NDH Consulting

Mô tả công việc

Đảm bảo vận hành dự án trơn tru từ góc độ thủ tục – chứng từ – tiến độ: quản lý nhịp công việc hằng ngày của các dự án đã ký, theo dõi mốc deliverables, nhắc việc đúng hạn, cập nhật báo cáo công việc tuần/tháng; đồng thời hỗ trợ AD Brand & Communication trong hoạt động quản trị team và các nhiệm vụ hỗ trợ dự án khác (research, meeting note…)

Báo cáo cho

• Brand & Communication Associate Director (AD)

• Phối hợp với: BM/Planner, Creative team, E-com team, Kế toán, Client, Vendor/đối tác triển khai.

Trách nhiệm chính

A. Quản trị hợp đồng & thủ tục dự án

• Soạn thảo, rà soát hình thức, hoàn thiện hồ sơ hợp đồng / phụ lục / biên bản nghiệm thu / hồ sơ thanh toán theo template công ty.

• Theo dõi trạng thái ký kết, lưu trữ hồ sơ đúng cấu trúc; đảm bảo phiên bản tài liệu “đúng – đủ – cập nhật”.

• Nhắc mốc thủ tục quan trọng: đặt cọc, nghiệm thu, thanh lý, điều chỉnh scope (nếu có).

B. Theo dõi chứng từ & thanh toán (client – kế toán – nội bộ)

• Follow-up chứng từ thanh toán: invoice/PO/biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán…

• Cập nhật tình trạng thanh toán theo từng dự án; cảnh báo sớm các rủi ro chậm thanh toán ảnh hưởng tiến độ.

• Tổng hợp các điểm “pending” và hỗ trợ AD/BM đưa ra phương án xử lý cùng.

C. Điều phối tiến độ hằng ngày cho toàn bộ dự án đã ký

• Monitor tiến độ hằng ngày của các dự án thuộc Brand, Creative, E-com theo plan đã thống nhất.

• Nhắc deadline, cập nhật task owner, đảm bảo luồng review/approve diễn ra đúng nhịp.

• Phát hiện các “bottleneck” (kẹt feedback, kẹt input, quá tải nguồn lực…) và báo sớm cho AD để xử lý.

D. Báo cáo năng suất & hiệu suất vận hành

• Chuẩn bị và cập nhật weekly/monthly activity reports (theo format công ty): số dự án active, deliverables hoàn thành/đang làm/chậm, workload theo team, rủi ro tuần tới.

• Tổng hợp các chỉ số vận hành phục vụ quản trị nguồn lực và ra quyết định (ưu tiên, điều phối người, điều chỉnh timeline).

E. Hỗ trợ AD trong hoạt động quản trị team

• Hỗ trợ tổ chức họp nội bộ, ghi nhận action items, theo dõi việc thực thi sau họp.

• Hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc, nhắc việc, tổng hợp vấn đề cần AD quyết định.

• Tham gia cải tiến quy trình (template, cách lưu trữ, checklist nghiệm thu, quy chuẩn báo cáo…).

F. Hỗ trợ dự án theo yêu cầu (support tasks)

• Hỗ trợ research nhanh, chuẩn bị tư liệu cho proposal/deck/brief khi cần.

• Hỗ trợ BM/AD trong các đầu việc phát sinh để đảm bảo dự án chạy đúng kế hoạch.

Yêu cầu

• 1–2 năm kinh nghiệm ở vai trò Project Coordinator/Operations/Admin/Account support (agency/consulting/marketing là lợi thế).

• Giao tiếp rõ ràng, lịch sự, biết follow-up và phối hợp với nhiều bên (khách hàng, kế toán, BM/AD, team nội bộ).

• Tổ chức & theo dõi tiến độ tốt, kỷ luật deadline, chủ động nhắc việc.

• Cẩn thận, chú ý chi tiết (hợp đồng, chứng từ, version tài liệu), bảo mật thông tin, sắp xếp và quản lý file/version tốt.

• Có trải nghiệm xử lý hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán là điểm cộng lớn.

• Thành thạo Excel/Google Sheets, tư duy báo cáo; biết dùng các công cụ quản trị việc (Notion/Trello/Asana/ClickUp…) là lợi thế.

Ứng tuyển:

Email CV & Cover letter đến [email protected]

Tiêu đề mail: NDH - Project Coordinator - Tên ứng viên