TOP 6 app tạo To do list nhanh chóng

1. To do list là gì? 

Khái niệm

Todolist là một danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong ngày/ tuần/ tháng… được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ rất quan trọng đến không quan trọng. Nói cách khác, Todolist như là một kế hoạch được phác thảo lên để hướng đến mục đích bạn mong muốn. Một khi lập nên To-do-list rõ ràng, bạn sẽ chú tâm vào thực hiện các nhiệm vụ và tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề xao lãng xung quanh, đáp ứng đúng tiến độ đã đặt ra.

Lợi ích nhận được khi áp dụng To Do List hàng ngày 

- Giúp bạn xác định công việc rõ ràng

Có quá nhiều việc cần làm hoặc có quá nhiều thứ cần mua có thể làm bạn loạn trí. Chẳng hạn khi bạn mới họp xong và được giao hàng tá nhiệm vụ mới; hay khi bạn chuyển nhà và cần sắm sửa bao nhiêu đồ đạc. Đây là lúc to do list trở thành cánh tay trợ lực cho bạn.

Khi bạn lập ra danh sách các to do list, bạn sẽ nắm được các đầu việc cần làm. Chi tiết hơn, bạn nên đặt ra cái gì cần được ưu tiên để có thể thực hiện trước.

Với đặc điểm này, to do list giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh nhất và hoàn chỉnh nhất.

- Tăng hiệu suất

Cuộc sống và công việc chung quy đều là cuộc đua với thời gian.

Một to do list cho phép bạn đặt ra thứ tự ưu tiên nhất định cho loạt nhiệm vụ bạn có. Điều này có nghĩa bạn cũng sẽ thu xếp công việc một cách khoa học hơn, tránh việc đi quá thời hạn công việc cần được hoàn thành.

- Tính cam kết cao hơn

Liệt kê danh sách các việc cần làm chính là một quá trình suy nghĩ. Bạn phải nhận thức rõ ràng về mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ, sắp xếp theo thứ tự, rồi dần dần làm theo quy trình.

Từ quá trình này, bạn đã hình thành ý thức và trách nhiệm để hoàn thành mọi thứ một cách quy củ hơn.

- Sắp xếp, quản lý hiệu quả

Multi-tasking không phải việc đơn giản. Nhưng bằng cách lập nên to do list, bạn có thể kiểm soát nhiệm vụ và chỉnh sửa mà vẫn đảm bảo sử dụng thời gian một cách tối ưu.

Chung quy lại, lập nên bảng danh sách sẽ giúp bạn kiểm soát tốt nhiệm vụ cần làm cũng như dễ dàng chỉnh sửa sao cho vẫn đảm bảo sử dụng thời gian tối ưu. Từ đó, công việc hoàn thành một cách tốt nhất mà không lo trễ tiến độ.

Quy trình thực hiện nhiều việc cũng vì thế mà trở nên bớt căng thẳng và cảm giác “ba đầu sáu tay” hơn. Chung quy lại, bạn không chỉ quản lý được thời gian mà còn trở nên ngăn nắp và nâng cao kỹ năng quản lý công việc.

- Giúp nâng cao động lực làm việc

To do list có thể bắt đầu từ các việc nhỏ cho tới các mục tiêu lớn lao hơn. Bạn có thể sử dụng nó như một công cụ để xác định mục tiêu từ ngắn hạn tới dài hạn.

Khi đã hoàn thành một việc, bạn sẽ có cảm giác tự hào vì đạt được điều gì đó. Sau đó, bạn lại có động lực tiếp tục làm các việc tiếp theo.

Nếu bạn đã trải qua cảm giác được đóng hàng nghìn tab trên máy tính sau khi làm xong bài luận hoặc bài nghiên cứu nào đó, bạn hẳn sẽ hiểu trải nghiệm này.

Đọc thêm: KOL là gì? Lộ trình để trở thành KOL chuyên nghiệp

2. Cách tạo và sử dụng To do list hiệu quả

Sử dụng ứng dụng (hoặc giấy nhớ)

Bước đầu tiên để tạo ra một danh sách việc cần làm tốt đó là quyết định nơi bạn sẽ lưu trữ nó. Thông thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để ghi chép lại các nhiệm vụ mình cần làm, đây là phương pháp rất tốt. Tuy nhiên hiện nay chúng ta cũng có những ứng dụng, phần mềm trên máy tính, điện thoại để thay thế cho việc đó. Việc sử dụng ứng dụng có các lợi thế sau đây:

- Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để bạn không lơ là nhiệm vụ

- Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn giản

- Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn không thể nào đánh mất danh sách

- Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn (deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái

- Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm tra tiến độ

Tạo nhiều hơn một danh sách việc cần làm

Bạn thường có thói quen ghi tất cả những việc cần làm ra giấy trong thời gian một ngày. Điều này đôi khi gây ra bất lợi khi bạn không may làm đảo lộn chúng. Ví dụ: bạn đã trở về nhà rồi, nhưng nhận ra có công việc ở công ty vẫn chưa hoàn thành, bạn lại phải lặn lội quay trở lại công ty để làm cho kịp. Vì thế, bạn nên tạo cho mình nhiều danh sách khác nhau, cho mỗi địa điểm và loại công việc khác nhau như: Công việc ở công ty, Công việc nhà, Việc cá nhân,...

Danh sách riêng cũng khiến cho bạn tập trung hơn. Khi bạn đang ở nơi làm việc, các công việc nhà sẽ không còn khiến bạn bị phân tâm nữa. Tương tự khi ở nhà bạn cũng không bị gánh nặng công việc làm mất đi những giây phút thư giãn bên gia đình.

Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức

Khi một nhiệm vụ mới xuất hiện trong đầu bạn, hãy viết nó ngay vào trong danh sách việc cần làm. Khi các nhiệm vụ đã được ghi lại, bạn sẽ thoát khỏi việc phải băn khoăn về chúng. Việc tiếp theo của bạn chỉ là tiếp tục tập trung vào nhiệm vụ hiện tại mà thôi.

Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể

Khi một nhiệm vụ có ngày đáo hạn, hãy ghi nó lại, điều đó sẽ giúp bạn ưu tiên nhiệm vụ hơn để hoàn thành đúng hẹn. Không phải mọi nhiệm vụ đều cần có deadline, nhưng bạn có thể cân nhắc để đặt deadline cho những công việc hằng ngày. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn quản lý thời gian chặt chẽ và đến cuối ngày, bạn chắc chắn sẽ ngủ ngon hơn vì mọi công việc đã hoàn thành theo như kế hoạch.

Việc đặt thời gian hết hạn rất đơn giản đối với các ứng dụng lập kế hoạch. Bạn có thể thiết lập những công việc "hôm nay", "ngày mai" và "tuần này". Vì vậy bạn sẽ kiểm soát một ngày sẽ được trôi qua thế nào, để từ đó chỉnh sửa và tạo thêm khoảng trống nếu thấy quá tải.

Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào ngày mới

Bắt đầu mỗi ngày, bạn hãy dành ra khoảng 15 phút để tạo một danh sách việc cần làm mới, hoặc nếu đã có rồi thì hãy chỉnh sửa chúng. Vì không phải mỗi ngày đều diễn ra giống nhau, nếu như bạn không tính toán lại nhiệm vụ một cách phù hợp, bạn sẽ dễ dàng thất bại tất cả.

Tìm ra giới hạn của bản thân

Đừng quá tham lam mà giao cho mình quá nhiều nhiệm vụ, việc tạo danh sách việc cần làm để giúp bạn có được thời gian hợp lý để làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn dồn ép quá nhiều cho mình, bạn sẽ nhận thấy cơ thể bị quá tải và rất nhiều nhiệm vụ không thể hoàn thành được. Cơ thể luôn cần thời gian để nghỉ ngơi.

Mỗi nhiệm vụ có mức độ khó khác nhau, bạn sẽ cần phải đánh giá chúng và sắp xếp chúng theo trình tự ưu tiên. Nếu việc nào khó quá có thể đặt deadline vào ngày hôm sau, miễn rằng bạn chắc chắn rằng mình sẽ hoàn thành nó.

Đọc thêm: KOC là gì? 4 điều phân biệt KOL và KOC chính xác

Phân biệt giữa việc cần làm với mong muốn và mục tiêu

Mong muốn là những thành tựu lớn hoặc kết quả sau những sự cố gắng lâu dài. Chúng thường khó định lượng, ví dụ như "trở nên thông thạo Tiếng Anh". Bạn sẽ không thể đưa mong muốn này vào danh sách việc cần làm mỗi ngày của mình.

Mục tiêu là những mốc đánh dấu trên con đường đạt được mong muốn. Các mục tiêu có phần cụ thể hơn mong muốn và có thể định lượng được. Ví dụ: "Có một cuộc nói chuyện với người bản xứ bằng tiếng Anh về chủ đề nghệ thuật".

Vậy nhiệm vụ là gì? Chúng là những hành động cụ thể để bạn đạt được mục tiêu. Hãy chia mục tiêu ra thành những công việc nhỏ hơn và bạn sẽ có khác nhiệm vụ đơn lẻ. Ví dụ: "Ngày hôm hay học 10 từ tiếng Anh mới". Cứ dần dần như vậy bạn sẽ có một buổi nói chuyện với người bản xứ. Rồi một thời gian lâu hơn nữa bạn mới có thể thông thạo Tiếng Anh.

Kiểm tra danh sách việc cần làm thường xuyên

Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ hướng dẫn bạn suốt cả ngày. Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần, khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hoàn thành một nhiệm vụ của mình. Nếu bạn cảm thấy lịch quá dày đặc và mình không thể nào hoàn thành hết. Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho mình thời gian nghỉ ngơi.

3. Các mẫu To do list phổ biến và 5 app tạo To do list nhanh chóng

Bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch quản lý thời gian cùng một số mẫu to do list sau:

Ngoài các ứng dụng có sẵn trong điện thoại hoặc MS Word, MS Excel, bạn có thể sử dụng ứng dụng to do list khác nếu muốn theo dõi sát sao công việc hơn như:

- Remember the Milk

- Evernote

- Due - Reminders & Timers

- Todoist

- Trello

- Notion

Qua bài viết 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích vể To do list. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của To do list và áp dụng hiệu quả!

Đọc thêm:

Top 6 cách tra mã số thuế cá nhân 2023

Gap year là gì? Có nên lựa chọn gap year?

Thuật toán là gì? 12 thuật toán cơ bản lập trình viên cần biết

Việc làm dành cho sinh viên:

Việc làm thực tập sinh quản trị hệ thống

Việc làm gia sư các môn cập nhật theo ngày mới nhất

Việc làm thêm nhân viên phục vụ nhà hàng/ quán cafe dành cho sinh viên

Việc làm cộng tác viên quản trị rủi ro

Mức lương của Thực tập sinh quản trị dữ liệu là bao nhiêu?