Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng hành chính nhân sự

Trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm chiến lược với tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự. Một nhà quản lý nhân sự có chuyên môn sẽ là người vừa có kiến thức kinh doanh và kiến thức quản lý. Chính vì thế, để vào được vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự này yêu cầu các ứng viên phải thật sự xuất sắc và có sự tinh tế. 

Bộ câu hỏi khai thác về thông tin cá nhân của nhân sự 

Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình?

Những lý lịch cá nhân, nhà tuyển dụng đã biết. Quan trọng họ muốn bạn giới thiệu kinh nghiệm liên quan công việc nhân sự.

Gợi ý : Tôi đã tốt nghiệp đại học … năm … Tôi có cơ hội thực tập và được giữ lại ở công ty đầu tiên với vai trò là nhân viên hành chính. Bản thân tôi luôn mong muốn phát triển trong lĩnh vực nhân sự nên trong 02 năm làm việc ở vị trí hành chính , tôi đã tích lũy và trau dồi thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là văn bằng hai ngành quản trị kinh doanh và chứng chỉ quản trị nhân lực chuyên sâu do trường đại học… cấp. Tôi hiện đang tìm kiếm những thử thách mới cho con đường sự nghiệp của mình, và vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự mà công ty đang tuyển dụng là một cơ hội đối với tôi.

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì ?

Điểm mạnh hỗ trợ tuyệt vời cho công việc. Điểm yếu chẳng ảnh hưởng gì đến công việc – Đó chính là những điều bạn cần lựa chọn để trả lời

Gợi ý : Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ. 

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Đây là cơ hội mà nhà tuyển dụng muốn trao cho ứng viên để manager có thể liệt kê được những lợi thế, thành tựu, phẩm chất của mình. Từ đó nhà tuyển dụng có đầy đủ căn cứ để so sánh giữa các ứng viên, tìm ra điểm mạnh xem ai phù hợp nhất.

Bộ câu hỏi khai thác thái độ, năng lực, kỹ năng xử lý vấn đề 

Bạn đã có kinh nghiệm sử dụng những phần mềm nhân sự nào?

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự này, bạn có thể tham khảo theo các bước sau:

• Nêu ra kinh nghiệm của bạn với các phần mềm nhân sự, chú ý đến việc nêu ra các tính năng, chức năng mà bạn đã sử dụng và các kết quả mà bạn đã đạt được.
• Liên kết kinh nghiệm sử dụng những phần mềm đó với yêu cầu công việc.

Ví dụ, bạn có thể trả lời như sau:

"Trong quá trình làm việc của mình, tôi đã có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm nhân sự như ADP, Workday và SAP SuccessFactors. 

Đối với ADP, tôi đã sử dụng tính năng quản lý thông tin nhân viên để theo dõi hồ sơ của nhân viên và cập nhật các thay đổi về thông tin nhân viên. Đối với Workday, tôi đã sử dụng tính năng quản lý tuyển dụng để tìm kiếm và chọn lọc ứng viên phù hợp cho các vị trí trong công ty. Cuối cùng, với SAP SuccessFactors, tôi đã sử dụng tính năng quản lý hiệu suất để theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.”

Những kỹ năng bạn thường xuyên áp dụng trong công việc? 

Các ứng viên khi gặp câu hỏi dạng liệt kê không nên trình bày thông tin lan man, dài dòng; thay vào đó, bạn nên tập trung vào những nhóm kỹ năng quan trọng và hữu ích. 

Gợi ý: Theo tôi, một trưởng phòng hành chính nhân sự cần trang bị nhiều kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc, đồng thời phát triển bản thân tốt nhất. Trong đó, kỹ năng giao tiếp, phân tích, xử lý tình huống và đưa ra quyết định là những kỹ năng quan trọng nhất. Bởi chúng hỗ trợ rất tốt cho hầu hết các nhóm nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính nhân sự.

Trong quá trình làm việc, bạn có gặp những khó khăn gì không?

Mỗi vị trí, mỗi công việc sẽ có những khó khăn riêng. Bởi vậy, sẽ chẳng có một ứng viên nào có thể hoàn thành xuất sắc công việc mà chưa từng vấp phải bất kỳ trở ngại nào. Vấn đề là cách thức nhân sự đó giải quyết như thế nào. Vì vậy, tìm hiểu về những khó khăn mà ứng viên đã gặp trong công việc trước giúp HR đánh giá khả năng giải quyết vấn đề, sự kiên nhẫn, tư duy linh hoạt, khả năng học hỏi và tương tác xã hội của ứng viên vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự.

Gợi ý: Công việc của tôi không êm đềm, nhưng cũng không có quá nhiều khó khăn. Trước mỗi thử thách, tôi luôn bình tĩnh nhìn nhận lại vấn đề trước khi đưa ra hướng giải quyết. Nếu khó khăn vượt ngoài tầm kiểm soát, tôi sẵn sàng tìm đến sự hỗ trợ của những người có chuyên môn, kinh nghiệm hơn.

Những thành tích bạn đạt được là gì?

Những thành tích của ứng viên đạt được là bằng chứng cho khả năng của ứng viên. Những nhân sự có thành tích cao thường có năng lực tốt. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng phải so sánh và đánh giá về thành tích ứng viên đạt được với nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp. Giữa khả năng của ứng viên và nhu cầu của doanh nghiệp phải có sự tương thích thì ứng viên đó mới là ứng viên phù hợp. 

Theo cá nhân bạn, làm việc thông minh hay làm việc chăm chỉ tốt hơn? 

Đây là câu hỏi mẹo và điều nhà tuyển dụng mong muốn được nghe là cả hai yếu tố thông minh, chăm chỉ. Bạn hãy dựa vào điểm mấu chốt này để đưa ra câu trả lời. 

Gợi ý: Theo cá nhân tôi, cả chăm chỉ và thông minh đều là yếu tố cần thiết trong công việc, nhất là ở vị trí đòi hỏi sự linh hoạt như trưởng phòng hành chính nhân sự. Thông minh giúp chúng ta giải quyết vấn đề nhanh hơn, nhưng chăm chỉ lại giúp bản thân chiêm nghiệm được những thứ mới mẻ. Phối hợp nhuần nhuyễn cả hai, công việc sẽ càng hoàn hảo.

Bạn biết vì về công ty chúng tôi?

Muốn biết ứng viên có thực sự coi trọng và quan tâm đến vị trí ứng tuyển hay không, HR hãy đặt câu hỏi này. Nó thể hiện mức độ chuẩn bị và quan tâm của ứng viên đối với vị trí làm việc. Điều đó cũng cho thấy ứng viên có tìm hiểu về vị trí ứng tuyển và công ty nghiêm túc hay không. Vì nhiều trường hợp, ứng viên “rải” CV mà không quan tâm hoặc không tìm hiểu về công ty ứng tuyển.

Ngoài những công việc chính, khi có công việc phát sinh bạn sẽ thế nào?

Câu hỏi giúp HR đánh giá khả năng linh hoạt và tinh thần trách nhiệm của ứng viên. Cách học tiếp cận và quản lý công việc bất khả kháng có thể cho thấy khả năng thích nghi và sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm ngoài phạm vi công việc chính.

Tuy nhiên, câu hỏi này khá nhạy cảm như câu hỏi “em có ngại khi phải thường xuyên tăng ca không?”. Do đó, nhà phỏng vấn phải biết cách khéo léo đặt câu hỏi để tránh hiểu lầm từ ứng viên hoặc tạo cảm giác áp lực. 

Để gắn kết các nhân viên trong công ty, bạn sẽ làm thế nào?

Thông qua câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn biết được khả năng tổ chức và lên ý tưởng của bạn ra sao. Để trả lời câu hỏi này, bạn hãy nhớ không gì thay thế được sự tương tác cá nhân giữa người với người. Đây là điểm cốt lõi trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Dựa vào đó bạn hãy sáng tạo những ý tưởng của riêng mình để nhà tuyển dụng đánh giá cao. 

Bạn cũng có thể đề xuất sử dụng công nghệ để hỗ trợ quá trình này - như phần mềm quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên HappyTime. HappyTime không chỉ có đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự, mà còn ứng dụng Gamification để mang lại cảm giác "happy" cho nhân viên tại nơi làm việc, từ đó gia tăng sự gắn kết trong doanh nghiệp.

Điều gì khiến bạn quyết định sa thải nhân viên?

Trưởng phòng hành chính nhân sự phải đảm bảo sự ổn định nhân sự trong doanh nghiệp, tìm kiếm nhân tài và loại bỏ đi những người làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của cả đơn vị. Một quản lý giỏi là biết sử dụng đúng người, trong đó có việc sa thải nhân sự.

Nhà tuyển dụng căn cứ vào nhiều yếu tố liên quan để xem xét cách sa thải nhân viên của ứng viên, liệu họ có thực sự chính xác trong mọi quyết định, vì mục tiêu chung của tổ chức hay không? Có dùng cảm tính cá nhân để điều hành công việc?

Đặc thù công việc hành chính nhân sự thường sẽ lặp đi lặp lại những kiện văn thư, giấy tờ. Vậy bạn sẽ duy trì động lực của mình thế nào để làm việc tích cực?

Câu hỏi này sẽ cho thấy bạn có phải là người tâm huyết và quyết tâm với công việc hay không. Từ đó, các nhà tuyển dụng sẽ biết được định hướng công việc cụ thể và khả năng tự tạo động lực để cải thiện hiệu suất, phát triển bản thân của bạn. Vì thế, bạn cần thể hiện sự yêu thích của bạn với lĩnh vực này ra sao để bạn tạo động lực, nhìn nhận vấn đề và đưa ra phương hướng điều chỉnh công việc.

Hành chính nhân sự là hướng toàn thể nhân viên làm theo những quy định của công ty. Nhưng có cá nhân không theo quy định đó, bạn sẽ giải quyết thế nào?

Đây là câu hỏi thể hiện được cách bạn nhìn nhận vấn đề ở các góc độ thế nào, cũng như tính cách và cách giao tiếp, ứng xử của bạn với xung quanh. Vì thế, với câu hỏi này, bạn hãy đặt mình vào nhiều vị trí, xem xét nhiều hướng của vấn đề và chú ý câu từ để giải quyết một cách phù hợp nhất.

Theo bạn, đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên nên thực hiện bao nhiêu lâu một lần? Ai sẽ đánh giá hiệu suất này?

Đánh giá hiệu suất mỗi cá nhân trong công ty là một nhiệm vụ hết sức quan trọng bởi điều này sẽ thể hiện được những ưu, nhược điểm của mỗi cá nhân. Các cá nhân khác nhau sẽ thuộc về các bộ phận khác nhau, vì thế những nhà quản lý hay trưởng bộ phận sẽ là người đánh giá. Tùy công ty và các công việc khác nhau nhưng tựu chung các công ty đều đánh giá hiệu quả theo tuần, tháng hoặc quý để dễ dàng điều chỉnh để tăng hiệu quả trong công việc.

Theo bạn, kỹ năng mềm nào quan trọng đối với nhân viên hành chính nhân sự?

Đối với câu hỏi này, bạn nên đưa ra những kỹ năng liên quan đến vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự có thể kể đến như:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng đánh giá, đàm phán...
• Bạn có thể liệt kê thêm nhiều những kỹ năng khác vì vị trí này đòi hỏi “đa kỹ năng” để giúp bổ trợ nhiều trong công việc.

Bộ câu hỏi kiểm tra về khả năng gắn bó của nhân sự 

Vì sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty cũ?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu nguyên nhân đằng sau việc rời bỏ công việc trước đây. Câu trả lời có thể tiết lộ về môi trường làm việc, cơ hội phát triển, hòa nhập với đồng nghiệp và quản lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Gợi ý: Lý do tôi nghỉ việc ở công ty cũ rất đơn giản, đó là vì tôi muốn tìm kiếm những thử thách mới, nâng cao năng lực bản thân và có cơ hội phát triển toàn bộ những kiến thức, kỹ năng đã tích lũy được.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của chuyên viên nhân sự và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Nỗi sợ lớn nhất của bạn là gì? 

Ứng viên không nên khẳng định bản thân không sợ bất kỳ điều gì. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên liệt kê quá nhiều nỗi sợ; vì điều này có thể gây cảm giác tiêu cực cho nhà tuyển dụng. 

Gợi ý: Con người ắt hẳn ai cũng sẽ có những nỗi sợ riêng. Đối với tôi, nỗi sợ lớn nhất chính là đánh mất bản thân, trở thành phiên bản lười biếng, ích kỷ, không tiếp thu và đánh mất đi những cơ hội tuyệt vời trong công việc. Hy vọng các thông tin chia sẻ về câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính nhân sự trong bài viết hữu ích với bạn. Bạn hãy tham khảo, chuẩn bị để chạm tới gần hơn những mục tiêu trong tương lai.

Bạn đang tìm kiếm những thách thức gì ở công việc này?

Đây là một câu hỏi mà nhà tuyển dụng muốn nghe về sự cầu tiến của bạn trong công việc, đồng thời hiểu được mức độ bạn quan tâm đến công việc thế nào. Ví dụ bạn hãy thử nghĩ và viết ra những trải nghiệm công việc sắp tới tại công ty mới để thử thách bản thân có đạt được những yêu cầu của công việc mà mình kỳ vọng hay không. Từ đó rút ra bài học cho bản thân và đưa ra hướng giải quyết.

Bí quyết gây ấn tượng trong buổi phỏng vấn vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự

Luôn chủ động dẫn dắt cuộc phỏng vấn

Không như những kinh nghiệm đi phỏng vấn xin việc ở vị trí nhân viên, nơi mà đôi khi bạn cần giữ thái độ khiêm tốn, trong buổi phỏng vấn vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự trước CEO hay Giám đốc cấp cao, bạn cần chủ động dẫn dắt cuộc phỏng vấn, mạnh dạn thể hiện tất cả những kiến thức và kỹ năng của mình một cách tự tin.

Bình tĩnh trước mọi tình huống

Bình tĩnh chính là chìa khóa để bạn có thể hóa giải mọi câu hỏi bất ngờ trong buổi phỏng vấn. Một bí kíp đó là bạn hãy tưởng tượng mình chính là người quản lý của team hay giám đốc doanh nghiệp thay vì là ứng viên tới phỏng vấn, nó sẽ giúp bạn tự tin hơn.

Trả lời ngắn gọn, súc tích và rõ ràng

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn, bạn hãy tránh trả lời dài dòng, mà hãy tập trung vào những thông tin quan trọng và đưa ra câu trả lời mạch lạc.

Tập trung vào vị trí ứng tuyển

Đặt trọng tâm vào việc trình bày những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí Nhân viên hành chính nhân sự. Để thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng làm việc lâu dài, tìm hiểu kỹ vị trí, yêu cầu công việc và chế độ đãi ngộ của công ty.

Thể hiện sự tự tin và chủ động

Bạn cần luôn giữ bình tĩnh và tự tin trong quá trình phỏng vấn, lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và giao tiếp một cách tự nhiên và lịch sự. Đồng thời, tự đề xuất thêm thông tin và đặt câu hỏi phù hợp để thể hiện sự chủ động và tương tác tích cực.

Chuẩn bị trước cho câu hỏi thường gặp

Trước buổi phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu, nắm vững những câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự và chuẩn bị câu trả lời cho chúng, bao gồm các câu hỏi về kinh nghiệm làm việc, quản lý thời gian, giải quyết xung đột, và khả năng làm việc nhóm.

Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp

Trong quá trình phỏng vấn, bạn cần chú ý sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tránh sử dụng ngôn ngữ lỏng lẻo hoặc tiếng lóng. Việc sử dụng từ ngữ rõ ràng và diễn đạt một cách chính xác sẽ giúp bạn truyền đạt ý kiến và kỹ năng đến nhà tuyển dụng rõ ràng hơn.

Thể hiện sự quan tâm và tìm hiểu công ty

Trước cuộc phỏng vấn Trưởng phòng hành chính nhân sự, hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển. Bạn có thể đưa ra câu hỏi liên quan đến công ty, môi trường làm việc, cơ hội phát triển và sự phù hợp với mục tiêu cá nhân. Điều này cho thấy sự quan tâm và ý định gắn bó của bạn đối với Quý công ty.

Ghi chép và đánh giá sau phỏng vấn

Sau cuộc phỏng vấn, hãy nhớ ghi chép lại những điểm quan trọng và nhận xét về cuộc trò chuyện. Đồng thời, bạn cần đánh giá lại khả năng và hiệu suất của bạn trong quá trình phỏng vấn để cải thiện trong tương lai.