Câu hỏi phỏng vấn Kế toán thanh toán

Kế toán là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm và tìm hiểu bởi tính ổn định và cơ hội thăng tiến trong ngành. Tuy nhiên để qua được vòng phỏng vấn và trở thành một kế toán viên không phải điều dễ dàng. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn vị trí Kế toán thanh toán thường gặp.

Câu hỏi phỏng vấn Kế toán thanh toán thường gặp

Khi nhập liệu hóa đơn vào phần hành AP trong phần mềm kế toán, nếu hóa đơn đầu vào bị sai thông tin thì bạn sẽ xử lý thế nào? 

Gợi ý trả lời

Trường hợp 1:Xử lý đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDC HD) và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ: Sai địa chỉ

• Làm BBDCHD với lý do điều chỉnh là Điều chỉnh địa chỉ của bên mua
• Lập 2 bản cho hai bên ký đóng dấu lưu trữ cùng hóa đơn gốc.

'Trường hợp 2: Xử lý đối với trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế (MST) người mua/nội dung hóa đơn thì các bên lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và người bán xuất hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ: Không ghi MST trên hóa đơn trên hóa đơn

• Làm BBDCHD với lý do điều chỉnh là bổ sung thông tin MST của bên mua sau khi hóa đơn VAT đã xuất
• Lập 2 bản cho hai bên ký đóng dấu và lưu trữ cùng hóa đơn gốc.
• Yêu cầu người bán xuất hóa đơn điều chỉnh
• Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh bổ sung mã số thuế của hóa đơn

Trường hợp 3: Xử lý đối với trường hợp người bán đã xuất hóa đơn nhưng có điều chỉnh thay đổi số tiền trên hóa đơn thì người bán lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (BBDCHD) và xuất hóa đơn điều chỉnh số tiền.

Ví dụ: Công ty mua vé máy bay sự kiện cho khách hàng từ công ty Thiên Long, công ty Thiên Long đã xuất hóa đơn khi nhận được tiền thanh toán, tuy nhiên thực tế khách hàng không đi sự kiện đầy đủ như vé máy bay đã mua => Thiên Long hoàn trả tiền lại cho công ty => yêu cầu Thiên Long xuất hóa đơn điều chỉnh giảm và lập biên bản điều chỉnh.

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thành 2 bản cho 2 bên ký đóng dấu và lưu trữ.
• Kế toán bên mua kê khai số âm khi lập tờ khai thuế GTGT

Bạn xử lý thế nào khi nhà cung cấp/nhân viên các phòng ban than phiền bạn làm sai quy trình về thanh toán

Gợi ý trả lời

Trường hợp 1: Thanh toán cho En-Japan về Career Change Consultant Placement Fee

• Thanh toán lần đầu tiên: người làm phiếu thanh toán chỉ đính kèm file scan màu hóa đơn cho chi phí này trên hệ thống e-payment và không gửi bản cứng nhưng kế toán vẫn process thanh toán.
• Thanh toán lần thứ 2: người làm phiếu thanh toán vẫn chỉ nộp hóa đơn bản scan, nhưng kế toán yêu cầu bản cứng mới tiến hành thanh toán thì người yêu cầu thanh toán thắc mắc quy trình có sự thay đổi.
• Hướng xử lý: Giải thích cho người yêu cầu thanh toán hiểu về việc cung cấp bản cứng hóa đơn theo quy định thuế và để phục vụ cho thanh tra thuế sau này cũng như điều chỉnh lại quy trình còn thiếu cho đúng quy định thuế và kế toán.

Trường hợp 2: Quy trình thanh toán từ 3-5 ngày, tuy nhiên, đối với các khoản thanh toán cho người thụ hưởng ở nước ngoài sẽ mất thêm từ 1-2 ngày do ngân hàng kiểm tra chứng từ có hợp lệ hay không để tiến hành thanh toán nên sẽ trễ thanh toán so với quy trình => người yêu cầu thanh toán phàn nàn về thời gian thanh toán không như quy trình đã quy định.

• Hướng xử lý: Lưu ý và giải thích thêm với các phòng ban về quy trình khi thanh toán cho đối tượng ngoài nước. Ngoài ra, nhắc nhở các phòng ban trước khi làm đề nghị thanh toán hãy kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lại với kế toán trước để tránh cận thời hạn thanh toán.

Bạn đã tham gia vào các dự án cải tiến phần mềm kế toán nào? Nêu những đóng góp của bạn trong các dự án này. 

Gợi ý trả lời

Ví dụ 1: dự án tạo lập trang web thanh toán online (E-Payment).

• Mô tả: thực hiện online các công việc: lập phiếu thanh toán=> lấy phê duyệt từ trưởng các ban=> kế toán xét duyệt chứng từ và chuyển dữ liệu hạch toán tự động sang phần mềm kế toán để ghi nhận.
• Lợi ích: giảm tải công việc giấy tờ cho các phòng ban, hiện đại hóa quy trình thanh toán, giúp việc thanh toán nhanh chóng và thuận tiện hơn, bước đầu cho việc lưu trữ chứng từ online.
• Đóng góp: tham gia quá trình lập quy trình thanh toán online, làm việc với nhà cung cấp,lập và thống nhất các biểu mẫu thanh toán online, yêu cầu chỉnh sửa các chức năng web, kiểm tra bản thử nghiệm, viết tài liệu hướng dẫn người dùng, yêu cầu chỉnh sửa và nâng cấp các chức năng sau khi sử dụng.

Ví dụ 2: dự án chạy báo cáo BS hợp nhất cho các công ty, cải thiện tốc độ chạy báo cáo hợp nhất hằng tháng.

• Mô tả: lấy dữ liệu từ các công ty con để thực hiện báo cáo Bảng cân đối kế toán hợp nhất từ nguồn dữ liệu hợp nhất, chạy báo cáo hợp nhất nhanh chóng để lấy dữ liệu cho các báo cáo tài chính của công ty.
• Lợi ích: tiết kiệm thời gian, cung cấp số liệu kịp thời nhanh chóng cho các báo cáo công ty mẹ và các bộ phận liên quan.
• Đóng góp: Mô tả yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm, thực hiện thử nghiệm và phản hồi kết quả cho nhà cung cấp, phát hiện lỗi sai trong quá trình thử nghiệm, thảo luận và góp ý nâng cấp cho nhà cung cấp.

Nêu những tình huống khó khăn mà bạn đã gặp phải trong công việc kế toán thanh toán và cách xử lý tình huống của bạn như thế nào 

Gợi ý trả lời

Ví dụ 1: Thanh toán trong thời gian cách ly do Covid 19.

• Tình huống: mọi thanh toán đều liên hệ online không có chứng từ gốc, hợp đồng không đầy đủ chữ ký con dấu. Kế toán không nắm giữ chứng từ gốc, dễ thất lạc chứng từ khi trở lại văn phòng làm việc, khó khăn trong việc tập hợp chứng từ từ các phòng ban và mất thời gian trong việc lưu trữ đúng các khoản thanh toán.

Giải quyết:

• Trước khi thanh toán, yêu cầu các phòng ban đính kèm đầy đủ các email phê duyệt của trưởng phòng ban về các điều khoản hợp đồng, gửi file pdf đối với các hóa đơn giấy, đính kèm đầy đủ các chứng từ khác.
• Sắp xếp theo thứ tự các bộ chứng từ đã thanh toán thuận tiện cho việc lưu trữ sau này, có danh sách theo dõi từng khoản thanh toán cần bổ sung các loại chứng từ nào, đồng thời nhanh chóng liên hệ các phòng ban để bổ sung chứng từ gốc ngay khi trở lại làm việc bình thường.

Ví dụ 2: Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

• Tình huống: do quy định ngân hàng nhà nước về việc chuyển ngoại tệ ra nước ngoài cần bộ chứng từ gồm hóa đơn, hợp đồng/phiếu đặt hàng (nội dung thể hiện nơi cung cấp là nước ngoài).
• Khó khăn: các phòng ban thực hiện dịch vụ với nhà cung cấp nước ngoài nhưng không ký kết hợp đồng (chạy quảng cáo Facebook, Google...).
• Giải quyết:
• Nếu số tiền có thể thanh toán bằng thẻ credit card của công ty=> yêu cầu gửi email có sự phê duyệt sử dụng của trưởng bộ phận=> thanh toán bằng thẻ credit card.
• Nếu số tiền vượt khoản có thể thanh toán bằng thẻ credit card công ty
• theo sự tư vấn từ ngân hàng lập phiếu đặt hàng ghi đầy đủ nội dung (thông tin công ty,loại đơn hàng, giá trị, hình thức thanh toán, thông tin nhà cung cấp...)
• Trưởng bộ phận ký xác nhận theo hạn mức ký và đóng dấu công ty.

Bạn sắp xếp công việc của mình như thế nào khi thời hạn đóng sổ đang đến gần và giải quyết các vấn đề đột xuất phát sinh?

Gợi ý trả lời

Sắp xếp công việc khóa sổ cuối tháng sớm hơn schedule, đồng thời nhờ sự hỗ trợ từ các bạn trong team để có thời gian tập trung giải quyết vấn đề

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Kế toán thanh toán.

Bạn đã có gia đình chưa?

Tình trạng hôn nhân của bạn cũng chính là một câu hỏi đang được quan tâm khi đi phỏng vấn. Kế toán thường ưu tiên những nhân viên chưa lập gia đình. Bởi vì họ chưa bị ràng buộc về hôn nhân hay không có ý định sinh con trong 2 năm tới. Dù bạn đã có gia đình hay chưa thì hãy trả lời thật lòng trong câu hỏi này. Ngoài ra, bạn phải thể hiện là mình đang tập trung cho sự nghiệp và chưa có ý định có con trong 2-3 năm tới.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Kinh nghiệm trước khi đi phỏng vấn Kế toán thanh toán

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành kế toán như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Hãy để CV kể câu chuyện của bạn

CV không chỉ là bản liệt kê kinh nghiệm và kỹ năng mà còn có thể tạo nhiều ấn tượng khác. Thay vì ghi công việc gần nhất là “Kế toán trưởng” trong 6 năm, bạn có thể ghi “Kế toán theo dõi tồn kho” 1 năm, “Kế toán doanh thu” 2 năm, “Kế toán thuế” 1 năm, “Kế toán trưởng” 2 năm.

Như vậy bạn đã thể hiện được quá trình phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ của bạn cũng như sự đa dạng về công việc chuyên môn bạn đã trải qua.

Hãy tìm hiểu về tình hình tài chính, báo cáo tài chính của doanh nghiệp qua các kênh công khai và rộng hơn là cả các đối thủ của doanh nghiệp.

Chuẩn bị kỹ các câu hỏi phỏng vấn về chuyên môn và kỹ thuật: hãy thể hiện sự quen thuộc với các kỹ năng và công cụ chuyên môn cũng như tâm lý thoải mái khi trả lời các câu hỏi này.

Khả năng giao tiếp và tư vấn thường được yêu cầu với mọi công việc nhưng ở lĩnh vực kế toán, đây sẽ là kỹ năng giúp bạn nổi bật và vượt trên những ứng viên khác và giúp bạn được săn đón

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn giao dịch viên ngân hàng sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.