Trưởng phòng hành chính như thế nào?

Hiện tại, ngành nghề nhân sự đang được nhiều bạn trẻ lưu tâm và tìm hiểu. Công việc được trau dồi từ giai đoạn quản lý cho đến khâu tuyển dụng và đào tạo. Công việc mà Trưởng phòng hành chính đảm nhận khá đa dạng, yêu cầu tính linh hoạt, trình độ, kinh nghiệm tốt và khả năng lãnh đạo. 

Vị trí Trưởng phòng hành chính có những ưu điểm gì 

Thuộc top ngành có nhu cầu tuyển dụng lớn nhất

Theo Vietnamworks - trang web tuyển dụng trực tuyến thuộc tập đoàn Navigos Group, nghề Nhân sự thuộc top 10 ngành nghề có chỉ số đăng tuyển lớn nhất. Điều này có thể giải thích trong thời đại 4.0, khi mà Khoa học công nghệ phát triển, rất nhiều thứ có thể thay đổi bởi máy móc, dây chuyền, robot,... nhưng không thể thay thế hoàn toàn con người, đặc biệt trong công tác tuyển dụng, đào tạo, .... con người (những đặc trưng của nghề Nhân sự).

Phát triển toàn diện các kỹ năng mềm

Các nhiệm vụ hằng ngày của người làm nhân sự liên tục xoay quanh việc tương tác, giao tiếp với mọi người, cho dù đó là thực hiện các cuộc phỏng vấn hoặc giải đáp các khiếu nại hay thắc mắc của nhân viên.

Việc tương tác với con người, ở nhiều lĩnh vực, nhiều vùng miền, lãnh thổ, giúp mỗi người trau dồi hơn nữa khả năng giao tiếp và các kỹ năng mềm khác. 

Tư duy chiến lược nâng cao

Là người quản lý nhân sự, bạn sẽ luôn phải nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn trong khi vẫn ghi nhớ các chi tiết. Bạn có cách tiếp cận toàn diện về lãnh đạo, kinh doanh, quản lý con người và lập kế hoạch tổ chức. Bạn liên tục lập kế hoạch và chiến lược cho tương lai của công ty trong khi những chú ong công nhân nhỏ bé của bạn, những nhân viên nhân sự, chuyên về các lĩnh vực nhân sự khác nhau, đưa ra kế hoạch hàng năm.

Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn kiểm tra kỹ năng của mình và học hỏi từ các nhà quản lý trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp về tư duy chiến lược.

Kinh nghiệm quản lý xuất sắc

Tất cả các nhà quản lý nhân sự đều bắt đầu với tư cách là nhân viên nhân sự. Thăng tiến trong công ty là điều thú vị nhưng cũng có thể hơi căng thẳng. Việc thăng tiến trong bộ phận nhân sự lên vị trí quản lý có thể là cơ hội tuyệt vời để tích lũy kinh nghiệm trong vai trò quản lý.

Vai trò này yêu cầu ứng viên phải là người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ xuất sắc với kỹ năng giám sát và phân công xuất sắc.

Bạn sẽ có khả năng lãnh đạo một nhóm chuyên gia nhân sự đồng thời lập kế hoạch chiến lược cho lực lượng lao động tương lai của công ty. Công việc này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan toàn diện về chức năng nhân sự đồng thời chuẩn bị cho bạn vai trò lãnh đạo.

Cân bằng công việc và cuộc sống

Các Trưởng phòng hành chính kiếm được một mức lương khá khá. Các nhà quản lý nhân sự không cần phải kiếm công việc thứ hai để bổ sung thu nhập. Điều này có nghĩa là những cá nhân này có thể dành buổi tối, cuối tuần và ngày lễ với bạn bè và gia đình.

Sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống tương đương với việc làm việc trong một tuần làm việc tiêu chuẩn và có đủ thời gian dành cho gia đình trong khi làm những việc bạn thích và có đủ vốn để làm những việc này. Hầu hết các nhà quản lý nhân sự, bất kể họ làm việc trong ngành nào, đều có được sự cân bằng lành mạnh và thu nhập vừa đủ. Sự cân bằng này dẫn đến giảm mức độ căng thẳng, lo lắng và trầm cảm.

Cơ hội thăng tiến lên giám đốc, CEO

Một ưu điểm khác của việc trở thành Trưởng phòng hành chính là bạn sẽ có thời gian phấn đấu, coi vị trí này là một bước đệm để tiến đến vai trò quản lý cấp cao hơn như giám đốc, CEO hay thậm chí là tự kinh doanh. Qua vai trò Trưởng phòng Kinh doanh, bạn sẽ phát triển rất tốt các mối quan hệ, nâng cao kỹ năng lãnh đạo...

Những khó khăn của Trưởng phòng hành chính thường gặp 

Bên cạnh những cơ hội được mở mang kiến thức, phát triển các kỹ năng,... vị trí quản lý nhân sự cũng có nhiều khó khăn, thách thức mà chỉ người trong nghề mới hiểu:

Thường xuyên phải đối mặt với những người khó tính

Lực lượng lao động bao gồm những người thuộc mọi tầng lớp xã hội. Điều này bao gồm đội ngũ quản lý. Thường xuyên hơn không, người quản lý nhân sự sẽ tiếp xúc với những nhân viên và thành viên quản lý khó tính. Việc giữ bình tĩnh không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng điều đó là cần thiết. Đó là lý do mà hầu hết các nhà quản lý nhân sự đều được yêu cầu phải có trí tuệ cảm xúc đặc biệt cao, khả năng giữ bình tĩnh, kiểm soát và kiên nhẫn.

Dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự

Với nhiều doanh nghiệp, khi hoạt động kinh doanh sa sút, bộ máy vận hành quá cồng kềnh thì việc dư thừa nhân sự là không thể tránh khỏi. Ngược lại, khi hoạt động kinh doanh phát triển, nhu cầu về nhân sự tăng cao doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực. Vấn đề này phát sinh từ khâu lên kế hoạch, phân bổ và tuyển dụng người lao động. Bộ phận nhân sự không nắm được những thông tin cập nhật từ các bộ phận khác kịp thời, do đó chưa thể tìm kiếm, tuyển dụng được ngay những ứng viên phù hợp với vị trí yêu cầu, việc chậm trễ trong khâu tuyển dụng là khó tránh khỏi.

Ý kiến ​​trái chiều

Người quản lý nhân sự là người trung gian/phụ nữ giữa nhân viên và quản lý. Việc nhân viên có quan điểm trái ngược nhau về cùng một chủ đề không phải là hiếm. Do đó, bạn có thể thấy rằng nhiều nhân viên không đồng ý về một số vấn đề nhất định và công việc của bạn với tư cách là người quản lý nhân sự là kiểm soát xung đột và điều chỉnh nó theo một không gian cụ thể.

Tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao

Khi công việc không có cơ hội thăng tiến, mức đãi ngộ không cao, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tình trạng lao động cũ nghỉ việc, lao động mới xin vào liên tục là một vấn đề đáng ngại đối với doanh nghiệp, làm tốn nhiều thời gian, chi phí tuyển dụng, cũng như chi phí đào tạo lại nhân sự mới. Hơn nữa, nếu tình trạng này kéo dài có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, về lâu dài có thể làm giảm hiệu quả kinh doanh, mức doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tinh thần trách nhiệm cao 

Tùy theo thực tế của doanh nghiệp, trưởng phòng hành chính luôn phải tìm ra cách ứng phó với các thực tế xảy ra, biết tháo gỡ các khó khăn và xây dựng được tính đoàn kết trong doanh nghiệp, từ đó tạo ra sức mạnh phát triển doanh nghiệp. Ngược lại, nếu như không đủ bản lĩnh và linh hoạt thì người làm nhân sự sẽ không thể dung hòa được vấn đề này và khiến công ty khó có thể phát triển được bền vững được. Ngoài ra người làm nhân sự luôn phải thích ứng với sự biến đổi của thị trường và nhân sự, phải biết tháo gỡ những khó khăn để giúp nội bộ đoàn kết nâng cao tinh thần nội bộ cho nhân viên. Vì đây chính là nền tảng phát triển bền vững của một công ty

Khó hài hoà các mối quan hệ trong nội bộ công ty

Đối với các doanh nghiệp đã xây dựng được văn hoá doanh nghiệp mạnh thì sẽ không gặp vấn đề quá lớn với việc hài hòa các mối quan hệ trong công ty cũng như định hướng lợi ích của nhân viên theo lợi ích chung của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, việc hài hòa các mối quan hệ phức tạp trong công ty, không những mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên mà còn mối quan hệ của nhân viên với cấp quản lý, là một việc không hề đơn giản.

Quản trị nhân sự giờ đây không chỉ đơn thuần là tính lương, chế độ phúc lợi, tuyển dụng hay đào tạo nữa mà hơn hết người làm nhân sự cần phát hiện và giữ chân những nhân tài, cao hơn nữa là hoạch định chính sách phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. 

Review về vị trí Trưởng phòng hành chính 

Theo một đánh giá về vị trí công việc trưởng phòng hành chính của một công ty rằng: “Theo như tôi thấy, khi đảm nhận vị trí trưởng phòng hành chính, tôi cảm thấy rất vui và tự hào khi tôi chính là người để nhân viên chia sẻ và đánh giá kinh nghiệm làm việc của chính họ, tôi đã dần có được cái nhìn sâu sắc hơn về mỗi người, về cách sống, về đội ngũ nội nội bộ và hành vi đạo đức; tôi luôn duy trì quyền kiểm soát các hoạt động nội bộ. Ở vị trí trưởng phòng, nghĩa là bạn cũng đang giữa tài sản trí tuệ và hoạt động tổ chức của mình trong nội bộ. Điều này giúp tôi bảo mật thông tin bí mật, giám sát năng suất của nhân viên, và đội ngũ nội bộ có thể giúp tôi hiểu lý do đằng sau sự hào mòn và giữ chân nhân tài tốt hơn. Tại vị trí này, tôi đã trau dồi và rèn luyện được cách nhìn người, kỹ năng giao tiếp, xử lý vấn đề cho người khác; tôi biết cách thuê loại nhân viên nào và nhân viên nào phù hợp với công ty tôi.”

“Tuy nhiên, chính vì điều đó nên thách thức trong công việc của tôi là việc khá khó để tìm người phù hợp với tổ chức của tôi. Là trưởng phòng hành chính, tôi thường cảm thấy cần phải liên hệ với các nguồn bên ngoài, những chuyên gia về lĩnh vực mà tôi còn thiếu sót hoặc nơi tôi muốn có những lời khuyên mới. Hơn nữa, tôi thường phải xử lý những xung đột, tranh chấp trong mối quan hệ nội bộ. Vì bộ phận nhân sự nội bộ có mặt tại chỗ nên tôi sẽ tương tác với các thành viên của tổ chức hàng ngày, điều này vừa tốt vừa xấu. Mặc dù nó có thể tạo điều kiện cho văn hóa công ty tích cực nhưng tôi cũng khó có thể giữ được sự khách quan trong nhiệm vụ của mình nếu nhân viên nhân sự của bạn trở nên quá phục tùng hoặc thân thiện với đồng nghiệp hoặc quản lý.”