St.paul American School Hanoi

Main duties:
• Registrar
o Produce, monitor, and track student academic records and serve as our point of contact for all official records requests.
o Creates the Master Schedule for Secondary
• Gradelink - Manage all data entry and management of our Student Information System; Update student info
• Substitute Teachers - Arrange for all Substitute teachers.
• Attendance - Serve as a point of contact for all parents to call when their children need to miss school.
• Principal's Secretary
o Manages Principal's calendar, performs clerical tasks requested by the Secondary Principal;
o Supports the Activity Director from time to time
• Teacher Support - Assist teachers in their use of the Gradelink attendance and grade book features.
• Interpretation - Sometimes assist with interpretation with families who only speak Vietnamese.
• Roster Expert - Support the principal in creating, tracking, managing a variety of rosters and schedules for student and staff activities.
• Fire drill and Lockin/Lockdown - twice a year
• Email group - Add/Remove emails of parents and students
• Certificates - Create, print, prepare for community meetings
• School events support - Halloween, Thanksgiving, Xmas, Tet, Fun Night, Prom, Field trips, Graduation, PTC
• MAP Testing - Proctor and upload MAP report
• Graduation - Prepare caps and gowns, create diplomas, flowers,...
• ASA - collect student signups, create rosters, inform teachers and students
• Forms - Create and Update school forms; update teachers’ attendance and work with HR
• Picture Day - Schedule, photo cards, prepare caps and gowns
• Bus - collaborate with the bus admin daily
• Other tasks assigned by the principal

Nhiệm vụ chính:
• Đăng ký
o Sản xuất, giám sát và theo dõi hồ sơ học tập của học sinh và đóng vai trò là đầu mối liên hệ của chúng tôi cho tất cả các yêu cầu hồ sơ chính thức.
o Tạo lịch trình tổng thể cho khối Trung học
• Gradelink - Quản lý tất cả việc nhập dữ liệu và quản lý Hệ thống Thông tin Học sinh của chúng tôi; Cập nhật thông tin sinh viên
• Giáo viên thay thế - Sắp xếp cho tất cả giáo viên thay thế.
• Điểm danh - Phục vụ như một đầu mối liên lạc cho tất cả phụ huynh để gọi khi con cái họ cần nghỉ học.
• Thư ký Hiệu trưởng
o Quản lý lịch của Hiệu trưởng, thực hiện các nhiệm vụ văn thư theo yêu cầu của Hiệu trưởng Trung học;
o Hỗ trợ Giám đốc Hoạt động theo thời gian
• Hỗ trợ giáo viên - Hỗ trợ giáo viên sử dụng các tính năng điểm danh và điểm danh của Gradelink.
• Phiên dịch - Đôi khi hỗ trợ phiên dịch với các gia đình chỉ nói tiếng Việt.
• Chuyên gia phân công - Hỗ trợ hiệu trưởng trong việc tạo, theo dõi, quản lý nhiều danh sách và lịch trình khác nhau cho các hoạt động của học sinh và nhân viên.
• Khoan chữa cháy và Lockin / Lockdown - hai lần một năm
• Nhóm email - Thêm/Xóa email của phụ huynh và học sinh
• Chứng chỉ - Tạo, in, chuẩn bị cho các cuộc họp cộng đồng
• Hỗ trợ các sự kiện của trường - Halloween, Lễ Tạ ơn, Xmas, Tết, Đêm vui vẻ, Vũ hội, Chuyến đi thực địa, Tốt nghiệp, PTC
• Kiểm tra MAP - Giám sát và tải lên báo cáo MAP
• Tốt nghiệp - Chuẩn bị mũ và áo choàng, tạo bằng cấp, hoa,...
• ASA - thu thập đăng ký của học sinh, tạo danh sách, thông báo cho giáo viên và học sinh
• Biểu mẫu - Tạo và cập nhật biểu mẫu của trường; cập nhật sự tham dự và làm việc của giáo viên với HR
• Picture Day - Lịch trình, thẻ ảnh, chuẩn bị mũ và áo choàng
• Xe buýt - cộng tác với quản trị viên xe buýt hàng ngày
• Các nhiệm vụ khác do hiệu trưởng giao