Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Họ thực hiện và hỗ trợ tất cả các chức năng và chương trình tuyển dụng, nhân sự, quản lý hành chính, đào tạo nhân viên mới, sắp xếp công việc, thực hiện các buổi định hướng,... 

Bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự cơ bản nhất 

Anh/ chị hãy giới thiệu đôi chút về bản thân?

Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn xin việc thường gặp nhất mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng hỏi ứng viên. Thông qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ biết thêm về con người, tính cách của ứng viên và để dễ dàng hơn cho quá trình tuyển dụng. Là ứng viên, bạn hãy trả lời câu hỏi này một cách ngắn gọn, một số thông tin cơ bản cần đưa ra là: Họ tên, trường đại học, chuyên ngành, công việc hiện tại, kinh nghiệm làm việc….Không nên nói quá dài dòng vào những vấn đề không liên quan, tránh làm mất thời gian cả hai.

Điểm mạnh của bạn là gì? 

Với câu hỏi này, ứng viên có thể trả lời một cách thoải mái nhưng không được quá phô trương bản thân. Câu trả lời mà ứng viên có thể sử dụng là đan xen những điểm mạnh và điểm yếu vào với nhau. Điểm mạnh có thể dựa trên những yêu cầu bản tin tuyển dụng trên công ty trước đó để đưa ra những điểm mạnh ấn tượng và phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển.

Gợi ý : Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ. 

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Vì mưu sinh, vì nhu cầu tuyển nhân sự lớn, vì công ty to… nhưng đừng nói ra lý do này nhé. Bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết và sẵn sàng nỗ lực học hỏi, quyết tâm trở thành nhân viên nhân sự giỏi.  

Gợi ý : Thứ nhất, đây là vị trí phù hợp kiến thức chuyên môn mà tôi được đào tạo. Thứ hai, khi làm việc hành chính, tôi đã tiếp cận một số vấn đề nhân sự, dù không chuyên sâu nhưng tôi thật sự cảm thấy yêu thích. Thứ ba, thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty đã thôi thúc tôi ứng tuyển.

Bộ câu hỏi kiểm tra năng lực, kỹ năng của ứng viên 

Theo anh/chị, công việc của một Nhân viên hành chính nhân sự là gì? 

Để trả lời tốt một trong những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn này, ứng viên cần phải chuẩn bị trước những thông tin liên quan đến vị trí đó. Hãy thử hỏi anh/ chị hoặc bạn bè của mình làm trong nghề. Hoặc đơn giản nhất là tìm kiếm thông tin trên các bản tin tuyển dụng nhân sự của các công ty khác, nhờ đó mà ứng viên có thể dễ dàng nắm bắt được công việc hàng ngày mà 1 HR phải làm là gì.

Bạn có quen thuộc với các hệ thống quản trị nguồn nhân lực không? Theo bạn, các phần mềm này có tác động như thế nào đến công việc của nhân viên hành chính nhân sự?

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS) được sử dụng trong các phòng hành chính - nhân sự. Nhân viên hành chính nhân sự sử dụng chúng để quản lý và truy xuất các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Bất kỳ nhân viên hành chính nhân sự nào đều phải có khả năng điều hướng các công cụ này. Khi nhà tuyển dụng đặt ra câu hỏi cho bạn, họ muốn tìm hiểu sao bạn có quen thuộc và thành thạo hay không. Một số nội dung bạn cần đề cập đến khi đưa ra câu trả lời bao gồm:

• Trình độ chuyên môn với hệ thống quản lý nguồn nhân lực cụ thể.
• Ví dụ về các tình huống sử dụng công cụ để đơn giản hoá quy trình xử lý công việc.

Gợi ý trả lời: "Tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm sử dụng [tên phần mềm]. Đó là hệ thống tiêu chuẩn mà công ty cũ của tôi sử dụng. Tôi cảm thấy phần mềm này tích hợp nhiều tính năng hiện đại, cho phép nhân viên hành chính nhân sự dễ dàng truy cập, hoàn thiện bảng lương cũng như quản lý hiệu suất công việc với thao tác đơn giản.

Với sự phát triển không ngừng của khoa học - công nghệ, việc dùng phần mềm trong công việc là xu hướng. Nhờ có các hệ thống thông minh, Nhân viên hành chính nhân sự có thể xử lý công việc trong thời gian ngắn hơn mà vẫn đảm bảo tính chính xác".

Nhân viên hành chính nhân sự phụ trách rất nhiều nhiệm vụ trong văn phòng. Bạn có ý tưởng gì để sắp xếp công việc không bị chồng chéo?

Ngoài việc quản lý lịch làm việc cá nhân, mỗi ứng viên khi tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự cần biết về lịch làm việc của toàn công ty, sắp xếp lịch phỏng vấn cho từng bộ phận,... Thậm chí, bạn cũng là người quản lý không gian văn phòng.

Khi trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng, câu trả lời của ứng viên cần bao gồm một số nội dung sau:

• Tự tin.
• Kinh nghiệm điều phối công việc hành chính văn phòng, sắp xếp lịch hẹn và các cuộc họp.
• Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe tích cực.

Gợi ý trả lời: "Ở công việc gần đây nhất của mình, tôi có quyền truy cập vào lịch trình của từng nhân viên trong công ty. Tôi cũng có tới 6 năm kinh nghiệm điều phối cuộc họp trong các phòng ban và lên lịch các cuộc họp trong phòng chung của công ty.

Vào một số thời điểm bận rộn, Nhân viên hành chính nhân sự sự có thể cảm thấy bị quá tải do phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Phương pháp mà tôi thường sử dụng là lên kế hoạch rõ ràng, sau đó đánh giá xem việc nào cần hoàn thành gấp hoặc liên quan trực tiếp tới từng cá nhân cụ thể. Đó cũng là bước để xem xét mức độ ưu tiên phù hợp và đẩy những nhiệm vụ quan trọng lên trước".

Dự án nào bạn thực hiện với vai trò một nhân viên hành chính đạt kết quả tốt nhất? Tại sao bạn thích dự án đó?

Câu hỏi tập trung vào dự án cụ thể bạn đã rất hăng hái đảm nhận với tất cả đam mê, từ đó chứng tỏ năng lực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của bạn. Đừng quên nhấn mạnh ý nghĩa của dự án đó với bạn cùng các bài học bạn đã học được.

Trong tình huống một nhân viên công ty liên tục vi phạm quy định chung cho dù đã được đào tạo trước đó. Nhân viên hành chính nhân sự nên làm thế nào để thay đổi?

Về cơ bản, mỗi khi có nhân viên mới, phòng hành chính nhân sự đều tiến hành đào tạo bằng cách phổ biến quy chế, quy định chung. Với môi trường chuyên nghiệp, các quy định này thậm chí còn được gửi bản mềm qua email để nhân viên có thể đối chiếu khi cần.

Tuy nhiên, sẽ luôn có những trường hợp đặc biệt. Một số nhân viên có thể do cá tính hoặc thói quen làm việc ở môi trường cũ mà thường xuyên vi phạm quy định. Lúc này, trách nhiệm nhắc nhở, xử lý thuộc về Nhân viên hành chính nhân sự. Khi nhà tuyển dụng hỏi câu này, họ muốn kiểm tra khả năng giao tiếp và truyền đạt thông tin của ứng viên vị trí Nhân viên hành chính nhân sự.

Gợi ý trả lời: "Việc thực thi các quy định chung của công ty là trách nhiệm của tất cả nhân viên và nhân viên hành chính nhân sự có vai trò giám sát quá trình này. Trước đây, tôi từng gặp tình huống một nhân viên thường xuyên đi làm muộn và nghe điện thoại ngay trong phòng làm việc, trái với quy định của công ty.

Tôi đã có buổi nói chuyện riêng với nhân viên đó, một lần nữa nói lại các quy định của công ty. Tôi cũng khẳng định rằng thói quen xấu như vậy không chỉ ảnh hưởng tới hiệu suất công việc của chính bản thân, mà còn gây mất tập trung của đồng nghiệp xung quanh. Ngoài ra, theo quy định của công ty, người đó phải chịu phạt, thậm chí nếu tiếp tục vi phạm có thể xem xét đuổi việc vì không phù hợp với môi trường làm việc tại đây".

Bộ câu hỏi kiểm tra thái độ của ứng viên 

Bạn biết vì về công ty chúng tôi?

Muốn biết ứng viên có thực sự coi trọng và quan tâm đến vị trí ứng tuyển hay không, HR hãy đặt câu hỏi này. Nó thể hiện mức độ chuẩn bị và quan tâm của ứng viên đối với vị trí làm việc. Điều đó cũng cho thấy ứng viên có tìm hiểu về vị trí ứng tuyển và công ty nghiêm túc hay không. Vì nhiều trường hợp, ứng viên “rải” CV mà không quan tâm hoặc không tìm hiểu về công ty ứng tuyển.

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ bao gồm cả những nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại. Bạn làm thế nào để duy trì động lực làm việc tích cực?

Nhân viên hành chính nhân sự hay nhân viên văn thư thường thực hiện các nhiệm vụ giống nhau mỗi ngày, chẳng hạn như nộp giấy tờ và hỗ trợ trả lời, hướng dẫn nhân viên với các câu hỏi hành chính chung. Ứng viên lý tưởng sẽ buộc phải có cách duy trì động lực trong khi thực hiện các nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại.

Phản hồi của bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng cái nhìn chính xác hơn về mức độ yêu thích công việc và quyết tâm của bạn. Đồng thời, họ có thể thấy được định hướng cụ thể và phương pháp cụ thể bạn dùng để cải thiện hiệu suất công việc và phát triển bản thân.

Khi trả lời, bạn nên lưu ý đến các vấn đề sau:

• Sự yêu thích với công việc hành chính nhân sự.
• Khả năng tự tạo động lực.
• Kinh nghiệm thực hiện các nhiệm vụ văn thư thực hành.
• Hiểu về tầm quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả.

Gợi ý trả lời: "Trong công việc trước đây của tôi với tư cách là Nhân viên hành chính nhân sự, tôi đã tự tạo ra các mục tiêu hàng ngày cho bản thân để duy trì động lực. Tôi cố gắng tìm ra những cách thú vị để cải thiện hiệu quả của mình bất cứ khi nào tôi bắt đầu cảm thấy nhiệm vụ bị lặp đi lặp lại. Việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc cũng rất quan trọng. Các nhiệm vụ cụ thể của Nhân viên hành chính nhân sự có thể bị phân tán, do đó, chỉ khi sắp xếp hợp lý mới có thể hoàn thành tốt.

Hơn thế nữa, việc cảm thấy công việc thú vị hay nhàm chán còn phụ thuộc vào thái độ làm việc của từng người. Ngay từ khi mới ra trường tôi đã định hướng làm việc trong ngành này. Trong quá trình 3 năm sau đó, tôi vẫn luôn nỗ lực như một Nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc, đa nhiệm ở công ty".

Ngoài những công việc chính, khi có công việc phát sinh bạn sẽ thế nào?

Câu hỏi giúp HR đánh giá khả năng linh hoạt và tinh thần trách nhiệm của ứng viên. Cách học tiếp cận và quản lý công việc bất khả kháng có thể cho thấy khả năng thích nghi và sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm ngoài phạm vi công việc chính.

Tuy nhiên, câu hỏi này khá nhạy cảm như câu hỏi “em có ngại khi phải thường xuyên tăng ca không?”. Do đó, nhà phỏng vấn phải biết cách khéo léo đặt câu hỏi để tránh hiểu lầm từ ứng viên hoặc tạo cảm giác áp lực. 

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu thái độ làm việc chuyên nghiệp và khả năng bảo mật thông tin cao. Bạn dùng những cách thức nào để duy trì bảo mật?

Nhân viên hành chính nhân sự duy trì các hồ sơ nhạy cảm liên quan đến thị thực và tài liệu an sinh xã hội, thông tin tiền lương và thậm chí tài khoản ngân hàng để gửi tiền trực tiếp. Bạn phải luôn bảo mật thông tin, đồng thời cập nhật ngay lập tức khi có những thay đổi: tăng lương, chuyển việc,...

Ở những công ty, tập đoàn lớn, Nhân viên hành chính nhân sự có thể phân loại tài liệu và chỉ cho phép một số đối tượng cụ thể có quyền truy cập. Câu trả lời của bạn cần đề cập đến:

• Kinh nghiệm xử lý các tập tin quan trọng.
• Kỹ năng ra quyết định.
• Hiểu được tầm quan trọng của bảo mật thông tin nhân viên.

Gợi ý trả lời: "Là Nhân viên hành chính nhân sự có kinh nghiệm 5 năm làm việc, tôi từng là người chịu trách nhiệm duy trì các tài liệu tuyển dụng nhân viên mới, bao gồm thông tin bảo hiểm, địa chỉ, tài khoản ngân hàng,... Tôi luôn tiến hành quét và lưu trữ các tài liệu này vào hệ thống máy tính trước khi cất hồ sơ.

Hai tầng bảo vệ giúp tôi luôn có khả năng truy tra lại thông tin, cho dù hồ sơ bản cứng bị hư hại hay hệ thống quản lý xảy ra lỗi. Bên cạnh đó, tôi cũng hoàn toàn nhận thức được tầm quan trọng của các thông tin cá nhân này, và không bao giờ tiết lộ ra ngoài - dù là nhân viên trong công ty".

Bộ câu hỏi kiểm tra khả năng gắn bó của ứng viên 

Theo bạn, vai trò của nhân viên hành chính thay đổi như thế nào trong tương lai?

Câu hỏi thú vị này cho thấy tố chất và tầm nhìn của một quản lý nhóm bởi với bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng liên quan giúp họ nhìn ra bức tranh tổng thể về tương lai của nghề nghiệp mình đang theo đuổi.

Vì sao bạn quyết định nghỉ việc ở công ty cũ?

Câu hỏi này nhằm tìm hiểu nguyên nhân đằng sau việc rời bỏ công việc trước đây. Câu trả lời có thể tiết lộ về môi trường làm việc, cơ hội phát triển, hòa nhập với đồng nghiệp và quản lý, hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên.

Gợi ý: Lý do tôi nghỉ việc ở công ty cũ rất đơn giản, đó là vì tôi muốn tìm kiếm những thử thách mới, nâng cao năng lực bản thân và có cơ hội phát triển toàn bộ những kiến thức, kỹ năng đã tích lũy được.

Mục tiêu trong 5 năm tới của bạn là gì?

Ứng viên nên đưa ra câu trả lời thông minh hướng đến mục tiêu đồng hành phát triển cùng công ty trong 5 năm tới. 

Gợi ý: Nếu có cơ hội làm việc tại công ty, 3 năm tiếp theo tôi sẽ nỗ lực không ngừng để hoàn thiện kỹ năng của chuyên viên nhân sự và hỗ trợ được các đội nhóm nhỏ. 2 năm kế tiếp, tôi sẽ học kỹ năng quản lý để hướng tới vị trí quản lý, trưởng phòng,… Hơn hết, hành trình 5 năm tới, công ty là điểm đến lý tưởng để tôi thực hiện những mục tiêu đã đặt ra.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí nhân viên hành chính nhân sự 

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Luôn hướng đến lợi ích nhà tuyển dụng

Một ứng viên chỉ nghĩ đến lợi ích cá nhân khi trúng tuyển sẽ khiến nhà tuyển dụng bất an về cam kết gắn bó lâu dài. Thay vào đó, nếu bạn luôn hướng đến những quyền lợi mà doanh nghiệp có được từ mình thì ấn tượng sẽ được nâng cao, với thành tích tốt tự khắc lợi ích của bạn sẽ tốt.

Dùng ví dụ cụ thể cho câu trả lời

Để tăng sức thuyết phục cho câu trả lời, đừng dùng những nội dung chung chung hoặc giả định. Bạn nên gắn kết với ví dụ thực tế công việc mà mình đã làm tại vị trí Nhân viên hành chính nhân sự, hoặc tương đương. Nếu chưa từng làm thì bạn vẫn có thể lấy từ thực tế của đồng nghiệp,của người quen, gợi ý trên internet...  để minh chứng cho suy nghĩ và hành động mình.

Không ngừng học hỏi, nâng cao năng lực

Bạn chính là nguồn ứng viên quản lý tương lai, vì vậy, tinh thần cầu tiến, luôn sẵn sàng học hỏi, không ngại khó ngại khổ phải luôn hiện hữu trong bạn. Tham gia những khóa học để nâng cao chuyên môn, sẵn sàng đi công tác khi cần, chấp nhận làm thêm giờ... hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn nhé.

Trang phục đi phỏng vấn 

Một buổi phỏng vấn thành công không chỉ dựa vào những kiến thức chuyên môn, thái độ mà còn là vẻ ngoài, cách ứng xử của bạn trong buổi phỏng vấn. Trang phục phỏng vấn là một trong những yếu tố giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy làm thế nào để lựa chọn trang phục phù hợp, gây ấn tượng nhất? Đó là:

• Đối với nam giới: Trang phục cho nam giới sẽ tùy thuộc vào môi trường bạn ứng tuyển. Nếu bạn lựa chọn công việc khối văn phòng thì “suit” là lựa chọn vô cùng đúng đắn. Bạn nên chọn bộ đồ vest kết hợp với áo sơ mi, thắt cà vạt và đi giày tây
• Đối với nữ giới: Với nữ giới, bạn nên lựa chọn trang phục thanh lịch cho mình. Quan trọng nhất vẫn là sự chuyên nghiệp phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển. Trang phục phù hợp với nữ giới đó là: Áo sơ mi kết hợp với chân váy/quần âu/quần bò và giày cao gót/thể thao.

Tìm hiểu về công ty, vị trí ứng tuyển

Đừng quên tìm hiểu về công ty, vị trí bạn ứng tuyển. Sẽ không một nhà tuyển dụng nào muốn tuyển một ứng viên không biết gì về công ty cũng như vị trí ứng tuyển. Thêm nữa, việc tìm hiểu về công việc giúp bạn tự tin trả lời các câu hỏi khó nhằn từ nhà tuyển dụng. Đồng thời qua việc tìm hiểu về công việc nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người chỉn chu, nghiêm túc và thực sự quan tâm đến công việc. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về công ty, công việc qua website, trang mạng xã hội,…

Thái độ trong buổi phỏng vấn 

Thái độ cũng là một trong những yếu tố nhà tuyển dụng đánh giá bạn trong buổi phỏng vấn. Thái độ nghiêm túc với công việc, vui vẻ được thể hiện qua câu trả lời của bạn. Ngoài ra, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng 

Sau buổi phỏng vấn, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Hãy thể hiện sự chân thành nhất có thể. Chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ không qua một ứng viên tài năng, chân thành như bạn.