Câu hỏi phỏng vấn Kế toán tổng hợp

Là một kế toán, bạn thường có nhiều lựa chọn công việc trong nhiều ngành khác nhau. Bởi vì có rất nhiều cơ hội nghề nghiệp để lựa chọn, người quản lý tuyển dụng có thể muốn biết lý do tại sao bạn chọn ứng tuyển vào vị trí này. Một câu trả lời hay nêu rõ lý do tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với tổ chức tuyển dụng. Dành thời gian nghiên cứu công ty để hiểu các giá trị cốt lõi, sứ mệnh và mục tiêu của nó. Xem xét các mục tiêu và giá trị nghề nghiệp của riêng bạn phù hợp với mục tiêu và giá trị của tổ chức như thế nào.

Ví dụ: “Tôi đã tiến hành nghiên cứu sâu rộng về công ty này và hiểu rằng các nhân viên hiện tại đánh giá cao về việc làm việc tại đây. Văn hóa ở đây không chỉ phù hợp với tôi mà còn tuyên bố sứ mệnh của công ty này là ‘Chuyển kiến ​​thức và hiểu biết về các xu hướng kinh doanh, dữ liệu và các ngành thành giá trị cho khách hàng của chúng tôi’ cộng hưởng với đạo đức làm việc của cá nhân tôi. Tôi cũng nhận thấy rằng công ty này thường xuyên đóng góp cho cộng đồng và tôi là người ủng hộ rất lớn để biến thành phố của chúng ta trở nên tốt nhất có thể.”

Người phỏng vấn muốn đánh giá kiến ​​thức của bạn về ngành kế toán, bao gồm cả những thách thức mà ứng viên ở vị trí kế toán có thể gặp phải. Có thể hữu ích khi đọc các bài báo gần đây hoặc các ấn phẩm trong ngành về chủ đề này để đưa ra ý kiến. Cân nhắc nói về những thách thức như duy trì kiến ​​thức về việc thay đổi quy định, học cách sử dụng công nghệ mới hoặc quản lý các vấn đề an ninh mạng.

Ví dụ: "Mặc dù công nghệ chắc chắn nâng cao khả năng tự động hóa các nhiệm vụ khác nhau của chúng tôi, nhưng những tiến bộ liên tục có thể là một thách thức. Khi những tiến bộ mới diễn ra, đôi khi có thể khó tích hợp các chức năng kế toán mới với các quy trình hoạt động khác. Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc trợ giúp các nhà phát triển phần mềm tùy chỉnh các chương trình kế toán khác nhau để đảm bảo việc tích hợp diễn ra liền mạch và dẫn đến thời gian ngừng hoạt động ở mức tối thiểu hoặc bằng không.

Tôi cũng phải nói rằng sự phát triển của mã số thuế luôn và sẽ tiếp tục là một thách thức lớn đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán. Có vẻ như ngay sau khi chúng ta quen thuộc với một bộ mã, những mã mới sẽ trở thành tiêu chuẩn. Tuy nhiên, đây là một thử thách mà bất kỳ kế toán chân chính nào cũng hiểu là một phần của công việc. Tôi tham gia các khóa học giáo dục thường xuyên, tham dự hội thảo và kết nối với những người có kinh nghiệm để tôi có thể làm quen với những thay đổi mới nhất."

Câu hỏi này kiểm tra xem bạn có khả năng giới thiệu và thực hiện các quy trình và thủ tục mới hay không. Người phỏng vấn muốn xem bạn có thể suy nghĩ sáng tạo và giải quyết các vấn đề mà công ty đang gặp phải tốt như thế nào. Nếu bạn trả lời là không, hãy thảo luận về quy trình mà bạn đã giúp phát triển hoặc thay đổi trong vai trò trước đây để thể hiện kỹ năng đổi mới của mình. Nếu bạn trả lời có, hãy sẵn sàng cung cấp chi tiết về quy trình bạn đã tạo và quy trình đó đã giúp ích cho công ty như thế nào. Sử dụng những con số cụ thể để đo lường tác động của bạn nếu có thể.

Ví dụ: "Khi tôi còn làm quản lý kế toán tại Công ty XYZ, tôi nhận thấy chúng tôi liên tục bỏ lỡ các khoản thanh toán phí trễ hạn chỉ vì chúng tôi đã chạy quá xa để nộp đúng hạn. Ngay cả khi một khách hàng chậm thanh toán hóa đơn hơn 30 ngày, chúng tôi vẫn chưa áp dụng phí trả chậm.

Tôi đã tập hợp một nhóm để xem chúng tôi có thể giải quyết vấn đề này như thế nào. Chúng tôi quyết định chuyển sang FreshBooks, ứng dụng này cho chúng tôi khả năng tự động hóa các khoản phí trả chậm trên hóa đơn của mình. Điều này không chỉ tăng doanh thu của chúng tôi lên 1% mà còn cải thiện dòng tiền vì khách hàng sẵn sàng thanh toán hóa đơn đúng hạn hơn."

Câu hỏi này kiểm tra kiến ​​thức kế toán cơ bản của bạn. Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là nền tảng của kế toán. Trong câu trả lời của bạn, hãy giải thích cặn kẽ mỗi câu là gì và nó hoạt động như thế nào.

Ví dụ: "Báo cáo tài chính có thể trông rất khác nhau từ công ty này sang công ty khác, nhưng về cơ bản tất cả chúng đều trình bày cùng một loại thông tin. Bảng cân đối kế toán phác thảo tài sản hiện tại, nợ phải trả và bất kỳ vốn chủ sở hữu nào của công ty. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết tiền mặt ở đâu đến từ đâu, bao gồm các hoạt động tài chính, điều hành và đầu tư. Trên báo cáo thu nhập, bạn có thể tìm thấy danh sách chi tiết về chi phí và doanh thu của công ty."

Nếu một kế toán giỏi trong công việc của họ, họ có thể có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty. Người quản lý tuyển dụng có thể đặt câu hỏi phỏng vấn này để xác định mức độ hiểu biết của bạn về tình hình tài chính của công ty và hiệu quả bạn có thể xác định chi phí hoạt động vượt mức. Câu trả lời mạnh mẽ cho câu hỏi này phác thảo cách bạn đã sử dụng các kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề của mình để giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng dịch vụ khách hàng.

Ví dụ: “Tôi đã thấy các công ty đăng ký một dịch vụ, sử dụng dịch vụ đó trong một hoặc hai tháng rồi chuyển sang một dịch vụ khác mà không hủy tư cách thành viên của dịch vụ đầu tiên. Khi một công ty trả tiền cho các dịch vụ trùng lặp hoặc không được sử dụng, công ty đó có thể bị lỗ hàng nghìn đô la mỗi năm.

Tại nơi làm việc cuối cùng của tôi, sau khi thấy rằng chúng tôi có nhiều dịch vụ vượt quá ngân sách của mình, tôi đã quyết định thực hiện kiểm toán. Tôi đã đến thăm mọi bộ phận và thảo luận về các dịch vụ mà họ đang sử dụng. Trong số 100 dịch vụ khác nhau mà chúng tôi đã trả tiền, chỉ có 57 dịch vụ thực sự được sử dụng. Trong số 57 người đó, 15 người trong số họ đang thực hiện các chức năng tương tự. Nhìn chung, chúng tôi đã giảm số lượng dịch vụ từ 100 xuống còn 42. Điều này giúp giảm 4% chi phí hoạt động hàng năm của chúng tôi, tiết kiệm được 2.575 USD mỗi tháng.”

Là một nhân viên kế toán, điều quan trọng là phải chú ý đến từng chi tiết. Trong câu trả lời của bạn cho câu hỏi này, hãy làm nổi bật rõ ràng các kỹ năng tổ chức của bạn và nhấn mạnh kiến ​​thức của bạn về kiểm soát nội bộ và Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Bằng cách này, bạn có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giảm thiểu lỗi và thúc đẩy năng suất.

Ví dụ:  "Một trong những cách tốt nhất để giảm lỗi do con người trong phòng kế toán là đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có thể xử lý khối lượng công việc của họ. Là người quản lý kế toán giám sát một bộ phận lớn, tôi cố gắng hết sức để xây dựng mối quan hệ với các nhân viên khác để tôi có thể làm việc hiệu quả đánh giá bao nhiêu công việc họ có thể xử lý.

Mặc dù tôi tin rằng điều quan trọng là cung cấp cho nhân viên một số thử thách để họ có thể phát huy hết khả năng của mình, nhưng tôi tránh làm họ quá tải và sẽ đến gặp bạn nếu tôi nghĩ rằng chúng ta cần mở rộng đội ngũ nhân viên của mình. Ở vai trò quản lý, tôi cũng đảm bảo rằng nhân viên tuân theo các biện pháp kiểm soát nội bộ và GAAP để giảm thiểu sai sót."

Trong khi câu hỏi yêu cầu bạn chọn giữa các tùy chọn, một câu trả lời mạnh mẽ có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của cả hai yếu tố. Chiến lược này cho bạn thấy rằng giá của phần mềm không phải lúc nào cũng quyết định chức năng của nó và ngược lại.

Ví dụ: "Nhờ những tiến bộ trong công nghệ, không cần phải lựa chọn giữa giá cả và chức năng khi nói đến phần mềm kế toán. Với nghiên cứu thích hợp, bạn có thể tìm thấy một chương trình phần mềm giá cả phải chăng với giá 250 đô la một tháng hoạt động tốt như một chương trình có giá 2.000 đô la . Nó thực sự phụ thuộc vào quy trình hoạt động và nhu cầu kế toán của công ty. Nếu tôi tạo một danh sách các nhu cầu kế toán của công ty này sau khi đánh giá các quy trình hoạt động của công ty, tôi có thể nghiên cứu để tìm một chương trình phần mềm phù hợp với ngân sách của bạn trong khi vẫn thực hiện tất cả các chức năng cần thiết."

Người quản lý tuyển dụng có thể đặt câu hỏi này để xác định xem ứng viên có hiểu các phạm vi và trách nhiệm khác nhau của từng lĩnh vực hay không. Cho ví dụ về trách nhiệm trong từng lĩnh vực. Từ đó, bạn có thể dễ dàng làm nổi bật sự khác biệt giữa hai.

Ví dụ: "Kế toán riêng là khi một nhân viên làm việc cho bộ phận tài chính nội bộ của một công ty. Một kế toán trong môi trường tư nhân có thể thực hiện và duy trì các quy trình kế toán cho chủ lao động của họ, đánh giá chi tiêu của công ty, lập ngân sách và thu thập thông tin chi tiết từ quản lý cấp trên.

Kế toán công là khi kế toán làm việc với các doanh nghiệp và cá nhân khác nhau để giúp họ quản lý tài chính. Kế toán viên trong môi trường công cộng có thể chuẩn bị báo cáo tài chính, cung cấp dịch vụ kiểm toán, tư vấn về quản lý tài chính và hiệu quả hoạt động và cung cấp lời khuyên cho việc chuẩn bị thuế."

Mặc dù kế toán đòi hỏi kiến ​​thức kỹ thuật về các quy trình và báo cáo tài chính, nhưng đó cũng là vai trò lấy khách hàng làm trung tâm. Người quản lý tuyển dụng có thể yêu cầu bạn mô tả thời gian cụ thể khi bạn cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao để họ có thể dự đoán hiệu suất của bạn nếu họ đề nghị cho bạn vị trí này.

Ví dụ: "Ở vị trí trước đây của tôi, công ty mà tôi làm việc có một khách hàng mới vừa bắt đầu công việc kinh doanh nhỏ của riêng mình. Anh ấy đam mê công ty của mình và có một kế hoạch kinh doanh vững chắc, nhưng công việc kế toán lại là một điểm yếu của anh ấy. Anh ấy muốn học cách theo dõi chi phí và tự mình thực hiện các nhiệm vụ kế toán khác.Thay vì bán cho anh ấy một gói thuê bao mà anh ấy không thể thực hiện các nhiệm vụ kế toán một cách độc lập, tôi đã đăng ký cho anh ấy sáu buổi đào tạo.

Trong những buổi học này, tôi đã dạy anh ấy cách sử dụng phần mềm mà anh ấy có. Vì cam kết của tôi đối với dịch vụ khách hàng, anh ấy đã giới thiệu nơi làm việc của tôi cho các đồng nghiệp của anh ấy, và chúng tôi đã có thêm nhiều công việc kinh doanh cũng như mở rộng danh tiếng vững chắc của mình."

Có hai loại giao dịch trong kế toán tức là doanh thu và vốn.

Những gì họ muốn biết: Không có câu trả lời đúng cho câu hỏi này, nhưng bạn sẽ có thể chứng minh kiến ​​thức và cam kết với nghề nghiệp của mình bằng cách có một câu trả lời thông minh và được cân nhắc kỹ lưỡng. Người phỏng vấn muốn thấy rằng bạn đã quen thuộc với ngành và những thách thức của nó, đồng thời bạn quan tâm đến công việc của mình đủ để đưa ra ý kiến.

Ví dụ: Những thay đổi gần đây đối với mã số thuế là một thách thức lớn đối với ngành vì chúng tôi phải tìm hiểu kỹ tất cả các quy tắc và hướng dẫn mới, đồng thời điều chỉnh cho phù hợp. Tất nhiên, phản ứng với luật thuế mới là quen thuộc với ngành kế toán. Một vấn đề cấp bách khác đối với mọi người trong lĩnh vực này là công nghệ. Các dịch vụ kế toán trực tuyến sẵn có có thể khiến vai trò của một chuyên gia dày dặn kinh nghiệm dường như ít cần thiết hơn, điều đó có nghĩa là với tư cách là kế toán viên, chúng ta phải cung cấp cho khách hàng những thứ mà máy tính không thể làm được.

Có rất nhiều ứng dụng ngoài kia và không ai có thể biết tất cả. Người phỏng vấn đang muốn biết rằng bạn biết nhiều hơn một ứng dụng và có kiến ​​thức về các công cụ của nghề. Cùng với việc đề cập đến những thứ bạn thích (và tại sao), bạn cũng có thể nói về những phát triển gần đây của phần mềm liên quan.

Hãy sẵn sàng chia sẻ những ví dụ cụ thể về ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán mà bạn đã sử dụng. Câu trả lời của bạn sẽ cho người phỏng vấn thấy kiến ​​thức của bạn, cũng như tư duy phản biện và kỹ năng đánh giá của bạn.

Ví dụ: Tôi thấy khả năng sử dụng—và giá cả—của Kế toán ABC hấp dẫn. Tuy nhiên, tôi hơi thất vọng vì một số chức năng bị thiếu, đây là tiêu chuẩn của các gói phổ biến khác như XYZ và XXX.

Nếu bạn vẫn còn ở giai đoạn đầu của sự nghiệp, bạn có thể chưa phát triển bất kỳ quy trình nào, nhưng bạn nên sẵn sàng chứng minh rằng bạn có thể đổi mới. Hãy nghĩ về điều gì đó mà bạn đã giúp thay đổi hoặc phát triển trong vài năm qua.

Ví dụ: Trong vai trò của mình tại Công ty ABC, tôi phát hiện ra rằng quy trình xử lý các khoản bồi hoàn chi phí đi lại của công ty cho đội ngũ bán hàng rất khó khăn và tốn thời gian nên báo cáo chi phí của mọi người đều bị gửi muộn. Tôi đã tập hợp một nhóm để đánh giá quy trình và hợp lý hóa quy trình nếu có thể. Chúng tôi có thể sử dụng một ứng dụng mà chúng tôi đã tải xuống trên tất cả các điện thoại do công ty cung cấp và kể từ khi chúng tôi chuyển sang quy trình mới này, các báo cáo đã kịp thời hơn.

Thảo luận về cách dữ liệu hoặc biểu đồ hoặc đồ thị đã giúp bạn đưa ra trường hợp của mình và kết quả có lợi cho tổ chức như thế nào.

Ví dụ: Trong nhiều năm, công ty của tôi đã chuyển sang cùng một nhà cung cấp để dự trữ các sản phẩm giấy. Mỗi năm - mặc dù ngày càng có nhiều người rời bỏ báo giấy và chuyển sang giao tiếp trực tuyến - nhưng tổng mức giá mà chúng tôi phải trả lại tăng lên. Người quản lý của tôi đã miễn cưỡng giải tán mối quan hệ vì việc tìm nhà cung cấp mới có thể khó khăn. Tôi đã cho cô ấy xem biểu đồ về mức tăng hàng năm, cùng với việc nghiên cứu các giải pháp thay thế và nhận giá thầu cho các dịch vụ, đồng thời cho cô ấy thấy rằng chúng tôi có thể tiết kiệm 40% cho những chi phí này.

Người phỏng vấn muốn thấy rằng bạn là một nhân viên chăm chỉ và sẵn sàng làm việc chăm chỉ ngoài bản mô tả công việc hoặc 5 giờ chiều vào cuối ngày. Chia sẻ thông tin về những gì bạn đã làm để cung cấp dịch vụ tuyệt vời và cách bạn đạt được điều đó.

Ví dụ: Tôi thực sự nghĩ đến một câu chuyện ở đây—với vai trò là kế toán viên của Công ty ABC, công ty phục vụ các doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi có một khách hàng mới vừa mới thành lập một doanh nghiệp nhỏ. Công việc kinh doanh của anh ấy đang phát triển tốt, nhưng rõ ràng là công việc kế toán không phải là công việc yêu thích của anh ấy. Thật dễ dàng để bán cho anh ta một gói mà anh ta không thể tự mình sử dụng và khóa anh ta vào gói đăng ký hàng năm. Thay vào đó, tôi đã cung cấp bốn buổi đào tạo về phần mềm để anh ấy có thể theo dõi doanh thu và chi phí của mình một cách độc lập. Kể từ đó, anh ấy đã giới thiệu chúng tôi với các doanh nghiệp nhỏ khác đã đăng ký sử dụng dịch vụ của chúng tôi nhờ lời khen ngợi của anh ấy.

Quản lý thời gian là một kỹ năng cần thiết cho kế toán viên, những người phải giải quyết nhiều thời hạn trong suốt cả năm. Chia sẻ một ví dụ cho thấy bạn đã xử lý tình huống một cách trôi chảy như thế nào. Tránh phóng đại, điều mà người phỏng vấn của bạn có thể coi là kém trung thực.

Ví dụ: Deadline khó khăn nhất mà tôi có thể nhớ là chuẩn bị báo cáo tài chính cuối năm tại ABC Industries vì ​​có quá nhiều công việc chuẩn bị liên quan và phụ thuộc rất nhiều vào các thành viên khác trong nhóm cung cấp dữ liệu từ bộ phận của họ. Tin vui là mọi người đều biết tầm quan trọng của việc tạo và trình bày những phát hiện trong báo cáo này. Các đồng nghiệp của tôi thực sự rất giỏi trong việc tuân thủ thời hạn mà tôi đã đặt ra để cung cấp thông tin (và tôi cũng đã chuẩn bị thêm vài ngày để dự phòng).

Hầu như mọi người đôi khi quên những chi tiết nhỏ - ngoại trừ kế toán, những người không đủ khả năng. Chia sẻ chiến lược để đảm bảo rằng bạn không quên hoặc vô tình thay đổi hồ sơ. Bạn có thể nói rằng bạn không dễ mắc lỗi trong câu trả lời của mình hoặc bạn giỏi về chi tiết, nhưng hãy cố gắng đi sâu hơn một chút.

Ví dụ: Bên cạnh màn hình máy tính của tôi, tôi có một ghi chú dán có nội dung 'Kiểm tra—sau đó lại kiểm tra kỹ'. Đó là lời nhắc nhở tôi phải theo dõi tất cả các chi tiết nhỏ nhất và luôn xác nhận rằng công việc của tôi là chính xác. Tôi làm một số việc để đảm bảo mình không quên các chi tiết: đầu tiên, tôi tự động hóa các tác vụ càng nhiều càng tốt. Ngoài ra, tôi sử dụng lời nhắc lịch và một danh sách kiểu cũ tốt để đảm bảo rằng tôi nhắc nhở bản thân thực hiện các nhiệm vụ để không bị mất gì trong hộp thư đến của mình.

Khả năng giao tiếp của bạn với những người không phải là kế toán viên có thể rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn đảm nhận vai trò tư vấn liên hệ trực tiếp với khách hàng hoặc với các thành viên trong nhóm từ các bộ phận khác. Khi trả lời, hãy nhấn mạnh kỹ năng giao tiếp và tài năng kể chuyện cũng như khả năng làm việc theo nhóm của bạn

Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng nhiều người cảm thấy choáng ngợp khi bạn đưa ra quá nhiều dữ kiện và số liệu cho họ. Vì vậy, trong cuộc gặp gần đây nhất với một chủ doanh nghiệp nhỏ để chia sẻ lời khuyên chiến lược, tôi không chỉ trình bày PowerPoint mà còn cung cấp một bản tóm tắt bằng văn bản. Sau phần trình bày của mình, tôi cho khách hàng 15 phút để xem lại phần tóm tắt và sau đó chúng tôi có thể trò chuyện dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau về các vấn đề tài chính.