Câu hỏi phỏng vấn Kế toán bán hàng

Phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng là công cụ hỗ trợ kế toán thực hiện các nghiệp vụ bán hàng như lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng một cách nhanh chóng, thuận tiện, giảm thiểu sai sót so với việc thực hiện thao tác thủ công. Một số loại phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng thông dụng hiện nay là:

• Phần mềm bảng tính Excel: Đây là một phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng miễn phí phù hợp cho những cửa hàng nhỏ với hoạt động bán hàng đơn giản. Một số tính năng nổi bật của phần mềm là: quản lý xuất nhập tồn kho với báo cáo tự động tính toán, cập nhật chi phí bán hàng, chi phí quản lý, báo cáo doanh thu hàng bán, xác định lợi nhuận gộp từng mặt hàng,…
• Phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán được hiểu đơn giản là hệ thống các chương trình máy tính sẽ xử lý thông tin một cách tự động thông qua các thao tác nhập liệu của các nhân viên kế toán trên phần mềm. 
• Phần mềm kế toán hỗ trợ kế toán bán hàng thực hiện thao tác các nghiệp vụ: ghi chép, tính toán, tổng hợp dữ liệu,… một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào do kế toán cung cấp.
• Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử: Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử là phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng nhập liệu và truy xuất tất cả những thông tin về hóa đơn, bao gồm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, khối lượng, các thành phần, đơn giá, tổng giá…

Hóa đơn điện tử MISA MeInvoice được Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước thẩm định chất lượng hàng đầu & có lượng doanh nghiệp sử dụng đông đảo nhất hiện nay. Phần mềm thay đổi hoàn toàn cách phát hành, quản lý, hóa đơn cho hơn 100.000 doanh nghiệp:

• Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên: Mobile, Desktop, Website;
• Phân quyền & cho phép nhiều kế toán xuất hóa đơn & tra cứu tại nhiều địa điểm;
• Kết nối dữ liệu từ hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị để xuất hóa đơn;
• Tự động tổng hợp báo cáo hóa đơn, tờ khai thuế GTGT & xuất khẩu dữ liệu dễ dàng.

Các loại chứng từ mà nhân sự kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng;
• Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa lẻ, dịch vụ;
• Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày;
• Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản bán hàng trả lại cùng các loại biên bản khác theo yêu cầu của từng doanh nghiệp;
• Các phiếu thu và giấy báo Có;

• Kiến thức chuyên môn
• Kỹ năng tin học văn phòng
• Kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng
• Trung thực và cẩn thận
• Cập nhật thông tin nhanh chóng 

Kết quả bán hàng được tính là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi các chi phí phát sinh. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ tính toán ra số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,... phát sinh. 

Công thức cụ thể:

Kết quả bán hàng = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác - Chi phí quản lý doanh nghiệp. 

Trong đó: 

• Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh (Lợi nhuận thuần) = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng hóa - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính.
• Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác - Các khoản chi phí khác - Chi phí thuế TNDN.

Nhân sự làm việc tại vị trí kế toán bán hàng phải nắm được quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng. Có 5 điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng để có thể ghi nhận doanh thu bán hàng gồm: 

• Đã chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
• Đã thu được lợi ích từ việc bán hàng.
• Đã xác định và chắc chắn về khoản doanh thu từ bán hàng.
• Đã không còn quyền được quản lý hàng hóa.
• Đã xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Để đảm bảo hiệu quả công việc và tránh những sai sót trong quá trình làm giấy tờ, kế toán bán hàng cần hiểu rõ và nắm chắc về các chứng từ liên quan để sử dụng. Có 6 loại chứng từ kế toán mà kế toán bán hàng sử dụng rất nhiều gồm: 

• Hóa đơn GTGT
• Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Báo cáo bán hàng
• Phiếu thu, giấy báo có
• Bảng kê nhận và thanh toán hàng ngày
• Biên lai thu tiền
• Các chứng từ liên quan tùy thuộc ngành nghề/lĩnh vực khác nhau

Khi phát sinh một hóa đơn chứng từ kế toán, kế toán bán hàng, lập hóa đơn bán hàng với 3 liên. Liên 1 (màu tím) lưu lại trên gốc quyển hóa đơn, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng và liên 3 (màu xanh) giữ lại cho công ty. Đến đây sẽ phát sinh 3 trường hợp: 

• Khách hàng nhận nợ: Kế toán tiến hành lập chứng từ thành 3 liên. Liên 1 (màu trắng) để kiểm tra khi xuất hàng khỏi kho, liên 2 (màu hồng) giao cho khách và liên 3 (màu xanh) lưu lại quyển hóa đơn.
• Khách hàng thanh toán tiền mặt: Kế toán chịu trách nhiệm lập phiếu thu với 3 liên, ghi đầy đủ thông tin và ký tên. Sau khi giám đốc duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ lại 1 liên, người nộp tiền giữ 1 liên và nơi lập phiếu giữ 1 liên. Đến cuối ngày, phiếu thu cùng chứng từ gốc sẽ được thu lại để ghi sổ kế toán.
• Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Công ty nhận giấy báo có của ngân hàng như căn cứ xác nhận khoản tiền khách hàng đã chuyển.

Bạn có thể trả lời một số phần mềm thông dụng như: Ecount Erp, Misa, Bravo,... và nêu những ưu điểm của các phần mềm này trong quá trình bán hàng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

• Cắt giảm chi phí đầu vào 
• Đưa ra chiến dịch bán hàng tốt
• Sử dụng công nghệ trong hoạt động bán hàng,... 

Bạn có thể dựa trên những hiểu biết của mình hoặc thực tế để đưa vào câu trả lời của mình có sự chuyên nghiệp hơn.

Bạn có thể nêu rõ các loại báo nếu bạn đã từng làm . Đồng thời bổ sung thêm cách thức bạn thực hiện như thế nào để giúp các thông tin được trọn vẹn và thể hiện được kinh nghiệm cũng như hiểu biết của bản thân. Ví dụ: 

• Báo cáo kết quả kinh doanh: Đây là loại báo cáo được dùng để thể hiện các khoản doanh thu, thu nhập khác và chi phí của tổ chức, doanh nghiệp; thể hiện hoạt động của doanh nghiệp trong một giai đoạn cụ thể như tháng/quý/năm hoặc cho một kỳ cụ thể như tháng/quý/năm.

Loại báo cáo này mang tính chất độc lập, cho doanh nghiệp thấy kết quả kinh doanh, lợi nhuận. Cụ thể, bằng doanh thu và thu nhập trừ đi chi phí. Nếu phần chi phí nhỏ hơn doanh thu và thu nhập thì doanh nghiệp đó sẽ lãi.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Đây là loại báo cáo được dùng để thể hiện việc doanh nghiệp, tổ chức đã tạo ra, sử dụng dòng tiền trong một kỳ nhất định.

Cụ thể hơn, báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy một cách cụ thể về hoạt động vào – ra của các dòng tiền trong một kỳ với 03 loại hoạt động như sau:

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh
• Dòng tiền từ các hoạt động đầu tư
• Dòng tiền từ các hoạt động tài chính.

Để hạn chế sai sót nhân viên cần phải kiểm soát toàn bộ quá trình từ khi thực hiện tới khi lập hợp đồng. Mọi chi tiết, con số đều phải đảm bảo khớp nhau và không xảy ra tình trạng sai lệch. Trước khi ký tên nên kiểm tra lại hợp đồng đã đúng với thỏa thuận đặt ra trước đó hay chưa. 

Lập hóa đơn là một kỹ năng không thể thiếu với nhân viên kế toán bán hàng.Trong quá trình đào tạo chuyên ngành các bạn sẽ được hướng dẫn và thực hành tạo hóa đơn chuyên nghiệp. 

Trong câu trả lời phải nêu rõ được các nguyên tắc cụ thể sau:

• Nội dung hóa đơn không tẩy xóa, có cùng màu mực và ghi rõ nội dung, tông ti
• Khi lập hóa đơn cần tạo thành hai liên có thống nhất với nhau
• Hóa đơn lập theo thứ tự liên tục, tăng dần

Ứng viên kế toán bán hàng có thể đưa ra câu trả lời nhấn mạnh việc gắn bó lâu dài, có thể phân chia mục tiêu thành 2 phần là ngắn hạn và dài hạn. Ví dụ:

• Mục tiêu ngắn hạn: Muốn trở thành kế toán bán hàng chuyên nghiệp, nắm trong tay tất cả các nghiệp vụ cơ bản thuộc phạm vi trách nhiệm; Mong muốn được học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp và cấp trên để gia tăng kiến thức cho bản thân;...
• Mục tiêu dài hạn: Muốn được trở thành một nhân viên kế toán bán hàng xuất sắc, có thể hỗ trợ đồng nghiệp giải quyết khó khăn, được giao những nhiệm vụ quan trọng và phấn đấu trở thành kế toán trưởng trong vòng 5 năm tới

Khó khăn cần phải nêu tuy nhiên ứng viên thông minh sẽ biết cách nhấn mạnh vào điểm họ sẵn sàng chiến đấu với chúng như thế nào. Việc nhấn mạnh chi tiết này sẽ giúp nhà tuyển dụng biết được bạn có ý chí phấn đấu hay không.

Nếu như trước đây bạn từng làm kế toán tổng hợp hay kế toán hành chính nhân sự, sau đó mới chuyển sang lĩnh vực kế toán bán hàng thì hãy cho nhà tuyển dụng biết rằng mình sẵn sàng đương đầu với mọi thử thách khi nhận nhiệm vụ mới. Điều này thể hiện bạn là một người năng động, có ý chí và không ngại khó.

Tuy nhiên, nếu như bạn đã từng làm kế toán bán hàng, vậy thì cũng có thể trả lời theo chiều hướng bạn là một người tuân thủ theo nguyên tắc, hãy nói ra được hiệu quả của phương pháp ấy để nhà tuyển dụng tin tưởng.

Nói chung, dù câu trả lời của bạn là gì thì hãy nhấn mạnh yếu tố hiệu quả khi bạn áp dụng nó.

Trong trường hợp này, hãy nêu tên 1 dự án nào đó mà bạn đã từng gặp phải trong quá trình làm việc trước đây. Đó là dự án có tiến độ gấp rút khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong khâu xử lý.

Đương nhiên, việc ghi nhận công lao của bản thân là điều cần thiết song bạn cũng đừng quá tự mãn mà dành hết phần công về mình, để thông tin trở nên hiệu quả bạn cần nhắc đến những người đồng nghiệp từng hỗ trợ mình, có sự hỗ trợ đó bạn mới có được thành công trong dự án.

Ghi nhận công lao của người khác không phải là dành thế bất lợi về chính mình, mà thông qua đó, nhà tuyển dụng nhìn thấy ở bạn một đức tính khiêm tốn, thật thà và đầy thiện cảm.

Danh sách các câu hỏi mà bạn có thể hỏi nhà tuyển dụng khi đi phỏng vấn kế toán bán hàng như sau:

Câu hỏi 1: Tôi có thể biết nhiệm vụ cụ thể mà mình sẽ làm khi được tuyển dụng vào vị trí kế toán bán hàng được không?

Câu hỏi 2: Tôi có thể được biết thêm các quy định đang được áp dụng tại doanh nghiệp mình?

Câu hỏi 3: Mong quý ông/bà nói rõ về những quyền lợi mà tôi sẽ được hưởng khi trở thành kế toán bán hàng của doanh nghiệp?

Nếu như trước đây bạn chỉ làm kế toán hành chính sự nghiệp hay kế toán nội bộ và mới chuyển hướng sang kế toán bán hàng thì bạn có thể sẽ không có kinh nghiệm gì với quy trình này. Khi đó, hãy cho nhà tuyển dụng thấy tâm lý sẵn sàng đổi mới thay vì làm việc máy móc. Ngược lại, nếu như bạn đã từng cải tiến thành công một quy trình nào đó, hãy cho nhà tuyển dụng thấy hiệu quả của việc đó.

Có một bí quyết bạn nên nhớ là: Người tốt nhất không bằng người phù hợp nhất. Đừng thể hiện bạn là người tốt nhất. Hãy chứng minh mình là người phù hợp nhất với công ty. Điều đó mới chính là điều nhà tuyển dụng đang cần tìm kiếm.