hoặc khoản thanh toán mới nào ngay lập tức.

Tôi hợp tác chặt chẽ với nhóm kiểm toán nội bộ để cung cấp bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào họ cần để xem xét các quy trình và hồ sơ tài khoản phải trả của chúng tôi. Tôi cũng làm theo bất kỳ đề xuất hoặc phương pháp hay nhất nào được xác định trong quá trình kiểm toán để liên tục cải thiện các biện pháp kiểm soát và hiệu quả của chúng tôi.

Tôi xem xét cẩn thận tất cả các hóa đơn để xác định xem có bất kỳ khoản giảm giá thanh toán sớm nào không. Nếu có, tôi thanh toán hóa đơn trước ngày hết hạn giảm giá để tận dụng khoản tiết kiệm. Tôi cũng đảm bảo theo dõi bất kỳ khoản giảm giá nào mà chúng tôi đã nhận được để đảm bảo rằng chúng tôi đang tiết kiệm tối đa chi phí.

Tôi tin rằng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là điều cần thiết để xử lý thanh toán suôn sẻ và thành công chung của công ty. Tôi cố gắng phản hồi kịp thời và nhanh chóng trong việc giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào mà nhà cung cấp có thể có, và tôi nhanh chóng thanh toán hóa đơn theo các điều khoản đã thỏa thuận. Tôi cũng cố gắng chủ động xác định các vấn đề tiềm ẩn hoặc các vấn đề có thể phát sinh và làm việc với các nhà cung cấp để tìm giải pháp.

Để tạo đơn mua hàng và theo dõi hóa đơn của nhà cung cấp, tôi làm như sau: 

• Xác định hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết 
• Chọn nhà cung cấp có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ với mức giá hợp lý và các điều khoản phù hợp 
• Tạo một đơn đặt hàng phác thảo các điều khoản của việc mua hàng 
• Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp để xem xét và chấp nhận 
• Theo dõi hóa đơn của nhà cung cấp để đảm bảo rằng chúng chính xác và thanh toán được thực hiện đúng hạn

Để thiết lập một hệ thống theo dõi và ghi lại các khoản thanh toán của nhà cung cấp, tôi làm theo các bước sau: 

• Trước tiên, tôi xác định nhu cầu theo dõi và ghi chép của công ty, bao gồm xác định loại nhà cung cấp được thanh toán, tần suất thanh toán và phương thức thanh toán được sử dụng. 
• Tôi chọn một phương pháp theo dõi và ghi lại hiệu quả, chính xác và an toàn, đồng thời đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của công ty. 
• Các tùy chọn để theo dõi và ghi lại các khoản thanh toán của nhà cung cấp có thể bao gồm các phương pháp thủ công như theo dõi bảng tính hoặc sổ cái trên giấy hoặc các phương pháp tự động hơn như phần mềm kế toán hoặc nền tảng thanh toán trực tuyến. 
• Sau đó, tôi thiết lập hệ thống theo dõi và ghi lại, có thể liên quan đến việc định cấu hình phần mềm hoặc nền tảng, tạo tài khoản hoặc hồ sơ cho nhà cung cấp và thiết lập bất kỳ quy trình hoặc giao thức cần thiết nào để theo dõi và ghi lại các khoản thanh toán. 
• Để đảm bảo rằng hệ thống theo dõi và ghi lại hoạt động chính xác, tôi kiểm tra và xác minh hệ thống bằng cách tiến hành chạy thử hoặc chạy khô hệ thống hoặc bằng cách xem xét các bản ghi mẫu để xác minh tính chính xác của chúng. 

Cuối cùng, tôi triển khai và duy trì hệ thống theo dõi và ghi lại bằng cách đào tạo các thành viên trong nhóm về cách sử dụng, thiết lập các giao thức để cập nhật và bảo trì hệ thống, đồng thời tiến hành đánh giá và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

Để xử lý hóa đơn của nhà cung cấp cho các dịch vụ hoặc đăng ký định kỳ, tôi làm như sau: 

• Xem lại hợp đồng hoặc thỏa thuận của nhà cung cấp để xác định các điều khoản của dịch vụ hoặc đăng ký định kỳ, bao gồm tần suất và số lượng hóa đơn. 
• Thiết lập một hệ thống để theo dõi và ghi lại các hóa đơn định kỳ, chẳng hạn như sử dụng phần mềm lập hóa đơn và kế toán hoặc tạo bảng tính. 
• Đảm bảo các hóa đơn của nhà cung cấp được thanh toán đúng hạn theo các điều khoản thanh toán. 
• Trao đổi với nhà cung cấp nếu có bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào về hóa đơn hoặc thanh toán.

Để hỗ trợ quy trình các khoản phải trả, tôi đã sử dụng các công cụ và phần mềm sau: 

• Phần mềm lập hóa đơn và kế toán, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Xero, tự động hóa và hợp lý hóa quy trình tài khoản phải trả. 
• Bảng tính hoặc các tài liệu khác để theo dõi và ghi lại các khoản thanh toán của nhà cung cấp theo cách thủ công. 
• Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), chẳng hạn như Salesforce hoặc HubSpot, để theo dõi các tương tác với nhà cung cấp và quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp. 
• Các công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu, chẳng hạn như Excel hoặc Tableau, để phân tích và báo cáo về dữ liệu thanh toán của nhà cung cấp.

Tôi làm việc với nhóm tài chính để thường xuyên xem xét các dự báo về dòng tiền và xác định các vấn đề hoặc cơ hội tiềm ẩn liên quan đến các khoản phải trả. Tôi cũng ưu tiên các khoản thanh toán dựa trên ngày đến hạn và chiết khấu thanh toán sớm có sẵn. Tôi cũng làm việc với nhóm lập ngân sách để đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán của nhà cung cấp đều được mã hóa chính xác và chúng tôi luôn nằm trong giới hạn ngân sách.

Là một phần của quy trình tài khoản phải trả, tôi giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính của công ty. Tôi cũng làm việc với nhóm tài chính để cung cấp bất kỳ dữ liệu hoặc báo cáo cần thiết nào để phân tích tài chính và ra quyết định. 

Ví dụ: tôi có thể cung cấp thông tin về xu hướng thanh toán của nhà cung cấp hoặc giúp xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí

Có một số cách tôi cố gắng kiểm soát chi phí trong quy trình tài khoản phải trả. Ví dụ:

• Tôi tận dụng chiết khấu thanh toán sớm, đàm phán các điều khoản tín dụng có lợi với nhà cung cấp bất cứ khi nào có thể và làm việc với nhóm thu mua để tìm nhà cung cấp hiệu quả nhất về chi phí. 
• Tôi cũng thường xuyên xem xét tính chính xác của hóa đơn nhà cung cấp để đảm bảo rằng chúng tôi chỉ thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà chúng tôi đã nhận được.

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu các khoản phải trả, tôi thực hiện như sau: 

• Thường xuyên xem xét và cập nhật hồ sơ tài khoản phải trả để đảm bảo chúng chính xác và cập nhật. 
• Sử dụng phần mềm lập hóa đơn và kế toán, chẳng hạn như QuickBooks hoặc Xero, bao gồm các biện pháp kiểm soát và kiểm tra tích hợp để giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.
• Sử dụng các phương pháp thủ công, chẳng hạn như kiểm tra lại các tính toán và xác minh dữ liệu với nhà cung cấp, để đảm bảo độ chính xác. 
• Đào tạo nhân viên về cách nhập dữ liệu phù hợp và thực hành lưu giữ hồ sơ để đảm bảo rằng dữ liệu tài khoản phải trả được nhập và duy trì chính xác, nhất quán. 
• Thường xuyên xem xét và cập nhật các chính sách và thủ tục để đảm bảo tuân thủ các luật và quy định có liên quan.

Tôi có kinh nghiệm xử lý một lượng lớn hóa đơn và yêu cầu thanh toán, đồng thời tôi đã phát triển một số chiến lược để giúp mình luôn ngăn nắp và hiệu quả. 

Ví dụ: Tôi sử dụng công nghệ và tự động hóa để hợp lý hóa các quy trình bất cứ khi nào có thể, ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và thời hạn của chúng, đồng thời hợp tác chặt chẽ với các thành viên trong nhóm về các khoản phải trả khác để giao nhiệm vụ và đảm bảo rằng mọi thứ được xử lý kịp thời.