Hai Phong Industrial Technology JSC - Hapco

Mô tả Công việc

Tóm tắt trách nhiệm:

- Hỗ trợ CEO trong việc quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định chiến lược. Tham gia vào việc quản lý dự án, điều phối công việc giữa các phòng ban, làm cầu nối giữa giám đốc và các đối tác, khách hàng.

Công việc chính:

1. Quản lý lịch làm việc

• Sắp xếp lịch họp, lịch công tác của CEO
• Gửi thông báo lịch trình cho CEO, phối hợp với các bên liên quan để chuẩn bị cho các cuộc họp quan trọng

2. Hỗ trợ quản lý công việc và thông tin

• Chuẩn bị và soạn thảo các tài liệu, báo cáo, thông tin cần thiết cho các cuộc họp của CEO
• Tiếp nhận thông tin, báo cáo hoặc yêu cầu từ các phòng ban, kiểm tra và phân loại thông tin, đảm bảo chuyển đến CEO những thông tin cần thiết, tránh làm gián đoạn công việc của CEO

• Lên kế hoạch, tổ chức các cuộc họp quan trọng, đảm bảo không gian, thời gian, và các tài liệu cần thiết có sẵn
• Tham gia ghi biên bản, tóm tắt các điểm chính và hành động cần thực hiện sau cuộc họp

3. Quản lý công việc hành chính và tài chính

• Đảm nhận công việc liên quan đến chi phí công tác của CEO, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, hay các chi phí hành chính khác.
• Đảm bảo văn phòng của CEO được trang bị đầy đủ và các nhu cầu về vật dụng văn phòng được đáp ứng kịp thời

4. Làm cầu nối giữa CEO và các bộ phận khác

• Là người trung gian, trao đổi thông tin giữa CEO và các bộ phận trong công ty, khách hàng, đối tác bên ngoài.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhân viên hoặc đối tác mà không cần sự can thiệp trực tiếp của CEO và đảm bảo thông tin được truyền đạt đầy đủ đến CEO

5. Quản lý dự án và tham mưu cho CEO

• Theo dõi, giám sát tiến độ các dự án quan trọng hoặc chiến lược do CEO chỉ đạo, đảm bảo các mốc thời gian và yêu cầu được thực hiện đúng
• Hỗ trợ thực thi một số nhiệm vụ hành chính, phối hợp với các phòng ban liên quan để hoàn thành các dự án.
• Tham gia cùng các phòng ban, làm việc với các cơ quan Nhà Nước, kiểm tra chuyên ngành theo sự chỉ định của CEO
• Chuẩn bị các báo cáo, phân tích, nghiên cứu giúp giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược cho công ty, tham gia sáng kiến chiến lược của công ty.
• Tham gia xây dựng các quy trình công việc phối hợp giữa các phòng ban

6. Các công việc khác theo yêu cầu của CEO

• Tham gia vào các công việc phát sinh, như chuẩn bị báo cáo, hỗ trợ các sự kiện công ty, hoặc các nhiệm vụ không thường xuyên khác.
• Đề xuất và thực hiện các giải pháp xử lý các vấn đề, tình huống phát sinh trong công việc

Yêu Cầu Công Việc

-         Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành như Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, hoặc các ngành liên quan

-         Có kinh nghiệm tại vị trí từ 5 năm trở lên

-         Tiếng Anh giỏi 4 kỹ năng

-         Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp

-         Kỹ năng giao tiếp tốt, tương tác công việc với nhiều bộ phận và đối tác bên ngoài.

-         Kỹ năng tổ chức: quản lý thời gian và lịch trình hiệu quả, làm việc với nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

-         Khả năng xử lý tình huống linh hoạt: Đối mặt với công việc đa dạng, thay đổi liên tục và các yêu cầu khẩn cấp.

-         Kỹ năng sử dụng công nghệ: Thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint), các công cụ quản lý dự án và các phần mềm hỗ trợ công việc hành chính.