Câu hỏi phỏng vấn Kế toán nội bộ

Trên thực tế, kế toán nội bộ yêu cầu nhiều kỹ năng khác nhau. Do đó, bạn không nên trả lời câu hỏi này quá máy móc, rập khuôn có sẵn mà hãy tập trung vào các kỹ năng nổi bật chất. Điều này sẽ giúp câu trả lời của bạn tự nhiên và hiệu quả hơn. Bạn có thể đề cập đến sự nhanh nhạy, sự tỉ mỉ và cẩn thận, kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, tư duy logic,...

Là vị trí đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, kế toán nội bộ sẽ phụ trách một số đầu việc như sau:

- Hạch toán toàn bộ chứng từ kế toán nội bộ thuộc phạm vi quản lý của mình.

- Lưu trữ các chứng từ kế toán và sắp xếp chúng một cách ngăn nắp, khoa học.

- Kế toán nội bộ sẽ phải lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần theo định kỳ mà công ty yêu cầu.

Ngoài ra, kế toán nội bộ cũng phải chịu trách nhiệm về việc phân tích, thống kê các số liệu và cung cấp cho các bộ phận liên quan.

Bạn có thể tóm gọn những công việc của kế toán nội bộ như vậy sau đó trình bày với nhà tuyển dụng để họ biết rằng bạn đang am hiểu vị trí này thực sự.

Không riêng gì kế toán nội bộ, những vị trí kế toán khác trong doanh nghiệp muốn duy trì và tồn tại lâu dài thì nhất định phải sở hữu những kỹ năng cần thiết. Quan trọng là bạn có nhận ra điều đó hay không và thể hiện nó như thế nào?

Khi tiếp nhận câu hỏi này, hãy bình tĩnh bởi vì nó cũng không phải câu hỏi khó khăn đối với bạn. Hãy nói với họ rằng kế toán nội bộ cần sự chỉn chu, có sự cần mẫn và tính toán nhanh nhẹn. Đó là những tố chất quan trọng hàng đầu mà bất kể kế toán viên nào cũng không thể thiếu. 

Ngoài ra, kế toán nội bộ cũng phải có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc sao cho phù hợp, có thể phối hợp với những bộ phận khác để công việc được diễn ra với tiến độ nhanh chóng hơn.

“Với 3 năm làm việc ở vị trí kế toán nội bộ tôi hiểu rằng đây là công việc có không ít khó khăn và thử thách, những con số lớn luôn luôn phức tạp và nó có thể khiến nhiều người bị nhầm lẫn và gây ra hậu quả nghiêm trọng. Lường trước vấn đề đó, tôi luôn làm việc với một tinh thần tỉnh táo và nghiêm túc nhất, bất kể những hạch toán nào phát sinh đều kiểm tra cẩn thận để sai sót không có cơ hội chen vào”

Hoặc bạn có thể trả lời theo kiểu khác với cách diễn đạt hay hơn, đúng mục đích nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng ở câu hỏi này.

Vị trí kế toán nội bộ thường xuyên phải cập nhật, xử lý thông tin liên quan đến số liệu. Chính vì thế, khó khăn lớn nhất thường gặp phải là áp lực. Tuy nhiên, tùy thuộc vào câu trả lời của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ có đánh giá về khả năng thích ứng, tinh thần, thái độ nghiêm túc khi làm việc nếu ứng viên được nhận.

Dù động cơ của bạn là gì cũng không quan trọng, cái mà nhà tuyển dụng quan tâm chính là phần thể hiện ra bên ngoài. Vì vậy hãy lựa chọn lấy một lý do hợp lý, nghe xuôi tai 1 chút để tất cả mọi thứ được diễn ra êm đẹp.

Một số lý do hợp lý mà bạn có thể sử dụng đó chính là muốn thay đổi môi trường làm việc, bạn có thể kể ra niềm đam mê của mình với doanh nghiệp tuyển dụng như thế nào, nêu ra vài ưu điểm để thuyết phục họ dễ dàng hơn nhé.

Người phỏng vấn có thể hỏi câu hỏi này để xem liệu bạn có kinh nghiệm trước đây với các chương trình kế toán của họ hay không hoặc liệu bạn có thể học các chương trình mới một cách nhanh chóng hay không. Thay vì chỉ chọn phần mềm bạn quen thuộc nhất, hãy chọn một số phần mềm để thảo luận. Mặc dù bạn không cần phải là chuyên gia về mọi phần mềm trong ngành nhưng bạn có thể chứng tỏ rằng bạn quen thuộc với một số phần mềm phổ biến nhất trong ngành.

Ví dụ: 'Tôi có hơn 5 năm kinh nghiệm làm việc với FreshBooks và hơn 2 năm làm việc với chương trình phần mềm kế toán độc quyền tùy chỉnh, cả hai đều là chương trình mà chủ lao động cuối cùng của tôi đã sử dụng. Tôi cũng đã làm việc với Zoho Books và FreeAgent ở các vai trò khác. Một người bạn kế toán gần đây đã giới thiệu Gusto nên hiện tôi đang hoàn thành chương trình đào tạo trực tuyến về nó.'

Người phỏng vấn muốn đánh giá kiến ​​thức của bạn về ngành kế toán, bao gồm cả những thách thức mà ứng viên ở vị trí kế toán có thể gặp phải. Sẽ rất hữu ích nếu bạn đọc các bài báo gần đây hoặc các ấn phẩm trong ngành về chủ đề này để đưa ra ý kiến. Hãy cân nhắc việc nói về những thách thức như duy trì kiến ​​thức về việc thay đổi các quy định, học cách sử dụng công nghệ mới hoặc quản lý các vấn đề an ninh mạng.

Ví dụ: 'Mặc dù công nghệ chắc chắn nâng cao khả năng tự động hóa nhiều nhiệm vụ khác nhau của chúng ta nhưng những tiến bộ liên tục có thể là thách thức. Khi những tiến bộ mới diễn ra, đôi khi có thể khó tích hợp các chức năng kế toán mới với các quy trình hoạt động khác. Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc giúp các nhà phát triển phần mềm tùy chỉnh các chương trình kế toán khác nhau để đảm bảo quá trình tích hợp diễn ra liền mạch và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.

Tôi cũng phải nói rằng các mã số thuế ngày càng phát triển đã, đang và sẽ tiếp tục là một thách thức lớn đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán. Có vẻ như ngay khi chúng ta làm quen với một bộ mã, những bộ mã mới sẽ trở thành tiêu chuẩn. Tuy nhiên, đây là một thách thức mà bất kỳ kế toán viên chân chính nào cũng hiểu là một phần của công việc. Tôi tham gia các khóa học giáo dục thường xuyên, tham dự các cuộc hội thảo và kết nối với những cá nhân có kinh nghiệm để có thể làm quen với những thay đổi mới nhất.'

Câu hỏi này kiểm tra xem bạn có khả năng giới thiệu và thực hiện các quy trình, thủ tục mới hay không. Người phỏng vấn muốn xem bạn có thể suy nghĩ sáng tạo và giải quyết các vấn đề mà công ty đang gặp phải tốt đến mức nào. Nếu bạn trả lời không, hãy thảo luận về quy trình bạn đã giúp phát triển hoặc thay đổi ở vai trò trước đây để thể hiện kỹ năng đổi mới của mình. Nếu bạn trả lời có, hãy sẵn sàng cung cấp chi tiết về quy trình bạn đã tạo và nó đã giúp ích như thế nào cho công ty. Sử dụng những con số cụ thể để đo lường tác động của bạn nếu có thể.

Ví dụ: 'Khi tôi còn làm giám đốc kế toán tại Công ty XYZ, tôi nhận thấy rằng chúng tôi liên tục thiếu các khoản thanh toán phí trễ chỉ vì chúng tôi đã chạy quá xa để áp dụng chúng đúng hạn. Ngay cả khi khách hàng trễ hóa đơn hơn 30 ngày, chúng tôi vẫn chưa áp dụng phí trễ hạn.

Tôi đã tập hợp một nhóm để xem chúng tôi có thể giải quyết vấn đề này như thế nào. Chúng tôi quyết định chuyển sang FreshBooks, điều này mang lại cho chúng tôi khả năng tự động hóa các khoản phí trễ hạn trên hóa đơn của mình. Điều này không chỉ tăng doanh thu của chúng tôi thêm 1% mà còn cải thiện dòng tiền vì khách hàng sẵn sàng thanh toán hóa đơn đúng hạn hơn.'

Câu hỏi này kiểm tra kiến ​​thức kế toán cơ bản của bạn. Bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là nền tảng của kế toán. Trong câu trả lời của bạn, hãy giải thích kỹ lưỡng ý nghĩa của từng tuyên bố và cách hoạt động của tuyên bố đó.

Ví dụ: 'Báo cáo tài chính có thể trông rất khác nhau giữa các công ty nhưng về cơ bản chúng đều trình bày cùng một loại thông tin. Bảng cân đối kế toán phác thảo tài sản hiện tại, nợ phải trả và bất kỳ vốn cổ đông nào của công ty. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết tiền đến từ đâu, bao gồm các hoạt động tài chính, hoạt động và đầu tư. Trên báo cáo thu nhập, bạn có thể tìm thấy danh sách chi tiết về chi phí và doanh thu của công ty.'

Nếu một kế toán giỏi làm tốt công việc của mình, họ có thể có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty. Người quản lý tuyển dụng có thể hỏi câu hỏi phỏng vấn này để xác định xem bạn hiểu rõ tình hình tài chính của công ty như thế nào và bạn có thể xác định chi phí hoạt động vượt quá hiệu quả như thế nào. Câu trả lời chắc chắn cho câu hỏi này sẽ nêu rõ cách bạn sử dụng kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề của mình để giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng dịch vụ khách hàng.

Ví dụ: 'Tôi đã thấy các công ty đăng ký một dịch vụ, sử dụng dịch vụ đó trong một hoặc hai tháng rồi chuyển sang một dịch vụ khác mà không hủy tư cách thành viên của dịch vụ đầu tiên. Khi một công ty thanh toán cho các dịch vụ trùng lặp hoặc không được sử dụng, công ty có thể bị lỗ hàng nghìn đô la mỗi năm.

Tại nơi làm việc cuối cùng của tôi, sau khi thấy rằng chúng tôi có nhiều dịch vụ nằm ngoài ngân sách của mình, tôi quyết định thực hiện một cuộc kiểm toán. Tôi đã đến thăm từng bộ phận và thảo luận về các dịch vụ họ đang sử dụng. Trong số 100 dịch vụ khác nhau mà chúng tôi trả tiền, chỉ có 57 dịch vụ thực sự được sử dụng. Trong số 57 chiếc đó, 15 chiếc đang thực hiện các chức năng tương tự. Nhìn chung, chúng tôi đã giảm số lượng dịch vụ từ 100 xuống 42. Điều này giúp chúng tôi giảm 4% chi phí hoạt động hàng năm, tiết kiệm được 2.575 USD mỗi tháng.'

Là một nhân viên kế toán, điều quan trọng là phải chú ý đến từng chi tiết. Khi trả lời câu hỏi này, hãy nêu rõ kỹ năng tổ chức của bạn và nhấn mạnh kiến ​​thức của bạn về kiểm soát nội bộ và Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Bằng cách này, bạn có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giảm thiểu lỗi và nâng cao năng suất.

Ví dụ: 'Một trong những cách tốt nhất để giảm thiểu sai sót của con người trong bộ phận kế toán là đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có thể xử lý khối lượng công việc của họ. Là người quản lý kế toán giám sát một bộ phận lớn, tôi cố gắng hết sức để xây dựng mối quan hệ với các nhân viên khác để có thể làm việc một cách hiệu quả đánh giá xem họ có thể xử lý được bao nhiêu công việc.

Mặc dù tôi tin rằng điều quan trọng là phải đưa ra cho nhân viên một số thử thách để họ có thể phát huy hết tiềm năng của mình, nhưng tôi tránh làm họ quá tải và sẽ đến gặp bạn nếu tôi nghĩ chúng ta cần mở rộng đội ngũ nhân viên của mình. Trong vai trò quản lý, tôi cũng đảm bảo rằng nhân viên tuân theo các biện pháp kiểm soát nội bộ và GAAP để giảm thiểu sai sót.'

Mặc dù câu hỏi yêu cầu bạn lựa chọn giữa các phương án nhưng một câu trả lời mạnh mẽ có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của cả hai yếu tố. Chiến lược này cho bạn thấy rằng giá của phần mềm không phải lúc nào cũng quyết định chức năng của nó và ngược lại.

Ví dụ: 'Nhờ những tiến bộ trong công nghệ, bạn không cần phải lựa chọn giữa giá cả và chức năng khi sử dụng phần mềm kế toán. Với nghiên cứu thích hợp, bạn có thể tìm thấy một chương trình phần mềm giá cả phải chăng ở mức 250 đô la mỗi tháng, hoạt động tốt như một chương trình có giá 2.000 đô la. Nó thực sự liên quan đến quy trình hoạt động và nhu cầu kế toán của công ty. Nếu tôi tạo danh sách các nhu cầu kế toán của công ty này sau khi đánh giá các quy trình hoạt động của nó, tôi có thể nghiên cứu để tìm một chương trình phần mềm phù hợp với ngân sách của bạn trong khi vẫn thực hiện tất cả các chức năng cần thiết.'

Người quản lý tuyển dụng có thể hỏi câu hỏi này để xác định xem ứng viên có hiểu phạm vi và trách nhiệm khác nhau của từng lĩnh vực hay không. Cho ví dụ về trách nhiệm trong từng lĩnh vực. Từ đó, bạn có thể dễ dàng làm nổi bật sự khác biệt giữa hai điều này.

Ví dụ: 'Kế toán tư nhân là khi một nhân viên làm việc cho bộ phận tài chính nội bộ của một công ty. Kế toán viên ở cơ quan tư nhân có thể thực hiện và duy trì các quy trình kế toán cho người sử dụng lao động của họ, đánh giá chi tiêu của công ty, lập ngân sách và thu thập thông tin chi tiết từ quản lý cấp trên.

Kế toán công là khi kế toán viên làm việc với nhiều doanh nghiệp và cá nhân khác nhau để giúp họ quản lý tài chính của mình. Kế toán viên ở cơ quan công cộng có thể lập báo cáo tài chính, cung cấp dịch vụ kiểm toán, tư vấn về quản lý và hoạt động tài chính cũng như đưa ra lời khuyên về việc chuẩn bị thuế.'

Mặc dù kế toán đòi hỏi kiến ​​thức kỹ thuật về các quy trình và báo cáo tài chính nhưng đó cũng là vai trò lấy khách hàng làm trung tâm. Người quản lý tuyển dụng có thể yêu cầu bạn mô tả thời điểm cụ thể khi bạn cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao để họ có thể dự đoán hiệu suất của bạn nếu họ đề nghị vị trí đó cho bạn.

Ví dụ: 'Trong vai trò gần đây nhất của tôi, công ty nơi tôi làm việc có một khách hàng mới vừa mới bắt đầu công việc kinh doanh nhỏ của riêng mình. Anh ấy rất đam mê công ty của mình và có một kế hoạch kinh doanh vững chắc, nhưng công việc kế toán là một điểm yếu của anh ấy. Anh ấy muốn học cách theo dõi chi phí và tự mình thực hiện các nhiệm vụ kế toán khác. Thay vì bán cho anh ấy một gói đăng ký trong đó anh ấy không thể thực hiện các nhiệm vụ kế toán một cách độc lập, tôi đã đăng ký cho anh ấy sáu buổi đào tạo.

Trong những buổi học này, tôi đã dạy anh ấy cách sử dụng phần mềm mà anh ấy có. Vì sự cam kết của tôi đối với dịch vụ khách hàng, anh ấy đã giới thiệu nơi làm việc của tôi cho các đồng nghiệp của anh ấy, và chúng tôi đã có thêm công việc kinh doanh cũng như mở rộng danh tiếng vững chắc của mình.'

Là một kế toán viên, bạn thường có nhiều lựa chọn công việc ở nhiều ngành nghề khác nhau. Bởi vì có rất nhiều cơ hội nghề nghiệp để lựa chọn nên người quản lý tuyển dụng có thể muốn biết lý do tại sao bạn chọn ứng tuyển vào vị trí này. Một câu trả lời hay nêu rõ lý do tại sao bạn cho rằng mình phù hợp với tổ chức tuyển dụng. Dành thời gian nghiên cứu công ty để hiểu các giá trị, sứ mệnh và mục tiêu cốt lõi của công ty. Hãy cân nhắc xem các mục tiêu và giá trị nghề nghiệp của riêng bạn phù hợp với mục tiêu và giá trị của tổ chức như thế nào.

Ví dụ: 'Tôi đã thực hiện nghiên cứu sâu rộng về công ty này và hiểu rằng các nhân viên hiện tại đánh giá cao khi làm việc ở đây. Văn hóa ở đây không chỉ có vẻ rất phù hợp với tôi mà tuyên bố sứ mệnh của công ty này là 'Biến kiến ​​thức và sự hiểu biết về xu hướng kinh doanh, dữ liệu và ngành thành giá trị cho khách hàng' cũng cộng hưởng với đạo đức làm việc cá nhân của tôi. Tôi cũng nhận thấy rằng công ty này thường xuyên đóng góp cho cộng đồng và tôi là người ủng hộ rất lớn trong việc biến thị trấn của chúng ta trở nên tốt nhất có thể.'