Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng hành chính là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Ngoài ra, trưởng phòng hành chính cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.

Bộ câu hỏi khai thác thông tin cá nhân cơ bản 

Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình?

Những lý lịch cá nhân, nhà tuyển dụng đã biết. Quan trọng họ muốn bạn giới thiệu kinh nghiệm liên quan công việc nhân sự.

Gợi ý : Tôi đã tốt nghiệp đại học … năm … Tôi có cơ hội thực tập và được giữ lại ở công ty đầu tiên với vai trò là nhân viên hành chính. Bản thân tôi luôn mong muốn phát triển trong lĩnh vực nhân sự nên trong 02 năm làm việc ở vị trí hành chính , tôi đã tích lũy và trau dồi thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là văn bằng hai ngành quản trị kinh doanh và chứng chỉ quản trị nhân lực chuyên sâu do trường đại học… cấp. Tôi hiện đang tìm kiếm những thử thách mới cho con đường sự nghiệp của mình, và vị trí nhân viên nhân sự mà công ty đang tuyển dụng là một cơ hội đối với tôi.

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì ?

Điểm mạnh hỗ trợ tuyệt vời cho công việc. Điểm yếu chẳng ảnh hưởng gì đến công việc – Đó chính là những điều bạn cần lựa chọn để trả lời

Gợi ý : Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ. 

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Vì mưu sinh, vì nhu cầu tuyển nhân sự lớn, vì công ty to… nhưng đừng nói ra lý do này nhé. Bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết và sẵn sàng nỗ lực học hỏi, quyết tâm trở thành nhân viên nhân sự giỏi.  

Gợi ý : Thứ nhất, đây là vị trí phù hợp kiến thức chuyên môn mà tôi được đào tạo. Thứ hai, khi làm việc hành chính, tôi đã tiếp cận một số vấn đề nhân sự, dù không chuyên sâu nhưng tôi thật sự cảm thấy yêu thích. Thứ ba, thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty đã thôi thúc tôi ứng tuyển.

Bộ câu hỏi kiểm tra thái độ nhân sự 

Bạn biết gì về công ty chúng tôi?

Đây là câu hỏi khá đơn giản, chủ yếu nhằm để kiểm tra xem thực tập sinh có hiểu về công ty và có thực sự mong muốn làm việc hay không. Trước khi đi phỏng vấn, bạn nên tìm hiểu cặn kẽ những thông tin về công ty như: cơ cấu công ty, các dòng sản phẩm, thị trường chính, các kênh phân phối, tệp khách hàng, đối tác chính,… đặc biệt là những thông tin liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển. Nắm được những thông tin này không chỉ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng mà còn góp phần tạo nên sự tự tin và chủ động cho bạn trong suốt buổi phỏng vấn

Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần đọc kỹ lại mô tả công việc và tìm ra những điểm trong mô tả công việc mà bạn cảm thấy phù hợp. Ngoài ra, có thể kết hợp với những hiểu biết của bạn về công ty để nêu lên lý do của bản thân. Điều này sẽ giúp chứng tỏ bạn am hiểu về công ty và có sự tự tin với năng lực của mình. Ví dụ: Công ty hiện đang tập trung cả 2 mảng là marketing truyền thống và marketing online, do đó, em/tôi nhận thấy đây là môi trường phù hợp với định hướng của bản thân cũng như có cơ hội làm việc trên cả 2 lĩnh vực.

Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?

Thông thường các công ty đều đã xây dựng rank lương và trợ cấp vị trí trưởng phòng hành chính rõ ràng, bạn có thể tham khảo mức lương này dựa trên các post tuyển dụng hoặc trực tiếp hỏi nhà tuyển dụng. Tuy nếu bạn nhận thấy mình có khả năng đáp ứng được hầu hết các mục trong JD thì đừng ngần ngại đề xuất mức lương cao hơn mức offer của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, cũng sẽ có một số vị trí thực tập sinh không lương, nếu bạn phân vân về việc có nên thực tập hay không thì có thể cân nhắc tới những yếu tố như: tính chất công việc, cơ hội nâng cao trình độ chuyên môn, danh tiếng của công ty, thời gian thực tập,… để lựa chọn nhé!

Bộ câu hỏi kiểm tra Kiến thức, Kỹ năng và Năng lực của ứng viên 

Thời gian tới, công ty muốn tăng cường quỹ phúc lợi cho nhân viên để thúc đẩy họ làm việc, cống hiến. Là trưởng phòng hành chính, bạn có ý tưởng gì cho câu hỏi này?​
Một phần chính công việc của Trưởng phòng hành chính là quản lý hành chính và hỗ trợ tối đa cho nhân viên với những điều kiện phúc lợi tốt hơn. Trưởng phòng cũng là người đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nhận được các đặc quyền mà công ty đã hứa.
Câu hỏi này được đề cập đến để đánh giá ứng viên tiềm năng có hiểu được tầm quan trọng của việc thúc đẩy nhân viên và biết cách duy trì nó hay không. Những gì bạn nên đề cập đến trong câu trả lời:

• Hiểu được những giá trị, điều kiện mà nhân viên coi trọng.
• Đưa ra ví dụ về đặc quyền hoặc phúc lợi cụ thể.
• Các bước để thực hiện.

Gợi ý trả lời: "Hầu hết mọi người đều muốn những nỗ lực, đóng góp của mình được ghi nhận. Do đó, những khoản tiền thưởng hoặc thêm ngày nghỉ phép, tuyên dương trong cuộc họp,... có thể là ý tưởng tốt để giúp nhân viên cảm thấy có động lực và gắn bó hơn với công ty. Những phần thưởng có thể không nhiều nhưng họ sẽ thấy rằng mình được coi trọng và sẵn sàng cống hiến nhiều hơn".

Là một trưởng phòng hành chính, bạn có thể sẽ phải giải quyết tranh chấp giữa một số nhân viên với nhau. Theo bạn, cách xử lý phù hợp nhất là gì?

Môi trường tập thể luôn tồn tại những nguy cơ tranh chấp hoặc xung đột. Trên cương vị một trưởng phòng hành chính nhân sự, giải quyết vấn đề phát sinh giữa nhân viên với nhau một cách chuyên nghiệp là trách nhiệm của bạn.
Thông qua nhiều phương pháp khác nhau, bạn phải xác định chính xác vấn đề, nguyên nhân, diễn biến và phân định đúng sai. Lý tưởng nhất là bạn phải giúp cả hai bên cảm thấy hài lòng và không để tình trạng tương tự tái diễn. Câu trả lời của bạn nên bao gồm các ý sau:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời.
• Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả.
• Có kiến thức tâm lý học, biết xoa dịu những nhân viên đang ở trong điều kiện tiêu cực.

Gợi ý trả lời: "Tôi sẽ lắng nghe riêng cả 2 bên tham gia tranh chấp để hiểu quan điểm của từng người. Bên cạnh đó tôi cũng sẽ xử lý theo quy định, chính sách nội bộ của công ty. Ở vai trò trưởng phòng hành chính nhân sự, tôi luôn nỗ lực đảm bảo giải quyết công bằng, không để nhân viên có sự bất mãn, nghi ngờ về sau".

Trưởng phòng hành chính nhân sự phải tuân thủ luật lao động, bảo hiểm và các quy định nội bộ của doanh nghiệp. Bạn kiểm soát quy trình này như thế nào?

Các Trưởng phòng hành chính giải quyết tranh chấp giữa nhân viên với nhau. Tuy nhiên, một phần công việc khác của bạn là bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và công ty. Việc am hiểu luật pháp, quy định và gương mẫu thực thi, truyền đạt, phổ biến cho nhân viên rất quan trọng. Đó là phương pháp tốt nhất để hạn chế tranh chấp về quyền lợi và tăng hiệu suất công việc.
Câu trả lời của ứng viên Trưởng phòng hành chính cần đề cập đến một số nội dung như sau:

• Các quy trình thực hiện để xử lý khiếu nại, tranh chấp về quyền lợi giữa người lao động với doanh nghiệp.
• Khả năng đảm bảo nhân viên và doanh nghiệp đều tuân thủ luật pháp, quy định.
• Kế hoạch cập nhật, thay đổi các quy định nội bộ khi cần thiết.

Gợi ý trả lời: "Ngay trong quá trình theo học chuyên ngành Quản trị Nhân sự trong trường đại học, tôi đã đọc và ghi nhớ những nội dung trong luật lao động, bảo hiểm. Sau này, khi làm việc 5 năm trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tôi không ngừng nỗ lực và tích luỹ kiến thức qua các trường hợp thực tế.

Khi xảy ra tranh chấp về lợi ích, điều đầu tiên tôi làm là tìm hiểu nguyên nhân vấn đề và trao đổi dựa trên giấy tờ hai bên đã ký kết. Ngoài ra, tôi cũng cho rằng việc hòa giải là nhẹ nhàng và có lợi nhất cho cả người lao động và công ty".

Doanh nghiệp nào cũng có định hướng phát triển văn hóa công ty rõ ràng. Với bạn, văn hoá công ty có ý nghĩa như thế nào và bạn thúc đẩy nó phát triển như thế nào?

Doanh nghiệp mà bạn ứng tuyển có thể có một nền văn hóa công ty được xây dựng trong nhiều năm, tập trung vào một loạt các giá trị cũng như mục tiêu chuyên nghiệp, cụ thể. Khi trả lời câu hỏi này của nhà tuyển dụng, bạn không nên nói quá chủ quan. Hãy chủ động đề cập đến việc tìm hiểu và làm quen với văn hoá hiện tại, sau đó tìm cách duy trì và mở rộng nó.

Gợi ý trả lời: "Qua những thông tin tự tìm hiểu, tôi có thể thấy rằng công ty mình có văn hoá công ty vô cùng tích cực, hướng đến xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng cởi mở, đánh giá cao sự chính trực, kiên trì và trung thành. Nếu may mắn trúng tuyển, tôi sẽ dành thời gian tìm hiểu và hoà nhập với môi trường, sau đó tìm cách mở rộng, phát triển các giá trị này và sử dụng chúng để cải thiện tỷ lệ hài lòng của nhân viên".

Theo bạn, trưởng phòng hành chính nên ưu tiên những loại chính sách nhân viên nào? Tại sao chúng quan trọng và bạn dự định phác thảo chúng như thế nào để đảm bảo các nhân viên đều tuân thủ?

Trưởng phòng hành chính triển khai thực hiện các chính sách khác nhau, có thể ảnh hưởng đến tương tác hàng ngày giữa các nhân viên tại công ty. Một người quản lý tốt sẽ tự biết đánh giá xem chính sách nhân viên nào hiệu quả nhất và làm thế nào có thể tích hợp chúng vào công ty một cách nhanh chóng.
Câu trả lời cần thể hiện được kiến thức về cung ứng nguồn nhân lực trong mối tương quan với mục tiêu nhân sự của công ty. Đừng quên đề cập đến nội dung sau:

• Khả năng ưu tiên các chính sách làm việc theo thứ tự quan trọng.
• Phân tích chính sách nào có lợi cho công ty.
• Các bước thực hiện chính sách.

Gợi ý trả lời: "Dựa trên sứ mệnh và giá trị mà công ty coi trọng, định hướng, tôi sẽ đưa ra một số ý tưởng thực tiễn cho các chính sách mới có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Về cơ bản, mọi chính sách đều xoay quanh việc nhân viên hài lòng, nỗ lực nhiều hơn, trong khi công ty có thể dẫn dắt tất cả cùng hướng tới mục tiêu chung".

Bộ câu hỏi kiểm tra về khả năng gắn bó của nhân sự 

Vì sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty cũ?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu nguyên nhân đằng sau việc rời bỏ công việc trước đây. Câu trả lời có thể tiết lộ về môi trường làm việc, cơ hội phát triển, hòa nhập với đồng nghiệp và quản lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Gợi ý: Lý do tôi nghỉ việc ở công ty cũ rất đơn giản, đó là vì tôi muốn tìm kiếm những thử thách mới, nâng cao năng lực bản thân và có cơ hội phát triển toàn bộ những kiến thức, kỹ năng đã tích lũy được.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của chuyên viên nhân sự và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Nỗi sợ lớn nhất của bạn là gì? 

Ứng viên không nên khẳng định bản thân không sợ bất kỳ điều gì. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên liệt kê quá nhiều nỗi sợ; vì điều này có thể gây cảm giác tiêu cực cho nhà tuyển dụng. 

Gợi ý: Con người ắt hẳn ai cũng sẽ có những nỗi sợ riêng. Đối với tôi, nỗi sợ lớn nhất chính là đánh mất bản thân, trở thành phiên bản lười biếng, ích kỷ, không tiếp thu và đánh mất đi những cơ hội tuyệt vời trong công việc. Hy vọng các thông tin chia sẻ về câu hỏi phỏng vấn nhân viên nhân sự trong bài viết hữu ích với bạn. Bạn hãy tham khảo, chuẩn bị để chạm tới gần hơn những mục tiêu trong tương lai.

Bạn đang tìm kiếm những thách thức gì ở công việc này?

Đây là một câu hỏi mà nhà tuyển dụng muốn nghe về sự cầu tiến của bạn trong công việc, đồng thời hiểu được mức độ bạn quan tâm đến công việc thế nào. Ví dụ bạn hãy thử nghĩ và viết ra những trải nghiệm công việc sắp tới tại công ty mới để thử thách bản thân có đạt được những yêu cầu của công việc mà mình kỳ vọng hay không. Từ đó rút ra bài học cho bản thân và đưa ra hướng giải quyết. 

Bí quyết gây ấn tượng trong buổi phỏng vấn vị trí trưởng phòng

Luôn chủ động dẫn dắt cuộc phỏng vấn

Không như những kinh nghiệm đi phỏng vấn xin việc ở vị trí nhân viên, nơi mà đôi khi bạn cần giữ thái độ khiêm tốn, trong buổi phỏng vấn vị trí trưởng phòng hành chính trước CEO hay Giám đốc cấp cao, bạn cần chủ động dẫn dắt cuộc phỏng vấn, mạnh dạn thể hiện tất cả những kiến thức và kỹ năng của mình một cách tự tin.

Bình tĩnh trước mọi tình huống

Bình tĩnh chính là chìa khóa để bạn có thể hóa giải mọi câu hỏi bất ngờ trong buổi phỏng vấn. Một bí kíp đó là bạn hãy tưởng tượng mình chính là người quản lý của team hay giám đốc doanh nghiệp thay vì là ứng viên tới phỏng vấn, nó sẽ giúp bạn tự tin hơn.

Trả lời ngắn gọn, súc tích và rõ ràng

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn, bạn hãy tránh trả lời dài dòng, mà hãy tập trung vào những thông tin quan trọng và đưa ra câu trả lời mạch lạc.

Tập trung vào vị trí ứng tuyển

Đặt trọng tâm vào việc trình bày những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí Nhân viên hành chính nhân sự. Để thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng làm việc lâu dài, tìm hiểu kỹ vị trí, yêu cầu công việc và chế độ đãi ngộ của công ty.

Thể hiện sự tự tin và chủ động

Bạn cần luôn giữ bình tĩnh và tự tin trong quá trình phỏng vấn, lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và giao tiếp một cách tự nhiên và lịch sự. Đồng thời, tự đề xuất thêm thông tin và đặt câu hỏi phù hợp để thể hiện sự chủ động và tương tác tích cực.

Chuẩn bị trước cho câu hỏi thường gặp

Trước buổi phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu, nắm vững những câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự và chuẩn bị câu trả lời cho chúng, bao gồm các câu hỏi về kinh nghiệm làm việc, quản lý thời gian, giải quyết xung đột, và khả năng làm việc nhóm.

Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp

Trong quá trình phỏng vấn, bạn cần chú ý sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tránh sử dụng ngôn ngữ lỏng lẻo hoặc tiếng lóng. Việc sử dụng từ ngữ rõ ràng và diễn đạt một cách chính xác sẽ giúp bạn truyền đạt ý kiến và kỹ năng đến nhà tuyển dụng rõ ràng hơn.

Thể hiện sự quan tâm và tìm hiểu công ty

Trước cuộc phỏng vấn vị trí trưởng phòng hành chính, hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển. Bạn có thể đưa ra câu hỏi liên quan đến công ty, môi trường làm việc, cơ hội phát triển và sự phù hợp với mục tiêu cá nhân. Điều này cho thấy sự quan tâm và ý định gắn bó của bạn đối với Quý công ty.

Ghi chép và đánh giá sau phỏng vấn

Sau cuộc phỏng vấn, hãy nhớ ghi chép lại những điểm quan trọng và nhận xét về cuộc trò chuyện. Đồng thời, bạn cần đánh giá lại khả năng và hiệu suất của bạn trong quá trình phỏng vấn để cải thiện trong tương lai.