Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trưởng phòng hành chính?

Trưởng phòng hành chính (Human Resource Manager/HR Manager) là người quản lý, đứng đầu phòng hành chính nhân sự, hành chính tổng hợp hoặc cả 2 phòng ban này. Họ có vai trò tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến luật pháp và hệ thống quy định, chính sách, quy trình thủ tục hành chính. Họ có chức năng tham mưu, giám sát, tổ chức, và quản lý. 

Lộ trình thăng tiến của Trưởng phòng hành chính 

Nhân viên hành chính

Với 1-3 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính được tham gia vào các hoạt động hàng ngày liên quan đến quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ các công việc văn phòng khác. Trong giai đoạn này, họ có cơ hội làm quen với quy trình làm việc và các quy định hành chính cơ bản.

Chuyên viên hành chính

Sau khoảng 3-5 năm kinh nghiệm, Nhân viên hành chính có thể tiến lên vị trí Chuyên viên hành chính. Ở vị trí này, họ đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao như xây dựng và duy trì hệ thống quản lý tài liệu, quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và tham gia vào các dự án hành chính. Họ có cơ hội phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhỏ trong vai trò này.

Trưởng phòng hành chính

Với khoảng 7-10 năm kinh nghiệm, Chuyên viên hành chính có thể tiến lên vị trí Trưởng phòng hành chính. Ở vị trí này, họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phòng hành chính, lãnh đạo đội ngũ nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình hành chính, và đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động văn phòng. Trưởng phòng hành chính thường tham gia vào quyết định chiến lược và có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự.

Giám đốc hành chính

Với hơn 10 năm kinh nghiệm và thành tựu đáng kể trong lĩnh vực hành chính, Trưởng phòng hành chính có thể tiến lên vị trí Giám đốc hành chính. Vai trò này đòi hỏi khả năng lãnh đạo chiến lược, quản lý các hoạt động văn phòng toàn diện, định hình chính sách và quy trình, và đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ của các quy định hành chính. Giám đốc hành chính thường có tầm nhìn chiến lược và ảnh hưởng đến hướng phát triển của tổ chức.

Lưu ý rằng lộ trình thăng tiến của Nhân viên hành chính có thể thay đổi tùy theo công ty và ngành nghề cụ thể. Thời gian và yêu cầu kinh nghiệm cũng có thể khác nhau.

Yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng hành chính 

Để trở thành một trưởng phòng hành chính giỏi, không ngừng tiến bước trên con đường phát triển sự nghiệp, bạn cần biết cách dung hòa giữa lý trí và cảm xúc, tư duy, kiến thức, sự công tâm, công minh và đồng cảm. Cụ thể là các kỹ năng được nêu dưới đây.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là việc mà bạn cần dùng năng lực của mình để thực hiện định hướng, tạo sự ảnh hưởng, thúc đẩy mọi người làm việc, hành động để đạt mục tiêu công việc một cách nhanh chóng. Chúng bao gồm tổ hợp các kỹ năng sau: kỹ năng thấu hiểu, truyền động lực, kỹ năng tư duy, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định,...

Kỹ năng xây dựng, lập kế hoạch

Là một Trưởng phòng hành chính, bạn cần phối hợp với các phòng ban trong công ty để tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, theo dõi, đánh giá năng lực từng nhân viên, lấy đó làm cơ sở cho việc đưa ra bản mô tả công việc cũng như lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới.

Tiếp đến là tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng, thực hiện hoạch định các chính sách phù hợp để thu hút nhân tài cho doanh nghiệp. Đồng thời cần phối hợp với những phòng ban khác trong việc tổ chức tuyển dụng. Chính vì vậy mà xây dựng, lập kế hoạch chính là kỹ năng không thể thiếu để trở thành một HR Manager giỏi.

Kỹ năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Kỹ năng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp trưởng phòng hành chính nhân sự thực hiện tốt việc tổ chức, hướng dẫn công việc cho nhân viên mới. Qua đó, xác định đúng hướng phát triển, nhu cầu đào tạo của đơn vị, đảm bảo hiệu quả hoạt động và phát triển của công ty.

Kỹ năng quản lý, duy trì nguồn nhân lực

Trưởng phòng hành chính là người đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc của nhân viên để đưa ra các quyết định trả công, khen thưởng. Bên cạnh đó, họ cũng phối hợp với các trưởng phòng ban khác trong việc đưa ra quyết định luân chuyển, đề bạt, thôi việc,... Đồng thời, chịu trách nhiệm tư vấn, hướng dẫn, đôn đốc các phòng ban thực hiện chính sách nhân sự của công ty.

Kỹ năng nắm bắt và triển khai thông tin

Vì là người nắm bắt thông tin nhân sự, tình hình hoạt động của công ty đầu tiên nên nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính nhân sự là truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng. Cùng với đó, HR Manager cũng cần có sự hiểu biết nhất định về các quy định, văn bản pháp luật cũng như các vấn đề khác có liên quan, đảm bảo công ty luôn hoạt động và làm việc đúng với các yêu cầu của Nhà nước.

Họ cũng chính là cầu nối giữa công ty với các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước như cảnh sát khu vực, Sở Kế hoạch và Đầu tư, cơ quan phòng cháy chữa cháy.

Học gì để ra làm Trưởng phòng hành chính ?

Một số ngành học liên quan đến ngành nhân sự 

Có nhiều ngành có thể hỗ trợ bạn trong việc phát triển sự nghiệp tại vị trí trưởng phòng hành chính, bao gồm Quản trị nhân lực, Tâm lý học công nghiệp và Tài chính. Mỗi ngành đều mang lại kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể hiểu và thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên. Cụ thể: 

Ngành quản trị nhân lực

Đối với ngành quản trị nhân lực các bạn sẽ được tìm hiểu cũng như có kiến thức nền tảng và cơ bản về nhân sự cũng như cách quản lý để đảm bảo công việc cho quá trình quản lý và đào tạo nhân sự tốt hơn. Ngành này cũng là ngành top đầu về nhân sự được nhiều người lựa chọn và theo học, khi học xong ngành này bạn có thể trở thành trưởng phòng nhân sự, chuyên viên nhân sự, nhân viên nhân sự, hay các công việc văn phòng khác.

Ngành quản lý nhân sự

Đây cũng là ngành học nhân sự thực tế đối với nhiều trường. Học ngành này sau khi ra trường bạn có thể làm quản lý nhân sự tại một số những doanh nghiệp hay công ty có quy mô lớn bằng những kiến thức và kỹ năng đã học. Hay bạn cũng dễ dàng làm tại các vị trí Giám đốc/trưởng phòng nhân sự, chuyên viên đào tạo, phát triển nhân sự, chuyên viên tiền lương và phúc lợi...

Quản lý nguồn nhân lực

Cũng tương tự đối với những ngành học khác ngành quản lý nguồn nhân lực giúp bạn có cơ hội ứng cử vào phòng nhân sự của các công ty với nhiều vị trí và chức danh khác nhau. Thực tế việc làm đối với ngành này rất rộng, chính vì thế các bạn hoàn toàn có thể yên tâm và học tập thật tốt nhé.

Quản trị hành chính nhân sự

Với ngành học này các bạn có thể làm nhân viên hành chính nhân sự, kiêm toàn bộ những công việc liên quan đến hành chính cũng như quản lý nhân sự của công ty. Thực tế khi học ngành này có rất nhiều các vị trí khác, với những kiến thức được đào tạo hứa hẹn sẽ đem đến cho bạn những công việc như mong đợi.

Bên cạnh đó việc làm nhân viên nhân sự các bạn cũng có thể học những ngành khác như Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính, Văn thư, Nội vụ... Rất nhiều những ngành và công việc khác được doanh nghiệp tuyển dụng như tuyển nhân viên văn phòng, nhân viên hành chính nhân sự tuyển chuyên viên hành chính nhân sự... sẽ giúp bạn đáp ứng được vấn đề lựa chọn công việc phù hợp.

Các trường đào tạo Trưởng phòng hành chính nhân sự nổi tiếng

Nhân viên hành chính nhân sự là một trong những công việc đích đến của sinh viên theo học các ngành quản trị nhân lực hay quản trị văn phòng tại các trường ĐH, CĐ trên cả nước.
Dưới đây là danh sách các trường được đánh giá cao trong đào tạo nguồn lực cho ngành hành chính nhân sự:

Khu vực phía Bắc

• Đại học Kinh tế quốc dân
• Đại học Thương mại
• Đại học Nội vụ
• Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội
• Đại học Công nghiệp
• Đại học Công đoàn

Khu vực phía Nam

• Đại học Kinh tế - Tài chính TPHCM
• Đại học Lao động - Xã hội (Cơ sở phía Nam)
• Đại học Sài Gòn
• Đại học Hoa Sen

Khu vực khác

• Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng

Chi tiết về tổ hợp môn trong khối thi xét tuyển ngành hành chính nhân sự

• Khối A00 bao gồm các môn Toán, Vật Lý và Hóa học.
• Khối A01 bao gồm các môn Toán, Vật Lý và Tiếng Anh.
• Khối C00 bao gồm các môn Văn, Lịch sử và Địa lý.
• Khối C15 bao gồm các môn Văn, Toán và Khoa học xã hội.
• Khối C19 bao gồm các môn Văn, Lịch sử và Giáo dục công dân.
• Khối C20 bao gồm các môn Văn, Địa lý và Giáo dục công dân.
• Khối D01 bao gồm các môn Toán, Văn và Tiếng Anh.
• Khối D02 bao gồm các môn Toán, Văn và Tiếng Nga.

Trưởng phòng hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong một tổ chức. Việc tích lũy kinh nghiệm, nắm vững kiến thức chuyên môn và phát triển kỹ năng quản lý sẽ giúp Nhân viên hành chính nhân sự có những thành công và tiến bộ trong con đường thăng tiến này.